Wie du Erinnerungsnachrichten auf WhatsApp verschickst mit Beispielen & Vorlagen

Du hast einen Kunden, der um 9:00 Uhr kommt. Es ist gerade 8:45 Uhr, alles ist vorbereitet und bereit zum Loslegen. Es ist 9:00 Uhr, dann 9:15 Uhr, 9:30 Uhr - jetzt ist es 10:00 Uhr und dein Kunde ist immer noch nicht da. 

Du kontaktierst den Kunden wegen seines Termins und bekommst dann die typische Antwort, dass er nicht erscheint, 

• Oh, das war heute? Verdammt!
• Tut mir leid, ich hab's vergessen. Können wir den Termin verschieben? - oder eine andere Ausrede. 

Auch wenn dieses Nichterscheinen unschuldig sein mag, kann es für dein Unternehmen einen erheblichen Verlust bedeuten, der sich auf dein Endergebnis auswirkt. Jüngsten Berichten zufolge liegt die durchschnittliche Nichterscheinen-Quote bei 10-15%. Das bedeutet, dass du bei einem Umsatz von 300.000 € jährlich einen Verlust von 30.000 bis 45.000 € hinnehmen musst. 

Zum Glück kannst du die Zahl deiner Nichterscheinen verringern, indem du Erinnerungsnachrichten über WhatsApp versendest. In diesem Blog erklären wir dir die Vorteile, die Vorlagen und wie du sie einrichten kannst.

Vorteile des Versendens von Erinnerungen auf WhatsApp

Minimiert Nichterscheinen

Der Hauptgrund für das Versenden von Erinnerungsnachrichten ist, dass sie von den Empfängern gelesen werden sollen. Du könntest dich für E-Mails und SMS entscheiden, aber die Öffnungsrate liegt bei kaum 20%. Mit WhatsApp hingegen steigt die Öffnungsrate auf 98%, was es zu einer hervorragenden Plattform macht, um deine Kunden an anstehende Termine, Veranstaltungen und Fristen zu erinnern.  

Wenn du die Erinnerungen mit konsequenten WhatsApp-Follow-up-Nachrichten vor dem eigentlichen Termin kombinierst, ist sichergestellt, dass dein Unternehmen in den Köpfen der Kunden ganz oben steht. 

Verbessert die Kunden-Kunden-Beziehung

Da WhatsApp einen freundlicheren Kommunikationsansatz bietet, ist es wahrscheinlicher, dass die Kunden positiv auf deine Erinnerungen reagieren. Auf diese Weise kannst du deine Nachricht auf jeden Kunden zuschneiden, je nach Datum des Ereignisses, seinen Bedürfnissen, der Art der Dienstleistung usw.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine WhatsApp-Erinnerung aussieht.

Wie man eine WhatsApp-Erinnerung einrichtet

Du kannst eine WhatsApp-Erinnerung einrichten, indem du diese Schritte befolgst: 

• Melde dich für ein Trengo-Konto an, um deine WhatsApp Business API zu aktivieren. 
• Navigiere zur Registerkarte "Abläufe" und klicke auf "Ablauf erstellen".
• Gib deinem Flow einen Namen und wähle "WhatsApp" als bevorzugten Kanal. 
• Navigiere zu Trengo > Broadcasting > New Broadcast. 
• Richte deine Sendung ein und wähle deine bevorzugte Vorlage. 
• Plane die Sendung. 
• Füge deine Kunden einzeln oder als Liste unter "Empfänger" hinzu.
• Speichere und versende sie sofort oder plane sie für einen späteren Zeitpunkt. 

Hinweis: Deine Vorlage muss von WhatsApp vorab genehmigt werden, bevor du sie zu deinem Broadcast hinzufügst. Das kannst du ganz einfach über Trengo machen.

Sobald dies aktiviert ist, sendet WhatsApp deine Erinnerung zur geplanten Zeit an den/die gewünschten Empfänger. 

