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Hai un cliente in arrivo per le 9:00. Sono le 8:45 del mattino, tutto è preparato e pronto a partire. Arrivano le 9:00, poi le 9:15, le 9:30 e ora sono le 10:00 e il tuo cliente non si è ancora presentato.
Contattate il cliente per l'appuntamento, per poi ricevere la tipica risposta di no-show, come ad esempio,
- Oh, era oggi? Spara!
- Mi dispiace, l'ho dimenticato. Possiamo rimandare? - o qualsiasi altra scusa.
Anche se questi no-show possono essere innocenti, possono rappresentare una perdita significativa per la tua azienda, con ripercussioni sui tuoi profitti. Secondo recenti rapporti, il tasso medio di no-show è del 10-15%. Ciò significa che se la tua attività guadagna 300.000 euro, subisci una perdita di fatturato di 30.000-45.000 euro all'anno.
Fortunatamente, puoi ridurre la percentuale di no-show inviando messaggi di promemoria su WhatsApp. In questo blog ne analizzeremo i vantaggi, i modelli da utilizzare e come configurarli.
I vantaggi dell'invio di promemoria su WhatsApp
Riduce al minimo i no-show
La ragione principale per inviare messaggi di promemoria è quella di farli leggere al destinatario. Potresti optare per e-mail e SMS, ma il tasso di apertura è appena del 20%. Con WhatsApp, invece, il tasso di apertura sale al 98% e questo lo rende una piattaforma eccellente per ricordare ai tuoi clienti i prossimi appuntamenti, eventi e scadenze.
Inoltre, combinando i promemoria con messaggi di follow-up su WhatsApp prima della data effettiva, la tua azienda sarà sempre in primo piano nella mente del cliente.
Migliora il rapporto cliente-cliente
Poiché WhatsApp offre un approccio comunicativo più amichevole, è più probabile che i clienti rispondano positivamente ai tuoi promemoria. In questo modo puoi personalizzare il messaggio per ogni cliente in base alla data dell'evento, alle sue esigenze, al tipo di servizio, ecc.
Ecco un esempio di come appare un promemoria di WhatsApp.
Come impostare un promemoria WhatsApp
Puoi impostare un promemoria di WhatsApp seguendo questi passaggi:
- Registrati con un account Trengo per attivare le API di WhatsApp Business.
- Vai alla scheda "Flussi" e clicca su "Crea flusso".
- Dai un nome al tuo flusso e seleziona "WhatsApp" come canale preferito.
- Vai su Trengo > Broadcasting > New Broadcast.
- Imposta la tua trasmissione e scegli il modello che preferisci.
- Pianifica la trasmissione.
- Aggiungi i tuoi clienti singolarmente o come elenco in "Destinatari".
- Salva e invia immediatamente o programma per un momento successivo.
Nota: il tuo modello deve essere pre-approvato da WhatsApp prima di essere aggiunto alla tua trasmissione. Questo può essere fatto facilmente tramite Trengo.
Una volta attivato, WhatsApp invierà il promemoria ai destinatari designati all'ora prevista.
💡Pro Tip → Trengo ti permette di tracciare la consegna e di leggere lo stato dei tuoi messaggi e delle risposte ricevute.
Correlato → Come programmare i messaggi su WhatsApp Business
Come automatizzare l'invio di promemoria WhatsApp
Se gestisci un'attività in cui diversi clienti prenotano appuntamenti con te, l'invio manuale di promemoria può essere un compito fastidioso. In questo caso, automatizzare l'intero processo toglierà il peso a te e al tuo team.
Per farlo funzionare, dovrai prima creare un chatbot in Trengo che attiverà il processo di impostazione del promemoria.
- Vai su Impostazioni > Automazione > Flowbot.
- Clicca sul segno "+" verde per creare il tuo bot.
- Inizia a progettare il tuo flowbot trascinando i passaggi e le azioni.
- Una volta terminato, salvalo.
- Successivamente, torna su Impostazioni > Automazione > Flowbot e seleziona il bot WhatsApp che hai appena creato e clicca su "Configura il tuo flowbot".
- Compila il modulo sottostante per consentire al bot di raccogliere tutte le informazioni necessarie dall'utente. Queste potrebbero includere la data e l'ora dell'evento e il numero di telefono del destinatario.
- Una volta che il chatbot ha raccolto le informazioni, usa la funzione "regola" di Trengo per attivare l'impostazione del promemoria WhatsApp.
- Potresti utilizzare parole o frasi chiave, come "imposta un promemoria" o "pianifica un messaggio",per attivare la regola che prevede l'invio di un messaggio broadcast pre-customizzato all'ora stabilita ai destinatari.
