min lezen

9 december 2020

Hoe kom je voor 1 januari op inbox zero?

Geschreven door

Laten we beginnen met een vraag: welke invloed heeft uw inbox op uw tijd en aandacht?

Ik zal eerlijk zijn. Met 200+ ongeopende e-mails en meer dan 15 inkomende e-mails per dag leidt mijn inbox me meer af dan ik wil toegeven.

Toen ik een oplossing zocht voor dit probleem, stuitte ik op de inbox zero methode. Ik probeerde het en won veel van mijn tijd terug.

Ook al doet de naam anders vermoeden, deze methode gaat niet echt over het hebben van 0 e-mails in je inbox. Inbox zero gaat over de hoeveelheid tijd die je aan je inbox besteedt terwijl je eigenlijk iets anders zou moeten doen.

Bent u klaar voor e-mailbeheer 2.0? Dit is hoe u dat voor 1 januari kunt bereiken.

Inbox zero - het concept

Wat is het?

Merlin Mann, die in 2007 inbox zero introduceerde, wees op ons kostbaarste bezit: onze tijd en aandacht. Het probleem is dat er geen einde komt aan hoeveel mensen ervan kunnen vragen. Of het nu via e-mail, chat of door aan te bellen is, er is altijd wel iemand die een beetje van onze tijd vraagt.

Inbox zero geeft je richtlijnen die je kunt gebruiken om nul aandacht te geven aan die triggers terwijl je iets anders aan het doen bent. Het gaat erom je e-mail te beheren door je tijd te beheren.

Wat is het niet?

We weten nu dus dat de grote 0 geen verwijzing is naar het aantal e-mails in je inbox. Dus begin alsjeblieft niet met slepen, neerzetten en verwijderen van alle e-mails daar.

Natuurlijk geeft inbox zero u ook enkele tips die u kunt gebruiken om uw inbox te beheren. Maar laat duidelijk zijn dat dat niet de hoofdzaak is.

Waarom je tot inbox zero moet komen

Het is tijd om je tijd en aandacht weer in eigen handen te nemen. Tenminste, dat is wat ik van plan ben te doen.

Dit is waarom je naar inbox zero moet gaan:

Je tijd efficiënter besteden met volledige aandacht voor wat je aan het doen bent;
Om u te concentreren op uw belangrijkste projecten, deliverables en deadlines die integraal deel uitmaken van uw werkdag;
Om e-mail te zien als een medium, niet als je meester.

Ik denk dat het laatste voordeel alles samenvat.

Word een inbox-held met inbox zero

Wat is een betere manier om je inbox te beheren dan een rode cape te dragen en je vuist hoog te houden?

Ik zal vier tips delen over hoe je een inboxheld wordt met inbox zero:

1. Stel realistische doelen

Ik citeer Merlin Mann:"Je hebt niet het recht om dingen van jezelf te verwachten die je nog nooit gedaan hebt."

Het feit dat we onze e-mailgewoonten willen veranderen, betekent niet dat we er zomaar mee moeten stoppen.

Bijvoorbeeld: als je het heel handig vindt om e-mails te beantwoorden op je telefoon, verwijder de app dan niet in een opwelling. Je kunt realistischere doelen bedenken, zoals het uitschakelen van e-mailnotificaties op je telefoon.

Op deze manier kunt u nog steeds werken aan e-mails zoals u gewend bent, maar u boekt vooruitgang door geen overdaad aan meldingen te krijgen.

2. Beperk uw inbox tijd

Als je je e-mail niet gebruikt, sluit dan de inbox. Het zien van die meldingen in je ooghoek helpt je niet om geconcentreerd te blijven.

Plan in plaats daarvan een specifieke periode van de dag waarin je al je aandacht op je inbox richt. Ik controleer bijvoorbeeld elke ochtend voor mijn eerste teamvergadering mijn inbox. Ik heb 30 minuten nodig om alle nieuwe e-mails in mijn inbox te beantwoorden, te bespreken of toe te wijzen aan een collega.

Door mijn inboxtijd te beperken tot 30 minuten in de ochtend, begin ik mijn werkdag met volledige aandacht voor mijn belangrijkste taken.

beperk je inbox tijd om tot inbox zero te komen

3. Deel uw beperkingen

We ervaren allemaal de druk om elk uur van de dag beschikbaar te zijn. Het is iets waar we in gegroeid zijn, maar niemand vroeg je er echt om. Toch? Tijd om van die druk af te komen.

Het begint met het delen van je beperkingen met al je contacten. Schaam je er niet voor. De kans is groot dat ze je er alleen maar om zullen bewonderen. Misschien begin je zelfs een kleine inbox zero revolutie. Wie weet.

Een paar beperkingen die je kunt communiceren:

Vraag je collega om je uit de CC-lijst te halen voor een project waar je geen deel van uitmaakt;
Vertel uw contacten over uw geplande inboxtijd;
Vraag collega's om u alleen tussen kantooruren te benaderen;
Vraag familie en vrienden om alleen buiten kantooruren contact met u op te nemen.

En dan is er ook nog het geval van show don't tell:

Beantwoord e-mails en berichten buiten kantoor pas op de volgende werkdag;
Begin geen gesprek en reageer niet op familie en vrienden tussen 9 en 5;
Reageer alleen op e-mails tijdens uw geplande inboxtijd.

Na het delen van deze beperkingen weet ik zeker dat je al een enorme opluchting ervaart.

4. Verwerken tot nul

Oké, hier komt het erop aan om je inbox op nul te krijgen. Nou, het hoeft niet echt nul te zijn, zolang je het maar probeert.

Volgens Merlin Mann moet je altijd actie ondernemen door een van de volgende dingen te doen:

Verwijderen/archiveren

Verwijder of archiveer ongewenste nieuwsbrieven, advertenties of andere soorten ongewenste e-mails.

Tip: schrijf je eerst uit voor nieuwsbrieven. Anders blijf je ze ontvangen en verwijderen.

Afgevaardigde

Als u niet de juiste persoon bent om de e-mail te beantwoorden, stuur hem dan door naar de inbox van iemand anders.

conversatie toewijzen om tot inbox zero te komen

Respond

Indien mogelijk, reageer meteen op e-mails. Zoals Merlin Mann zegt: hou de bal aan het rollen.

Uitstellen

U kunt de e-mail uitstellen voor het geval u hem een andere keer moet beantwoorden. Laat uw contactpersoon in dat geval weten dat u er later op terugkomt.

Doe

Als je een e-mail krijgt met bijvoorbeeld een uitnodiging voor een vergadering: onderneem actie en laat hem niet in je inbox hangen. Plan de afspraak in je agenda.

Deze actie zal u helpen voorkomen dat u uw inbox gebruikt als een agenda of to-do-lijst.