Herinneringsberichten versturen op WhatsApp: tips & sjablonen

Je hebt een klant die om 9:00 uur komt. Het is nu 8:45 uur, alles is voorbereid en klaar. 9:00 uur komt, dan 9:15 uur, 9:30 uur - nu is het 10:00 uur en uw klant is nog steeds niet komen opdagen. 

Je neemt contact op met de klant over zijn afspraak, om vervolgens een typisch no-show antwoord te krijgen zoals, 

• Oh, het was vandaag? Schiet!
• Het spijt me, ik ben het vergeten. Kunnen we een nieuwe afspraak maken? - of een ander excuus. 

Hoewel deze no-shows misschien onschuldig zijn, kunnen ze een aanzienlijk verlies voor uw bedrijf betekenen en uw nettowinst beïnvloeden. Volgens recente rapporten bedraagt het gemiddelde no-show percentage 10-15%. Dit betekent dat als uw bedrijf €300.000 verdient, u een inkomstenverlies lijdt van €30.000-€45.000 per jaar. 

Gelukkig kun je het aantal no-shows beperken door een afspraakherinnering via WhatsApp te sturen. In deze blog bekijken we de voordelen van een WhatsApp herinnering, de te gebruiken templates en hoe je het instelt.

Voordelen van het versturen van een WhatsApp reminder

Minimaliseert no-shows

De belangrijkste reden voor het versturen van herinneringsberichten is om ze gelezen te krijgen door de beoogde ontvanger. Je kunt kiezen voor e-mails en sms'jes, maar de open rate is nauwelijks 20%. Met WhatsApp loopt dit echter op tot 98% open rate, waardoor het een uitstekend platform is om je klanten te herinneren aan aankomende afspraken, evenementen en deadlines.  

Door de herinneringen te combineren met een consistente afspraakherinnering via WhatsApp vóór de eigenlijke datum, blijft uw bedrijf in de voorhoede van de klant. 

Verbetert de relatie tussen klant en cliënt

Omdat WhatsApp een vriendelijkere communicatieaanpak biedt, zullen klanten eerder positief reageren op je afspraakherinneringen via WhatsApp. Hiermee kunt u uw bericht aan elke klant aanpassen op basis van de datum van het evenement, hun behoeften, het type dienst, enz.

Hier is een voorbeeld van hoe een WhatsApp-herinnering eruitziet.

Een WhatsApp-herinnering instellen

Je kunt een WhatsApp-herinnering instellen door deze stappen te volgen: 

• Meld je aan voor een Trengo-account om je WhatsApp Business API te activeren. 
• Navigeer naar het tabblad "Flows" en klik op "Create flow".
• Geef je stroom een naam en selecteer "WhatsApp" als voorkeurskanaal. 
• Navigeer naar Trengo > Uitzending > Nieuwe uitzending. 
• Stel uw uitzending in en kies het sjabloon van uw voorkeur. 
• Plan de uitzending. 
• Voeg uw klanten individueel of als lijst toe in "Ontvangers".
• Opslaan en onmiddellijk verzenden of plannen voor een later tijdstip. 

Opmerking: je sjabloon moet vooraf zijn goedgekeurd door WhatsApp voordat je het toevoegt aan je uitzending. Dit kan eenvoudig worden gedaan via Trengo.

Zodra dit is geactiveerd, stuurt WhatsApp je herinnering op het geplande tijdstip naar de aangewezen ontvanger(s). 

💡Pro Tip → Met Trengo kunt u de bezorging volgen en de status van uw bericht en de ontvangen antwoorden lezen. 

Gerelateerd → Hoe berichten plannen op WhatsApp Zakelijk

Hoe automatiseer je het versturen van reminder WhatsApp

Als u een bedrijf heeft waar verschillende klanten afspraken met u maken, kan het handmatig versturen van herinneringen een vervelende taak zijn. In dit geval zal het automatiseren van het hele proces u en uw team ontlasten.

Om dit te laten werken, moet je eerst een chatbot maken in Trengo die het instellingsproces van de herinnering in gang zet. 

• Navigeer naar Instellingen > Automatisering > Flowbot. 
• Klik op het groene "+" teken om uw bot aan te maken. 
• Begin je flowbot te ontwerpen door stappen en acties te slepen. 

