.png)
Voor klantenservice- en support teams is het van grote waarde om efficiënt te werken. Want als het druk is en de middelen beperkt zijn, mag er gewoon geen tijd worden verspild. Precies het tegenovergestelde van verwarrende gesprekken met collega's over wie welke e-mail opneemt. Of heen en weer gepraat over wie de boze klant antwoordt die al te lang op antwoord wacht.
Aan de basis van elke efficiënte workflow ligt een gedeelde inbox. Waar klantcommunicatie samenkomt, en waar meerdere gebruikers hetzelfde e-mailaccount kunnen gebruiken om klantcommunicatie af te handelen. Want als je teams allemaal vanuit hetzelfde platform werken, hetzelfde overzicht zelfs, is er veel minder ruimte voor verwarring.
Daarom leggen we in deze blog alles uit wat je moet weten over:
- De waarde van een team inbox
- Hoe stel je één e-mailaccount in voor meerdere gebruikers, met behulp van e-mail kanalen
- Hoe automatiseer jij je eigen e-mail workflow
Eén e-mailadres gebruiken voor meerdere gebruikers
Teams kunnen één e-mailaccount gebruiken met meerdere gebruikers door een e-mailadres te koppelen aan Trengo. Trengo is een slim customer engagement platform dat alle klant communicatiekanalen combineert in één platform. En waar teams vanuit dezelfde inbox kunnen werken.
Hier kunnen ze e-mails toewijzen aan specifieke gebruikers, samenwerken bij het schrijven van antwoorden en intern communiceren (zonder CC of BCC). Dit alles terwijl hun gedeelde team-inbox overzichtelijk en schoon blijft. Dit voorkomt verwarring tussen collega's, maakt het gemakkelijker om snel te antwoorden en zorgt voor een geweldige klantervaring.
Hoe e-mailkanalen in te stellen in Trengo
Zodra jij je Gmail, Gsuite, of Outlook inbox heeft geïntegreerd met Trengo, of een doorstuurkanaal heeft gemaakt, kun jij jouw e-mailkanaal instellen. Met het kanaal kun je meerdere gebruikers aan één e-mailadres koppelen.
Dus hoe stel je een zakelijke e-mail in met meerdere gebruikers? Dat is eenvoudig, in 3 stappen ben je klaar!
1. Vul je kanaal naam in
De eerste stap is je kanaal naam. Die zal niet zichtbaar zijn voor je klanten. Maar kies natuurlijk wel iets herkenbaars voor je teams.
2. Kies het team of de gebruiker
Dus wie wil je toegang geven tot het e-mail kanaal? Je hele CS team? Of misschien alleen de leidinggevende? Of zelfs een multifunctioneel team met Product Marketing, CS en Finance gecombineerd?
Tijdens het opzetten van het kanaal kun je een team, meerdere teams of een gebruiker selecteren.
Opmerking: Wanneer je ervoor kiest de inbox aan een gebruiker toe te wijzen, wordt dit e-mailkanaal een privé-inbox voor alleen deze gebruiker.
3. Kies de naam van een e-mail afzender
Dit is een belangrijke stap! Want de naam van de afzender wordt zichtbaar in de inbox van je klant nadat jij of jouw teamgenoten een e-mail hebben verzonden vanuit dit kanaal.
Tip: De bedrijfs- of merknaam is natuurlijk logisch. Maar voor een persoonlijk tintje gebruik je [agent.voornaam] en/of [agent.achternaam]. Deze aanpasbare onderdelen vullen automatisch de naam in van je teamlid dat het gesprek behandelt.
En dat is het! Je hebt een e-mailkanaal opgezet van waaruit meerdere teamleden gesprekken kunnen afhandelen. Wil je meer info over hoe je dit e-mailkanaal optimaliseert? Bekijk ons Help center.
Hoe voeg je gebruikers toe aan Trengo?
Tijdens de hierboven beschreven stappen hadden we het over het toevoegen van teams. En met deze teams binnen Trengo kun je verschillende gebruikers organiseren om samen te werken. Zoals het organiseren van één e-mailadres voor meerdere gebruikers.
