15 Messages de Réponse Rapide Indispensables pour WhatsApp Business

Tu veux offrir un service clientèle de haute qualité via WhatsApp Business ? Alors tu dois le rendre personnel et rapide. Maîtrise ces deux aspects et tu iras droit au cœur de tes clients.

Plus facile à dire qu'à faire, bien sûr. Tu as plus de choses à faire et tu n'es tout simplement pas le robot que les clients attendent de toi.

Mais en utilisant les réponses rapides pour WhatsApp Business, tu peux te faciliter grandement la tâche.

Dans ce blog, j'aborderai les avantages de l'utilisation des réponses rapides, j'expliquerai comment les configurer et je partagerai quelques exemples de réponses rapides WhatsApp Business qui te sauveront la vie.

Qu'est-ce qu'une réponse rapide de WhatsApp Business ?

Une réponse rapide WhatsApp Business est un message modèle que tu peux facilement rechercher, modifier et envoyer à ton client. Elles sont souvent utilisées par les agents du service clientèle pour répondre aux questions fréquemment posées.

Plus tu recevras de questions répétitives, plus une réponse rapide te fera gagner du temps (et de la santé mentale).

Avantages de l'utilisation d'une réponse rapide de WhatsApp Business

L'utilisation des réponses rapides te facilite la vie de multiples façons :

• Ils améliorent ton temps de réponse
• Ils font gagner du temps à ton équipe de service à la clientèle
• Ils facilitent le maintien d'un ton constant au sein de l'équipe.

Comment configurer une réponse rapide pour WhatsApp Business ?

Il y a donc ici deux options possibles. Si tu gères ton compte WhatsApp Business seul, tu peux simplement utiliser l'application WhatsApp Business. En revanche, si tu veux gérer un numéro avec une équipe, tu devras commencer à utiliser l'API WhatsApp Business.

En effet, l'application a été créée pour les petites entreprises et ne peut être utilisée que par une seule personne sur un seul appareil en même temps.

Il y a quelques autres limitations à l'appli qui font que l'API est plus adaptée aux grandes équipes :

• Tu ne peux créer que jusqu'à 50 réponses rapides dans l'application.
• La longueur maximale des réponses rapides est de 25 caractères dans l'application.

Je t'expliquerai ci-dessous comment configurer des réponses rapides pour les deux options.

Configurer une réponse rapide dans l'application WhatsApp Business

Nous allons commencer par configurer une réponse rapide dans l'application WhatsApp Business.

1. Va dans ton application WhatsApp Business et navigue vers "Plus d'options" > "Outils professionnels" > "Réponses rapides".
2. Ensuite, appuie sur "Ajouter(+)".
3. Remplis le texte ou ajoute un fichier multimédia. Cela deviendra ta réponse rapide.
4. Décide du raccourci clavier qui déclenchera la réponse rapide.
5. Clique sur "Enregistrer".

Maintenant, chaque fois que tu taperas le raccourci donné lors d'un chat avec un client, ta réponse rapide apparaîtra.

Configurer une réponse rapide avec l'API WhatsApp Business

Pour utiliser l'API WhatsApp Business, tu devras adopter une plateforme de service client qui a la possibilité de s'y connecter, comme Trengo. C'est parce que l'API elle-même n'a pas sa propre interface.

Voici comment configurer une réponse rapide pour WhatsApp Business dans Trengo :

1. Va dans les paramètres > réglages >réponses rapides.
2. Clique sur le bouton vert "+".

1. Remplis un nom interne pour ta réponse rapide.
2. Sélectionne le canal sur lequel la réponse rapide doit être active, dans ce cas, "WhatsApp Business".
3. Écris ton message.
4. Clique sur "Enregistrer".

Désormais, ta nouvelle réponse rapide est toujours à portée de clic. Si tu le souhaites, tu peux aussi l'utiliser sur d'autres canaux de communication que tu utilises, comme les DM Instagram ou Facebook Messenger.

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15 messages de réponse rapide pour WhatsApp Business

Maintenant que tu sais comment tout mettre en place, il est temps de trouver l'inspiration. Tu trouveras ci-dessous un modèle de réponse rapide de WhatsApp Business pour toutes les situations que tu peux rencontrer.

Messages d'accueil

1. Bonjour, merci d'avoir tendu la main ! 👋
2. Bonjour, je m'appelle [nom de l'employé]. Comment puis-je t'aider aujourd'hui ?
3. Bonjour, [nom du client]. Merci d'avoir pris contact avec [organisation].

Heures d'ouverture

4. Nos heures d'ouverture sont à partir de [ajouter des heures dédiées ici]. Nous espérons te voir bientôt !

Message de réponse retardée

5. Désolé pour l'attente ! Tu as laissé un message pendant que nous n'étions pas au bureau. N'hésite pas à me poser des questions. 🤝

6Nous avons reçu beaucoup de messages ces derniers jours, c'est pourquoi il nous a fallu un certain temps pour répondre au tien. Désolé pour l'attente ! Comment puis-je t'aider ?

Remboursements et politiques de retour

7. Les articles achetés chez [entreprise] peuvent être retournés dans un délai de 21 jours ouvrables. Lis notre politique de retour pour plus d'informations : [lien].
8. Nous avons préparé le remboursement pour toi. Tu peux t'attendre à le recevoir d'ici [délai].

