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Vuoi offrire un servizio clienti di alta qualità tramite WhatsApp Business? Allora devi renderlo personale e veloce. Padroneggia entrambi gli aspetti e arriverai dritto al cuore dei tuoi clienti.
Più facile a dirsi che a farsi, ovviamente. Hai molte cose da fare e non sei il robot che i clienti si aspettano che tu sia.
Ma utilizzando le risposte rapide di WhatsApp Business, puoi rendere il tuo lavoro molto più semplice.
In questo blog parlerò dei vantaggi dell'uso delle risposte rapide, ti spiegherò come configurarle e condividerò alcuni esempi di risposte rapide di WhatsApp Business.
Cos'è una risposta rapida di WhatsApp Business?
Una risposta rapida di WhatsApp Business è un messaggio modellato che puoi facilmente cercare, modificare e inviare ai tuoi clienti. Sono spesso utilizzate dagli agenti del servizio clienti per rispondere alle domande più frequenti.
Più le domande sono ripetitive, più una risposta rapida ti farà risparmiare tempo (e sanità mentale).
Vantaggi dell'utilizzo di una risposta rapida di WhatsApp Business
L'uso delle risposte rapide ti semplifica la vita in molti modi:
- Migliorano i tempi di risposta
- Fanno risparmiare tempo al tuo team di assistenza clienti
- Rendono più facile mantenere un tono di voce costante all'interno del team.
Come impostare una risposta rapida per WhatsApp Business
Quindi, ci sono due opzioni. Se gestisci il tuo account WhatsApp Business da solo, puoi semplicemente utilizzare l'applicazione WhatsApp Business. Se invece vuoi gestire un numero con un team, dovrai iniziare a utilizzare l'API di WhatsApp Business.
Questo perché l'applicazione è stata creata per le piccole imprese e può essere utilizzata da una sola persona su un solo dispositivo contemporaneamente.
Ci sono un paio di altre limitazioni all'applicazione che rendono l'API più adatta ai team più grandi:
- Puoi creare solo fino a 50 risposte rapide nell'applicazione.
- La lunghezza massima delle risposte rapide è di 25 caratteri nell'applicazione.
Di seguito ti spiego come impostare le risposte rapide per entrambe le opzioni.
Impostazione di una risposta rapida nell'applicazione WhatsApp Business
Inizieremo con l'impostazione di una risposta rapida nell'applicazione WhatsApp Business.
- Vai all'applicazione WhatsApp Business e vai su "Altre opzioni" > "Strumenti business" > "Risposte rapide".
- Quindi, tocca "Aggiungi(+)".
- Compila il testo o aggiungi un file multimediale. Questa diventerà la tua risposta rapida.
- Decidi la scorciatoia da tastiera che attiverà la risposta rapida.
- Clicca su "Salva".
Ora, ogni volta che digiti la scorciatoia indicata in una chat con un cliente, apparirà la tua risposta rapida.
Impostazione di una risposta rapida con l'API di WhatsApp Business
Per utilizzare l'API di WhatsApp Business, dovrai adottare una piattaforma di assistenza clienti che sia in grado di connettersi con essa, come ad esempio Trengo. Questo perché l'API stessa non ha un'interfaccia propria.
Ecco come impostare una risposta rapida per WhatsApp Business in Trengo:
- Vai su impostazioni >impostazioni>risposte rapide.
- Clicca sul pulsante verde "+".
- Inserisci un nome interno per la tua risposta rapida.
- Seleziona su quale canale deve essere attiva la risposta rapida, in questo caso "WhatsApp Business".
- Scrivi il tuo messaggio.
- Clicca su "Salva".
Ora la tua nuova risposta rapida è sempre a portata di clic. Se vuoi, puoi utilizzarla anche su altri canali di comunicazione che utilizzi, come i DM di Instagram o Facebook Messenger.
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15 messaggi di risposta rapida per WhatsApp Business
Ora che sai come configurare tutto, è il momento di prendere ispirazione. Qui di seguito troverai un modello di risposta rapida di WhatsApp Business per ogni situazione che potresti incontrare.
Messaggi di saluto
- Ciao, grazie per averci contattato! 👋
- Salve, mi chiamo [nome dell'impiegato]. Come posso aiutarti oggi?
- Ciao, [nome cliente]. Grazie per aver contattato [organizzazione].
Orari di apertura
- I nostri orari di apertura sono a partire da [aggiungere qui gli orari dedicati]. Speriamo di vederti presto!
Messaggio di risposta ritardata
- Ci scusiamo per l'attesa! Hai lasciato un messaggio mentre non eravamo in ufficio. Sentiti libero di chiedermi qualsiasi cosa. 🤝
6.Abbiamo ricevuto molti messaggi negli ultimi giorni e per questo motivo abbiamo impiegato un po' di tempo per rispondere ai tuoi. Ci scusiamo per l'attesa! Come posso aiutarti?
