Comment automatiser les tâches dans ta boîte de réception - 5 règles d'efficacité

Prends une seconde pour penser à toutes les petites tâches que tu effectues quotidiennement pour garder ta boîte de réception organisée. Faire glisser les courriels dans les bons dossiers, transférer les courriels aux bons collègues, définir les résultats des tickets, et ainsi de suite.

Es-tu fatigué rien que d'y penser ? Parce que moi, oui.

Ces tâches répétitives ne semblent pas prendre beaucoup de ton temps séparément. Mais elles s'additionneront, et tu perdras du temps que tu préfèrerais consacrer à des choses plus importantes : ton véritable travail.

Il est donc temps de renverser la vapeur. Je vais te dire comment tu peux automatiser des tâches dans ta boîte de réception en te basant sur les cinq règles les plus utilisées dans Trengo.

Qu'est-ce qu'une règle ?

Les règles dans Trengo te permettent d'automatiser les tâches dans la boîte de réception de ton équipe. Cela signifie que les courriels n'auront plus besoin d'être étiquetés, attribués ou glissés manuellement.

Les règles consistent en une condition qui déclenche une action spécifique.

Je vais te donner un exemple concret : lorsque tu appuies sur le bouton de ta machine à café, elle se déclenche et te donne du café.

Les règles de Trengo ressembleront à quelque chose comme ça :

Ces règles sont automatisées. Cela signifie qu'une fois que tu les as créées, elles s'exécutent automatiquement.

De cette façon, les règles peuvent automatiser les tâches dans ta boîte de réception comme tu le souhaites.

Les cinq règles les plus utilisées à Trengo

Voici cinq des règles les plus utilisées à Trengo.

1. Ajouter des étiquettes aux conversations

Tu peux définir des règles qui ajoutent des étiquettes spécifiques aux conversations.

Tu peux penser à des étiquettes qui montrent :

• Urgence
• L'échelle de l'entreprise
• Emplacement de l'entreprise
• Requête de soutien
• Produit d'intérêt
• Personne ou équipe désignée
• Statut

Trengo peut reconnaître, par exemple, les sujets, les adresses électroniques et les noms des contacts. Ainsi, la boîte de réception collera la bonne étiquette à la conversation.

Comment mettre en place cette règle dans Trengo ?

Voici un exemple de rattachement d'une étiquette à une demande d'assistance. Remplis les champs suivants, et c'est parti.

Remarque : n'oublie pas de créer d'abord des étiquettes.

2. Transmettre les conversations aux collègues et aux équipes

Au lieu de parcourir chaque courriel pour en connaître le contexte et l'attribuer ensuite au bon collègue, tu peux utiliser des règles pour faire le travail à ta place.

Par exemple, chez Trengo, nous utilisons des gestionnaires de comptes dédiés pour certains profils. Nous écrivons le gestionnaire de compte clé dans le champ de profil personnalisé et mettons en place la règle ci-dessous. À partir de là, toutes les conversations de ce profil de client seront automatiquement attribuées à ce gestionnaire de compte spécifique.

Il est également possible d'attribuer une conversation directement à une équipe au lieu d'un collègue.

Mettre en place cette règle dans Trengo

Tu peux remplir les champs suivants si tu utilises un gestionnaire de compte dédié pour certains profils de clients.

3. Informer les clients pendant les heures de pointe

Pendant les heures de pointe, il se peut que ton équipe ne puisse pas répondre aussi rapidement que d'habitude. Au lieu de laisser ton client en suspens dans le chat, tu peux utiliser des règles pour l'informer de l'augmentation du temps de réponse.

Mettre en place cette règle dans Trengo

Copie le message suivant, puis configure la règle dans Trengo :

"Actuellement, notre chat est un peu plus chargé que d'habitude. C'est pourquoi nous ne pouvons pas répondre à ta question aussi rapidement que d'habitude. Nous faisons de notre mieux pour te répondre le plus rapidement possible. Si tu ne veux pas attendre, nous pouvons aussi répondre à ta question par e-mail."

4. Mesurer la satisfaction des clients

Quel meilleur moment pour mesurer la satisfaction des clients que juste après la fin de la conversation ?

Chez Trengo, nous avons créé une règle qui assure le suivi des conversations closes une heure après le temps écoulé.

Mettre en place cette règle dans Trengo

Il nous arrive de clore des conversations qui ne sont pas forcément terminées. C'est pourquoi nous avons créé l'étiquette "Déclencher CSAT", que nous n'ajoutons qu'une fois qu'une conversation est vraiment terminée. Nous collons cette étiquette aux conversations que nous savons complètement terminées, et nous en avons fait une condition pour cette règle.

5. Suivi des conversations par chat en direct

Chez Trengo, nous utilisons des règles pour assurer le suivi des clients après une conversation par chat en direct.

Voici comment cela fonctionne :

Lorsqu'un client (potentiel) entame une conversation par chat en direct, notre flowbot demande quelques informations sur le client. Par exemple : sont-ils là pour les ventes ou l'assistance, et quelle est la taille de leur équipe ? Après avoir reçu ces informations, le flowbot attribue la conversation à la bonne équipe. Une réponse automatique suit rapidement, indiquant au client quand l'équipe le contactera.

Mettre en place cette règle dans Trengo

Voici comment nous avons mis en place cette règle dans Trengo :

Commence à automatiser les tâches dans ta boîte de réception

J'espère que ces 5 règles les plus utilisées t'ont inspiré pour automatiser ton flux de travail. Bonne chance !