كل ما تحتاج لمعرفته حول استخدام حساب بريد إلكتروني واحد مع عدة مستخدمين

بالنسبة لفرق خدمة العملاء والدعم ، من المفيد العمل بكفاءة. لأنه كلما كانت هناك فترة مزدحمة والموارد محدودة ، لا يمكن ببساطة إضاعة الوقت. على العكس تماما من المحادثات المربكة مع الزملاء حول من يلتقط أي بريد إلكتروني. أو ذهابا وإيابا حول من يرد على العميل الغاضب الذي كان ينتظر وقتا طويلا للحصول على إجابة.

في أساس كل سير عمل فعال هو صندوق وارد مشترك. حيث يجتمع اتصال العملاء معا ، وحيث يمكن لعدة مستخدمين استخدام نفس حساب البريد الإلكتروني للتعامل مع اتصالات العملاء. لأنه عندما تعمل جميع فرقك من نفس النظام الأساسي ، وحتى نفس العرض ، هناك مساحة أقل بكثير للارتباك.

لهذا السبب سنشرح في هذه المدونة كل ما تحتاج لمعرفته حول:

• قيمة علبة وارد الفريق
• كيفية إعداد حساب بريد إلكتروني واحد لعدة مستخدمين ، باستخدام قنوات البريد الإلكتروني
• كيفية أتمتة سير عمل البريد الإلكتروني الخاص بك

كيفية استخدام عنوان بريد إلكتروني واحد مع عدة مستخدمين

يمكن للفرق استخدام حساب بريد إلكتروني واحد مع عدة مستخدمين عن طريق توصيل عنوان بريد إلكتروني ب Trengo. Trengo هي عبارة عن منصة ذكية لمشاركة العملاء تجمع بين جميع قنوات الاتصال بالعملاء في منصة واحدة. وحيث يمكن للفرق العمل من نفس البريد الوارد.

هنا ، يمكنهم تعيين رسائل بريد إلكتروني لمستخدمين محددين ، والتعاون في كتابة الردود ، والتواصل داخليا (دون الحاجة إلى CC أو BCC). كل ذلك مع الحفاظ على صندوق الوارد المشترك للفريق منظما ونظيفا. هذا يتجنب الارتباك بين الزملاء ، ويجعل من السهل الرد بسرعة ، ويخلق تجارب عملاء مذهلة.

كيفية إعداد قنوات البريد الإلكتروني في Trengo

بمجرد دمج البريد الوارد في Gmail أو Gsuite أو Outlook مع Trengo ، أو إنشاء قناة إعادة توجيه ، يمكنك إعداد قناة البريد الإلكتروني الخاصة بك. ستسمح لك القناة بتوصيل عدة مستخدمين بعنوان بريد إلكتروني واحد.

فكيف لإعداد بريد إلكتروني للنشاط التجاري مع عدة مستخدمين؟ الأمر سهل ، ستنتهي في 3 خطوات!

1. املأ اسم قناتك

الخطوة الأولى هي اسم قناتك. لن يكون مرئيا لعملائك. لكن اختر شيئا يمكن التعرف عليه لفرقك بالطبع.

2. اختر الفريق أو المستخدم

إذن من الذي ترغب في الوصول إلى قناة البريد الإلكتروني؟ فريق CS الخاص بك بأكمله؟ أو ربما مجرد الرصاص؟ أو حتى فريق متعدد الوظائف مع تسويق المنتجات وعلوم الكمبيوتر والتمويل مجتمعة؟

أثناء إعداد القناة، يمكنك تحديد إما فريق أو فرق متعددة أو مستخدم.

ملاحظة: عندما تختار تعيين البريد الوارد لمستخدم، ستكون قناة البريد الإلكتروني هذه علبة وارد خاصة لهذا المستخدم فقط.

3. اختر اسم مرسل البريد الإلكتروني

هذه خطوة مهمة! لأن اسم مرسل البريد الإلكتروني سيكون مرئيا في البريد الوارد لعميلك بعد أن ترسل أنت أو زملاؤك في الفريق بريدا إلكترونيا من هذه القناة.

