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Tienes un cliente a las 9 de la mañana. Son las 8:45, todo está preparado y listo para empezar. Llegan las 9:00, luego las 9:15, las 9:30... ahora son las 10:00 y tu cliente sigue sin aparecer.
Te pones en contacto con el cliente para concertar una cita y recibes la típica respuesta de que no se presenta:
- ¿Era hoy? ¡Diablos!
- Lo siento, lo olvidé. ¿Podemos cambiar la cita? - o cualquier otra excusa.
Aunque estas ausencias puedan ser inocentes, pueden suponer una pérdida significativa para su empresa, afectando a su cuenta de resultados. Según informes recientes, el porcentaje medio de ausencias es del 10-15%. Esto significa que si su empresa gana 300.000 euros, incurrirá en una pérdida de ingresos de entre 30.000 y 45.000 euros anuales.
Por suerte, puedes mitigar tus índices de inasistencia enviando mensajes recordatorios por WhatsApp. En este blog, exploraremos las ventajas, las plantillas a utilizar y cómo configurarlo.
Ventajas de enviar recordatorios por WhatsApp
Minimiza las ausencias
La principal razón para enviar mensajes recordatorios es conseguir que los lea el destinatario. Podría optar por correos electrónicos y SMS, pero la tasa de apertura es de apenas el 20%. Sin embargo, con WhatsApp, la tasa de apertura sube hasta el 98%, lo que la convierte en una plataforma excelente para recordar a tus clientes las próximas citas, eventos y fechas límite.
Además, combinar los recordatorios con mensajes de seguimiento de WhatsApp coherentes antes de la fecha real garantiza que su empresa esté en primer plano en la mente del cliente.
Mejora la relación con el cliente
Dado que WhatsApp ofrece un enfoque de comunicación más amigable, es más probable que los clientes respondan positivamente a sus recordatorios. De este modo, adopta tu mensaje a cada cliente en función de la fecha del evento, sus necesidades, el tipo de servicio, etc.
Aquí tienes un ejemplo de cómo es un recordatorio de WhatsApp.
Cómo configurar un recordatorio de WhatsApp
Configura un recordatorio de WhatsApp siguiendo estos pasos:
- Regístrese en Trengo para activar su API de WhatsApp Business.
- Ve a la pestaña "Flujos" y haga clic en "Crear flujo".
- Dale un nombre a tu flujo y selecciona "WhatsApp" como canal preferido.
- Vaya a Trengo > Emisión > Nueva emisión.
- Configura su emisión y elija la plantilla que prefiera.
- Programa la emisión.
- Añade sus clientes individualmente o como lista en "Destinatarios".
- Guárdalo y envíalo inmediatamente o prográmelo para más tarde.
Nota: Tu plantilla tiene que haber sido pre-aprobada por WhatsApp antes de añadirla a tu emisión. Esto se hace fácilmente a través de Trengo.
Una vez activado, WhatsApp te enviará un recordatorio al destinatario o destinatarios designados a la hora programada.
💡Pro Tip → Trengo te permite rastrear la entrega y leer el estado de tu mensaje y las respuestas recibidas.
Relacionado → Cómo programar mensajes en WhatsApp Business
Cómo automatizar el envío de recordatorios de WhatsApp
Si tiene un negocio en el que varios clientes reservan citas, enviar recordatorios manualmente puede ser una tarea engorrosa. En este caso, automatizar todo el proceso te quitará un peso de encima a ti y a tu equipo.
Para que esto funcione, primero tendrás que crear un chatbot en Trengo que active el proceso de configuración del recordatorio.
- Vaya a Configuración > Automatización > Flowbot.
- Haz clic en el signo "+" verde para crear tu bot.
- Empieza a diseñar tu flowbot arrastrando y soltando pasos y acciones.
- Cuando hayas terminado, guárdalo.
- A continuación, vuelve a Ajustes > Automatización > Flowbot y selecciona el bot de WhatsApp que acabas de crear y haz clic en "Configura tu flowbot."
- Rellena el siguiente formulario para permitir que el bot recopile toda la información necesaria del usuario. Esto podría incluir la fecha y hora del evento y el número de teléfono del destinatario.
- Una vez que el chatbot haya recopilado la información, utiliza la función "regla " de Trengo para activar la configuración del recordatorio de WhatsApp.
- Puede utilizar palabras clave o frases, como "establecer un recordatorio" o "programar un mensaje",para activar la regla y enviar un mensaje de difusión personalizado previamente a la hora establecida al destinatario o destinatarios.
Plantillas de recordatorio de eventos de WhatsApp
1. Recordatorio del seminario web
"Hola [nombre],
Esperamos que nos acompañe en nuestro próximo seminario web sobre [tema].
