Hoe je voorkomt dat je team-inbox overvol raakt

Communicatie
1 februari 2023
10
min lezen
Geschreven door
Pim
Een nieuwsbrief opgezet om jou een stap dichter bij klanttevredenheid te krijgen
Hoe benutten teams zoals de jouwe hun tijd en middelen? Hoe zorgen ze voor tevreden klanten? Schrijf je in voor The Convo en kom erachter.
Bekijk Trengo in actie
Uitgebreide integraties
Eenvoudige configuratie
Schaalbare prijsstructuur
Lees verder

Als u een doorsnee kantoormedewerker bent, zouden er nu 121 ongelezen e-mails in uw inbox moeten zitten.  

Tegen de tijd dat u klaar bent met het lezen van dit bericht, moet dat aantal met een paar gestegen zijn (ja, controleer het!). En dit is alleen voor e-mails die je vandaag hebt ontvangen.

Als uw team een gedeelde inbox gebruikt, kunt u tot overmaat van ramp een groter aantal e-mails verwachten.

Om al deze e-mails bij te houden, bent u waarschijnlijk dagelijks 2,5 uur bezig uw inbox te controleren. Reken maar eens uit op een vrijdagavond, dan heb je 13 werkuren in je inbox doorgebracht.

In een wereld waar 347 miljard e-mails per dag worden verzonden, 241 miljoen e-mails per minuut en 4,1 miljoen e-mails per seconde - is het bijna onmogelijk om al uw e-mails bij te houden. Uw kans om "inbox zero" te worden is dus letterlijk -nul!

Maar als deze e-mails niet worden beheerd, raakt uw inbox snel verstopt. 

En zoals Peter Walsh zei... 

"Rommel is niet alleen de spullen op je vloer - het is alles wat tussen jou en het leven dat je wilt leiden staat."

Een onoverzichtelijke inbox maakt werknemers gestrest, verhoogt het klantenverlies, vermindert de productiviteit van het team en belemmert de groei van het bedrijf. 

Hoe voorkom je deze rommel? Wat zijn de oorzaken? En welke strategieën zet je in om ervoor te zorgen dat je team er nooit meer last van heeft? Dit alles en nog veel meer behandelen we in dit artikel. 

Maar eerst:

Wat is team inbox clutter?

Team inbox clutter is de overweldigende opeenhoping van e-mails in een gedeelde inbox die door een team wordt gebruikt. 

Door deze rommel vinden teamleden het vaak moeilijk en tijdrovend om relevante informatie te vinden om interne en externe problemen op te lossen. 

Een team-inbox die door uw klantenserviceteam wordt gebruikt, ontvangt bijvoorbeeld dagelijks honderden e-mails van klanten. Als de e-mails niet adequaat zijn georganiseerd en geprioriteerd, zal de team-inbox snel onoverzichtelijk worden. In dat geval heeft uw supportteam een mix van opgeloste en onopgeloste klantproblemen en dubbele e-mails. Dit alles kan leiden tot voortdurende onenigheid tussen de teamleden, waardoor ze moeilijk effectief kunnen werken. 

📚 Gerelateerd → Zo beheer je een gedeelde inbox als een pro.

Wat veroorzaakt team inbox clutter?

Wanneer de inbox van uw team ongeorganiseerd is en gevuld met zowel relevante als irrelevante informatie, wordt rommel het andere van de dag. 

Een onoverzichtelijke team-inbox is echter slechts een deel van een groter probleem dat wordt veroorzaakt door "e-mailoverbelasting " .

Wat is e-mail overbelasting?

Overbelasting van e-mail is eenvoudigweg het overweldigende onvermogen om uw inbox te beheren. Dit gebeurt wanneer uw inbox "te vol" is met e-mails die u niet kunt bijhouden. 

Hieronder staan tekenen van e-mail overbelasting: 

  • Je ontvangt te veel follow-up e-mails
  • Je controleert constant je e-mails om op de hoogte te blijven...
  • Je hebt een grote hoeveelheid ongelezen e-mails
  • Je hebt moeite met het organiseren en tijdig beantwoorden van e-mails. 
  • Je voelt je steeds gefrustreerd als je je e-mails controleert.
  • Je hebt moeite met het vinden van relevante informatie in je inbox

Als u een of meer van deze tekenen opmerkt, is de inbox van uw team rommelig. En enkele van de oorzaken zijn: 

Te veel e-mails van externe bronnen (spam)

Wanneer de inbox van uw team vaak spam e-mails ontvangt, brengt u de integriteit van die inbox in gevaar - vooral als ze schadelijke inhoud bevatten. Uw teamleden kunnen dan moeilijk belangrijke informatie vinden, omdat ze legitieme e-mails van spam moeten onderscheiden. 

