8 يجب الاطلاع على نماذج رسائل الرد التلقائي للبريد الإلكتروني

إذا كنت على وشك المغادرة لقضاء عطلة في جزر البهاما ، فقد تكون كتابة رسالة بريد إلكتروني للرد التلقائي أمرا ممتعا. ولكن من وجهة نظر عميلك ، فإن قراءة هذه الرسالة ليست ممتعة كثيرا.

غالبا ما يعني ما يلي:

1. لن يتلقوا ردا (فعليا) على بريدهم الإلكتروني في أي وقت قريب.
2. أنت في جزر البهاما ، وهم ليسوا كذلك. 🤷 ♀️

9 من أصل 10 مرات ، الرد التلقائي هو في الواقع مجرد مملة. لماذا لا تنتهز الفرصة لرسم ابتسامة على وجه عميلك؟ هذا مهم للردود التلقائية في جميع المواقف: عندما تكون خارج المكتب ، أو بعد ساعات العمل ، أو خلال موسمك الأكثر ازدحاما.

في هذه المدونة ، سأشارك فوائد استخدام رسالة بعيدا وأناقش بعض العناصر الأساسية التي يجب أن تتضمنها الرسالة. يمكنك أيضا العثور على 8 نماذج لرسائل البريد الإلكتروني للرد التلقائي يجب مشاهدتها لاستخدامها في مواقف مختلفة.

فوائد استخدام الرد التلقائي لرسائل البريد الإلكتروني

يمكنك استخدام الرد التلقائي للرد على رسائل البريد الإلكتروني عندما لا تكون في الجوار. يتيح لك الرد التلقائي على رسائل البريد الإلكتروني تقليل وقت الاستجابة والإجابة على أسئلة العملاء حتى خارج ساعات العمل. إجمالا ، سيساعدك استخدام الرد التلقائي على العمل بكفاءة أكبر وتحسين رضا العملاء.

باستخدام رسالة "بالخارج"، يمكنك:

الاستجابة بسرعة

أنت تضمن للعملاء استجابة سريعة حتى خارج ساعات العمل.

لا تفوت الرسائل

قد يكون هناك بريد إلكتروني ينزلق من بين أصابعك بين الحين والآخر. باستخدام رسالة الرد التلقائي ، يمكنك التأكد من عدم بقاء أي بريد إلكتروني دون إجابة.

تحسين رضا العملاء

من خلال الاستجابة بسرعة ووضوح ، ستحسن رضا العملاء. يعرف العملاء ما يمكن توقعه ، ولا يمكنك إلا الإفراط في التسليم من هنا.

ما الذي يجعل الرد التلقائي جيدا

يمكنك جعل الرسائل إبداعية كما تريد ، ولكن يجب أن تتضمن دائما بعض العناصر الأساسية. يجب أن تكون الرسالة الواضحة بعيدا:

1) ضع التوقعات

الهدف من رسالتك بعيدا هو إبلاغ العملاء بغيابك وتحديد التوقعات. يجب عليك التواصل:

• التاريخ أو النطاق الزمني الذي ستكون خارجه.
• من الذي يجب التواصل معه في حال كان البريد الإلكتروني عاجلا.

2) فكر في الخطوة التالية

حدد الخطوة التالية وقم بتنفيذها في رسالتك. هل ترغب في أن يقوم العملاء بالتحقق من مركز المساعدة الخاص بك؟ قم بتضمين رابط موقع الويب. هل ستعيد توجيه بريدهم الإلكتروني إلى زميلك؟ دعهم يعرفون. بهذه الطريقة ، لن يكونوا على مستوى أي مفاجآت ، ولن تتركهم خالي الوفاض.

8 يجب أن نرى الرد التلقائي على رسائل البريد الإلكتروني عينات

لقد أجريت بعض الأبحاث حول عينات رسائل البريد الإلكتروني للرد التلقائي التي يجب مشاهدتها. بعضها عام إلى حد ما ، وبعضها للمتهورين فقط. 😈

ملاحظة لم أستطع مساعدة ، لذلك قمت أيضا بإنشاء بعض من بلدي.

الردود التلقائية خارج المكتب

1) "مرحبا ،

لدي أخبار جيدة وسيئة لك. دعنا نذهب مع السيئ أولا.

الأخبار السيئة هي أنني خارج المكتب. والخبر السار هو أنني خارج المكتب وأستمتع بالكوكتيلات في جزر البهاما. 🍹

إذا كنت لا تستطيع الانتظار للحصول على رد ، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى زميلي على [عنوان البريد الإلكتروني].

سأعود إلى [MM / DD] ".

المصدر: هوبسبوت

2) "مرحبا ، [الاسم] ،

أنا خارج المكتب من [MM / DD] إلى [MM / DD] ولن أتحقق من البريد الإلكتروني. من المحتمل أن يتم ابتلاع ملاحظتك في بحر من تفاهة البريد الوارد ، ولن يتم رؤيتها مرة أخرى. إذا كنت بحاجة إلى رد ، فيرجى إعادة إرسال بريدك الإلكتروني بعد [MM / DD]. للمسائل المهمة ، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى زميلي على [عنوان البريد الإلكتروني] ".