Maar hoe voeg je deze teams toe aan Trengo? Volg de onderstaande stappen:
1. Navigeer in Trengo naar Instellingen > Organisatie > Teams;
2. Klik op de 'groene plus', of 'Maak een team aan', en vul het formulier in
Hier kun je een team naam, team leden en kanalen toevoegen. De gebruikers die je hier toevoegt zullen degenen zijn die de inkomende berichten beantwoorden die naar dit team worden gestuurd. Zij kunnen ook gesprekken starten, en intern toezicht houden of discussiëren met andere teamleden.
Tip: Je kunt natuurlijk teams aanmaken op basis van de afdeling. Maar ook locaties (Team Utrecht) of projecten (Team WhatsApp) zijn mogelijk!
Eenmaal klaar klik je op 'Maak team aan'. En je bent klaar om dat team toe te voegen aan je e-mail kanaal.
Wil je meer informatie over het toevoegen van gebruikers aan Trengo? Bekijk deze content:
- Hoe voeg ik andere kanalen toe aan Trengo
- Hoe voeg je gebruikers toe aan je Trengo account?
- Gebruikersrechten configureren
De beste manier voor meerdere gebruikers om hetzelfde e-mailadres te gebruiken
Het beheren van één e-mailadres met verschillende mensen kan lastig zijn. Echter, Trengo is opgezet om samenwerken voor teams makkelijker te maken. Er zijn verschillende manieren om je e-mail workflow te automatiseren. We laten je 5 tips & tricks zien!
Hoe workflows te automatiseren
1. E-mails toewijzen
Wanneer een e-mail binnenkomt, kun je deze toewijzen aan een specifieke gebruiker. Zo weet je zeker dat het wordt opgepakt. En geen enkel bericht wordt over het hoofd gezien of meer dan eens beantwoord.
2. Label e-mails
Wanneer je een e-mailaccount deelt met twee of meer gebruikers, is het belangrijk om je e-mails georganiseerd te houden. In Trengo kun je dit doen door labels toe te voegen aan inkomende berichten.
Je kunt deze etiketten aanpassen aan je eigen wensen. Voorbeelden van populaire etiketten zijn:
- Dringend 🚨
- Solliciteren 💼
- Financiën 💰
Elk label krijgt zijn eigen map, zodat je snel belangrijke e-mails over één specifiek onderwerp kunt bekijken.
Tip: Je kunt een rapport maken op basis van deze labels, deze inzichten zijn zeer waardevol. Want als je ziet dat er veel mails binnenkomen over bezorging kun je daar meteen op inspelen. En de automatisering instellen om je team te ontlasten. Dit is precies wat Parfumado heeft gedaan.
"Door functies van Trengo zoals labels hebben we momenteel goed inzicht in alle inkomende vragen en klachten. We zien bijvoorbeeld dat 30% van de gesprekken over levering gaat. En zo kunnen we dit beheren en prioriteit geven aan bijvoorbeeld dit label en bepaalde verbeteringen doorvoeren voor het bedrijf."
Sanne de Ruiter, Customer Happiness Manager bij Parfumado
Lees hier over Parfumado's ervaring.
3. Samenwerken aan e-mail met meerdere gebruikers
Binnen Trengo hoeven gebruikers geen gesprek te verlaten om met hun collega's te communiceren. Het enige wat je hoeft te doen is je collega's @taggen en direct in de e-mail thread beginnen te chatten - zonder dat je klanten iets merken.
Door te chatten binnen e-mail threads hoef je niet naar een andere tool over te schakelen om vragen te stellen over een klantvraag. Hierdoor kun je efficiënter werken en sneller antwoorden dan voorheen.
4. Gegevens integreren
Wanneer uw team een e-mail ontvangt, willen ze snel een goed antwoord geven. Maar daarvoor moeten ze wel alle klantgegevens bij de hand hebben. Wat zijn de details van de bestelling waar de klant naar vraagt? Wat is de leveringsstatus?
Wanneer je Shopify, WooCommerce, Magento, Lightspeed of meer integreert met trengo consolideer je alle belangrijke gegevens. Zo zorg je ervoor dat je team alle informatie heeft die ze nodig hebben om e-mails snel en correct te beantwoorden.
Hier vindt je meer informatie over het creëren van een werkplek die voor jou werkt.
5. De prestaties in de gaten houden
Een belangrijk voordeel van het gebruik van een gedeelde team inbox is de mogelijkheid om alle prestaties van jouw team te volgen. In één overzicht kun je statistieken bekijken zoals hoeveel e-mails er nog wachten op een antwoord en wat de gemiddelde tijd is tot het eerste antwoord.