Een snel voorbeeld: stel dat uw team een gedeelde inbox gebruikt om te reageren op vragen van klanten. Diezelfde inbox ontvangt echter ook dagelijks honderden spammails met verschillende pogingen tot phishing. Als uw team niet goed is uitgerust om hun inbox te beheren, zou het mogelijk waardevolle klantinformatie aan een spammer kunnen geven.  

📚 Gerelateerd → 27 waterdichte sjablonen voor klantenservice per e-mail

💡ProTip → U kunt de gespreksfuncties van Trengo gebruiken om een gesprek als spam te markeren.

Gebrek aan duidelijke communicatie en communicatie binnen het team

Wanneer teamleden hun rollen en verantwoordelijkheden binnen het team niet volledig begrijpen en communiceren, lijdt de team-inbox daaronder. Dit leidt tot dubbel werk, onbeantwoorde e-mails en gemiste deadlines. 

Als dit lang genoeg duurt, wordt de inbox van het team chaotisch en overladen met verschillende e-mails. 

Hier is een scenario, stel dat u een team van 100 personen leidt, en een teamlid stuurt een e-mail naar het hele team om te vragen naar de status van een taak. 

Dit teamlid heeft echter niet aangegeven voor wie de e-mail bestemd was. Andere teamleden zouden zich verplicht kunnen voelen de e-mail te beantwoorden met hun bijdrage aan de taak. 

Helaas kan dit de inbox overbelasten zonder enige betekenisvolle impact op de voortgang van de oorspronkelijke taak. 

📚 Gerelateerd → Hoe teamleden trainen in het effectief gebruik van team-inbox

💡Pro Tip → Wanneer u een team aanmaakt in Trengo, kunt u de functie "personeelsmachtigingen" gebruiken om verschillende rollen (admin, supervisor, gebruiker, lichte gebruikers) toe te wijzen aan verschillende teamleden.

Gebrek aan een systeem voor het organiseren en prioriteren van e-mails

Wanneer u dagelijks grote hoeveelheden e-mails verstuurt en ontvangt, raakt uw inbox snel vol. Zonder een systeem voor het organiseren en prioriteren van alle inkomende en uitgaande e-mails, kan dit moeilijk beheersbaar worden. 

En wanneer dit gebeurt, kan je team problemen tegenkomen zoals: 

  • Late en/of dubbele antwoorden op interne en externe e-mails.
  • Verminderde efficiëntie van het team door tijdverlies bij het zoeken naar relevante informatie in de team-inbox.
  • Vertraagde antwoorden op e-mails door slechte sortering.
  • Verhoogde kans om belangrijke berichten te verliezen of te missen. 

📚 Gerelateerd → Hoe één e-mailaccount te gebruiken met meerdere gebruikers

💡Pro Tip → Trengo geeft u alle ontbrekende functies van e-mail in een krachtige gedeelde inbox - allemaal terwijl uw inbox georganiseerd blijft. Probeer het nu uit!

Gebrek aan automatisering (regels, auto-replies en snelle antwoorden)

Handmatig inkomende en uitgaande e-mails beheren in een gedeelde inbox is inefficiënt, tijdrovend en vaak foutgevoelig. Als u dit voor het hele team doet, kan uw inbox overweldigd raken, wat leidt tot ongeorganiseerde of gemiste communicatie. 

Een voorbeeld: stel dat uw verkoopteam leads handmatig verwerkt. Zonder een automatiseringssysteem worden leads mogelijk verkeerd gelabeld, niet toegewezen of niet goed opgevolgd. Wanneer dit gebeurt, raakt de inbox van uw team gevuld met dubbele en onvolledige leads die moeilijk te beheren zijn. 

Strategieën om een onoverzichtelijke team-inbox te voorkomen

Duidelijke richtlijnen opstellen voor interne communicatie

Met duidelijke richtlijnen en protocollen voor alle interne communicatie zorgt u ervoor dat alle teamleden zich volledig bewust zijn van hun rol en verantwoordelijkheden bij de communicatie. 

Hierdoor weten teamleden dat ze geen irrelevante en onnodige e-mails moeten versturen en ontvangen. Dit helpt u rommel te verminderen, omdat iedereen begrijpt welk soort informatie in de team-inbox is toegestaan. Bovendien wordt het gemakkelijker om de informatiestroom te beheren en de inbox georganiseerd te houden. 