نصيحة: اسم الشركة أو العلامة التجارية منطقي تماما بالطبع. ولكن للحصول على لمسة شخصية ، استخدم [agent.first_name] و / أو [agent.last_name]. ستقوم هذه الأجزاء القابلة للتخصيص تلقائيا بملء اسم عضو فريقك الذي يتعامل مع المحادثة.

وهذا كل شيء! لقد قمت بإعداد قناة بريد إلكتروني حيث يمكن للعديد من أعضاء الفريق التعامل مع المحادثات. هل تريد المزيد من المعلومات حول كيفية تحسين قناة البريد الإلكتروني هذه؟ اطلع على مركز المساعدة.

كيفية إضافة مستخدمين إلى Trengo؟

خلال الخطوات الموضحة أعلاه ، ذكرنا إضافة فرق. وستسمح لك هذه الفرق داخل Trengo بتنظيم مستخدمين مختلفين للعمل معا. مثل تنظيم عنوان بريد إلكتروني واحد لعدة مستخدمين.

لكن كيف تضيف هذه الفرق إلى ترينجو؟ اتبع الخطوات التالية:

1. في Trengo ، انتقل إلى الإعدادات > فرق > المنظمة ؛

2. انقر فوق "علامة الجمع الخضراء" ، أو "إنشاء فريق" ، واملأ النموذج

هنا يمكنك إضافة اسم الفريق وأعضاء الفريق والقنوات. سيكون المستخدمون الذين تضيفهم هنا هم الذين سيجيبون على الرسائل الواردة المرسلة إلى هذا الفريق. يمكنهم أيضا بدء المحادثات والمراقبة أو المناقشة داخليا مع أعضاء الفريق الآخرين.

بقشيش: يمكنك إنشاء فرق وفقا للقسم بالطبع. لكن المواقع (فريق أوتريخت) أو المشاريع (فريق WhatsApp) ممكنة أيضا!

بمجرد الانتهاء ، انقر فوق "إنشاء فريق". وأنت جاهز لإضافة هذا الفريق إلى قناة البريد الإلكتروني الخاصة بك.

هل تحتاج إلى مزيد من المعلومات حول إضافة مستخدمين إلى Trengo؟ تحقق من هذا المحتوى:

• كيفية إضافة قنوات أخرى إلى Trengo
• كيفية إضافة مستخدمين إلى حساب Trengo الخاص بك
• كيفية تكوين أذونات المستخدم

أفضل طريقة لعدة مستخدمين لاستخدام نفس عنوان البريد الإلكتروني

قد تكون إدارة عنوان بريد إلكتروني واحد مع أشخاص مختلفين أمرا صعبا. ومع ذلك ، تم إعداد Trengo لجعل العمل معا للفرق أسهل. هناك طرق مختلفة لأتمتة سير عمل البريد الإلكتروني الخاص بك. دعنا نعرض لك 5 نصائح وحيل!

كيفية أتمتة مهام سير العمل

1. تعيين رسائل البريد الإلكتروني

عند ورود رسالة بريد إلكتروني، يمكنك تعيينها لمستخدم معين. بهذه الطريقة ، أنت متأكد من أنه سيتم التقاطها. ولا يتم التغاضي عن أي رسالة أو الرد عليها أكثر من مرة.

2. تسمية رسائل البريد الإلكتروني

عند مشاركة حساب بريد إلكتروني مع مستخدمين أو أكثر، من المهم الحفاظ على تنظيم رسائل البريد الإلكتروني. في Trengo ، يمكنك القيام بذلك عن طريق إضافة تسميات إلى الرسائل الواردة.

يمكنك تخصيص هذه التسميات وفقا لرغباتك الخاصة. أمثلة على التصنيفات الشائعة هي:

• مستعجل 🚨
• طلب 💼 وظيفة
• الماليه 💰

تحصل كل تسمية على مجلد خاص بها حتى تتمكن من إلقاء نظرة سريعة على رسائل البريد الإلكتروني المهمة حول موضوع واحد محدد.

