Come inviare messaggi di promemoria su WhatsApp: consigli e modelli

Hai un cliente che deve arrivare alle 9:00. Sono le 8:45, tutto è pronto e pronto per partire. Sono le 9:00, poi le 9:15, le 9:30... ora sono le 10:00 e il tuo cliente non si è ancora presentato. 

Contatti il cliente per confermare l'appuntamento, ma ricevi la tipica risposta di mancata presentazione, del tipo: 

• Oh, era oggi? Cavolo!
• Mi dispiace, me ne sono dimenticato. Possiamo rimandare? — o qualsiasi altra scusa. 

Sebbene questi casi di mancata presentazione possano essere innocenti, possono rappresentare una perdita significativa per la tua attività, influendo sui tuoi profitti. Secondo recenti rapporti, il tasso medio di mancata presentazione è del 10-15%. Ciò significa che se la tua attività guadagna 300.000 €, subirai una perdita di entrate compresa tra 30.000 € e 45.000 € all'anno. 

Fortunatamente, è possibile ridurre il tasso di assenze inviando messaggi di promemoria su WhatsApp. In questo blog esploreremo i vantaggi, i modelli da utilizzare e come configurarli.

Vantaggi dell'invio di promemoria su WhatsApp

Riduce al minimo le assenze ingiustificate

Il motivo principale per inviare messaggi di promemoria è quello di farli leggere dal destinatario. Si potrebbe optare per e-mail e SMS, ma il tasso di apertura è appena del 20%. Con WhatsApp, invece, il tasso di apertura sale al 98%, rendendola una piattaforma eccellente per ricordare ai clienti appuntamenti, eventi e scadenze imminenti.  

Inoltre, combinando i promemoria con messaggi di follow-up costanti su WhatsApp prima della data effettiva, la tua attività rimarrà sempre in primo piano nella mente del cliente. 

Migliora il rapporto cliente-consumatore

Poiché WhatsApp offre un approccio di comunicazione più amichevole, i clienti sono più propensi a rispondere positivamente ai tuoi promemoria. In questo modo, puoi personalizzare il tuo messaggio per ogni cliente in base alla data dell'evento, alle sue esigenze, al tipo di servizio, ecc.

Ecco un esempio di come appare un promemoria WhatsApp.

Come impostare un promemoria su WhatsApp

È possibile impostare un promemoria WhatsApp seguendo questi passaggi: 

• Registrati per ottenere un account Trengo e attivare la tua API WhatsApp Business. 
• Accedi alla scheda "Flussi" e clicca su "Crea flusso".
• Assegna un nome al tuo flusso e seleziona "WhatsApp" come canale preferito. 
• Vai su Trengo > Trasmissione > Nuova trasmissione. 
• Configura la tua trasmissione e scegli il modello che preferisci. 
• Pianifica la trasmissione. 
• Aggiungi i tuoi clienti singolarmente o come elenco in "Destinatari".
• Salva e invia immediatamente oppure pianifica l'invio per un momento successivo. 

Nota: il modello deve essere stato preventivamente approvato da WhatsApp prima di poterlo aggiungere alla trasmissione. Questa operazione può essere facilmente eseguita tramite Trengo.

Una volta attivata questa funzione, WhatsApp invierà il tuo promemoria al destinatario o ai destinatari designati all'ora prevista. 

💡Suggerimento professionale → Trengo ti consente di tracciare la consegna e leggere lo stato del tuo messaggio e le risposte ricevute. 

Correlati → Come programmare i messaggi su WhatsApp Business

Come automatizzare l'invio di promemoria WhatsApp

Se gestisci un'attività in cui diversi clienti prenotano appuntamenti con te, inviare promemoria manualmente può essere un compito fastidioso. In questo caso, automatizzare l'intero processo alleggerirà il carico di lavoro tuo e del tuo team.

Per farlo funzionare, dovrai prima creare un chatbot in Trengo che avvierà il processo di configurazione del promemoria. 

• Vai su Impostazioni > Automazione > Flowbot. 
• Clicca sul segno verde "+" per creare il tuo bot. 
• Inizia a progettare il tuo flowbot trascinando e rilasciando passaggi e azioni. 