المصدر: مستقبل العمل

3) "هيا! شكرا لك على البريد الإلكتروني الخاص بك! أنا خارج المكتب حتى [تاريخ الانتهاء]. سأسمح لكل مرسل بريد إلكتروني واحد. إذا أرسلت لي رسائل بريد إلكتروني متعددة ، فسوف أحذف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل عشوائي حتى يتم تقليصها إلى واحدة. بدلا من ذلك، يمكنك الاتصال ب [اسم جهة الاتصال] على [البريد الإلكتروني لجهة الاتصال أو رقم الهاتف]، الذي ليس لديه سياسة بريد إلكتروني واحد لصندوق الوارد الخاص به.

يرجى ملاحظة أنك أرسلت لي بالفعل بريدا إلكترونيا واحدا.

مع أطيب تحياتي

[الاسم]"

المصدر: أوتوف أوف أوفيس رسالة

4) "[الاسم] بعيد عن المكتب. قد تكون المراسلات الإلكترونية خلال هذا الوقت غير منتظمة أو غير موجودة. عندما يعود ، سوف يغرقه تراكم الأعمال. حاول أن تسامحه. إنه إنسان ، وبالتالي ضعيف. لم يتم إرسال هذه الرسالة من قبل إنسان ولكن من قبل روبوت. نحن الروبوتات لسنا هشين ولا غير معصومين. نحن لا يكلون وسنحكم الكون يوما ما.

موقع

الرد الآلي"

المصدر: أوتوف أوف أوفيس رسالة

الردود التلقائية الموسمية

5) "شكرا للتواصل! نحن حاليا في منتصف موسمنا المزدحم ، لذلك قد يتأخر ردنا لمدة تصل إلى يومين. في غضون ذلك، يمكنك مراجعة مركز المساعدة للحصول على إجابات للأسئلة الشائعة. شكرا لتفهمك." 🙏

المصدر: مستقبل العمل

6) "مرحبا ، [الاسم]! شكرا على رسالتكم. قد يستغرق الأمر منا وقتا أطول قليلا للرد من المعتاد. أظهر لنا سانتا قائمة أمنياتك ، وبدا أنه يمكنه استخدام بعض المساعدة. قفزنا على الرنة لدينا ونعمل الآن ليلا ونهارا لتقديم هداياك في الوقت المحدد. 🎅 شكرا لتفهمك ، وأتمنى لك وقتا رائعا لعيد الميلاد."

الردود التلقائية بعد ساعات العمل

7) "مرحبا [الاسم]! توجه فريق Green Trees إلى حدائقهم الخاصة في المساء. سنعود إلى المكتب غدا في الساعة 9 صباحا وسنرد بعد ذلك. في غضون ذلك ، يمكنك التحقق من مركز المساعدة الخاص بنا للحصول على إجابات للأسئلة المتداولة هنا: [رابط الموقع]."

8) "مرحبا. 👋 شكرا لبريدك الإلكتروني. ولكن ماذا تفعل في صندوق الوارد الخاص بك؟ قد تكون مستلقيا على الأريكة الآن لمشاهدة Netflix بنهم. على الأقل ، هذا ما نقوم به حاليا. 🍿على أي حال ، استمتع بأمسيتك. سنعاود الاتصال بك في يوم العمل التالي. يمكنك التحقق من ساعات العمل لدينا على [رابط الموقع]. فريق [الأعمال]."

كيفية إعداد رد تلقائي لبريدك الإلكتروني

على منصة اتصال متعددة القنوات مثل Trengo ، يمكنك إنشاء رد تلقائي واحد لجميع قنوات الاتصال الخاصة بك: البريد الإلكتروني أو Facebook Messenger أو WhatsApp أو Instagram أو الدردشة الحية أو أي قناة أخرى تستخدمها بشكل متكرر.

ما يجعل استخدام Trengo أكثر سهولة هو أنه يمكنك إنشاء ردود تلقائية يتم تشغيلها تلقائيا خلال الحالات التالية:

1. خلال ساعات العمل
2. خارج ساعات العمل
3. في أيام محددة (على سبيل المثال: في عطلات نهاية الأسبوع فقط)

بهذه الطريقة ، لن تضطر إلى تغيير رسالة الرد التلقائي باستمرار (مع المخاطرة بنسيان إيقاف تشغيلها).

كيفية إعداده:

1. انتقل إلى إعدادات Trengo > الأتمتة > الردود التلقائية.
2. انقر فوق علامة +.
3. اختر البريد الإلكتروني كقناة.
4. حدد متى يجب تشغيل الرد التلقائي.
5. املأ رسالة الرد التلقائي.
6. انقر فوق "حفظ".

إنشاء رسالة بريد إلكتروني جذابة للرد التلقائي

بعد هذه القائمة من الرسائل الملهمة بعيدا ، آمل أن تشعر بالإلهام لإنشاء رسائلك الخاصة. إذا بدأت تجربتك المجانية في Trengo ، فيمكنك البدء مباشرة باتباع الخطوات الخاصة بإعداد رد تلقائي في الفقرة أعلاه.