Onboarding bei Trengo: So wurden wir in kürzester Zeit zu Posteingangsexperten!

Vor zwei Wochen begann ich mein Trengo-Abenteuer zusammen mit meinen neuen Kollegen Niels, Aga und Jurre. Nach einer inspirierenden Präsentation an unserem ersten Arbeitstag hatte der Onboarding-Prozess begonnen. Mit einer langen To-Do-Liste und einem Trengo-Konto machte ich mich an die Arbeit. Es war an der Zeit, den Posteingang zu erkunden.

Unser erster Eindruck

Ich war von dem übersichtlichen Posteingang von Trengo positiv überrascht. Mit einer Seitenleiste auf der linken Seite und einer Symbolleiste auf der oberen Seite blieb ein großer Arbeitsbereich übrig, um meine Tickets zu verwalten. Jurre, unser Customer Success Manager, war beeindruckt von den vielen Möglichkeiten, die der Posteingang bietet. "Man kann fast alle gängigen Kommunikationskanäle in den Posteingang integrieren. Ich habe die ersten Kanäle wie Facebook, Twitter und Telegram super schnell hinzugefügt." Niels, unser neuer Recruiter, beschreibt den Posteingang als übersichtlich und intuitiv. "Ich habe schnell herausgefunden, wohin ich gehen muss."

In dem Moment, in dem ich mich bei Trengo anmeldete, bekam ich eine Liste mit Zielen, die mir bei der Einrichtung des Posteingangs half. Die Liste enthielt Schritte, um Kanäle zu verbinden und erste Gespräche zu beginnen. So konnte ich im Handumdrehen auf meinen ersten Kanälen kommunizieren. Aga, unsere Produktspezialistin, machte sich sofort an die Arbeit. "Es war klar, was ich zu tun hatte." Auch Niels fand diese Liste großartige Unterstützung. "Indem ich mich auf die To-Do-Liste konzentrierte, war meine Anmeldung im Handumdrehen erledigt." Bald waren unsere ersten Ziele erreicht.

Mein persönlicher Posteingang

Nachdem ich die Kanäle integriert hatte, erhielt ich nach und nach meine ersten Tickets. Jetzt war es an der Zeit, die Tickets an den richtigen Ort zu bringen. Ich liebe einen übersichtlichen Posteingang und Trengo gab mir die richtigen Werkzeuge, um etwas Struktur zu schaffen. Indem ich Kanäle und Labels hinzufügte, bekam mein Posteingang eine persönliche Note. "Jedes Unternehmen hat seine eigene Art zu arbeiten. Ich war überrascht, wie schnell persönliche Bedürfnisse im Posteingang umgesetzt werden können", sagt Jurre. Er hatte seinen Posteingang so eingerichtet, dass die Tickets für Customer Success automatisch gefiltert wurden. Super praktisch!

Niels sieht Möglichkeiten, den Posteingang als Recruiter zu nutzen. "Es ist sehr einfach, im internen Chat um Feedback zu den Bewerbern zu bitten." Er findet, dass es ein großer Vorteil ist, mit seinen HR-Kollegen über Bewerber zu chatten. "Ich habe mich immer gefragt, wann es eine Anwendung geben wird, die meine gesamte Kommunikation rationalisiert." Mit Trengo muss er nicht zwischen den Kanälen wechseln, sondern hat alle seine Chats an einem Ort zusammen.

Kommunikation automatisieren

Trengo bietet verschiedene Optionen, um deine Kommunikation zu automatisieren. Denk an Schnellantworten, automatische Antworten, Chatbots und Regeln. Das mag zunächst herausfordernd klingen, aber wir alle haben es schnell geschafft, diese Tools optimal zu nutzen. "Ich habe meine Freundin gebeten, mit meinem Chatbot zu chatten", sagt Jurre. "Es hat perfekt funktioniert."

Es ist schön zu sehen, dass Kolleginnen und Kollegen mit unterschiedlichen Aufgaben unterschiedliche Möglichkeiten in der Nutzung des Chatbots sehen. "Als Personalvermittler bekommt man oft die gleichen Fragen gestellt, z. B.: Ist die Stelle noch frei, nehmen Sie noch Bewerber an und in welcher Sprache soll ich mich bewerben? Es würde mir eine Menge Arbeit ersparen, wenn der Chatbot diese Fragen beantworten könnte", sagt Niels.

