.png)
If you want to build a WhatsApp chatbot for your business, you have come to the right place.
In this A-Z guide, I’ll cover everything about the benefits of using a WhatsApp Business chatbot and how to set up your very own bot. All without having to use a single line of code.
First off, what is a WhatsApp Business chatbot?
A WhatsApp Business chatbot is a technology that simulates a conversation with your customers via WhatsApp. They’re used to answer frequently asked questions, provide information, and collect leads.
WhatsApp Business chatbot example
Nu is het tijd voor een voorbeeld uit de praktijk.
Ferryscanner is een in Griekenland gevestigde zoek- en boekingsmachine die mensen helpt bij het vinden van betaalbare ferrytickets naar spannende bestemmingen over de hele wereld. Wanneer klanten Ferryscanner bereiken via WhatsApp, worden hen eerst een paar vragen gesteld door een flowbot.
De WhatsApp bot bespaart hen veel tijd door basisinformatie over de klant te verzamelen voordat ze in contact komen met een menselijke agent. Het niet hoeven vragen naar naam, land en boekingscode van elke klant maakt een groot verschil op de lange termijn.
Wanneer je naar de website van Ferryscanner gaat, kun je een WhatsApp chat starten via hun website widget.
Wanneer je een gesprek begint met Ferryscanner, vraagt een bot je eerst om je naam en e-mailadres, en vraagt dan hoe hij je kan helpen door meerdere opties aan te bieden:
Zodra je een optie heeft geselecteerd, verbindt de bot u door met de juiste agent bij Ferryscanner die je helpt met het specifieke geval. Dit bespaart zowel de klantenservice als de klant tijd.
What are the benefits of using a WhatsApp chatbot for business?
By building a WhatsApp Business chatbot, you hit multiple birds with one stone.
1. De klantervaring verbeteren
Ten eerste zal uw reactietijd drastisch verbeteren. Dit betekent niet altijd dat een klant zijn vraag meteen beantwoord krijgt, maar hij krijgt altijd direct antwoord. Als de bot de vraag niet kan beantwoorden, kan hij de klant vertellen wanneer hij een antwoord van een menselijke agent kan verwachten. Zelfs buiten openingstijden.
2. De efficiëntie van het team verbeteren
Door de stijgende verwachtingen van de klant ervaren teams van klantenservice meer druk dan ooit. Ze moeten vrijwel onmiddellijk antwoorden, problemen snel oplossen en via meer communicatiekanalen dan ooit.
With a WhatsApp chatbot on their team, agents save a lot of time. Frequently asked questions that can be answered by the bot are no longer on their plate. Urgent messages are automatically recognized and assigned to the right agent. This leaves the customer service agent with the task of doing what they are good at: helping customers.
3. Leads genereren
Een bot is niet alleen een goede klantenservice, maar ook nuttig voor marketingdoeleinden. Vaak worden WhatsApp-bots gebouwd om contactgegevens te verzamelen en zelfs afspraken in te plannen.
Stel je voor dat je een afspraak kunt maken met je kapper door een sms te sturen en snel een tijd te bepalen met behulp van een bot. Voor de meeste mensen, vooral degenen die veel van hun tijd op WhatsApp doorbrengen, is dit handiger en persoonlijker dan naar een website te moeten navigeren.
How to build a WhatsApp chatbot (a step-by-step guide)
First, you’ll need to start using the WhatsApp Business API. That’s because the regular WhatsApp Business app doesn’t enable you to build chatbots, but the API does. The WhatsApp Business API doesn’t come with its own interface and can only be accessed via a WhatsApp Business Solution Provider such as Trengo. Once you have access to the API, you can immediately start building a bot.
https://www.youtube.com/watch?v=f16HrNcO8eg
Next, you’ll need to decide whether you want to set up a chatbot, a flowbot, or a combination of the two.
Chatbot
A chatbot understands what your customer is saying by recognizing certain keywords and formulating a reply. You can train the bot by simply filling in answers to questions you get asked often. The more variations you provide, the smarter your bot becomes.
Flowbot
Een flowbot stelt je bezoeker in staat de informatie te vinden die hij zoekt door hem meerkeuze opties aan te bieden.
📚 Read more: Explaining the difference between chatbots and flowbots
Setting up a WhatsApp chatbot in Trengo
https://www.youtube.com/watch?v=vIH2FnCzUgs
1. Go to Settings > Automation > Chatbots
2. Configure the chatbot settings
1. Internal title: Name your bot.
2. Chatbot language: Select the language.
3. Channels: Select WhatsApp as a channel.
4. Google Cloud key: Add your Google Cloud key.
You have now created your own WhatsApp Business chatbot 🎉
You can add different content categories to your bot. Think of categories such as pricing, products, and delivery.
