Hoe je voor 1 januari Inbox Zero bereikt

Laat me met een vraag beginnen: wat voor impact heeft jouw inbox op je tijd en aandachtspanne?

Ik zal eerlijk zijn. Met 200+ ongeopende e-mails en meer dan 15 nieuwe e-mails per dag, leidt mijn inbox mij meer af dan ik wil toegeven.

Toen ik op zoek ging naar een oplossing voor dit probleem kwam ik uit bij de inbox zero methode. Ik heb het een kans gegeven en won er al snel veel tijd door terug.

Anders dan de naam die je doet vermoeden, draait het bij de inbox zero methode niet per se om het hebben van 0 e-mails in je inbox. Inbox zero gaat over de tijd die je besteedt aan je inbox wanneer je eigenlijk iets anders zou moeten doen.

Het is tijd voor e-mail management 2.0. In dit artikel vertel ik hoe je voor 1 januari Inbox Zero bereikt.

Inbox Zero - het concept

Wat is Inbox Zero

Merlin Mann, die inbox zero in 2007 introduceerde, wees ons op ons meest waardevolle bezit: onze tijd en aandacht. Dit zijn bezittingen waar anderen ook graag om bedelen, of het nou via e-mail of chat is. Inbox zero geeft richtlijnen die helpen geen aandacht te schenken aan deze triggers wanneer je met iets belangrijks bezig bent.

Wat is Inbox Zero vooral niet?

Oké, we weten nu dat de nul niets te maken heeft met het aantal e-mails in je inbox. Je hoeft dus niet aan de slag te gaan met het verslepen, verplaatsen en verwijderen van alle e-mails die je daar kunt vinden. Het is geen wedstrijd.

Natuurlijk voorziet de inbox zero methode je ook van tips die je wél kunt gebruiken voor het opruimen van je inbox. Maar daar ligt niet de focus.

Waarom je aan de slag moet met Inbox Zero

Het is tijd om weer de baas te worden over je eigen tijd en aandacht.

Waarom?

• Je besteedt je tijd efficiënter met de volle aandacht voor wat je aan het doen bent;
• Je focus ligt op de meest belangrijke projecten, opdrachten en deadlines die centraal staan tijdens je werkdag;
• Je ziet e-mail als een middel, niet als je meester.

Ik denk dat de laatste reden het perfecte samenvat.

Zo word je een inbox vastgehouden

Tijd om een rode kaap aan te trekken en door je inbox te vliegen.

Hier zijn vier tips die van jou een inbox held maken:

1. Stel realistische doelen

Zoals Merlin Mann zegt: "Je hebt geen recht om dingen van jezelf te verwachten die je nog nooit gedaan hebt."

Het feit dat we onze e-mail gewoontes willen veranderen betekent niet dat we direct met mailen moeten stoppen.

Vind je het bijvoorbeeld handig om te mailen vanaf je telefoon, verwijder dan niet in een opwelling de app. Stel in dit geval realistische doelen, zoals het uitschakelen van e-mail notificaties op je telefoon.

Zo gebruik je nog steeds je e-mail zoals je dat gewend bent, zonder dat het je aandacht gedurende de dag gijzelt.

2. Plan tijd in voor je inbox

Ben je niet actief bezig met je mail? Sluit je inbox dan. De hele dag met een schuin oog kijken naar e-mail notificaties helpt je niet om gefocust te blijven.

Plan in plaats daarvan elke dag een moment waarop je volledige aandacht naar je inbox gaat. Zo check ik mijn inbox elke morgen voordat onze dagelijkse vergadering begint.

Door 's ochtends 30 minuten de tijd voor mijn inbox te nemen, start ik mijn werkdag met volledige aandacht voor andere genomen.

3. Deel je nieuwe aanpak

We voelen allemaal de druk om elk uur van de dag beschikbaar te zijn. Het is een gevoel dat is ontstaan, terwijl niemand er écht om gevraagd heeft. Hoog tijd dus om dit gevoel los te laten.

Je kunt hiermee beginnen door je inbox zero aanpak te delen met familie, vrienden, collega's en andere contacten. Voel je niet bezwaard. Er is een grote kans dat ze je bewonderen voor je keuze. Misschien start je zelfs een kleine inbox zero revolutie. Je weet het nooit.

Dit zou je kunnen communiceren:

• Vraag je collega om je uit de CC's te halen voor een project waar je niet bij betrokken bent;
• Informeer je contacten over je ingeplande inbox tijd;
• Vraag aan collega's om je alleen onder werktijd te contacteren;
• Vertel je familie en vrienden dat je alleen buiten werktijd bereikbaar bent.

Dit zou je zelf kunnen doen:

• Wacht buiten werktijd met het beantwoorden van e-mails tot de volgende werkdag;
• Neem geen contact op met familie en vrienden tussen 9 en 5;
• Beantwoord alleen e-mails tijdens je ingeplande inbox tijd.

Na het delen van je nieuwe aanpak zul je je al behoorlijk opgelucht voelen.

4. Inbox op nul

Met deze tip gaan we voor een lege inbox. Geen zorgen, zo leeg mogelijk is ook al een top prestatie.

Volgens Merlin Mann moet je bij elke e-mail die je ziet direct actie ondernemen op één van de volgende manieren:

Verwijderen/archiveren

Verwijder of archiveer ongewenste nieuwsbrieven, advertenties, of andere e-mails waar je niet op zit te wachten.

Tip: schrijf je eerst uit voor nieuwsbrieven. Anders blijf je ze tot in de eeuwigheid ontvangen en verwijderen.

Deursturen

Wanneer jij niet de juiste persoon bent om op een e-mail te reageren, stuur hem dan door naar de juiste contactpersoon.

Reageren

Probeer als het mogelijk is direct op een e-mail te reageren. "Houd de bal aan het rollen", zou Merlin Mann zeggen.

Uitstellen

Je kunt de e-mail uitstellen als je het op een ander moment moet beantwoorden. Vergeet niet om je contact te laten weten dat je er later op terug komt.

Doen

Als je een e-mail ontvangt met bijvoorbeeld een uitnodiging, doe er dan iets mee en laat hem niet in je inbox staan. Plan de uitnodiging bijvoorbeeld in je agenda.

Deze actie voorkomt dat je inbox gaat gebruiken als een agenda of to-do-list.

Nieuw jaar, nieuwe ik

Na het lezen van deze blog ben je één stap dichter bij het worden van een inbox gehouden.

Opkomen voor je eigen tijd en aandacht helpt je niet alleen met het beheer van je e-mail, maar ook in het dagelijkse leven.

Ik wens je heel veel succes met het behalen van inbox zero voor 1 januari. En onthoud: we doen dit samen. 💪

[hubspot portal="7219685" id="7288ccfb-c2a5-49ea-9349-66aa3be05b95" type="form"]