Modelli di promemoria per eventi di WhatsApp
1. Promemoria del webinar
"Ciao [nome],
Non vediamo l'ora che tu ti unisca a noi nel nostro prossimo webinar su [argomento]!
Solo un rapido promemoria per ricordarti che si terrà il [data] a [ora].
Ti invieremo presto il link per iscriverti.
Ci vediamo lì!
[Nome del mittente]"
2. Promemoria della conferenza
"Ciao [nome],
È di nuovo il periodo dell'anno.
Il [nome della conferenza] è dietro l'angolo.
Siamo molto contenti che tu ti unisca a noi il [data] a [ora].
Se vuoi controllare il programma, rispondi con "programma" e te lo invieremo immediatamente.
Non vedo l'ora di vederti lì.
[Nome del mittente]"
3. Promemoria per il lancio del prodotto
"Ciao [nome],
Ti ricordiamo che il nostro nuovo prodotto, il [nome del prodotto], sarà lanciato il [data] alle [ora].
Vogliamo che tu sia il primo a metterci le mani sopra, preordinandolo ora.
Le scorte disponibili sono limitate. Non aspettare troppo!
[Nome del mittente]"
4. Promemoria appuntamenti
"Ciao [nome],
Grazie per aver scelto di lavorare con [nome dell'azienda].
Questo è solo un amichevole promemoria per ricordarti che hai un appuntamento con noi il [data] a [ora].
Ti invitiamo a essere puntuale e a comunicarci se hai bisogno di rimandare.
Non vediamo l'ora di offrirti la migliore esperienza possibile.
Goditi il resto della giornata.
[Nome del mittente]".
5. Promemoria per i concerti
"Ciao [nome],
Il concerto che stavi aspettando è quasi arrivato!
Non dimenticare di venire a [sede] il [data] a [ora].
Porta il tuo biglietto e preparati a una notte indimenticabile!
[Nome del mittente]"
6. Promemoria per l'evento del workshop
"Ciao [nome],
Il workshop di [nome dell'azienda] si terrà il [data] e [ora].
Vieni a imparare dai professionisti e porta le tue abilità al livello successivo.
Ci sono ancora alcuni posti liberi.
Non perdere l'occasione!
[Nome del mittente]".
7. Promemoria per il pagamento
"Ciao [nome],
Questo è un amichevole promemoria per ricordarti che il tuo pagamento è in scadenza a breve.
Assicurati di effettuare il pagamento entro il [data di scadenza] per continuare a usufruire del nostro servizio e per evitare eventuali spese di mora.
Se hai domande, non esitare a comunicarcele.
[Nome del mittente]".
Suggerimenti per creare messaggi di promemoria efficaci su WhatsApp
- Mantieni un messaggio breve e semplice. WhatsApp limita i messaggi a 4096 caratteri. Anche se possono sembrare molti, la cosa migliore è mantenere il messaggio di promemoria breve e diretto. Una regola generale è quella di fare in modo che i destinatari possano vedere tutti i tuoi messaggi senza doverli scorrere.
- Usa un tono amichevole ma rispettoso. WhatsApp è una piattaforma sociale in cui molti messaggi sono informali. Per questo motivo, è importante creare un messaggio di richiamo amichevole per far sentire il destinatario più a suo agio e coinvolto nel tuo messaggio. Tuttavia, ricorda di mantenere sempre un tono professionale.
- Includi tutti i dettagli necessari. Il tuo messaggio di promemoria deve includere informazioni rilevanti come data, ora, luogo, nome dell'evento e località. In questo modo potrai assicurarti che il destinatario abbia tutto ciò che gli serve per partecipare all'evento o per completare l'attività.
- Rendi personali le interazioni. Usare il nome del destinatario o fare riferimento a un'interazione precedente nel messaggio di promemoria può renderlo più memorabile, influenzando così la sua reazione.
- Assicurati che le istruzioni siano chiare. Nel tuo messaggio di promemoria fornisci istruzioni chiare su cosa deve fare il destinatario, come farlo, dove farlo e quando deve farlo (ad esempio, le scadenze). In questo modo il destinatario capirà cosa ci si aspetta da lui.
Riduci i no-show automatizzando i messaggi di promemoria di WhatsApp con Trengo
Seguendo le procedure descritte sopra, potrai iniziare a inviare messaggi di promemoria WhatsApp migliori.
Tuttavia, sappiamo che inviare messaggi WhatsApp manualmente può essere un'operazione lunga e noiosa, soprattutto se hai un'ampia base di clienti o diversi appuntamenti da gestire.
Ecco perché abbiamo creato Trengo per aiutarti ad automatizzare i messaggi di promemoria per appuntamenti, eventi o qualsiasi altra attività importante. In questo modo potrai risparmiare tempo ed errori e migliorare l'efficienza delle tue operazioni commerciali mentre Trengo si occuperà del resto.
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