3. Go to ‘Categories’ and click ‘Add category’
4. Add your category’s name.
You have successfully created a category for your bot. Now it’s time to come up with questions.
Adding questions to your WhatsApp chatbot
When adding a question to your bot, make sure to add multiple variations of it. Our rule of thumb is to add about five variations per question. The more you add, the ‘smarter’ your bot becomes.
5. First, click ‘Questions’ and the ‘plus’ icon next to the category you want to add questions to
6. Add questions and answers for these questions. Click the ‘checkmark’ icon to save the questions
After adding enough questions, you can configure your chatbot settings and test your chatbot.
Een WhatsApp flowbot opzetten in Trengo
https://www.youtube.com/watch?v=_fPKhc2Q6qU
1. Ga naar instellingen >automatisering >flowbot.
2. Klik op het groene + teken om uw bot aan te maken.
3. Begin met het ontwerpen van je flowbot door er stappen, knoppen en acties aan toe te voegen.
💡Tip: Breng voordat je begint eerst een beslisboom in kaart op een stuk papier. Zo krijg je een goed overzicht van hoe je flowbot eruit komt te zien en hoeveel stappen, knoppen en acties er nodig zijn.
4. Klaar? Klik dan linksonder op 'Configureer je flowbot'.
Nu je je WhatsApp flowbot hebt gebouwd, moet je hem configureren:
- Go to settings >automation >flowbot and select your WhatsApp bot.
- Klik op 'Configureer uw flowbot'.
- Vul het onderstaande formulier in
Before you publish your chatbot for WhatsApp Business, you can test it out in the playground before publishing it. This way, you can make sure it’s running smoothly before letting your customers interact with it.
Best practices for successful WhatsApp Business chatbots
Nu je helemaal klaar bent, is het tijd om je bot in te stellen voor succes. Hier zijn enkele tips om een goede start te maken.
Ken je klanten
Leer meer over het gedrag van je klanten op WhatsApp voordat je een bot maakt. Welke soorten vragen stellen ze? Zijn ze support- of verkoopgerelateerd? Zorg ervoor dat je je bot daarop afstemt.
Houd je copy to the point
Als je wilt dat je klant werkelijk elk woord leest dat je hem schrijft, houd het dan kort. Te vaak ben ik bots tegengekomen die antwoorden met langdradige antwoorden die veel te lang duren om te lezen. Je klanten hebben het druk, ze willen een snel en to-the-point antwoord.
Gebruik een informele toon
Vergeet niet dat WhatsApp vooral op een informele manier wordt gebruikt. De gemiddelde consument gebruikt het om met vrienden en familie te praten. Met andere woorden, gesprekken moeten niet aanvoelen als een e-mailinteractie. Houd de toon liever informeel, zolang het niet te veel afwijkt van je merk.
Fallback berichten maken
When you’re using a chatbot, make sure that you set a clear fallback message. This is the message that the bot sends to your customers when it doesn’t recognize what the customer is trying to say. Here’s an example:
"Sorry, ik weet nog niet hoe ik daarop moet antwoorden. Stel je vraag anders."
Berichten tijdig doorsturen naar een mens
As I said earlier, your customers are busy. They don’t want to spend time on a bot that doesn’t seem to be able to offer the right information. And a bot simply isn’t always going to be able to be perfect. That’s why you should train it to recognize when it should hand a conversation over to a human employee. This could be when a customer uses a certain keyword, such as ‘angry’ or ‘complaint’. But you can also do this after a bot has failed to recognize a customer’s questions more than two times. This prevents the customer from becoming frustrated with your business.
Een gesprek beëindigen? Voeg een CTA toe
Wanneer een gesprek tussen een bot en uw klant tot een einde komt, moet u het altijd afsluiten met een duidelijke oproep tot actie. Dit is een manier om uw klant de kans te geven de volgende logische actie te ondernemen zonder dat hij hoeft na te denken over wat dat zou moeten zijn.
You don’t have to be a developer to build a WhatsApp Business API chatbot
Je eigen WhatsApp Business-bot bouwen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met Trengo kun je je eigen no-code bot bouwen zonder ook maar één regel code te hoeven gebruiken.
You can start a 14-day free trial today to see how fast and easy it is to build a bot in Trengo. If you need help, our team is always ready to support you.
