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WhatsApp ha pasado de ser una simple aplicación de mensajería a convertirse en un canal vital para la comunicación empresarial. Los clientes esperan respuestas instantáneas, y las empresas que cumplen esas expectativas suelen ver un claro aumento de la satisfacción del cliente y unas métricas de servicio al cliente más sólidas.
Ahí es donde entran en juego las respuestas automáticas de WhatsApp Business. Te ayudan a mantenerte en contacto con tus clientes las 24 horas del día, incluso cuando tu equipo está fuera. Configurar una respuesta automática no solo consiste en automatizar los mensajes, sino también en generar confianza, mejorar el tiempo de respuesta y hacer que todos los clientes se sientan valorados.
En esta guía, te explicaremos todo lo que necesitas saber para configurar las respuestas automáticas en WhatsApp Business. Aprenderás a crear respuestas oportunas y bien pensadas que mejoren las conversaciones y dejen una impresión duradera en tus clientes.
Cómo entender la respuesta automática de WhatsApp
Imagínese esto: sus clientes se ponen en contacto con usted fuera de horario o su equipo está ocupado atendiendo varios chats a la vez. En lugar de dejar a los clientes esperando, la respuesta automática de WhatsApp interviene para mantener la conversación.
En pocas palabras, la respuesta automática de WhatsApp es su asistente virtual para las conversaciones con los clientes. Envía automáticamente un mensaje preestablecido cuando no puedes responder de inmediato. Piensa en ello como un mensaje fuera de la oficina, pero para tu bandeja de entrada de WhatsApp.
Por qué es importante para su empresa
Para las empresas que utilizan WhatsApp Business, las respuestas automáticas no solo ahorran tiempo. Ayudan a mantener el compromiso, aseguran a los clientes que su mensaje ha sido recibido y mejoran la tasa de respuesta general. Incluso puedes personalizar los mensajes para que coincidan con el tono de tu marca o configurarlos para que solo se activen durante determinadas horas.
Si utiliza esta función con eficacia, se asegurará de que ningún cliente se sienta ignorado, lo que reforzará la confianza y mantendrá una comunicación fluida incluso cuando su equipo no esté en línea.
Cómo enviar respuestas automáticas en WhatsApp
Hay dos formas principales de enviar respuestas automáticas en WhatsApp:
- A través de la aplicación WhatsApp Business
- Uso de la API de WhatsApp Business a través de una plataforma oficial asociada como Trengo
Ambas opciones le ayudan a responder automáticamente a sus clientes, pero difieren en flexibilidad, escalabilidad y control. Veamos cómo funciona cada una y cuál es la más adecuada para su negocio.
Aplicación WhatsApp Business: sencilla y eficaz para equipos pequeños
Si tienes una pequeña empresa y necesitas una solución sencilla, la aplicación WhatsApp Business es un buen punto de partida. Puedes configurar fácilmente mensajes de despedida, mensajes de saludo o respuestas rápidas a preguntas frecuentes, todo con unos pocos toques.
Ventajas de la aplicación WhatsApp Business:
- Rápido y fácil de instalar, sin necesidad de conocimientos técnicos
- Ideal para gestionar la comunicación básica con los clientes fuera del horario laboral
- Perfecto para equipos pequeños que gestionan volúmenes moderados de mensajes
Limitaciones:
- Las respuestas automáticas se limitan a horas y tipos de mensajes específicos.
- No se pueden personalizar las respuestas en función del comportamiento o las preferencias del cliente.
- Requiere una conexión estable a Internet para enviar respuestas
- Carece de integración CRM y opciones de almacenamiento de datos de clientes
Si su objetivo es mantener la capacidad de respuesta con una configuración mínima, esta versión funciona bien. Pero a medida que tu negocio crece y las interacciones con tus clientes se vuelven más complejas, la API ofrece mucha más flexibilidad.
WhatsApp Business API: automatización con escalabilidad y control
La API de WhatsApp Business conecta tu cuenta de WhatsApp con una plataforma avanzada como Trengo, ayudándote a automatizar a escala, personalizar las interacciones y realizar un seguimiento del rendimiento a través de métricas de atención al cliente.
Qué puedes hacer con la API:
- Activar respuestas automáticas basadas en acciones o palabras clave específicas de los clientes
- Envíe mensajes personalizados como confirmaciones de pedido, actualizaciones de entrega o recordatorios de eventos
- Vuelva a captar clientes con mensajes de seguimiento, como alertas de bajada de precios, premios de fidelidad o recordatorios de citas.