Aga war von dem persönlichen Aspekt des Flow- und Chatbots beeindruckt. "Der Flowbot fühlt sich an wie ein Roboter, aber man kann ihn menschlicher machen. Zum Beispiel mit einer Verzögerung bei der Antwortzeit. Auf diese Weise verschreckt man die Kunden nicht." 

Was mir an Trengo am meisten gefällt, ist die große Bandbreite an Möglichkeiten. Du kannst viele sich wiederholende Aufgaben automatisieren, indem du Auto-Antworten und Schnellantworten verwendest, aber auch mit Hilfe von Chat- und Flowbots. Es gibt für jeden eine passende Lösung. Für mich waren die Auto-Antworten und Schnellantworten ein guter Anfang, um meinen Posteingang zu erweitern. Aber schon bald wollte ich mehr automatisieren und begann, an meinem eigenen Chatbot zu arbeiten. 

Helpdesk und Unterstützung

Die Einrichtung des Posteingangs war sehr einfach, aber ich kam an einen Punkt, an dem ich technische Hilfe brauchte. Das hatte mit der Einrichtung des Chatbots zu tun. Mein Chatbot erkannte die Fragen, die ich hinzugefügt hatte, nicht. Dank des Teams Customer Success fand ich bald heraus, dass das Problem in meinem Google Cloud Key lag. Ich erstellte einen neuen Schlüssel und das Problem war gelöst.

Das Help Center von Trengo und das Customer Success Team haben mich fantastisch unterstützt, genau wie ein echter Kunde. Das war eine tolle Gelegenheit, die Fähigkeiten unseres Customer Success Teams zu testen ;). Außerdem habe ich den Helpdesk gründlich erforscht, um einige Tools zum Laufen zu bringen. 

Jurre wurde von Customer Success dabei unterstützt, WhatsApp Business zu integrieren. Er wollte von einem Geschäftskonto aus mit Kunden appen können, aber er konnte WhatsApp nicht zum Laufen bringen. "Es ist befriedigend, dass Customer Success auch erklärt, was das Problem ist, und nicht nur, wie man es löst. Das gibt einen Einblick in die Technologie hinter der Inbox, was ich sehr interessant finde."

Für begeisterte und persönliche Antworten kannst du dich auch an Customer Success wenden. Niels kann das bestätigen: "Ich dachte, ich hätte eine Nachricht in der Testumgebung verschickt, bis ich eine Antwort von Customer Success erhielt. Sie wünschte mir viel Glück bei meinem Onboarding. Ups!", sagt er lachend.

Los geht's an die Arbeit 

Das Onboarding ging mit individuellen Präsentationen zu Ende. Hier konnten wir zeigen, was wir in kurzer Zeit gelernt hatten, um von dort aus unsere Positionen einzunehmen. "Es ist toll, ein entspanntes Onboarding mit viel Zeit zu haben, um die Software kennenzulernen. Jetzt weiß ich, wie ich Trengo in meiner Position optimal nutzen kann", sagt Niels.

Aga ist auch sehr zufrieden mit dem Onboarding-Prozess bei Trengo. "Wow! Das war das erste, was ich dachte, als ich von dem Onboarding-Prozess hörte. Du lernst in deinem eigenen Tempo, so dass die Ausbildungszeit optimal genutzt wird. Ich fand das eine sehr angenehme Erfahrung!"

Die Art und Weise, wie wir als neue Kollegen empfangen wurden, ist sicherlich erwähnenswert. Das ganze Team war für mich da, voller Enthusiasmus und mit einer großen Leidenschaft für das Produkt. Noch bevor wir offiziell anfingen, wurden wir zu einem Grillfest eingeladen und wir haben an unserem ersten Freitag erfolgreich die ersten Getränke ausgeschenkt. Wie Jurre sagt: "Meine Kollegen gaben mir das Gefühl, zu Hause zu sein." Besser kann man seine Karriere nicht beginnen, oder? 

Möchtest du auch mit unserem Onboarding-Prozess beginnen? Wir sind immer auf der Suche nach neuen Kollegen. Wirf einen Blick auf unsere Website!