• Una volta terminato, salva il file. 
• Successivamente, torna su Impostazioni > Automazione > Flowbot e seleziona il bot WhatsApp appena creato, quindi clicca su "Configura il tuo flowbot".
• Compila il modulo sottostante per consentire al bot di raccogliere tutte le informazioni necessarie dall'utente. Queste potrebbero includere la data e l'ora dell'evento e il numero di telefono del destinatario. 

• Una volta che il chatbot ha raccolto le informazioni, utilizza la funzione "regola" su Trengo per attivare l'impostazione del promemoria WhatsApp. 
• È possibile utilizzare parole chiave o frasi, come "imposta un promemoria"o"programma un messaggio",per attivare la regola che invia un messaggio broadcast preconfigurato all'ora impostata ai destinatari desiderati.

Modelli di promemoria eventi WhatsApp

1. Promemoria webinar

Ciao [nome], 

Non vediamo l'ora che tu partecipi al nostro prossimo webinar su [argomento]! 

Solo un breve promemoria per ricordarti che l'evento si terrà il [data] alle [ora]. 

Ti invieremo presto il link per partecipare. 

Ci vediamo lì!

[Nome del mittente]”

2. Promemoria conferenza

Ciao [nome], 

È di nuovo quel periodo dell'anno. 

La [nome della conferenza] è alle porte. 

Siamo davvero entusiasti di averti con noi il [data] alle [ora]. 

Se desideri controllare il programma, rispondi semplicemente con "programma" e te lo invieremo immediatamente. 

Non vedo l'ora di vederti lì. 

[Nome del mittente]”

3. Promemoria lancio prodotto

Ciao [nome], 

Questo è solo un promemoria amichevole per ricordarti che il nostro nuovo prodotto, [nome del prodotto], sarà lanciato il [data] alle [ora]. 

Vogliamo che tu sia il primo a metterci le mani sopra, prenotandolo subito. 

Stock limitato disponibile. Non aspettare troppo!

[Nome del mittente]”

4. Promemoria appuntamento

Ciao [nome], 

Grazie per aver scelto di lavorare con [nome dell'azienda]. 

Questo è solo un gentile promemoria per ricordarti che hai un appuntamento con noi il [data] alle [ora]. 

Si prega di essere puntuali e di comunicarci eventuali cambiamenti di programma. 

Non vediamo l'ora di offrirti la migliore esperienza possibile. 

Buona giornata. 

[Nome del mittente].

5. Promemoria concerto

Ciao [nome], 

Il concerto che stavi aspettando è quasi arrivato!

Non dimenticare di venire al [luogo] il [giorno] alle [ora]. 

Porta il tuo biglietto e preparati per una serata indimenticabile!

[Nome del mittente]”

6. Promemoria evento workshop

Ciao [nome], 

Il workshop [nome dell'azienda] si terrà presto, il [data] alle [ora]. 

Vieni a imparare dai professionisti e porta le tue abilità al livello successivo. 

Ci sono ancora alcuni posti disponibili. 

Non perdetevelo! 

[Nome del mittente].

7. Promemoria di pagamento

Ciao [nome], 

Questo è un gentile promemoria per ricordarti che il tuo pagamento è in scadenza a breve. 

Assicurati di effettuare il pagamento entro la [data di scadenza] per continuare a usufruire del nostro servizio ed evitare eventuali more. 

Se avete domande, non esitate a contattarci. 

[Nome del mittente].

Suggerimenti per creare messaggi di promemoria efficaci su WhatsApp 

• Sii breve e conciso. WhatsApp limita i messaggi a 4096 caratteri. Anche se possono sembrare tanti, è meglio che i tuoi promemoria siano brevi e concisi. Una regola empirica è assicurarsi che i destinatari possano vedere tutti i tuoi messaggi senza dover scorrere la schermata.
  
• Usa un tono amichevole ma rispettoso. WhatsApp è una piattaforma social in cui molti messaggi hanno un tono informale. Pertanto, è importante redigere un messaggio di promemoria amichevole per mettere a proprio agio il destinatario e coinvolgerlo nel tuo messaggio. Tuttavia, ricorda sempre di mantenere un tono professionale.
  
