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Vuoi offrire un servizio clienti di alta qualità tramite WhatsApp Business? Allora devi renderlo personale e veloce. Padroneggia entrambi questi aspetti e conquisterai il cuore dei tuoi clienti.
Ovviamente è più facile a dirsi che a farsi. Hai più cose da fare e non sei il robot che i clienti si aspettano che tu sia.
Ma utilizzando le risposte rapide di WhatsApp Business, puoi semplificare notevolmente il tuo lavoro.
In questo blog parlerò dei vantaggi dell'utilizzo delle risposte rapide, spiegherò come impostarle e condividerò alcuni esempi di risposte rapide di WhatsApp Business che possono salvarti la vita.
Che cos'è una risposta rapida di WhatsApp Business?
Una risposta rapida di WhatsApp Business è un messaggio predefinito che puoi facilmente cercare, modificare e inviare al tuo cliente. Questi messaggi vengono spesso utilizzati dagli addetti al servizio clienti per rispondere alle domande più frequenti.
Più domande ripetitive ricevi, più tempo (e sanità mentale) ti farà risparmiare una risposta rapida.
Vantaggi dell'utilizzo delle risposte rapide di WhatsApp Business
L'uso delle risposte rapide semplifica la vita in diversi modi:
- Migliorano i tuoi tempi di risposta
- Fanno risparmiare tempo al tuo team di assistenza clienti
- Rendono più facile mantenere un tono di voce costante come squadra
Come impostare una risposta rapida per WhatsApp Business
Quindi, ci sono due opzioni. Se gestisci il tuo account WhatsApp Business da solo, puoi semplicemente utilizzare l'applicazione WhatsApp Business. Tuttavia, se desideri gestire un numero con un team, dovrai iniziare a utilizzare l'API WhatsApp Business.
Questo perché l'applicazione è stata creata per le piccole imprese e può essere utilizzata solo da una persona su un dispositivo alla volta.
Ci sono un paio di altre limitazioni dell'app che rendono l'API più adatta a team più grandi:
- È possibile creare fino a un massimo di 50 risposte rapide nell'applicazione.
- La lunghezza massima delle risposte rapide nell'applicazione è di 25 caratteri.
Di seguito spiegherò come impostare le risposte rapide per entrambe le opzioni.
Impostazione di una risposta rapida nell'applicazione WhatsApp Business
Inizieremo con l'impostazione di una risposta rapida nell'applicazione WhatsApp Business.
- Accedi alla tua applicazione WhatsApp Business e vai su "Altre opzioni" > "Strumenti aziendali" > "Risposte rapide".
- Quindi, tocca "Aggiungi (+)".
- Inserisci il testo o aggiungi un file multimediale. Questo diventerà la tua risposta rapida.
- Decidi la scorciatoia da tastiera che attiverà la risposta rapida.
- Clicca su "Salva".
Ora, ogni volta che digiti la scorciatoia specificata in una chat con un cliente, apparirà la tua risposta rapida.
Impostazione di una risposta rapida con l'API di WhatsApp Business
Per poter utilizzare l'API di WhatsApp Business, dovrai adottare una piattaforma di assistenza clienti in grado di connettersi con essa, come Trengo. Questo perché l'API stessa non dispone di una propria interfaccia.
Ecco come impostare una risposta rapida per WhatsApp Business in Trengo:
- Vai suImpostazioni>Impostazioni>Risposte rapide.
- Clicca sul pulsante verde "+".
- Inserisci un nome interno per la tua risposta rapida.
- Seleziona il canale su cui deve essere attiva la risposta rapida, in questo caso "WhatsApp Business".
- Scrivi il tuo messaggio.
- Clicca su "Salva".
Ora, la tua nuova risposta rapida è sempre a portata di clic. Se lo desideri, puoi utilizzarla anche su altri canali di comunicazione che utilizzi, come i messaggi diretti di Instagram o Facebook Messenger.
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15 messaggi di risposta rapida per WhatsApp Business
Ora che sai come impostare tutto, è il momento di trovare l'ispirazione. Di seguito troverai un modello di risposta rapida di WhatsApp Business per qualsiasi situazione tu possa incontrare.
Messaggi di saluto
- Ciao, grazie per averci contattato! 👋
- Ciao! Mi chiamo [nome del dipendente]. Come posso aiutarti oggi?
- Ciao, [nome cliente]. Grazie per aver contattato [organizzazione].
Orari di apertura
- I nostri orari di apertura sono dalle [aggiungere qui gli orari dedicati]. Speriamo di vedervi presto!
Messaggio di risposta ritardata
- Ci scusiamo per l'attesa! Hai lasciato un messaggio mentre eravamo fuori sede. Non esitare a chiedermi qualsiasi cosa. 🤝
6.Negli ultimi due giorni abbiamo ricevuto molti messaggi, motivo per cui ci è voluto un po' di tempo per rispondere al tuo. Ci scusiamo per l'attesa! Come posso aiutarti?
Rimborsi e politiche di restituzione
- Gli articoli acquistati presso [azienda] possono essere restituiti entro 21 giorni lavorativi. Per ulteriori informazioni, consulta la nostra politica di restituzione: [link].
