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Tu as un client qui doit arriver à 9 heures du matin. Il est actuellement 8h45, tout est préparé et prêt à partir. 9 h 00 arrive, puis 9 h 15, 9 h 30 - il est maintenant 10 h 00 et ton client ne s'est toujours pas présenté.
Tu contactes le client au sujet de son rendez-vous et tu te retrouves avec une réponse typique de non-présentation du genre,
- Oh, c'était aujourd'hui ? Tire !
- Je suis désolé, j'ai oublié. Pouvons-nous reporter le rendez-vous ? - ou toute autre excuse.
Bien que ces absences puissent être innocentes, elles peuvent représenter une perte importante pour ton entreprise et affecter tes résultats. Selon des rapports récents, le taux moyen de no-show est de 10 à 15 %. Cela signifie que si ton entreprise gagne 300 000 €, tu subiras une perte de revenus de 30 000 à 45 000 € par an.
Heureusement, tu peux atténuer tes taux de non-présentation en envoyant des messages de rappel sur WhatsApp. Dans ce blog, nous explorerons les avantages, les modèles à utiliser et la façon de les mettre en place.
Avantages de l'envoi de rappels sur WhatsApp
Minimise les absences
La principale raison d'envoyer des messages de rappel est de les faire lire par le destinataire cible. Tu pourrais opter pour les courriels & les SMS, mais le taux d'ouverture est d'à peine 20 %. Cependant, avec WhatsApp, ce taux passe à 98 %, ce qui en fait une excellente plateforme pour rappeler à tes clients les rendez-vous, les événements et les échéances à venir.
De plus, en combinant les rappels avec des messages de suivi WhatsApp cohérents avant la date réelle, tu t'assures que ton entreprise est au premier plan dans l'esprit du client.
Améliore la relation client-client
Comme WhatsApp offre une approche de communication plus conviviale, les clients sont plus susceptibles de répondre positivement à tes rappels. Grâce à cela, tu peux adapter ton message à chaque client en fonction de la date de l'événement, de ses besoins, du type de service, etc.
Voici un exemple de ce à quoi ressemble un rappel WhatsApp.
Comment mettre en place un rappel WhatsApp
Tu peux configurer un rappel WhatsApp en suivant les étapes suivantes :
- Inscris-toi à un compte Trengo pour que ton API WhatsApp Business soit activée.
- Navigue vers l'onglet "Flux", et clique sur "Créer un flux".
- Donne un nom à ton flux et sélectionne "WhatsApp" comme canal préféré.
- Navigue vers Trengo > Diffusion > Nouvelle diffusion.
- Configure ta diffusion et choisis le modèle que tu préfères.
- Planifie la diffusion.
- Ajoute tes clients individuellement ou sous forme de liste dans "Destinataires".
- Sauvegarde et envoie immédiatement ou planifie pour un moment ultérieur.
Remarque: ton modèle doit avoir été approuvé au préalable par WhatsApp avant d'être ajouté à ta diffusion. Cela peut se faire facilement via Trengo.
Une fois cette option activée, WhatsApp enverra ton rappel au(x) destinataire(s) désigné(s) à l'heure prévue.
💡Pro Tip → Trengo te permet de suivre la livraison et de lire le statut de ton message et des réponses reçues.
Related → Comment programmer des messages sur WhatsApp Business ?
Comment automatiser l'envoi de rappels WhatsApp ?
Si tu diriges une entreprise où plusieurs clients prennent rendez-vous avec toi, envoyer des rappels manuellement peut être une tâche fastidieuse. Dans ce cas, l'automatisation de l'ensemble du processus te soulagera, toi et ton équipe.
Pour que cela fonctionne, tu devras d'abord créer un chatbot dans Trengo qui déclenchera le processus de configuration des rappels.
- Navigue vers Paramètres > Automatisation > Flowbot.
- Clique sur le signe vert "+" pour créer ton bot.
- Commence à concevoir ton flowbot en faisant glisser et en déposant des étapes et des actions.
- Une fois que tu as terminé, enregistre-le.
- Ensuite, retourne dans Paramètres > Automatisation > Flowbot et sélectionne le bot WhatsApp que tu viens de créer, puis clique sur "Configurer ton flowbot."
- Remplis le formulaire ci-dessous pour permettre au bot de recueillir toutes les informations nécessaires auprès de l'utilisateur. Cela peut inclure la date et l'heure de l'événement et le numéro de téléphone du destinataire.
- Une fois que le chatbot a recueilli les informations, utilise la fonction "règle" sur Trengo pour déclencher la mise en place du rappel WhatsApp.
- Tu peux utiliser des mots-clés ou des phrases, tels que "définir un rappel" ou "programmer un message", pour déclencher la règle d'envoi d'un message de diffusion pré-personnalisé à l'heure définie au(x) destinataire(s) ciblé(s).
