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Willst du einen hochwertigen Kundenservice über WhatsApp Business anbieten? Dann musst du ihn persönlich und schnell gestalten. Wenn du beide Aspekte beherrschst, wirst du dich direkt in die Herzen deiner Kunden spielen.
Das ist natürlich leichter gesagt als getan. Du hast mehr zu tun und bist einfach nicht der Roboter, den die Kunden von dir erwarten.
Aber durch die Verwendung von Schnellantworten für WhatsApp Business kannst du dir deine Arbeit viel einfacher machen.
In diesem Blog gehe ich auf die Vorteile von Schnellantworten ein, erkläre, wie du sie einrichtest, und zeige dir einige lebensrettende Beispiele für WhatsApp Business Schnellantworten.
Was ist eine WhatsApp Business-Schnellantwort?
Eine WhatsApp Business-Schnellantwort ist eine vorgefertigte Nachricht, die du einfach suchen, bearbeiten und an deinen Kunden senden kannst. Sie werden oft von Kundendienstmitarbeitern verwendet, um häufig gestellte Fragen zu beantworten.
Je mehr sich wiederholende Fragen du bekommst, desto mehr Zeit (und Nerven) spart dir eine schnelle Antwort.
Vorteile einer WhatsApp Business Schnellantwort
Die Verwendung von Schnellantworten macht dein Leben in mehrfacher Hinsicht einfacher:
- Sie verbessern deine Reaktionszeit
- Sie sparen deinem Kundendienstteam Zeit
- Sie machen es einfacher, im Team einen einheitlichen Tonfall beizubehalten
Wie man eine Schnellantwort für WhatsApp Business einrichtet
Hier gibt es also zwei Möglichkeiten. Wenn du dein WhatsApp Business-Konto allein verwaltest, kannst du einfach die WhatsApp Business-Anwendung verwenden. Wenn du jedoch eine Nummer zusammen mit einem Team verwalten willst, musst du die WhatsApp Business API verwenden.
Das liegt daran, dass die Anwendung für kleine Unternehmen entwickelt wurde und nur von einer Person auf einem Gerät zur gleichen Zeit genutzt werden kann.
Es gibt noch ein paar andere Einschränkungen in der App, die die API eher für größere Teams geeignet machen:
- Du kannst nur bis zu 50 Schnellantworten in der Anwendung erstellen.
- Die maximale Länge von Schnellantworten beträgt 25 Zeichen in der Anwendung.
Ich erkläre weiter unten, wie du Schnellantworten für beide Optionen einrichtest.
Einrichten einer Schnellantwort in der WhatsApp Business-Anwendung
Wir beginnen mit dem Einrichten einer Schnellantwort in der WhatsApp Business-Anwendung.
- Gehe zu deiner WhatsApp Business-Anwendung und navigiere zu "Weitere Optionen" > "Business-Tools" > "Schnellantworten".
- Tippe dann auf "Hinzufügen(+)".
- Fülle den Text aus oder füge eine Mediendatei hinzu. Dies wird deine Schnellantwort sein.
- Entscheide dich für ein Tastenkürzel, das die Schnellantwort auslöst.
- Klicke auf "Speichern".
Wenn du jetzt in einem Chat mit einem Kunden die angegebene Abkürzung eingibst, wird deine Schnellantwort angezeigt.
Einrichten einer Schnellantwort mit der WhatsApp Business API
Um die WhatsApp Business API nutzen zu können, musst du eine Kundenservice-Plattform einsetzen, die sich mit ihr verbinden kann, wie z. B. Trengo. Das liegt daran, dass die API selbst keine eigene Schnittstelle hat.
Hier erfährst du, wie du eine Schnellantwort für WhatsApp Business in Trengo einrichtest:
- Gehe zu Einstellungen >Einstellungen>Schnellantworten.
- Klicke auf die grüne "+"-Schaltfläche.
- Gib einen internen Namen für deine schnelle Antwort ein.
