Hoe je CC e-mails doodt voordat ze jou doden

Ik heb met succes CC en BCC e-mails afgezworen. Eindelijk.

Er moest iets gebeuren.

E-mail vrat al genoeg van mijn tijd op. Wist u dat het een gemiddelde persoon tot 64 seconden kan kosten om weer aan het werk te gaan na het controleren van een e-mail? Voor veel professionals - en ik was zeker een van hen - zijn uren per dag verspild aan het lezen van e-mails, het schrijven van antwoorden, en het vinden van de focus om terug te gaan naar het werk waarvoor je in de eerste plaats kwam.

Mensen gebruiken e-mail op een zeer egoïstische en ondoordachte manier. Een normaal mens zou wel twee keer nadenken voordat hij een telefoontje pleegt, maar niet voordat hij een e-mail verstuurt. Vooral de 'reply all' knop wordt met weinig respect behandeld.

Dit geldt vooral voor CC e-mails. Ik krijg onmiddellijk hoofdpijn als ik denk aan alle nutteloze FYI's, ongewenste berichten, eindeloze discussies en de domme doorgestuurde grappen die ik jarenlang heb moeten doorploegen.

Begrijp me niet verkeerd. Ik heb e-mail altijd graag gebruikt voor één-op-één communicatie. Maar het is gebrekkig voor alles wat complexer is - zoals het versturen van CC's. Ik wachtte ongeduldig tot e-mail zo snel mogelijk een extreme make-over zou krijgen.

De revolutie

Toen ik in februari voor Trengo begon te werken, kwam ik erachter dat de revolutie al was begonnen. Ze stelden me open voor een wereld waar CC's de ultieme persona non grata zijn.

Geest = nog steeds geblazen.

Onze softwareoplossing maakt het mogelijk om het aantal CC e-mails dat u dagelijks verstuurt en ontvangt drastisch te verminderen. In dit artikel leg ik uit hoe ook jij en je organisatie CC e-mails om zeep kunnen helpen. Het wordt nogal een schaamteloze plug voor Trengo, maar hey: als het werkt, werkt het, toch?

Hoe je jezelf kunt redden van CC-terreur door Trengo te gebruiken

Een tijdje geleden kwam ik op LinkedIn een artikel tegen van Dannielle Walz dat uitlegt wanneer je CC's moet gebruiken. E-mail etiquette voor CC's, zeg maar.

Volgens haar moet je CC's gebruiken wanneer:

• U wilt mensen op de hoogte houden van de voortgang van een bepaald project of evenement.
• Wanneer het management op de hoogte wil blijven van bepaalde gesprekken...
• Als je een klus voor iemand anders doet en je wilt er zeker van zijn dat ze je voortgang kunnen volgen...

Ik waardeer de handleiding, en ik zou hem vroeger waarschijnlijk gebruikt hebben, maar met Trengo heb je geen van deze regels meer nodig.

Trengo is een team-inbox waarin u samen aan e-mail kunt werken. U kunt berichten toewijzen aan specifieke teams en specifieke gebruikers. Als u intern wilt communiceren - bijvoorbeeld om een lopend gesprek met een klant te bespreken - kunt u direct in de e-mail thread chatten.

Dus als managers zichzelf op de hoogte willen houden, kunnen ze uw gesprek gewoon terugvinden in de inbox. Wanneer u mensen wilt bijpraten over de specifieke voortgang van een project, kunt u ze een interne notitie sturen. Ja, het is echt zo gemakkelijk.

Volgens de schrijver van het artikel op LinkedIn moet je geen CC's gebruiken wanneer:

• Je verwacht eigenlijk dat collega's op hen reageren
• U wilt uw verantwoordelijkheden schrappen of vaag maken
• Je wilt jezelf indekken ("Ja, ik heb een fout gemaakt, maar je hebt mijn e-mail toch gezien?").

Nogmaals, Trengo lost dit op voordat het überhaupt een probleem wordt.

U kunt vragen stellen in e-mail threads, wat uw collega's aanspoort om uw vraag daadwerkelijk te beantwoorden. Met een CC e-mail is de kans kleiner dat mensen snel antwoorden - als ze al antwoorden.

Stiekem je eigen verantwoordelijkheden verwijderen door een aantal mensen te CC-en werkt ook niet, omdat e-mails in Trengo altijd aan mensen worden toegewezen. Als je de verantwoordelijkheid wilt wegnemen, moet je die aan iemand anders toewijzen, wat op zijn minst je dekmantel zou verpesten.

Hoe omgaan met externe CC's

Het is tijd voor een moment van transparantie - Trengo redt je niet noodzakelijkerwijs van externe CC's. Het spijt me om te zeggen dat ik geen manier heb om deze laatste kleine bugs uit te roeien.

In sommige gevallen moet je CC's gewoon op de juiste manier gebruiken. Door je aan een bepaalde etiquette te houden, zeg maar.

CC-etiquette voor extern gebruik

Je moet alleen CC e-mails sturen wanneer:

• U stuurt een bericht naar iemand, maar wilt dat de andere persoon "op de hoogte is". Als u wilt dat meerdere partijen reageren, moet u dit expliciet vermelden in de inleiding van uw e-mail.
• CC iemand alleen als ze de informatie die je stuurt echt nodig hebben. Vaak worden - zoals ik al zei - veel te gemakkelijk CC e-mails verstuurd. Vraag jezelf af of de ontvanger deze e-mail echt nodig heeft.

BCC-etiquette voor extern gebruik

Stuur alleen BCC e-mails wanneer:

• Je wilt iemand op de hoogte houden zonder dat de andere ontvangers het merken.
• U wilt uitnodigingen sturen naar meerdere personen en hun gegevens privé houden voor andere ontvangers

Waarschuwing! Doe jezelf een groot plezier en gebruik niet te veel BCC e-mails. Ontvangers weten niet altijd dat ze BCC'en en drukken op de knop 'reply all'. Mensen hebben op deze manier hun baan verloren.

Hoop dat iemand van buiten uw bedrijf zich aan deze etiquette houdt. Zo niet, stel dan andere communicatiemiddelen voor.

Begin uw CC-vrije leven vandaag

Bent u klaar voor een work-life zonder de hele dag CC's te hoeven ontwijken? Probeer Trengo en ontdek hoe gemakkelijk het kan zijn om intern te communiceren zonder gedoe.