Sólo un recordatorio rápido de que tendrá lugar el [fecha] a las [hora].
Pronto te enviaremos el enlace para inscribirte.
Nos vemos allí.
[Nombre del remitente]"
2. Recordatorio de la Conferencia
"Hola [nombre],
Ya estamos otra vez en esa época del año.
La [conferencia] está a la vuelta de la esquina.
Estamos encantados de que te unas a nosotros el [fecha] a las [hora].
Si deseas consultar el horario, responde con "horario" y se lo enviaremos inmediatamente.
No puedo esperar a verte allí.
[Nombre del remitente]"
3. Recordatorio de lanzamiento de producto
"Hola [nombre],
Le recordamos que nuestro nuevo producto [nombre del producto] se lanzará el [fecha] a las [hora].
Queremos que seas el primero en tenerlo en tus manos reservándolo ahora.
Existencias limitadas. No espere demasiado.
[Nombre del remitente]"
4. Recordatorio de cita
"Hola [nombre],
Gracias por elegir trabajar con [nombre de la empresa].
Esto es sólo un recordatorio amistoso de que tiene una cita con nosotros el [fecha] a las [hora].
Por favor, sea puntual y avísenos si necesita cambiar la fecha.
Estamos deseando ofrecerle la mejor experiencia.
Disfrute del resto del día.
[Nombre del remitente]".
5. Recordatorio de concierto
"Hola [nombre],
El concierto que estabas esperando ya está aquí.
No olvide venir a [lugar de celebración] el [fecha] a las [hora].
¡Trae tu entrada y prepárate para una noche inolvidable!
[Nombre del remitente]"
6. Recordatorio del taller
"Hola [nombre],
El taller de [nombre de la empresa] se celebrará próximamente el [fecha] a las [hora].
Venga a aprender de los profesionales y lleve sus habilidades al siguiente nivel.
Todavía quedan algunas plazas.
No se lo pierda.
[Nombre del remitente]".
7. Recordatorio de pago
"Hola [nombre],
Esto es un recordatorio amistoso de que su pago vence pronto.
Por favor, asegúrese de realizar el pago antes de [fecha de vencimiento] para seguir disfrutando de nuestro servicio y también para evitar cualquier cargo por demora.
Si tiene alguna pregunta, no dude en hacérnosla llegar.
[Nombre del remitente]".
Consejos para elaborar mensajes recordatorios eficaces en WhatsApp
- Sea breve y sencillo. WhatsApp limita los mensajes a 4096 caracteres. Aunque pueda parecer mucho, lo mejor es que el mensaje recordatorio sea breve y directo. Una regla general es asegurarse de que el destinatario o destinatarios puedan ver todos tus mensajes sin tener que desplazarse.
- Utiliza un tono amistoso pero respetuoso. WhatsApp es una plataforma social en la que muchos de los mensajes son informales. Por ello, es importante redactar un mensaje de recordatorio amistoso para que el destinatario o destinatarios se sientan más cómodos y participen en tu mensaje. Sin embargo, recuerda siempre mantener un tono profesional.
- Incluya todos los detalles necesarios. Su mensaje recordatorio debe incluir información relevante como la fecha, la hora, el lugar, el nombre del evento y la ubicación. Esto ayudará a garantizar que el destinatario o destinatarios tengan todo lo que necesitan para asistir al evento o completar la tarea.
- Personaliza las interacciones. Utilizar el nombre del destinatario o hacer referencia a cosas de su interacción anterior en el mensaje recordatorio puede hacerlo más memorable, lo que puede influir en su reacción.
- Asegúrese de que las instrucciones sean claras. Proporcione instrucciones claras en su mensaje recordatorio sobre lo que el destinatario tiene que hacer, cómo hacerlo, dónde hacerlo y cuándo tiene que hacerlo [por ejemplo, plazos]. Así te asegurarás de que el destinatario entiende lo que se espera de él.
Reduce las ausencias automatizando tus mensajes recordatorios de WhatsApp con Trengo
Siguiendo los procesos comentados anteriormente, ya puedes empezar a enviar mejores mensajes recordatorios de WhatsApp.
Sin embargo, sabemos que enviar mensajes de WhatsApp manualmente son una tarea lenta y tediosa, especialmente si tienes una gran base de clientes o varias citas que gestionar.
Y por eso hemos creado Trengo para ayudarte a automatizar tus mensajes recordatorios de citas, eventos o cualquier otra tarea importante. De esta forma, puedes ahorrar tiempo y errores y mejorar la eficiencia de las operaciones de tu negocio mientras Trengo se encarga del resto.
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