Hieronder staan voorbeelden van duidelijke richtlijnen die u zou kunnen toepassen: 

  • Alle e-mails moeten kort en duidelijk zijn. 
  • Persoonlijke gesprekken moeten via andere communicatiekanalen worden afgehandeld. 
  • Teamleden mogen alleen berichten sturen die relevant zijn voor de ontvanger. 
  • CC'en van berichten is niet toegestaan - tag (bv. @teamlid) de betrokken ontvanger in de e-mails. Zo kunnen zij de context van de e-mail volledig begrijpen.
Bron: Trengo

💡Pro Tip → Trengo helpt je alle gesprekken te integreren van kanalen zoals WhatsApp Business, SMS, Instagram DM's, Google Business Messages, E-mail, etc. - allemaal in één slimme inbox. Probeer Trengo vandaag nog!

Een systeem opzetten voor het organiseren van e-mails met behulp van filters, mappen en labels

Voor alle soorten bedrijven met een groot klantenbestand is het normaal om dagelijks honderden of zelfs duizenden e-mails te ontvangen. 

In dat geval zal een systeem inkomende e-mails automatisch sorteren in specifieke categorieën op basis van prioriteit, relevantie en andere interne criteria. 

U kunt bijvoorbeeld een systeem opzetten om e-mails te filteren op basis van 'klantentagnummer', 'klantnaam' en 'onderwerpregel', en ze vervolgens naar hun respectieve mappen sturen en dienovereenkomstig labelen. 

Opmerking → Labels zijn essentieel, vooral bij het categoriseren van uw e-mails. Bijvoorbeeld, e-mails met het label "Actie vereist", "Herziening", "Belangrijke mededeling" of "Dringende mededeling" moeten waarschijnlijk prioriteit krijgen. 

Teamleden opleiden in effectieve technieken voor e-mailbeheer

Meestal is het opzetten van een systeem niet voldoende. In sommige gevallen volgen uw teamleden de richtlijnen niet of weten ze niet hoe ze het systeem moeten gebruiken. 

Daarom moet u alle teamleden uitrusten met de vaardigheden en kennis die nodig zijn om de interne communicatiestroom effectief te beheren. 

Hier zijn enkele technieken om uw teamleden te trainen: 

  • Gebruik van e-mailsjablonen of ingeblikte antwoorden op herhaalde of soortgelijke inkomende e-mails
  • Regelmatig e-mail inchecken, opruimen en organiseren. 
  • Vermijden van lange gesprekken om het aantal overbodige berichten en onnodige follow-ups te verminderen. 

Gerelateerd → Verbeter uw klantenservice met hoogwaardig e-mailbeheer 

Automatisering instellen

Door de inbox van uw team te automatiseren, kunt u de informatiestroom in het hele team stroomlijnen. Zo hoeven teamleden geen tijd te verspillen aan repetitieve taken. 

Met Trengo kunt u bijvoorbeeld veel aspecten van uw klantenservice automatiseren. Zo hoeven uw supportmedewerkers niet handmatig dezelfde berichten te kopiëren en te plakken voor klanten met hetzelfde probleem. 

U kunt ook automatisering instellen om u te helpen e-mails te routeren of te 'pingen' naar de juiste teamleden op basis van de kenmerken van de ontvanger. Op die manier wordt geen enkel bericht over het hoofd gezien, verkeerd gelabeld of gemist. 

https://www.youtube.com/watch?v=oyOEuJ8QbXk&ab_channel=Trengo

Schone inbox, schone geest - met Trengo

Je hoeft geen genie te zijn om te bedenken dat een onoverzichtelijke inbox de workflow van een team verstoort, de communicatie beïnvloedt en de productiviteit verlaagt. Gelukkig kunnen alle strategieën die we hier hebben besproken u helpen uw e-mailvolume te verminderen en uw inbox beter te beheren. 

Aan de andere kant, het zware werk van het beheren van de communicatiestroom van het team is een ontmoedigende taak. Daarom raden wij u aan een tool als Trengo te gebruiken om u te helpen bij het beheren, onderhouden en zelfs organiseren van uw team inbox, zodat u meer tijd kunt besteden aan belangrijke taken. 

Met Trengo kun je bijvoorbeeld aanpasbare labels aan gesprekken toevoegen om je inbox overzichtelijk te houden. U kunt ook mappen aanmaken om gesprekken met specifieke labels snel te bekijken. 

Met Trengo, geen doorsturen, CC's, BCC's, eindeloze threads, of interne e-mails meer.

Wil je een rommelvrije team-inbox? → Start uw 14-daagse gratis proef met Trengo

Tijd voor een afspraak

Je bedrijf groeit wanneer je meer en meer loyale klanten krijgt. Verzamel al het klantcontact op één platform en maak klanten blij met elk gesprek.
Plan een demo