💡Pro-Tipp → Mit Trengo kannst du die Zustellung verfolgen und den Status deiner Nachricht und der erhaltenen Antworten lesen. 

Verwandte → Wie man Nachrichten auf WhatsApp Business plant

Wie du den Versand von WhatsApp-Erinnerungen automatisieren kannst

Wenn du ein Unternehmen betreibst, in dem mehrere Kunden Termine bei dir buchen, kann das manuelle Versenden von Erinnerungen eine lästige Aufgabe sein. In diesem Fall wird die Automatisierung des gesamten Prozesses dich und dein Team entlasten.

Damit das funktioniert, musst du zunächst einen Chatbot in Trengo erstellen, der den Erinnerungsprozess auslösen wird. 

• Navigiere zu Einstellungen > Automatisierung > Flowbot. 
• Klicke auf das grüne "+"-Zeichen, um deinen Bot zu erstellen. 
• Beginne mit der Gestaltung deines Flowbots, indem du Schritte und Aktionen per Drag&Drop verschiebst. 

• Wenn du fertig bist, speichere sie. 
• Als Nächstes gehst du zurück zu Einstellungen > Automatisierung > Flowbot, wählst den WhatsApp-Bot aus, den du gerade erstellt hast, und klickst auf "Konfiguriere deinen Flowbot".
• Fülle das Formular unten aus, damit der Bot alle notwendigen Informationen vom Nutzer sammeln kann. Dazu gehören z.B. das Datum und die Uhrzeit des Ereignisses und die Telefonnummer des Empfängers. 

• Sobald der Chatbot die Informationen gesammelt hat, kannst du die "Regel" -Funktion von Trengo nutzen, um die Einrichtung der WhatsApp-Erinnerung auszulösen. 
• Du könntest Schlüsselwörter oder Phrasen wie "Erinnerung setzen" oder "Nachricht planen" verwenden, um die Regel auszulösen, die eine vordefinierte Broadcast-Nachricht zur festgelegten Zeit an den/die Ziel-Empfänger sendet.

WhatsApp Vorlagen für Terminerinnerungen

1. Webinar-Erinnerung

"Hallo [Name], 

Wir freuen uns, wenn du an unserem nächsten Webinar zu [Thema] teilnimmst! 

Nur eine kurze Erinnerung, dass es am [Datum] um [Uhrzeit] stattfindet. 

Wir schicken dir bald den Link, um dich anzumelden. 

Wir sehen uns dort!

[Absendername]"

2. Konferenz-Erinnerung

"Hallo [Name], 

Es ist wieder diese Zeit des Jahres. 

Die [Name der Konferenz] ist gleich um die Ecke. 

Wir freuen uns, dich am [Datum] um [Uhrzeit] bei uns begrüßen zu dürfen. 

Wenn du den Zeitplan einsehen möchtest, antworte einfach mit "Zeitplan", und wir schicken ihn dir sofort zu. 

Ich kann es kaum erwarten, dich dort zu sehen. 

[Absendername]"

3. Erinnerung an die Produkteinführung

"Hallo [Name], 

Dies ist nur eine freundliche Erinnerung daran, dass unser neues Produkt - der [Produktname] - am [Datum] um [Uhrzeit] auf den Markt kommt. 

Wir wollen, dass du der Erste bist, der es in die Finger bekommt, indem du es jetzt vorbestellst. 

Begrenzter Bestand verfügbar. Warte nicht zu lange!

[Absendername]"

4. Terminerinnerung

"Hallo [Name], 

Danke, dass du dich für eine Zusammenarbeit mit [Name des Unternehmens] entschieden hast. 

Dies ist nur eine freundliche Erinnerung daran, dass du am [Datum] um [Uhrzeit] einen Termin bei uns hast. 

Bitte sei pünktlich und sag uns Bescheid, wenn du den Termin verschieben musst. 

Wir freuen uns darauf, dir das beste Erlebnis zu bieten. 

Genieße den Rest deines Tages. 