• Als je klaar bent, sla je het op. 
• Ga vervolgens terug naar Instellingen > Automatisering > Flowbot en selecteer de WhatsApp-bot die je zojuist hebt gemaakt en klik op "Configureer je flowbot".
• Vul onderstaand formulier in zodat de bot alle nodige informatie van de gebruiker kan verzamelen. Bijvoorbeeld de datum en tijd van het evenement en het telefoonnummer van de ontvanger. 

• Zodra de chatbot de informatie heeft verzameld, gebruik je de 'regel'-functie op Trengo om de instelling van de WhatsApp-herinnering te activeren. 
• U kunt trefwoorden of zinnen gebruiken, zoals "een herinnering instellen" of "een bericht plannen",om de regel te activeren om een vooraf aangepast broadcast-bericht op het ingestelde tijdstip naar de beoogde ontvanger(s) te sturen.

WhatsApp afspraak herinnering voorbeeld

1. Webinar herinnering

"Hoi [naam], 

We kijken uit naar uw deelname aan ons komende webinar over [onderwerp]! 

Gewoon een snelle herinnering dat het gebeurt op [datum] om [tijd]. 

We sturen je binnenkort de link om mee te doen. 

Tot ziens!

[Naam afzender]"

2. Conferentie Herinnering

"Hallo [naam], 

Het is weer die tijd van het jaar. 

De [conferentie naam] is net om de hoek. 

We zijn super enthousiast dat je bij ons komt op [datum] om [tijd]. 

Als je het schema wilt bekijken, antwoord dan met "schema", en we sturen het meteen door. 

Ik kan niet wachten om je daar te zien. 

[Naam afzender]"

3. Product Lancering Herinnering

"Hoi [naam], 

Dit is slechts een vriendelijke herinnering dat ons nieuwe product - de [productnaam] zal worden gelanceerd op [datum] om [tijd]. 

We willen dat jij de eerste bent die het in handen krijgt door het nu voor te bestellen. 

Beperkte voorraad beschikbaar. Wacht niet te lang!

[Naam afzender]"

4. Afspraakherinnering

"Hoi [naam], 

Bedankt voor het kiezen van een samenwerking met [bedrijfsnaam]. 

Dit is slechts een vriendelijke herinnering dat u een afspraak met ons heeft op [datum] om [tijd]. 

Wees alstublieft op tijd, en laat het ons weten als u uw afspraak moet verzetten. 

We kijken ernaar uit om u de beste ervaring te geven. 

Geniet van de rest van je dag. 

[Naam afzender]."

5. Concert herinnering

"Hoi [naam], 

Het concert waar je op hebt gewacht is bijna hier!

Vergeet niet naar [locatie] te komen op [datum] om [tijd]. 

Neem je ticket mee en maak je klaar voor een onvergetelijke avond!

[Naam afzender]"

6. Workshop WhatsApp herinnering

"Hoi [naam], 

Het [bedrijfsnaam] workshop evenement is binnenkort op [datum] om [tijd]. 

Kom en leer van de profs en til je vaardigheden naar een hoger niveau. 

Er zijn nog een paar plekken vrij. 

Mis het niet! 

[Naam afzender]."

7. Betalingsherinnering

"Hoi [naam], 

Dit is een vriendelijke herinnering dat uw betaling binnenkort moet plaatsvinden. 

Zorg ervoor dat u voor [vervaldatum] betaalt om gebruik te kunnen blijven maken van onze service en om eventuele kosten voor te late betaling te voorkomen. 

Als u vragen heeft, aarzel dan niet om het ons te laten weten. 

[Naam afzender]."

Tips voor het maken van effectieve herinneringsberichten op WhatsApp 

• Houd het kort en eenvoudig. WhatsApp beperkt berichten tot 4096 tekens. Hoewel dit misschien veel lijkt, kun je je herinneringsbericht het beste kort en bondig houden. Een vuistregel is ervoor te zorgen dat de ontvanger(s) al je berichten kunnen zien zonder te hoeven scrollen.
  
• Gebruik een vriendelijke maar respectvolle toon. WhatsApp is een sociaal platform waar veel berichten informeel zijn. Daarom is het belangrijk om een vriendelijk herinneringsbericht op te stellen, zodat de ontvanger(s) zich meer op hun gemak voelen en zich betrokken voelen bij je bericht. Houd het echter altijd professioneel.
  
• Vermeld alle noodzakelijke details. Uw herinneringsbericht moet relevante informatie bevatten zoals datum, tijd, locatie en naam van het evenement. Zo weet de ontvanger(s) zeker dat hij/zij alles heeft om het evenement bij te wonen of de taak uit te voeren.
  