Modèles de rappels d'événements WhatsApp
1. Rappel du webinaire
" Bonjour [nom],
Nous avons hâte que tu nous rejoignes lors de notre prochain webinaire sur [sujet] !
Juste un petit rappel pour te dire que ça se passe le [date] à [heure].
Nous t'enverrons bientôt le lien pour t'inscrire.
On se voit là-bas !
[Nom de l'expéditeur]"
2. Rappel de la conférence
" Bonjour [nom],
C'est à nouveau cette période de l'année.
Le [nom de la conférence] arrive à grands pas.
Nous sommes super excités à l'idée que tu te joignes à nous le [date] à [heure].
Si tu souhaites consulter le programme, réponds simplement avec "programme", et nous te l'enverrons immédiatement.
J'ai hâte de te voir là-bas.
[Nom de l'expéditeur]"
3. Rappel de lancement de produit
" Bonjour [nom],
Ceci est juste un rappel amical que notre nouveau produit - le [nom du produit] sera lancé le [date] à [heure].
Nous voulons que tu sois le premier à mettre la main dessus en le précommandant dès maintenant.
Le stock est limité. N'attends pas trop longtemps !
[Nom de l'expéditeur]"
4. Rappel de rendez-vous
" Bonjour [nom],
Merci d'avoir choisi de travailler avec [nom de l'entreprise].
Ceci est juste un rappel amical que tu as un rendez-vous avec nous le [date] à [heure].
Merci d'être à l'heure et de nous prévenir si tu dois reporter ton rendez-vous.
Nous sommes impatients de te faire vivre la meilleure expérience qui soit.
Profite du reste de ta journée.
[Nom de l'expéditeur]."
5. Rappel sur les concerts
" Bonjour [nom],
Le concert que tu attendais est presque là !
N'oublie pas de venir à [lieu] le [date] à [heure].
Apporte ton billet et prépare-toi à une nuit inoubliable !
[Nom de l'expéditeur]"
6. Rappel de l'atelier
" Bonjour [nom],
L'atelier de [nom de l'entreprise] aura bientôt lieu le [date] à [heure].
Viens apprendre des pros et faire passer tes compétences au niveau supérieur.
Il reste encore quelques places.
Ne manque pas cette occasion !
[Nom de l'expéditeur]."
7. Rappel de paiement
" Bonjour [nom],
Ceci est un rappel amical que ton paiement est bientôt dû.
Veille à effectuer le paiement avant le [date d'échéance] pour continuer à profiter de notre service et aussi pour éviter toute pénalité de retard.
Si tu as des questions, n'hésite pas à nous en faire part.
[Nom de l'expéditeur]."
Conseils pour rédiger des messages de rappel efficaces sur WhatsApp
- Fais en sorte que ton message soit court et simple. WhatsApp limite les messages à 4096 caractères. Bien que cela puisse sembler beaucoup, il est préférable que ton message de rappel soit court et précis. Une règle empirique consiste à s'assurer que le ou les destinataires peuvent voir tous tes messages sans avoir à les faire défiler.
- Utilise un ton amical mais respectueux. WhatsApp est une plateforme sociale dont les messages sont souvent décontractés. Il est donc important de rédiger un message de rappel amical pour que le(s) destinataire(s) se sente(nt) plus à l'aise et s'engage(nt) dans ton message. Cependant, n'oublie pas de rester professionnel.
- Inclure tous les détails nécessaires. Ton message de rappel doit inclure des informations pertinentes telles que la date, l'heure, le lieu et le nom de l'événement. Tu pourras ainsi t'assurer que le(s) destinataire(s) dispose(nt) de tout ce dont il(s) a(ont) besoin pour assister à l'événement ou accomplir la tâche.
- Rends les interactions personnelles. Utiliser le nom du destinataire ou faire référence à des éléments de votre interaction précédente dans le message de rappel peut le rendre plus mémorable, ce qui peut influencer sa réaction.
- Veille à ce que les instructions soient claires. Fournis dans ton message de rappel des instructions claires sur ce que le destinataire doit faire, comment le faire, où le faire et quand il doit le faire [par exemple, les dates limites]. Cela permettra de s'assurer que le destinataire comprend ce que l'on attend de lui.
Réduis les absences en automatisant tes messages de rappel WhatsApp avec Trengo.
En suivant les processus évoqués ci-dessus, tu peux maintenant commencer à envoyer de meilleurs messages de rappel WhatsApp.
Cependant, nous savons qu'envoyer des messages WhatsApp manuellement peut être une tâche longue et fastidieuse, surtout si tu as une grande base de clients ou plusieurs rendez-vous à gérer.
Et c'est pourquoi nous avons créé Trengo pour t'aider à automatiser tes messages de rappel pour les rendez-vous, les événements ou toute autre tâche importante. Ainsi, tu peux gagner du temps, éviter les erreurs et améliorer l'efficacité de tes opérations commerciales pendant que Trengo s'occupe du reste.
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