- Wähle aus, auf welchem Kanal die Schnellantwort aktiv sein soll, in diesem Fall "WhatsApp Business".
- Schreibe deine Botschaft auf.
- Klicke auf "Speichern".
Jetzt ist deine neue Schnellantwort immer nur einen Klick entfernt. Wenn du möchtest, kannst du sie auch auf anderen Kommunikationskanälen wie Instagram DMs oder Facebook Messenger verwenden.
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15 Schnellantwort-Nachrichten für WhatsApp Business
Jetzt, wo du weißt, wie du alles einrichtest, ist es Zeit für ein paar Inspirationen. Im Folgenden findest du eine WhatsApp Business-Schnellantwortvorlage für jede Situation, die dir begegnen kann.
Grußbotschaften
- Hallo, danke, dass du dich meldest! 👋
- Hallo! Mein Name ist [Name des Mitarbeiters]. Wie kann ich dir heute helfen?
- Hallo, [Name des Kunden]. Danke, dass du dich an [Organisation] gewandt hast.
Öffnungszeit
- Unsere Öffnungszeiten sind von [hier eigene Öffnungszeiten hinzufügen]. Wir hoffen, dich bald bei uns zu sehen!
Verspätete Antwortmeldung
- Tut mir leid, dass du warten musstest! Du hast eine Nachricht hinterlassen, als wir nicht im Büro waren. Du kannst mich gerne alles fragen. 🤝
Wir haben in den letzten Tagen eine Menge Nachrichten erhalten, deshalb hat es eine Weile gedauert, bis wir deine Nachricht beantworten konnten. Tut uns leid, dass wir warten mussten! Wie kann ich dir helfen?
Erstattungen und Rückgabebedingungen
- Bei [Unternehmen] gekaufte Artikel können innerhalb von 21 Wochentagen zurückgegeben werden. Bitte lies unsere Rückgabebedingungen für weitere Informationen: [Link].
- Die Rückzahlung ist auf dem Weg zu dir. Du kannst damit rechnen, sie innerhalb von [Zeitspanne] zu erhalten.
Wir bieten keine Rabatte
- Leider gewähren wir derzeit keine Rabatte außer denen, die du auf unserer Website siehst.
Technische Fragen
- Wir haben derzeit einige technische Probleme mit unserer Website. Unser Team arbeitet hart daran, alles so schnell wie möglich wieder zum Laufen zu bringen. Wir werden dich sofort informieren, wenn alles wieder in Ordnung ist. Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten!
- Das Problem wurde behoben. Danke für deine Geduld mit uns!
Bitte zufriedene Kunden um eine Bewertung
- Ich freue mich, dass ich dir helfen konnte, [Name des Kunden]! Würdest du bitte eine Bewertung deiner Erfahrung mit [Unternehmen] abgeben? Es dauert nur ein paar Minuten: [Link].
Produkte wieder auf Lager
- Gute Nachrichten, [Name des Kunden]! Erinnerst du dich, dass du uns nach [Produkt] gefragt hast? Zum [Datum] haben wir es endlich wieder auf Lager. Es steht zwar noch nicht auf der Website, aber wir wollten uns schon jetzt bei dir melden. Sag mir Bescheid, wenn ich eines für dich zurücklegen soll.
Abschlussgespräche
14*. Sehr gerne! 😊 Kann ich dir sonst noch mit irgendetwas helfen?*
- Herzlich willkommen, [Name des Kunden]! Bitte lass mich wissen, wenn du noch weitere Fragen hast.
Verwende Schnellantwortnachrichten für WhatsApp Business
Du bist bereit! Du weißt, wie du eine Schnellantwort erstellst und hast hoffentlich auch die richtige Inspiration, um ein paar gute Antworten zu schreiben. Wenn nicht, kannst du einfach die WhatsApp Business-Schnellantwortvorlagen aus diesem Blog kopieren und einfügen. Viel Glück!
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