[Name des Absenders]".

5. Konzert-Erinnerung

"Hallo [Name], 

Das Konzert, auf das du gewartet hast, ist fast da!

Vergiss nicht, am [Datum] um [Uhrzeit] zum [Veranstaltungsort] zu kommen. 

Bring dein Ticket mit und mach dich bereit für eine unvergessliche Nacht!

[Absendername]"

6. Workshop-Erinnerung

"Hallo [Name], 

Der Workshop von [Name des Unternehmens] findet demnächst am [Datum] um [Uhrzeit] statt. 

Komm und lerne von den Profis und bringe deine Fähigkeiten auf die nächste Stufe. 

Es sind noch ein paar Plätze frei. 

Verpasse es nicht! 

[Name des Absenders]".

7. Zahlungserinnerung

"Hallo [Name], 

Dies ist eine freundliche Erinnerung, dass deine Zahlung bald fällig ist. 

Bitte stelle sicher, dass du die Zahlung bis zum [Fälligkeitsdatum] leistest, damit du unseren Service weiterhin nutzen kannst und keine Säumnisgebühren anfallen. 

Wenn du irgendwelche Fragen hast, zögere nicht, uns das mitzuteilen. 

[Name des Absenders]".

Tipps für die Erstellung effektiver Erinnerungsnachrichten auf WhatsApp 

• Halte sie kurz und einfach. WhatsApp begrenzt Nachrichten auf 4096 Zeichen. Das mag viel erscheinen, aber es ist am besten, wenn du deine Erinnerungsnachricht kurz und prägnant hältst. Als Faustregel gilt, dass der/die Empfänger alle deine Nachrichten sehen können, ohne scrollen zu müssen.
  
• Verwende einen freundlichen, aber respektvollen Ton. WhatsApp ist eine soziale Plattform, auf der viele Nachrichten zwanglos sind. Daher ist es wichtig, eine freundliche Erinnerungsnachricht zu verfassen, damit sich die Empfänger/innen wohler fühlen und sich auf deine Nachricht einlassen. Denke aber immer daran, professionell zu bleiben.
  
• Füge alle notwendigen Details hinzu. Deine Erinnerungsnachricht sollte wichtige Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort, Name der Veranstaltung und Ort enthalten. So stellst du sicher, dass der/die Empfänger alles haben, was er/sie braucht, um an der Veranstaltung teilzunehmen oder die Aufgabe zu erledigen.
  
• Mache Interaktionen persönlich. Wenn du in der Erinnerungsnachricht den Namen des Empfängers nennst oder dich auf Dinge aus einer früheren Interaktion beziehst, bleibt sie besser im Gedächtnis und kann seine Reaktion beeinflussen.
  
• Stelle sicher, dass die Anweisungen klar sind. Gib in deiner Erinnerungsnachricht klare Anweisungen, was der Empfänger tun muss, wie er es tun soll, wo er es tun soll und wann es getan werden muss [z. B. Fristen]. So stellst du sicher, dass der Empfänger versteht, was von ihm erwartet wird. 

Reduziere Nichterscheinen, indem du deine WhatsApp-Erinnerungsnachrichten mit Trengo automatisierst

Wenn du die oben beschriebenen Prozesse befolgst, kannst du jetzt anfangen, bessere WhatsApp-Erinnerungsnachrichten zu versenden. 

Wir wissen jedoch, dass das manuelle Versenden von WhatsApp-Nachrichten eine zeitaufwändige und mühsame Aufgabe sein kann, vor allem wenn du einen großen Kundenstamm oder mehrere Termine zu verwalten hast. 

Deshalb haben wir Trengo entwickelt, damit du deine Erinnerungsnachrichten für Termine, Veranstaltungen oder andere wichtige Aufgaben automatisieren kannst. So kannst du Zeit und Fehler sparen und die Effizienz deiner Geschäftsabläufe verbessern, während Trengo sich um den Rest kümmert. 

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