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Prenditi un attimo per pensare a tutte le piccole attività che svolgi quotidianamente per mantenere organizzata la tua casella di posta. Trascinare le e-mail nelle cartelle giuste, inoltrare le e-mail ai colleghi giusti, impostare i risultati dei ticket e così via.
Ti stanchi solo a pensarci? Perché io sì.
Queste attività ripetitive non sembrano richiedere molto tempo se considerate singolarmente. Tuttavia, si sommano e ti fanno perdere tempo che potresti dedicare a cose più importanti: il tuo lavoro vero e proprio.
È ora di cambiare le cose. Ti spiegherò come automatizzare le attività nella tua casella di posta in base alle cinque regole più utilizzate in Trengo.
Che cos'è una regola?
Le regole di Trengo ti consentono di automatizzare le attività nella casella di posta del tuo team. Ciò significa che non sarà più necessario contrassegnare, assegnare o trascinare manualmente le e-mail.
Le regole consistono in unacondizioneche attivaun'azione specifica.
Ti faccio un esempio pratico: quando premi il pulsante della tua macchina del caffè, questa si attiva e ti prepara il caffè.
Le regole in Trengo saranno simili alle seguenti:
Queste regole sono automatizzate. Ciò significa che, una volta create, verranno eseguite automaticamente.
In questo modo, le regole possono automatizzare le attività nella tua casella di posta elettronica nel modo desiderato.
Le cinque regole più utilizzate in Trengo
Ecco cinque delle regole più utilizzate in Trengo.
1. Aggiungere etichette alle conversazioni
È possibile impostare regole che aggiungono etichette specifiche alle conversazioni.
Puoi pensare a etichette che mostrano:
- Urgenza
- Scala aziendale
- Sede dell'azienda
- Richiesta di assistenza
- Prodotto di interesse
- Persona o team designato
- Stato
Trengo è in grado di riconoscere, ad esempio, oggetti, indirizzi e-mail e nomi dei contatti. In questo modo, la casella di posta assegnerà l'etichetta corretta alla conversazione.
Come impostare questa regola in Trengo
Ecco un esempio di come allegare un'etichetta a una richiesta di assistenza. Compila i seguenti campi e il gioco è fatto.
Nota: non dimenticare di creare prima le etichette.
2. Trasmissione delle conversazioni ai colleghi e ai team
Invece di esaminare ogni email per ricavarne il contesto e poi assegnarla al collega giusto, puoi utilizzare delle regole che svolgano questo compito al posto tuo.
Ad esempio, in Trengo utilizziamo account manager dedicati per determinati profili. Inseriamo il nome dell'account manager principale nel campo del profilo personalizzato e impostiamo la regola riportata di seguito. Da questo momento in poi, tutte le conversazioni relative a questo profilo cliente verranno automaticamente assegnate a quello specifico account manager.
È anche possibile assegnare una conversazione direttamente a un team invece che a un collega.
Imposta questa regola in Trengo
È possibile compilare i seguenti campi se si utilizza un account manager dedicato per determinati profili cliente.
3. Informare i clienti durante le ore di punta
Durante le ore di punta, il tuo team potrebbe non essere in grado di rispondere con la stessa rapidità di sempre. Invece di lasciare il cliente in attesa nella chat, puoi utilizzare delle regole per informarlo dell'aumento dei tempi di risposta.
Imposta questa regola in Trengo
Copia il seguente messaggio e poi imposta la regola in Trengo:
"Al momento, la nostra chat è un po' più trafficata del solito. Per questo motivo non riusciamo a rispondere alla tua domanda con la solita rapidità. Stiamo facendo del nostro meglio per risponderti il prima possibile. Se non vuoi aspettare, possiamo anche rispondere alla tua domanda via e-mail."
4. Misurare la soddisfazione dei clienti
Quale momento migliore per misurare la soddisfazione del cliente se non subito dopo la conclusione della conversazione?
In Trengo abbiamo creato una regola che prevede il follow-up delle conversazioni chiuse un'ora dopo il tempo trascorso.
Imposta questa regola in Trengo
A volte chiudiamo conversazioni che non sono necessariamente terminate. Ecco perché abbiamo creato l'etichetta "Trigger CSAT", che aggiungiamo solo quando una conversazione è davvero conclusa. Applichiamo questa etichetta alle conversazioni che sappiamo essere completamente terminate e l'abbiamo resa una condizione per questa regola.
5. Follow-up delle conversazioni in chat live
In Trengo, utilizziamo delle regole per ricontattare i clienti dopo una conversazione in chat live.
Ecco come funziona:
Quando un cliente (potenziale) avvia una conversazione tramite live chat, il nostro flowbot richiede alcune informazioni sul cliente. Ad esempio: è qui per vendite o assistenza e quanto è grande il suo team? Dopo aver ricevuto queste informazioni, il flowbot assegna la conversazione al team giusto. Segue subito una risposta automatica che comunica al cliente quando il team lo contatterà.
Imposta questa regola in Trengo
Ecco come abbiamo impostato questa regola in Trengo:
Inizia ad automatizzare le attività nella tua casella di posta in arrivo
Spero che queste 5 regole più utilizzate ti abbiano ispirato ad automatizzare il tuo flusso di lavoro. Buona fortuna!