• Includi tutti i dettagli necessari. Il tuo messaggio di promemoria dovrebbe includere informazioni rilevanti quali data, ora, luogo, nome dell'evento e ubicazione. Ciò contribuirà a garantire che i destinatari abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per partecipare all'evento o completare l'attività.
  
• Rendi le interazioni personali. Usare il nome del destinatario o fare riferimento a cose della tua interazione precedente nel messaggio di promemoria può renderlo più memorabile, il che può influenzare la loro reazione.
  
• Assicurati che le istruzioni siano chiare. Nel messaggio di promemoria, fornisci istruzioni chiare su ciò che il destinatario deve fare, come farlo, dove farlo e quando deve essere fatto [ad esempio, scadenze]. In questo modo il destinatario capirà chiaramente cosa ci si aspetta da lui. 

Riduci le assenze automatizzando i tuoi messaggi di promemoria WhatsApp con Trengo

Seguendo la procedura sopra descritta, ora potrai inviare messaggi di promemoria WhatsApp più efficaci. 

Tuttavia, sappiamo che inviare messaggi WhatsApp manualmente può essere un'attività lunga e noiosa, soprattutto se hai una vasta base di clienti o più appuntamenti da gestire. 

Ecco perché abbiamo creato Trengo, per aiutarti ad automatizzare i tuoi messaggi di promemoria per appuntamenti, eventi o qualsiasi altra attività importante. In questo modo, puoi risparmiare tempo ed evitare errori, migliorando l'efficienza delle tue operazioni aziendali, mentre Trengo si occupa del resto. 

Unisciti alle oltre 3.000 aziende che utilizzano Trengo per automatizzare le loro attività.

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Domande frequenti (FAQ)

Posso automatizzare i messaggi di promemoria di WhatsApp?

Sì, è possibile automatizzare i messaggi di promemoria WhatsApp utilizzando piattaforme come Trengo. Con l'API WhatsApp Business, Trengo consente di programmare e inviare promemoria automaticamente in base a trigger quali appuntamenti, pagamenti o eventi. Ciò consente di risparmiare tempo, ridurre le assenze e garantire che i clienti ricevano sempre notifiche tempestive.

Cosa devo includere in un messaggio di promemoria su WhatsApp?

Un buon messaggio di promemoria su WhatsApp deve essere chiaro, cortese e includere tutti i dettagli rilevanti, come il nome del destinatario, lo scopo del promemoria (ad esempio, appuntamento, pagamento, evento), la data e l'ora ed eventuali link o istruzioni necessari. Personalizzare il messaggio aumenta il coinvolgimento e lo rende più efficace.

Esistono strumenti o app che aiutano ad automatizzare i promemoria su WhatsApp?

Sì, esistono diversi strumenti che aiutano ad automatizzare i promemoria WhatsApp, tra cui Trengo, AiSensy, ecc. Trengo si distingue per la sua perfetta integrazione con l'API di WhatsApp Business, che consente di automatizzare i promemoria, personalizzare i messaggi e gestire tutte le comunicazioni con i clienti da un'unica piattaforma.

Posso inviare promemoria di appuntamenti o riunioni tramite WhatsApp?

Assolutamente sì. I promemoria per appuntamenti e riunioni sono tra gli usi più comuni dell'automazione di WhatsApp. Con Trengo, puoi impostare promemoria automatici per gli appuntamenti che includono tutti i dettagli necessari e consentono ai clienti di confermare, riprogrammare o porre domande direttamente tramite WhatsApp.

Posso personalizzare i messaggi di promemoria di WhatsApp con i nomi dei clienti?

Sì, la personalizzazione è facile con Trengo e piattaforme simili. È possibile utilizzare variabili o segnaposto per inserire automaticamente il nome di ciascun cliente e i dettagli rilevanti nei messaggi di promemoria, rendendoli più personali e aumentando i tassi di risposta.

Come posso utilizzare l'API di WhatsApp per inviare promemoria su larga scala?

Per inviare promemoria su larga scala, collega la tua API WhatsApp Business a Trengo. Carica la tua lista di contatti, crea modelli di messaggi approvati e imposta regole di automazione in base alle esigenze della tua azienda. Trengo gestisce la pianificazione, la personalizzazione e l'invio dei promemoria a migliaia di destinatari, monitorando al contempo i tassi di consegna e di risposta per l'ottimizzazione.