• Maak interacties persoonlijk. De naam van de ontvanger gebruiken of verwijzen naar dingen uit uw vorige interactie in het herinneringsbericht kan het memorabeler maken, wat hun reactie kan beïnvloeden.
  
• Zorg ervoor dat de instructies duidelijk zijn. Geef duidelijke instructies in uw herinneringsbericht over wat de ontvanger moet doen, hoe hij het moet doen, waar hij het moet doen, en wanneer het moet gebeuren [bv. deadlines]. Dit zorgt ervoor dat de ontvanger begrijpt wat er van hem wordt verwacht. 

Verminder no-shows door je WhatsApp-herinneringsberichten te automatiseren met Trengo

Door de hierboven besproken processen te volgen, kun je nu beginnen met het versturen van betere afspraakherinneringen via WhatsApp. 

We weten echter dat het handmatig versturen van WhatsApp-berichten een tijdrovende en vervelende taak kan zijn, vooral als je een groot klantenbestand of meerdere afspraken te beheren hebt. 

En daarom hebben we Trengo gemaakt om je te helpen met een afspraakherinnering via WhatsApp. Voor afspraken, evenementen of andere belangrijke taken te automatiseren. Op deze manier bespaar je tijd en verbeter je de efficiëntie van teams, terwijl Trengo voor de rest zorgt. 

Sluit je aan bij meer dan 3k bedrijven die Trengo gebruiken om hun bedrijf te automatiseren.

Plan vandaag nog een gratis demo

Veelgestelde vragen (FAQ's)

Kan ik WhatsApp-herinneringsberichten automatiseren?

Ja, je kunt WhatsApp-herinneringsberichten automatiseren met platforms zoals Trengo. Met de WhatsApp Business API kun je met Trengo automatisch herinneringen plannen en versturen op basis van triggers zoals afspraken, betalingen of evenementen. Dit bespaart tijd, vermindert no-shows en zorgt ervoor dat je klanten altijd op tijd bericht krijgen.

Wat moet ik opnemen in een WhatsApp-herinneringsbericht?

Een goed WhatsApp-herinneringsbericht moet duidelijk en beleefd zijn en alle relevante details bevatten, zoals de naam van de ontvanger, het doel van de herinnering (bijv. afspraak, betaling, evenement), de datum en tijd en eventuele noodzakelijke links of instructies. Het personaliseren van het bericht verhoogt de betrokkenheid en maakt het effectiever.

Zijn er tools of apps die helpen bij het automatiseren van WhatsApp-herinneringen?

Ja, verschillende tools helpen bij het automatiseren van WhatsApp-herinneringen, waaronder Trengo, AiSensy, enz. Trengo onderscheidt zich door zijn naadloze integratie met WhatsApp Business API, waardoor je herinneringen kunt automatiseren, berichten kunt personaliseren en alle communicatie met klanten kunt beheren vanaf één platform.

Kan ik herinneringen voor afspraken of vergaderingen versturen via WhatsApp?

Absoluut. Afspraak- en vergaderherinneringen behoren tot de meest gebruikte toepassingen voor WhatsApp-automatisering. Met Trengo kun je geautomatiseerde afspraakherinneringen instellen die alle benodigde details bevatten en klanten zelfs in staat stellen om direct via WhatsApp te bevestigen, een afspraak te verzetten of vragen te stellen.

Kan ik WhatsApp-herinneringsberichten personaliseren met klantnamen?

Ja, personaliseren is eenvoudig met Trengo en soortgelijke platforms. Je kunt variabelen of plaatsaanduidingen gebruiken om automatisch de naam en relevante gegevens van elke klant in je herinneringsberichten te voegen, waardoor ze persoonlijker aanvoelen en de respons wordt verhoogd.

Hoe gebruik ik WhatsApp API voor het op schaal versturen van herinneringen?

Om op grote schaal herinneringen te versturen, koppel je je WhatsApp Business API aan Trengo. Upload je contactenlijst, maak goedgekeurde berichtsjablonen en stel automatiseringsregels in op basis van je zakelijke behoeften. Trengo zorgt voor de planning, personalisatie en bezorging van herinneringen aan duizenden ontvangers, terwijl de bezorgings- en responspercentages worden bijgehouden voor optimalisatie.