- Il rimborso è in arrivo. Lo riceverai entro [periodo di tempo].
Non offriamo sconti.
- Purtroppo, al momento non offriamo sconti oltre a quelli indicati sul nostro sito web.
Problemi tecnici
- Al momento stiamo riscontrando alcuni problemi tecnici con il nostro sito web. Il nostro team sta lavorando alacremente per ripristinare il normale funzionamento il prima possibile. Vi informeremo immediatamente quando tutto tornerà alla normalità. Ci scusiamo per il disagio!
- Il problema è stato risolto. Grazie per la pazienza!
Chiedi ai clienti soddisfatti di lasciare una recensione
- Felice di aiutarti, [nome cliente]! Ti dispiacerebbe lasciare una recensione sulla tua esperienza con [azienda]? Ci vorranno solo un paio di minuti: [link].
Prodotti nuovamente disponibili
- Buone notizie, [nome cliente]! Ricordi quando ci hai chiesto informazioni su [prodotto]? Finalmente sarà nuovamente disponibile in magazzino entro il [data]. Non è ancora presente sul sito web, ma abbiamo voluto informarti in anticipo. Fammi sapere se desideri che te ne riserviamo uno.
Conversazioni di chiusura
14*. Sono molto felice di aiutarti! 😊 C'è qualcos'altro che posso fare per te oggi?*
- Prego, [nome cliente]! Se hai altre domande, non esitare a contattarmi.
Inizia a utilizzare i messaggi di risposta rapida per WhatsApp Business
È tutto pronto! Ora sai come impostare una risposta rapida e, si spera, hai anche l'ispirazione giusta per scriverne alcune efficaci. In caso contrario, puoi semplicemente copiare e incollare i modelli di risposta rapida di WhatsApp Business da questo blog. Buona fortuna!
Per saperne di più:
- La guida definitiva al successo con WhatsApp Business
- Esempi di messaggi di benvenuto su WhatsApp Business
Domande frequenti (FAQ)
Cosa sono le risposte rapide in WhatsApp Business?
Le risposte rapide sono modelli di messaggi predefiniti che puoi inviare con pochi tocchi. Sono perfette per rispondere alle domande frequenti, fornire aggiornamenti sugli ordini, condividere informazioni sui pagamenti o sulle consegne e mantenere una comunicazione coerente e professionale con i clienti.
Come posso impostare le risposte rapide su WhatsApp Business?
Per impostare le risposte rapide, apri l'app WhatsApp Business, tocca i tre puntini nell'angolo in alto a destra e seleziona "Strumenti aziendali". Scegli "Risposte rapide", tocca l'icona più, inserisci la tua scorciatoia (ad esempio, /orario), scrivi il tuo messaggio e salva. Ora puoi utilizzare questa scorciatoia in qualsiasi chat per inviare immediatamente la risposta precompilata.
Quante risposte rapide posso salvare su WhatsApp Business?
Nell'app WhatsApp Business puoi salvare fino a 50 risposte rapide. Ogni scorciatoia può contenere fino a 25 caratteri e ogni messaggio può contenere fino a 500 caratteri. Per risposte rapide illimitate e funzionalità più avanzate, utilizza l'API WhatsApp Business con una piattaforma come Trengo, che consente l'accesso al team e l'integrazione con i flussi di lavoro del servizio clienti.
Quali sono i migliori messaggi di risposta rapida per gestire le domande frequenti?
Alcune delle risposte rapide più efficaci alle domande frequenti includono:
- /orario: "Il nostro orario di apertura è dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 17:00."
- /pagamento: "Accettiamo bonifici bancari, carte di credito e PayPal."
- /consegna: "Gli ordini vengono spediti entro 3-5 giorni lavorativi."
- /stato: "Comunicaci il numero dell'ordine e ti aggiorneremo sullo stato della spedizione."
- /resi: "È possibile restituire gli articoli entro 30 giorni dalla consegna. Contattaci per ulteriori dettagli."
È possibile personalizzare e ampliare queste risposte in base alle esigenze aziendali.
Qual è la differenza tra risposte rapide e messaggi automatici?
Le risposte rapide vengono attivate manualmente digitando una scorciatoia o toccando un'icona e sono ideali per rispondere in modo immediato e coerente alle domande più comuni. I messaggi automatici (come i messaggi di assenza o di benvenuto) vengono inviati automaticamente in base a determinati trigger, come l'orario di lavoro o il primo contatto, e possono essere configurati per consentire una comunicazione senza l'uso delle mani. Piattaforme come Trengo consentono di utilizzare entrambe le opzioni per garantire un'esperienza cliente senza interruzioni.
Posso usare le risposte rapide per più lingue?
Sì, puoi creare risposte rapide in diverse lingue per soddisfare le esigenze di una clientela diversificata. Basta aggiungere risposte rapide separate per ogni lingua e utilizzare scorciatoie specifiche per ciascuna lingua. Per un supporto multilingue avanzato e il rilevamento automatico, valuta la possibilità di utilizzare l'API WhatsApp Business con Trengo o altre piattaforme di automazione.