Rimborsi e politiche di restituzione
- Gli articoli acquistati presso [azienda] possono essere restituiti entro 21 giorni lavorativi. Per maggiori informazioni, leggi la nostra politica di restituzione: [link].
- Il rimborso è in arrivo. Potrai riceverlo entro [tempi].
Non offriamo sconti
- Purtroppo, al momento non forniamo sconti se non quelli che vedi sul nostro sito web.
Problemi tecnici
- Attualmente stiamo riscontrando alcuni problemi tecnici con il nostro sito web. Il nostro team sta lavorando duramente per rimettere tutto a posto il prima possibile. Ti informeremo immediatamente quando tutto sarà tornato alla normalità. Ci scusiamo per l'inconveniente!
- Il problema è stato risolto. Grazie per aver avuto pazienza con noi!
Chiedi ai clienti soddisfatti una recensione
- Felice di averti aiutato, [nome cliente]! Ti dispiacerebbe lasciare un commento sulla tua esperienza con [azienda]? Ci vorranno solo un paio di minuti: [link].
Prodotti di nuovo in stock
- Buone notizie, [nome cliente]! Ricordi che ci hai chiesto di [prodotto]? Finalmente lo avremo di nuovo in magazzino entro [data]. Non è ancora presente sul sito web, ma volevamo già contattarti. Fammi sapere se devo metterne da parte uno per te.
Conversazioni conclusive
14*. Sono molto felice di aiutarti! 😊 C'è qualcos'altro che posso fare per te oggi?
- Non c'è di che, [nome cliente]! Fammi sapere se hai altre domande.
Inizia a usare i messaggi di risposta rapida di WhatsApp Business
Sei pronto! Sai come impostare una risposta rapida e spero che tu abbia anche l'ispirazione giusta per scriverne di belle. In caso contrario, puoi semplicemente copiare e incollare i modelli di risposta rapida di WhatsApp Business da questo blog. Buona fortuna!
Leggi di più:
- La guida definitiva al successo di WhatsApp Business
- Esempi di messaggi di auguri di WhatsApp Business
Domande frequenti (FAQ)
Cosa sono le risposte rapide in WhatsApp Business?
Le risposte rapide sono modelli di messaggi pre-scritti che puoi inviare con pochi tap. Sono perfetti per rispondere alle domande frequenti, fornire aggiornamenti sugli ordini, condividere informazioni sul pagamento o sulla consegna e mantenere una comunicazione coerente e professionale con i clienti.
Come posso impostare le risposte rapide in WhatsApp Business?
Per impostare le risposte rapide, apri l'app WhatsApp Business, tocca i tre puntini in alto a destra e seleziona "Strumenti Business". Scegli "Risposte rapide", tocca l'icona più, inserisci la tua scorciatoia (ad esempio, /ore), scrivi il tuo messaggio e salva. A questo punto puoi utilizzare questa scorciatoia in qualsiasi chat per inviare istantaneamente una risposta già scritta.
Quante risposte rapide posso salvare in WhatsApp Business?
Nell'app WhatsApp Business puoi salvare fino a 50 risposte rapide. Ogni risposta rapida può contenere fino a 25 caratteri e ogni messaggio può contenere fino a 500 caratteri. Per avere risposte rapide illimitate e funzioni più avanzate, usa l'API di WhatsApp Business con una piattaforma come Trengo, che consente l'accesso al team e l'integrazione con i flussi di lavoro del tuo servizio clienti.
Quali sono i migliori messaggi di risposta rapida per gestire le FAQ?
Alcune delle risposte rapide più efficaci per le domande frequenti includono:
- /Orario: "I nostri orari di lavoro sono dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 17:00".
- /Pagamento: "Accettiamo bonifici bancari, carte di credito e PayPal".
- /consegna: "Gli ordini vengono spediti entro 3-5 giorni lavorativi".
- /status: "Condividi il numero del tuo ordine e ti aggiorneremo sul suo stato".
- /Restituzioni: "Puoi restituire gli articoli entro 30 giorni dalla consegna. Contattaci per i dettagli".
Puoi personalizzare ed espandere queste risposte in base alle tue esigenze aziendali.
Qual è la differenza tra le risposte rapide e i messaggi automatici?
Le risposte rapide si attivano manualmente digitando una scorciatoia o toccando un'icona; sono ideali per risposte immediate e coerenti alle domande più comuni. I messaggi automatici (come i messaggi di assenza o di saluto) vengono inviati automaticamente in base a criteri come l'orario di lavoro o il primo contatto e possono essere impostati per una comunicazione a mani libere. Piattaforme come Trengo ti permettono di utilizzare entrambi per un'esperienza cliente senza soluzione di continuità.
Posso usare le risposte rapide per più lingue?
Sì, puoi creare risposte rapide in diverse lingue per servire una clientela eterogenea. Basta aggiungere risposte rapide separate per ogni lingua e utilizzare le scorciatoie specifiche per ogni lingua. Per un supporto multilingue avanzato e il rilevamento automatico, considera l'utilizzo dell'API di WhatsApp Business con Trengo o altre piattaforme di automazione.