- Integre WhatsApp con su CRM, servicio de asistencia u otras herramientas empresariales para obtener flujos de trabajo fluidos.
Por qué es ideal para empresas en crecimiento:
- Control total de la automatización y la personalización
- Ayuda a mantener una comunicación coherente con el cliente en todos los canales
- Proporciona mejor información sobre el compromiso y el rendimiento de la respuesta
- Permite mejoras basadas en datos en las métricas de servicio al cliente
Con la API, WhatsApp se convierte en parte de su estrategia de comunicación más amplia, ayudándole a gestionar los mensajes de manera más eficiente, ofrecer actualizaciones oportunas y crear conexiones más significativas con los clientes.
Cómo configurar las respuestas automáticas en la app WhatsApp Business
Si utilizas la aplicación WhatsApp Business, configurar una respuesta automática es sencillo y solo te llevará unos minutos. Es una gran opción para equipos pequeños que quieren asegurarse de que los clientes reciben respuestas puntuales, incluso fuera del horario laboral.
A continuación te explicamos cómo crear una respuesta automática con la función de mensaje de ausencia.
Guía paso a paso para activar las respuestas automáticas de WhatsApp
1. Abra los ajustes de WhatsApp Business
En Android, pulse los tres puntos en la esquina superior derecha de la pantalla y seleccione Ajustes. En iPhone, ve directamente a la pestaña Ajustes en la parte inferior de la pantalla.
2. Vaya a " Herramientas de empresa "
En el menú, seleccione Herramientas de empresa para acceder a sus opciones de automatización.
3. Seleccione "Mensaje de ausencia "
Toque Mensaje de ausencia en la sección de herramientas de mensajería. Aquí es donde puede crear y gestionar sus respuestas automáticas.
4. Encienda "Enviar mensaje de ausencia "
Encienda el botón basculante para activar las respuestas automáticas.
5. Escriba su mensaje
Cree un mensaje breve y amistoso que haga saber a los clientes que está ausente pero que responderá pronto. Por ejemplo
"Gracias por ponerse en contacto con nosotros. Nuestro equipo no está conectado en este momento, pero se pondrá en contacto contigo en horario laboral."
6. Programe cuándo debe enviarse su mensaje
Elija cuándo estará activa su respuesta automática:
- Siempre activo: Ideal si no estás disponible durante un periodo prolongado, como durante las vacaciones.
- Horario personalizado: Perfecto para pausas planificadas, reuniones u horas específicas fuera de línea.
- Fuera del horario comercial: Se activa automáticamente cuando su negocio está cerrado, en función del horario establecido.
7. Elija sus destinatarios
Decida quién recibirá la respuesta automática. Puede seleccionar todo el mundo, contactos específicos o contactos que no estén en su libreta de direcciones.
8. Guarde los cambios
Cuando todo esté en orden, pulse Guardar. Su mensaje de ausencia comenzará a enviarse automáticamente cuando se cumplan las condiciones.
Consejo profesional
El mensaje debe ser breve, cortés y tranquilizador. Una simple confirmación de que su mensaje ha sido recibido puede hacer que los clientes se sientan reconocidos y mejorar sus métricas generales de atención al cliente.
Cómo configurar las respuestas automáticas con la API de WhatsApp Business
Si su empresa maneja un gran número de conversaciones, la API de WhatsApp Business es la mejor forma de gestionarlas con eficacia. Te permite enviar respuestas automáticas para casi cualquier situación: desde saludar a nuevos clientes hasta compartir confirmaciones de pedidos o recordatorios de eventos.
Antes de empezar, asegúrate de que tus clientes han optado por recibir comunicaciones de WhatsApp. Una vez hecho esto, puedes crear y automatizar mensajes directamente a través de una plataforma de confianza como Trengo, que se conecta a la perfección con la API de WhatsApp Business.
Guía paso a paso para crear respuestas automáticas basadas en la API
1. Conecta tu cuenta de WhatsApp Business a Trengo
Empieza por vincular tu cuenta verificada de WhatsApp Business con la plataforma omnicanal de Trengo. Esta conexión te permite enviar, recibir y automatizar mensajes de WhatsApp de forma segura utilizando la API.
2. Crea tu plantilla de respuesta automática
Diseña tus mensajes automáticos dentro de Trengo. Puedes incluir:
- Texto, emojis o archivos multimedia como imágenes, vídeos o GIF.
