Instagram DM automatisering: de ultieme gids

Het beantwoorden van Instagram DM's op onze telefoons voelt misschien als een mensenleven geleden, maar het is eigenlijk nog maar kort geleden. De release van de Instagram Messaging API in juni maakte het voor bedrijven mogelijk om eindelijk alle Instagram-communicatie op één platform te beheren. Dit maakt ons leven niet alleen een stuk eenvoudiger, het laat ook ruimte voor Instagram DM-automatisering. Automatisering helpt jou en je klantenserviceteam om efficiënter te werken, een consistente tone of voice te garanderen en kostbare tijd te besparen. Genoeg redenen om het drukke werk te automatiseren, toch? Laten we erin duiken.

In deze blog leer je:

• De voordelen van Instagram DM automatisering
• De verschillende manieren van Instagram DM automatisering
• Hoe automatiseer je Instagram DM's met automatische antwoorden
• Hoe automatiseer je Instagram DM's met quick replies
• Hoe automatiseer je Instagram DM's met regels
• En tot slot: hoe je Instagram DM's kunt automatiseren met chatbots.
  

De voordelen van Instagram DM automatisering

Je vraagt je misschien af wat Instagram DM automatisering voor je bedrijf kan betekenen. Tuurlijk doe je het nu prima door elke DM persoonlijk te beantwoorden. Daar is je klantenservice toch voor? Maar wat als je honderden Instagram DM's per week ontvangt? Dat is niet leuk meer. Zeker als er veel soortgelijke berichten in je DM's knallen. Denk aan promotiecodes, retouren of verzendkosten. Instagram DM automatisering maakt het beantwoorden van berichten een stuk makkelijker. Het zorgt ervoor dat jij en je team:

• Efficiënter werken. Je hoeft de automatisering maar één keer in te stellen. Daarna hoef je geen tijd meer te besteden aan het beantwoorden van repetitieve vragen.
• Houd dezelfde toon aan. Als jij je communicatie automatiseert, ben je verzekerd van een vaste tone of voice. Zo deelt elk lid van je team de boodschap op dezelfde manier met je klanten.
• Bespaar tijd. Als je efficiënter werkt en dezelfde toon aanhoudt zonder enige moeite, bespaar je jezelf en je klantenservice team kostbare tijd.
  

De verschillende manieren van Instagram DM automatisering

Er zijn verschillende manieren om je Instagram communicatie te automatiseren. Je kunt gebruik maken van:

• Auto-replies
• Quick replies
• Rules
• Chatbots

Elk heeft zijn eigen voordelen. Misschien wil je er slechts één gebruiken, of misschien wil je ze allemaal gebruiken. In de volgende paragrafen duiken we in elk van deze scenario's.

Hoe automatiseer je Instagram DM's met automatische antwoorden

Als een klant je op Instagram benadert, zijn ze niet van plan om te gaan zitten wachten. Ze willen binnen enkele minuten een antwoord. Krijgen ze dat niet, dan gaan ze misschien achter een van je concurrenten aan. Het is echter niet altijd mogelijk om klanten direct te antwoorden, denk aan de buiten kantooruren of feestdagen. Met automatische antwoorden kun je klanten precies laten weten wanneer je hen terug belt.

Met Instagram kun je geen automatische antwoorden instellen in de app, dus heb je een klantenservice platform - zoals Trengo - nodig om je daarbij te helpen. In Trengo kun je al je Instagram communicatie, samen met je andere kanalen, in één overzicht beheren.

Zo kun je in Trengo een automatisch antwoord instellen:

1. Ga naar je instellingen>automatisering>auto-replies
2. Klik op het groene + teken
3. Vul het bericht in dat je tijdens de openingsuren wilt versturen
4. Vul het bericht in dat je buiten de openingsuren of feestdagen wilt verzenden
5. Bepaal op welke dagen je wilt dat jouw automatische antwoorden worden verzonden (je kunt bijvoorbeeld besluiten om deze alleen in het weekend te activeren).
6. Druk op de bewaar knop.
   
   

Wil je meer inspiratie over hoe je een goede Instagram DM auto reply schrijft? Bekijk dan dit artikel.