Begin samen te werken en sneller te antwoorden
Als u de betrokkenheid van klanten wilt stroomlijnen, moeten klantgerichte teams worden ingesteld op succes. Workflows moeten efficiënt zijn en de productiviteit verhogen. En deze opzet begint met Trengo.
Trengo is een slim customer engagement platform. Het omvat alle communicatiekanalen voor klanten en is een plek waar je teams kunnen samenwerken. Of dat nu is door samen te werken via één e-mailaccount om de klantervaring te verbeteren, of door gebruik te maken van automatisering om de communicatie te stroomlijnen en efficiënt te werken. Alles is ingesteld op een betere ervaring voor je team en klanten.
Plan een demo en ontdek hoe u uw teams kunt instellen op succes.
Veelgestelde vragen (FAQ's)
Kunnen meerdere gebruikers tegelijk toegang krijgen tot hetzelfde e-mailaccount?
Ja, meerdere gebruikers kunnen tegelijkertijd toegang krijgen tot hetzelfde e-mailaccount door gebruik te maken van een gedeelde inboxoplossing. In plaats van inloggegevens te delen, logt elk teamlid in met zijn eigen account en werkt samen in een omnichannel inbox. Tools zoals Trengo zijn voor dit doel ontworpen en stellen teams in staat om e-mails samen in realtime te bekijken, toe te wijzen en te beantwoorden, wat de transparantie en efficiëntie verhoogt.
Hoe deel ik één zakelijk e-mailadres met mijn team?
Om een zakelijk e-mailadres te delen, stel je een gedeelde inbox in met een platform als Trengo. Hierdoor hebben alle relevante teamleden toegang tot e-mails die zijn verzonden naar adressen zoals [email protected] vanuit hun eigen accounts. Je kunt e-mails toewijzen aan specifieke gebruikers, interne notities toevoegen en de voortgang bijhouden, zodat je zeker weet dat je geen bericht mist of dubbel beantwoordt.
Wat is de beste manier om een gedeelde inbox met meerdere gebruikers te beheren?
De beste manier is om software voor gedeelde inboxen te gebruiken die functies voor toewijzen, taggen, interne notities en automatisering biedt. Met Trengo bijvoorbeeld kun je e-mails toewijzen, categoriseren en terugkerende taken automatiseren, waardoor het gemakkelijker wordt om werk te organiseren en dubbele reacties te voorkomen. Best practices zijn onder andere het opstellen van duidelijke richtlijnen, het gebruik van filters, het delegeren van verantwoordelijkheid en het regelmatig bekijken van de activiteiten in de inbox om verantwoording en efficiëntie te behouden.
Met welke tools kunnen meerdere gebruikers samenwerken op één e-mailadres?
Toonaangevende tools voor gedeeld inboxbeheer zijn onder andere Trengo, Hiver en Front. Trengo onderscheidt zich door de integratie van e-mail, chat en andere kanalen in één platform en ondersteunt de samenwerking binnen een team met functies als interne notities, ingeblikte reacties en prestatieanalyses. Deze tools maken naadloos teamwerk mogelijk zonder de risico's van gedeelde wachtwoorden of gemiste berichten.
Hoe verbeteren gedeelde inboxen de klantenservice of reactietijd?
Gedeelde inboxen centraliseren alle e-mails van klanten, waardoor het voor teams eenvoudig wordt om deze te controleren, toe te wijzen en snel te beantwoorden. Dit vermindert het risico op gemiste of dubbele antwoorden en zorgt voor snellere, consistentere communicatie. Functies zoals interne notities, tagging en ingeblikte antwoorden helpen teams om problemen gezamenlijk en efficiënt op te lossen, wat leidt tot een hogere klanttevredenheid en betere responspercentages.
Kan ik reacties automatiseren in een gedeeld e-mailaccount?
Ja, automatisering is een belangrijk kenmerk van gedeelde inboxplatforms. Met Trengo kun je autoresponders, workflowregels en ingeblikte antwoorden instellen om veelvoorkomende vragen of berichten buiten kantooruren af te handelen. Dit bespaart tijd, zorgt voor snelle antwoorden en zorgt ervoor dat je team zich kan richten op complexere zaken.
