.svg)
De WhatsApp Business API is door Whatsapp vooral bedoeld als klantenservice oplossing. Dit betekent dat het initiatief voor contact via dit kanaal hoofdzakelijk bij de klant zal moeten liggen. De klant mag de organisatie altijd appen voor vragen. Wil je als organisatie de klant zelf benaderen, dan kan dit alleen via WhatsApp Business template berichten, ook wel Highly Structured Messages (HSM) genoemd.
Deze templates worden overigens niet alleen gebruikt om de klant actief te benaderen. Ook als het organisaties niet lukt om binnen 24 uur te antwoorden op de vraag van een klant, kan zij de klant alleen nog via WhatsApp benaderen met een template.
- Voorwaarden voor WhatsApp Business-sjablonen.
- De verschillende categorieën van WhatsApp Business-sjablonen.
- Drie voorbeelden van WhatsApp Business-sjablonen voor na 24 uur.
- Diverse voorbeelden van sjablonen voor de verschillende categorieën.
Voorwaarden voor WhatsApp Business-sjablonen
Naast dat je dus niet zomaar ieder willekeurig bericht mag sturen naar de klant via WhatsApp Business, zitten er aan de templates ook nog allerlei voorwaarden. Whatsapp wil hiermee zoveel mogelijk voorkomen dat bedrijven hun platform gaan gebruiken om consumenten te spammen. Daarom mogen templates geen commercieel doeleind hebben. Het versturen van kortingscodes of aanbiedingen middels een template is bijvoorbeeld niet toegestaan.
Een uitgebreid overzicht van alle voorwaarden waaraan de templates moeten voldoen is terug te vinden in deze blog.
De verschillende categorieën van Whatsapp Business sjablonen
Berichten mogen dus niet te commercieel zijn en moeten daarnaast voldoen aan allerlei andere voorwaarden. Bovendien moet het bericht voor WhatsApp ook nog duidelijk te categoriseren zijn. Hiervoor hebben ze zelf de verschillende categorieën in het leven geroepen.
Met al die voorwaarden en regels is het nog een behoorlijke uitdaging om tot een aantal goede templates te komen. Daarom geven we je een aantal voorbeelden in deze blog.
Account updates
Stel de klant heeft een account om in te loggen in jullie systeem of op jullie webshop, maar er is hierin een aanpassing gedaan (of een account is aangemaakt). Dankzij de Account Update template kun je de klant dan eenvoudig appen dat er een wijziging is gedaan in hun account.
Voorbeeld:
Beste {{1}}, Je hebt je onlangs bij ons ingeschreven als klant, ontzettend leuk! Alleen nu lijkt het {{2}} dat je hebt ingevuld onjuist. Zou je ons de juiste informatie willen geven? Alvast bedankt!
Alarm updates
De categorie "Alert Updates" is een categorie waarin de algemenere WhatsApp Business-sjablonen kunnen vallen. Updates over een besteld product of een geleverde dienst kunnen onder de Alert Updates vallen, maar bijvoorbeeld ook.
Voorbeeld:
Hi {{1}}, welkom bij [naam bedrijf]! We zijn blij dat je je bij ons hebt ingeschreven. Via Whatsapp krijg je van ons wekelijks je nieuwe rooster! Mocht je vragen hebben over je rooster, stel ze gerust. We helpen je graag! Cheers, {{2}}.
Updates van afspraken
Heeft de klant een afspraak gemaakt voor bijvoorbeeld een APK-controle van de auto, een knipbeurt of een andere behandeling? Via de Appointment Update kun je hem/haar een bevestiging sturen van de afspraak, of een handige reminder!
Voorbeeld:
Beste {{1}}, Op {{2}} om {{3}} heb je een afspraak bij ons gepland voor een onderhoudsbeurt aan jouw {{4}}. We zien je graag een kwartier van te voren bij onze garage aan de {{5}} te {{6}}. Tot dan!
Auto-Reply
Met deze template kun je de klant bijvoorbeeld op de hoogte stellen van de bereikbaarheid tijdens de vakantieperiode.
Voorbeeld:
Bedankt voor je bericht! Op werkdagen reageren we vaak binnen 24 uur op je bericht. Mocht je nog andere vragen of aanvullende informatie hebben, deel dit dan gerust!
Tip💡: mocht je binnen de 24 uur een auto reply willen sturen op een bericht van de klant, dan adviseren we je om gebruik te maken van de Trengo-auto reply functie in plaats van een template.
Oplossing van de kwestie
Is er een storing gaande van jullie dienst of worden er andere algemene problemen ervaren? Met de Issue Resolution WhatsApp templates geef je de klant eenvoudig een statusbericht over het probleem.
Voorbeeld:
Op dit moment ervaren wij een storing aangaande {{1}}. We doen ons best om deze situatie zo snel mogelijk op te lossen en houden je hier op de hoogte van de status.
