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29 de septiembre de 2021
29 de septiembre de 2021

Organiza tu buzón como un profesional: 5 consejos

Pim de Vos
Escrito por
Pim
Organizar su buzón de correo electrónico

El correo electrónico es un medio de comunicación muy útil, pero para muchos profesionales también es un obstáculo. A menudo, los mensajes de correo electrónico son más pesados de lo normal y se utilizan menos en el trabajo para el que fueron creados.

Con estos consejos puedes organizar tu buzón de correo electrónico y ahorrar tiempo.

Crear una bandeja de entrada grande

Si compartes con tu equipo, empresa o departamento una dirección de correo electrónico, la gestión eficaz del correo electrónico es la solución más duradera. Y si lo haces con una bandeja de entrada más grande, no te preocupes. En un caos constante, los correos no se guardan, sólo se guardan de forma dudosa y nadie sabe con antelación qué es lo que hay que guardar.

Con un buzón de entrada más grande, te sentirás más seguro. Aquí puedes compartir con tu empresa o compañía los mensajes de correo electrónico de un destinatario. ¿Quieres enviar un correo específico a un colega? A continuación, puedes seguir el hilo de conversación sin salir de la bandeja de entrada. Así es más fácil organizar tu buzón en el trabajo.

Etiquetas

Cuando recibes muchos correos en un día, tu bandeja de entrada se llena rápidamente. Además, no es tan fácil enviar mensajes de correo no deseado. ¿Qué puedes hacer si tienes poco tiempo para recibir 2 correos y 20 mensajes de texto en tu bandeja de entrada?

Para etiquetar sus envíos, utilice esta plantilla. Cada etiqueta corresponde a una categoría específica. En el caso de una página web, elige entre las categorías "Compras", "Devoluciones", "Ventas" o "Envío".

Si tienes prisa, la creación de etiquetas puede ser muy complicada. Este proceso también se puede automatizar con reglas.

Zo stel je de rule in:

  1. Vaya a la configuración de Trengo.
  2. Busca "Reglas".
  3. Haga clic en la gran ventaja para crear una nueva regla.
  4. Busca 'Mensaje de entrada' en Cuándo.
  5. Consulta las condiciones de "El cuerpo del mensaje contiene".
  6. Indique qué palabras debe contener un informe.
  7. Haga clic en Acciones para seleccionar 'Adjuntar etiqueta'.

Vermijd CC's

¿Te has registrado en una web de correo CC? No te lo pienses más. Por favor, tenga en cuenta que los usuarios de CC pueden estar en contacto con usted, pero no siempre. Wanneer je daarna toch in een CC terecht bent gekomen waarin je niet thuis hoort, kun je het beste zo snel mogelijk vragen om buiten het gesprek te worden gelaten.

Pero, ¿por qué no te gusta más? ¿O prefieres automatizar el manejo de las tareas cotidianas? Con una regla puedes hacer que las CC se activen automáticamente. También puede desplazarse por la pantalla en cualquier momento, cuando lo desee.

Automatizar con reglas, respuestas rápidas y respuestas automáticas

Llevamos aquí más de un año automatizando, pero ya no queda nada.

La clave está en automatizar muchas tareas repetitivas para que dispongas de más tiempo para enviar y recibir correos electrónicos. También puedes crear reglas, respuestas rápidas y respuestas automáticas.

Reglas

Todas las reglas. Ahora puede etiquetar automáticamente sus mensajes, enviarlos a un amigo o enviarlos a la carpeta de correo no deseado.

Las reglas se han establecido:

  1. Condiciones (voorwaardes)
  2. Acciones (acties)
Organice su buzón de trabajo con reglas.
La historia de una regla en Trengo.

En esta página se presentan informes sobre la palabra "pedidos" enviados automáticamente a la usuaria Anna Davis.

Respuestas rápidas

Als er iets energie en tijd verslindt, is het een vraag die steeds maar weer terugkomt. Si forma parte de un equipo de servicio al cliente, puede hacer mucho más. Solicite información sobre el servicio de atención al cliente de una página web:

"Hoi, wat is het retourbeleid?"

"Wanneer is bloempot X weer op voorraad?"

"Kan ik ook op rekening kopen?"

Todos los mensajes lógicos que reciba a lo largo de la semana o incluso cada día. Si necesita más información, puede utilizar las respuestas rápidas. Con esta plantilla de respuestas rápidas puedes responder a tus preguntas de forma rápida y adecuada.

¿Quieres saber qué es lo más importante para los clientes? Puede hacerlo creando etiquetas y enviándolas por mensaje. En las estadísticas podrás ver directamente qué respuestas rápidas son las mejores.

Respuestas automáticas

Cuando te pones en contacto con nosotros, naturalmente, no podrás acceder a una bandeja de entrada llena de mensajes de correo electrónico. Al responder automáticamente, los usuarios que se pongan en contacto con nosotros podrán saber que ya estás en la Costa del Sol.

En Trengo puedes enviar una respuesta automática a todos tus canales de comunicación. También puedes enviar mensajes a través de WhatsApp Business, Facebook Messenger o Instagram Messaging.

Crea una rutina de correo electrónico eficaz

Además de todos los consejos tecnológicos, también es importante que te pongas de acuerdo contigo mismo sobre el uso del correo electrónico.

Con un portátil en la cabeza, un smartphone en la mano y una tableta en el bolsillo, la bandeja de entrada siempre está a mano. Muchas personas tienen FOMO (miedo a perderse algo) por correo electrónico. Nos desplazamos continuamente a través de nuestros correos electrónicos con la angustia de perdernos algo, o incluso de perdernos algo.

Esto es naturalmente su último esfuerzo y tampoco es bueno para su salud mental. Por lo tanto, es importante que sigas una rutina exhaustiva. Es importante que esta rutina sea enriquecedora para tu empresa y tu forma de comunicarte, pero también para tu trabajo.

Cuando escribo mucho, me doy cuenta de que tengo un montón de cosas que hacer. Por eso, cada día compruebo mi correo en tres momentos: cuando empieza mi día, cuando voy a comer y cuando llego al final del día. Me tomo esos minutos por día, y eso es mucho más de lo que pensaba.

Gestiona tu correo electrónico como un profesional

Ha llegado el momento de hacer frente a la sobrecarga de correo electrónico. Con la bandeja de entrada de Trengo podrás organizar tu buzón de forma más eficiente que nunca.

Pim de Vos
Escrito por
Pim
Responsable de marketing de contenidos

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