- Marcadores de posición dinámicos como el nombre del cliente o el número de pedido
- Botones de respuesta rápida para un compromiso más rápido (por ejemplo: "Seguir mi pedido" o "Hablar con el servicio de asistencia")
- Botones de llamada a la acción que llevan a su sitio web, formulario de contacto o canales sociales
Mantenga un mensaje claro, amistoso y coherente con el tono de su marca. Por ejemplo:
“Hi {{name}}, thanks for reaching out! We’ve received your message and will get back to you shortly. You can also track your order here: [link].”
Consejo profesional: Incluye siempre una opción para dejar de recibir actualizaciones si tu mensaje forma parte de una campaña. Esto ayuda a mantener la confianza del cliente y garantiza el cumplimiento de las políticas de mensajería de WhatsApp.
3. Añada su mensaje a un flujo de trabajo de automatización
Aquí es donde las herramientas de automatización de Trengo realmente brillan. Puede activar su respuesta automática en función de diferentes acciones del cliente, como:
- Cuando un cliente envía su primer mensaje
- Tras una confirmación de compra o pago
- Cuando alguien abandona un carrito en su sitio web
- En cumpleaños, aniversarios o recordatorios de renovación
Incluso puedes combinar los mensajes de WhatsApp con otros canales de comunicación -como el correo electrónico o el chat- dentro de un mismo flujo de trabajo.
Por qué utilizar Trengo para la automatización basada en API
Con Trengo, puedes ir más allá de las simples respuestas. La plataforma te permite:
- Supervise las métricas de atención al cliente para ver qué mensajes funcionan mejor
- Personalice los flujos de automatización para adaptarlos al recorrido del cliente
- Mantenga a todo su equipo alineado en una bandeja de entrada compartida
Al configurar respuestas automáticas a través de la API de WhatsApp Business y Trengo, ofrecerá a sus clientes una comunicación más rápida y personal, sin añadir presión a su equipo.
Uso de chatbots de WhatsApp para respuestas automáticas más inteligentes
Cuando su equipo tiene que hacer malabarismos con múltiples conversaciones, un chatbot de WhatsApp puede ayudar a mantener a cada cliente involucrado sin perder el ritmo. Automatiza las respuestas, responde a las preguntas más frecuentes y garantiza que los clientes reciban asistencia al instante, sin importar la hora del día.
Por qué usar un chatbot de WhatsApp para las respuestas automáticas
1. Proporcione asistencia las 24 horas del día
Sus clientes no dejan de enviar mensajes cuando termina su horario comercial. Un chatbot garantiza que sigan recibiendo una respuesta rápida, incluso cuando su equipo no está conectado. Esto crea una experiencia coherente y genera confianza con el tiempo.
2. Reduzca los tiempos de respuesta
Los chatbots responden al instante a preguntas habituales, como actualizaciones de entrega, detalles del producto o confirmaciones de reserva, lo que ahorra un tiempo valioso a su equipo y mejora la satisfacción del cliente.
3. Reducción de los costes operativos
Al gestionar automáticamente las tareas repetitivas, los chatbots reducen la carga de trabajo de su equipo de asistencia. Esto le ayuda a ahorrar costes al tiempo que permite a los agentes centrarse en conversaciones complejas o de gran valor.
4.
Un chatbot de WhatsApp no se limita a responder preguntas, sino que también guía a los clientes a lo largo de su recorrido. Ya sea compartiendo detalles de precios, recopilando información de contacto o sugiriendo próximos pasos, los chatbots ayudan a convertir el interés en acción.
5. Compatible con varios idiomas
¿Atiende a un público internacional? No hay problema. Los chatbots de WhatsApp pueden responder en varios idiomas, lo que ayuda a su empresa a mantenerse accesible e inclusiva en todos los mercados.
Cómo Trengo lo hace aún mejor
El constructor flowbot sin código de Trengo te permite diseñar potentes chatbots de WhatsApp que funcionan exactamente como lo hace tu negocio. Puedes crear respuestas automáticas, personalizar las interacciones utilizando los datos del cliente e incluso conectar tu chatbot con tu CRM o servicio de asistencia.
Esto significa que puede medir las métricas clave del servicio de atención al cliente, realizar un seguimiento del rendimiento y seguir mejorando su automatización con el tiempo, todo ello desde una plataforma unificada.