Of wanneer de storing verholpen is:
De storing omtrent {{1}} is verholpen en iedereen is weer bereikbaar. Mocht je toch nog problemen ervaren, laat het dan even weten. We helpen je dan graag verder!
Update betaling
Heeft de klant een bestelling geplaatst en deze via een online dienst betaald? Geef de klant dan een update als de betaling ontvangen is via een template. Je kunt deze categorie ook gebruiken voor bijvoorbeeld het terugstorten van betalingen voor geretourneerde producten.
Voorbeeld:
Beste {{1}}, We hebben je betaling voor bestelling {{2}} ontvangen. We zullen er alles aan doen om je nieuwe {{3}} zo snel mogelijk bij je thuis te bezorgen! Groet, {{4}} [naam bedrijf].
Update persoonlijke financiën
Als schuldhulp instantie of andere financiële instelling kun je middels deze template de klant ook op de hoogte stellen van zijn/haar financiële situatie.
Voorbeeld:
Beste {{1}}, We hebben je saldo-aanvraag zojuist ontvangen. Je saldo op rekening {{2}} bedraagt op dit moment €{{3}}. We hopen je hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Goed om te weten: WhatsApp laat niet zomaar iedere financiële instelling toe tot de WhatsApp Business API. Lees daarom voor je een aanvraag doet zelfs goed hun voorwaarden door om er zeker van te zijn dat jouw organisatie voor Whatsapp Business in aanmerking komt.
Update reservering
De ideale template voor in de horeca en leisure business: via een reservation Update houd je de klant op de hoogte van hun reservering. Stuur ze hun ticket via WhatsApp, bevestig een tafel of zeg dat de kamer helemaal klaar is voor hun aankomt.
Voorbeeld:
Bedankt voor je reservering bij {{1}}! We zien je graag verschijnen op {{2}}. Je kunt inchecken tussen 13:00 en 17:00. Mocht dat niet lukken, kun je de receptie telefonisch bereiken op {{3}}. Tot dan!
Verzendingsupdate
Laat de klant een bestelling van deur tot deur volgen dankzij Shipping Update Templates. Zo raakt er geen pakketje meer uit het oog.
Voorbeeld:
Goed nieuws! Je bestelling is zojuist verzonden en komt zo snel mogelijk jouw kant op. {{1}} zal je pakketje bij jou thuis afleveren op {{2}}. Met deze Track&Trace code kun je zelf je bestelling tot aan je voordeur blijven volgen {{3}}! We wensen je veel plezier met het nieuwe product!
Ticket updates
Heeft de klant een vraag ingediend? Met ticket updates houd je ze op de hoogte van de status. Denk bijvoorbeeld aan het bericht dat je wilt sturen als het niet gelukt is om binnen 24 uur op de vraag van de klant te reageren.
Voorbeeld:
Hi {{1}}, Bedankt voor je vraag! We hebben deze ontvangen en doorgezet naar onze leverancier. Mochten we een update van ze hebben, houden we je op de hoogte! Groet, {{2}}, [bedrijfsnaam].
Vervoersupdate
Als personenvervoersbedrijf kun je gebruik maken van Transportation Updates voor bijvoorbeeld het delen van een ticket. Ook informatie over een vertraagde vlucht of waar de klant zijn/haar bagage kan vinden kun je hier delen.
Voorbeeld:
Hi {{1}}, Vandaag staat jouw reis naar {{2}} met ons gepland. Op dit moment ziet het er naar uit dat de trein {{3}} zal vertrekken van perron {{4}}. We wensen je alvast een fijne reis!
Drie voorbeelden van Whatsapp Business sjablonen voor na 24 uur.
Een van de meest gebruikte templates is het bericht dat wordt gebruikt om weer contact te zoeken met de klant als het niet gelukt is om binnen 24 uur te antwoorden op zijn vraag. Toch is het voor veel organisaties nog lastig om hier een geschikt bericht voor op te stellen. Wij helpen je daarom graag bij het opstellen van dit template.
Voorbeeld 1:
Hi {{1}}. Bedankt voor je bericht! Het lijkt erop dat je ons hebt benaderd buiten onze openingstijden. Hierdoor kunnen we niet op tijd reageren. Mocht je vraag nog relevant zijn, reageer dan op dit bericht, dan helpen we je graag verder. Groet, {{2}}, Team Trengo.
Voorbeeld 2:
Oeps! Het is ons niet gelukt om op tijd je vraag te beantwoorden. Mocht je alsnog een antwoord van ons willen, reageer dan even met een duimpje (👍) op dit bericht! We antwoorden dan zo snel mogelijk op je vraag!
Voorbeeld 3:
Beste {{2}},
Op dit moment is het voor ons niet mogelijk om inhoudelijk op je vraag te reageren. Mocht je alsnog een inhoudelijke reactie willen, reageer dan op dit bericht met "Ja" en we zullen je vraag zo snel mogelijk oppakken.
Met vriendelijke groet,
{{1}}
[embed_nl_signup].
.svg)