Nous n'offrons pas de réductions

9. Malheureusement, nous ne proposons actuellement aucune réduction, à l'exception de celles que tu vois sur notre site Internet.

Questions techniques

10. Nous rencontrons actuellement des problèmes techniques avec notre site web. Notre équipe travaille d'arrache-pied pour rétablir la situation le plus rapidement possible. Nous te ferons savoir immédiatement lorsque tout sera rentré dans l'ordre. Désolé pour le dérangement !
11. Le problème a été résolu. Merci d'avoir été patient avec nous !

Demande aux clients satisfaits de donner leur avis

12. Heureux de vous aider, [nom du client] ! Pourrais-tu laisser un commentaire sur ton expérience avec [entreprise] ? Cela ne prendra que quelques minutes : [lien].

Produits en stock

13. Bonne nouvelle, [nom du client] ! Tu te souviens que tu nous as posé des questions sur [produit] ? Nous l'aurons enfin de nouveau en stock d'ici le [date]. Ce n'est pas encore sur le site web, mais nous voulions déjà vous tendre la main. Préviens-moi si je dois t'en mettre un de côté.

Conversations de clôture

14*. Très heureux de t'aider ! 😊 Y a-t-il autre chose pour laquelle je peux t'aider aujourd'hui ? *.

15. De rien, [nom du client] ! N'hésite pas à me faire savoir si tu as d'autres questions.

Commence à utiliser les messages de réponse rapide pour WhatsApp Business

Tu es prêt ! Tu sais comment configurer une réponse rapide et, avec un peu de chance, tu as aussi la bonne inspiration pour en écrire de bonnes. Si ce n'est pas le cas, tu peux simplement copier-coller les modèles de réponse rapide de WhatsApp Business à partir de ce blog. Bonne chance !

Lire la suite :

• Le guide ultime pour réussir avec WhatsApp Business
• Exemples de messages d'accueil WhatsApp Business

Foire aux questions (FAQ)

Que sont les réponses rapides dans WhatsApp Business ?

Les réponses rapides sont des modèles de messages pré-écrits que tu peux envoyer en quelques tapes. Elles sont parfaites pour répondre aux FAQ, fournir des mises à jour sur les commandes, partager des informations sur le paiement ou la livraison, et maintenir une communication cohérente et professionnelle avec les clients.

Comment configurer les réponses rapides dans WhatsApp Business ?

Pour configurer les réponses rapides, ouvre l'appli WhatsApp Business, touche les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionne "Outils professionnels". Choisis "Réponses rapides", touche l'icône plus, saisis ton raccourci (par exemple, /hours), écris ton message et enregistre. Tu peux maintenant utiliser ce raccourci dans n'importe quel chat pour envoyer instantanément la réponse pré-rédigée.

Combien de réponses rapides puis-je enregistrer dans WhatsApp Business ?

Dans l'appli WhatsApp Business, tu peux enregistrer jusqu'à 50 réponses rapides. Chaque raccourci peut comporter jusqu'à 25 caractères, et chaque message jusqu'à 500 caractères. Pour un nombre illimité de réponses rapides et des fonctionnalités plus avancées, utilise l'API WhatsApp Business avec une plateforme comme Trengo, qui permet l'accès des équipes et l'intégration avec les flux de travail de ton service client.

Quels sont les meilleurs messages de réponse rapide pour traiter les FAQ ?

Voici quelques-unes des réponses rapides les plus efficaces pour les FAQ :

• /hours : "Nos heures d'ouverture sont du lundi au vendredi, de 9h00 à 17h00".
• /paiement : "Nous acceptons les virements bancaires, les cartes de crédit et PayPal."
• /delivery : "Les commandes sont expédiées dans un délai de 3 à 5 jours ouvrables."
• /status : "Partage ton numéro de commande et nous te tiendrons au courant de son état."
• /returns : "Tu peux retourner les articles dans les 30 jours suivant la livraison. Merci de nous contacter pour plus de détails."

Tu peux personnaliser et développer ces réponses en fonction des besoins de ton entreprise.

Quelle est la différence entre les réponses rapides et les messages automatisés ?

Les réponses rapides sont déclenchées manuellement en tapant un raccourci ou en appuyant sur une icône, elles sont parfaites pour des réponses instantanées et cohérentes à des questions courantes. Les messages automatisés (comme les messages d'absence ou d'accueil) sont envoyés automatiquement en fonction de déclencheurs tels que les heures d'ouverture ou le premier contact, et peuvent être configurés pour une communication mains libres. Des plateformes comme Trengo te permettent d'utiliser les deux pour une expérience client transparente.

Puis-je utiliser les réponses rapides pour plusieurs langues ?

Oui, tu peux créer des réponses rapides dans différentes langues pour servir une clientèle diversifiée. Il suffit d'ajouter des réponses rapides distinctes pour chaque langue et d'utiliser des raccourcis spécifiques à chaque langue. Pour une prise en charge multilingue avancée et une détection automatique, pense à utiliser l'API WhatsApp Business avec Trengo ou d'autres plateformes d'automatisation.