Palabras finales
Las respuestas automáticas en WhatsApp Business son más que simples mensajes automáticos: son una forma sencilla de mantener a los clientes comprometidos, informados y apreciados. Tanto si decides configurarlas a través de la aplicación WhatsApp Business, la API o un chatbot, la automatización te ayuda a ofrecer respuestas más rápidas y a mantener una comunicación coherente en todos los puntos de contacto.
Con Trengo, puedes ir un paso más allá. Nuestra plataforma facilita la automatización de los mensajes de WhatsApp, la creación de chatbots y el seguimiento de las métricas de atención al cliente, todo desde una bandeja de entrada compartida. Esto significa menos trabajo manual para tu equipo y más interacciones significativas para tus clientes.
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Preguntas más frecuentes (FAQ)
Qué es y cómo funciona la respuesta automática de WhatsApp Business?
La respuesta automática de WhatsApp Business es una función que envía respuestas automáticas cuando no puedes responder en tiempo real. Puede configurarlo para que envíe mensajes de bienvenida a nuevos clientes o mensajes de ausencia fuera del horario laboral. En la aplicación WhatsApp Business, esta función se gestiona desde los ajustes. Con Trengo, puedes ir más allá: personalizar los mensajes automáticos, conectarlos a varios canales y asegurarte de que los clientes reciben respuestas puntuales aunque no estés conectado.
¿Puedo crear tanto mensajes de felicitación como mensajes de despedida en WhatsApp Business?
Sí, la aplicación WhatsApp Business te permite configurarlo:
- Mensajes de bienvenida: se envían cuando un cliente envía un mensaje por primera vez o tras 14 días de inactividad.
- Mensajes de ausencia: se envían automáticamente cuando no estás disponible.
Con Trengo, también puedes añadir variaciones basadas en IA, utilizar la personalización y activar estos mensajes en función de condiciones más avanzadas.
¿Cómo programo las respuestas automáticas para que sólo se envíen fuera del horario laboral?
En la aplicación WhatsApp Business, puede programar los mensajes que desea enviar:
- En todo momento
- Horario personalizado
- Fuera del horario comercial (según el horario que haya establecido en la aplicación)
- Con Trengo, puede crear programaciones y reglas avanzadas, como el envío de respuestas automáticas diferentes en función de la zona horaria del cliente o de la naturaleza de su consulta.
¿Puede la respuesta automática de WhatsApp enviar mensajes diferentes a clientes nuevos y existentes?
En la aplicación nativa, la funcionalidad es limitada. Se puede establecer un único mensaje de bienvenida, pero no puede variar entre clientes nuevos y existentes. Trengo, sin embargo, permite la segmentación, de modo que los clientes nuevos pueden recibir una oferta de bienvenida, mientras que los antiguos reciben un seguimiento personalizado o mensajes de fidelización.
¿Puedo personalizar mi respuesta automática de WhatsApp con el nombre del cliente?
Sí. Con la API de WhatsApp Business y herramientas como Trengo, puedes insertar dinámicamente el nombre de un cliente u otros detalles en la respuesta automática. Esto hace que la interacción sea más personal y atractiva, en lugar de un mensaje automático genérico.
¿Cómo envío respuestas automáticas diferentes para consultas de clientes diferentes?
La propia aplicación WhatsApp Business no admite este nivel de automatización. Sin embargo, con la API de WhatsApp Business a través de Trengo, puede utilizar la detección de palabras clave o la IA para comprender la consulta y enviar una respuesta automática relevante, como actualizaciones de envío, información de precios o recomendaciones de productos.
¿Cuál es la diferencia entre las respuestas automáticas en la aplicación WhatsApp Business y la API de WhatsApp Business?
- Aplicación WhatsApp Business - Ideal para pequeñas empresas, automatización limitada, mensajes básicos de bienvenida y despedida.
- WhatsApp Business API: diseñada para operaciones a mayor escala, permite una automatización avanzada, personalización e integración con plataformas como Trengo para una comunicación centralizada.
¿Puedo utilizar herramientas de terceros para crear respuestas automáticas de WhatsApp más avanzadas?
Sí. Al conectar la API de WhatsApp Business a plataformas como Trengo, puede diseñar flujos conversacionales avanzados, personalizar respuestas e integrarse con CRM, servicios de asistencia y otros sistemas empresariales. Esto le permite crear respuestas automáticas de varios pasos, impulsadas por IA, que van más allá de la configuración básica de la aplicación WhatsApp Business.