بقشيش: يمكنك إنشاء تقرير استنادا إلى هذه التصنيفات ، وهذه الأفكار قيمة للغاية. لأنه عندما ترى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني الواردة حول التسليم ، يمكنك التصرف على الفور. واضبط الأتمتة لتخفيف فريقك. هذا هو بالضبط ما فعله بارفومادو .

"نظرا لميزات Trengo مثل الملصقات ، لدينا حاليا نظرة ثاقبة جيدة لجميع الاستفسارات والشكاوى الواردة. على سبيل المثال ، نرى أن 30٪ من المحادثات تدور حول التسليم. وهكذا يمكننا إدارة هذا وتحديد الأولويات ، على سبيل المثال ، هذه العلامة وإجراء تحسينات معينة للشركة ".

سان دي رويتر، مديرة إسعاد العملاء في بارفومادو

اقرأ عن تجربة بارفومادو هنا.

3. التعاون في البريد الإلكتروني مع عدة مستخدمين

داخل Trengo ، لا يتعين على المستخدمين ترك محادثة للتواصل مع زملائهم. كل ما عليك فعله هو @tag زملائك والبدء في الدردشة مباشرة داخل سلسلة رسائل البريد الإلكتروني - دون أن يلاحظ عملاؤك أي شيء.

من خلال الدردشة داخل سلاسل رسائل البريد الإلكتروني ، لا يتعين عليك التبديل إلى أداة أخرى لطرح أسئلة حول استفسار العميل. يمكنك هذا من العمل بكفاءة أكبر والرد بشكل أسرع من ذي قبل.

4. دمج البيانات

عندما يتلقى فريقك بريدا إلكترونيا ، فإنهم يريدون إنشاء إجابة جيدة بسرعة. ولكن من أجل القيام بذلك ، يجب أن يكون لديهم جميع بيانات العملاء في متناول اليد. ما هي تفاصيل الطلب الذي يسأل عنه العميل؟ ما هي حالة التسليم؟

عندما تقوم بدمج Shopify, كتب مريم الدخيل لاكاديمية الثراء , الماجنتو, Lightspeed، أو أكثر مع trengo يمكنك دمج جميع البيانات الهامة. بهذه الطريقة تضمن حصول فريقك على جميع المعلومات التي يحتاجونها للرد على رسائل البريد الإلكتروني بسرعة وبشكل صحيح.

يمكنك العثور على مزيد من المعلومات حول إنشاء مكان عمل يناسبك هنا.

5. الحفاظ على نبض على الأداء

من الفوائد المهمة لاستخدام صندوق وارد مشترك للفريق القدرة على مراقبة كل أداء فريقك. في نظرة عامة واحدة ، يمكنك عرض إحصائيات مثل عدد رسائل البريد الإلكتروني التي لا تزال تنتظر الرد ومتوسط الوقت حتى الرد الأول.

بدء العمل معا والرد بشكل أسرع

إذا كنت ترغب في تبسيط مشاركة العملاء ، فيجب إعداد الفرق التي تواجه العملاء لتحقيق النجاح.  يجب أن تكون مهام سير العمل فعالة ويجب أن تعزز الإنتاجية. ويبدأ هذا الإعداد مع Trengo.

Trengo هي منصة ذكية لمشاركة العملاء. يتضمن جميع قنوات الاتصال بالعملاء وهو مكان يمكن لفرقك العمل فيه معا. سواء كان ذلك العمل معا عبر حساب بريد إلكتروني واحد لتحسين تجربة العملاء ، أو استخدام الأتمتة لتبسيط الاتصال والعمل بكفاءة. تم إعداد كل شيء لينتج عنه تجربة أفضل لفريقك وعملائك.

خطط لعرض تجريبي وشاهد كيف يمكنك إعداد فرقك للنجاح.