Hoe automatiseer je Instagram DM's met quick replies

Auto replies zijn zeker handig, maar ze helpen je niet om terugkerende vragen te beantwoorden. En het beantwoorden van herhaalde vragen kan tijdrovend worden. Ik bedoel, nog een vraag over verzendkosten, levering of retourzendingen? Het is tijdverspilling om steeds weer hetzelfde bericht te typen. Instagram DM quick replies helpen je niet alleen om sneller te antwoorden, maar ook om in elk bericht dezelfde toon aan te houden.

Bovendien stuur je nooit de verkeerde informatie of maak je per ongeluk een typefout in de verzendkosten. Je kunt Instagram DM quick replies instellen in je Instagram business account. Dit doe je als volgt:

1. Ga naar je directe berichten
2. Klik op het pictogram 'snel antwoorden' (de kleine chatbel met drie puntjes in de rechter beneden hoek)
3. Tik vervolgens op 'New quick reply'.
4. Hier kun je jouw eerste snelle antwoord opschrijven
5. Noteer in het veld "Snelkoppeling" een snelkoppeling. Deze zal later het snelle antwoord activeren.
   

Ben je klaar om te beginnen met het typen van je eigen snelle antwoorden? Houd in gedachten dat communicatie op Instagram kort en krachtig moet zijn. Als je inspiratie nodig hebt, vind je hier 15 Instagram snelle antwoorden voorbeelden.

Hoe je Instagram DM's kunt automatiseren met regels

Naast snelle antwoorden of automatische antwoorden kun je regels gebruiken om ervoor te zorgen dat vragen automatisch bij de juiste persoon of het juiste team terechtkomen. Je hoeft niet langer handmatig berichten te taggen, toe te wijzen of naar de juiste stapel of naar de juiste persoon te slepen. Zo organiseer je jouw inbox, zonder enige moeite.

Regels bestaan uit een voorwaarde die een specifieke actie in gang zet. Je kunt het zo zien: als je automatisch het label "retour" toevoegt aan een e-mail over retouren, wordt de e-mail toegewezen aan Lisa, die verantwoordelijk is voor alle retouren. Lisa hoeft dus niet door de inbox te gaan om e-mails te vinden die voor haar relevant zijn, ze krijgt ze automatisch.

Met Instagram kun je geen regels instellen in de app, maar wel in Trengo. Trengo kan onderwerpregels, e-mailadressen, namen van contactpersonen en meer herkennen. Zo blijft je inbox automatisch georganiseerd en krijgt elk bericht het juiste label.

Tip: naast inkomende vragen kun je ook regels gebruiken om automatisch een CSAT-enquête naar klanten te sturen na hun aankoop. In deze blog leer je hoe je regels kunt instellen.

‍HoeInstagram DM's automatiseren met chatbots

De laatste manier om je Instagram DM's te automatiseren zijn chatbots. Een chatbot stuurt niet alleen een snel antwoord of auto reply, maar neemt actief deel aan het gesprek. Chatbots verbeteren je reactietijd -ze werken altijd - verlagen de kosten en besparen je klantenservice team tijd.

Je kunt een chatbot gebruiken om veelgestelde vragen over openingstijden, beschikbare producten, retourbeleid of verzendkosten te beantwoorden. Naast het beantwoorden van vragen verzamelt een chatbot klantinformatie en verzamelt hij leads, zodat je een klantprofiel kunt opbouwen. En tot slot: een chatbot ondersteunt vragen door gebruik te maken van dynamische content. Dit betekent dat een chatbot je klanten kan ondersteunen met bestelinformatie, productproblemen en productinformatie.

Een chatbot weet niet automatisch het antwoord op een vraag. Je moet ze opvoeden. Je leert een chatbot om trefwoorden te herkennen, zodat ze vooraf ingevulde antwoorden kunnen sturen. Een chatbot kost misschien iets meer tijd om op te zetten in vergelijking met automatische antwoorden of regels, maar bespaart je veel werk. Hier kun je vinden hoe je een chatbot in Trengo instelt.

Begin vandaag nog met je Instagram DM automatisering

Instagram DM automatisering kan je klantenservice versnellen, je team helpen efficiënter te werken en zorgen voor een solide tone of voice. Met Trengo kun je eenvoudig al je Instagram communicatie automatiseren. Bovendien kun je al je andere communicatiekanalen integreren in het platform.

Neem contact op