Hoe Dentakay elke maand 270 uur bespaart dankzij geautomatiseerde leadkwalificatie.

Dentakay is een B2C-aanbieder van tandheelkundig toerisme, gevestigd in Istanbul, die patiënten uit heel Europa en de Verenigde Staten bedient. Hun consultatie- en beoordelingsproces verloopt bijna volledig op afstand, waarbij het grootste deel van het eerste contact en de opvolging via WhatsApp verloopt.

Potentiële klanten vullen hun gegevens in via het contactformulier op de website, waarna deze direct in Zoho CRM terechtkomen. Van daaruit stuurt een trigger de lead door naar Trengo, waar een standaardbericht via WhatsApp wordt verstuurd. WhatsApp wordt dan het belangrijkste kanaal voor het screenen en adviseren van leads, waarbij alle reacties in een gestructureerde Journey-trechter terechtkomen. Naarmate het aantal leads groeide, bood deze opzet Dentakay een schaalbare en consistente manier om potentiële klanten snel en efficiënt te screenen.

‍

Uitdaging: Het beoordelen van WhatsApp-leads gebeurde handmatig en was ongestructureerd

WhatsApp speelde een centrale rol bij het kwalificeren van leads bij Dentakay, maar werd voorheen op een versnipperde en handmatige manier beheerd.

Dit zorgde voor een aantal problemen:

• Geen centraal overzicht van de gesprekken omdat WhatsApp privé wordt gebruikt
• Geen gestructureerd opleidingstraject
• Veel handmatig werk bij herhalende stappen in het intake-proces

Omdat je voor de kwalificatie tandheelkundige dossiers en medische achtergrondgegevens moet verzamelen, is het intake-proces heel gedetailleerd en moet het snel gebeuren. Door dit handmatig te doen, duurde het langer voordat er een reactie kwam en ontstonden er verschillen in hoe leads werden gekwalificeerd. 

‍

Oplossing: Qualificatieprocessen voor WhatsApp-leads en geautomatiseerde doorverwijzing

Dentakay heeft Trengo geïmplementeerd, met de nadruk op WhatsApp-automatisering en trajecten voor het kwalificeren van leads. Het doel was om elke nieuwe lead door een gestructureerd intake-proces te leiden en gekwalificeerde prospects automatisch door te sturen naar de juiste specialist.

WhatsApp-automatisering via API
Dankzij de WhatsApp API-integratie kan Dentakay automatisch gesprekken starten en beheren zodra een lead een formulier op de website invult. Berichten en sjablonen worden rechtstreeks vanuit hun systemen geactiveerd, wat zorgt voor een snelle en consistente opvolging.

Alle gesprekken vinden nu plaats in een gedeelde omgeving in plaats van in privé-inboxen, waardoor het team alles kan volgen.

Geautomatiseerde trajecten voor leadkwalificatie
Dentakay heeft geautomatiseerde trajecten opgezet die van start gaan zodra een lead reageert via WhatsApp. Deze trajecten begeleiden potentiële klanten stap voor stap door het kwalificatieproces.

Het verloopt automatisch:

• Geeft aan of het contact een nieuwe lead is of een bestaande afspraak
• Verzamelt afbeeldingen van tandheelkundige dossiers
• Verzamelt relevante gegevens uit de medische geschiedenis
• Stelt gestructureerde intakevragen
• Zorgt ervoor dat de zaak klaar is voor beoordeling door een specialist

Dit vervangt de handmatige vragen bij de intake en zorgt ervoor dat elke lead de benodigde basisinformatie bevat.

Automatische doorverwijzing naar de juiste specialist
Op basis van het soort behandeling en de gegeven antwoorden leidt het traject elke gekwalificeerde lead naar de juiste tandheelkundige specialist of het juiste team. Dit verkort de interne doorlooptijd en zorgt voor een snellere opvolging door een specialist.

FAQ-afhandeling buiten de kwalificatie
Vragen die niet direct met de kwalificatie te maken hebben, zoals algemene vragen of supportvragen, worden automatisch door de AI-agent afgehandeld. Zo blijft de kwalificatiepijplijn overzichtelijk en kunnen specialisten zich blijven richten op hoogwaardige consultaties. 

Daarnaast helpt AI Agent ook bij het kwalificatieproces door praktische vragen te beantwoorden (zoals welk soort tandheelkundige beelden je moet insturen of andere vereisten die bij de funnel horen), zodat potentiële klanten soepel door elke stap kunnen gaan zonder vertragingen of handmatige tussenkomst.

‍

Resultaten: Snellere kwalificatie en schaalbare WhatsApp-intake

Het automatiseren van de leadkwalificatie via WhatsApp heeft voor Dentakay een duidelijk, meetbaar effect op de bedrijfsvoering opgeleverd.

• Door geautomatiseerde leadkwalificatieprocessen werd er per maand 270 uur aan handmatig werk bespaard
• 5.000 geautomatiseerde trajecten per maand, waardoor je zonder extra personeel een groot aantal leads kunt binnenhalen
• Meer dan 20% van de binnenkomende vragen wordt automatisch opgelost door de AI-agent.

Dentakay voert nu op grote schaal leadkwalificatie uit via WhatsApp, met meetbare efficiëntiewinst en volledig inzicht in het proces.

‍