1.500+ vragen worden volledig beantwoord door HelpMate
600+ reizen geactiveerd
500% snellere oplostijd
Yobbers, een internationaal wervingsbureau dat mensen helpt bij het vinden van kansen in het buitenland en hen bij elke stap begeleidt, maakt sinds 2020 gebruik van Trengo.
Met fluctuerende eisen, leadvolumes en verhoogde activiteit in de zomer hadden ze een manier nodig om de communicatie te centraliseren en ervoor te zorgen dat iedereen in het team verbonden bleef.
Uitdaging
In het begin gebruikten ze de multichannel inbox, live chat, WhatsApp en widgets van Trengo om met hun leads te communiceren. Maar na verloop van tijd realiseerden ze zich dat hun team te veel tijd besteedde aan handmatige taken, wat leidde tot verloren leads door lange wachttijden. Dit was vooral een probleem omdat het grootste deel van hun verkeer afkomstig is van de jongere generatie (Gen Z), die waarde hecht aan snelle reacties op hun vragen.
We willen automatiseren zodat het team sneller en efficiënter kan werken, maar we willen nog steeds dat bepaalde stappen, zoals interviews, persoonlijk door het team worden afgehandeld. We hebben hulp nodig bij het automatiseren van andere delen van het proces," legt Lieke uit.
De grote uitdaging is nu hoe je werk kunt automatiseren met AI zonder die persoonlijke benadering te verliezen.
Oplossingen
Yobbers was een van de early adopters van Trengo AI en wilde AI zo snel mogelijk inzetten. Ze begrepen de noodzaak om sneller te reageren tijdens en buiten kantooruren. Daarnaast wilden ze leads meer opties bieden om contact met hen op te nemen, met gemakkelijke opt-ins via kanalen als WhatsApp, live chat, e-mail en meer.
AI HelpMate
Yobbers zag AI als een kans om hun team beter te ondersteunen en de efficiëntie te verbeteren. Ze creëerden een persoonlijkheid genaamd Helmut als hun AI HelpMate. Met de hulp van hun toegewezen Customer Success Manager (CSM) brachten ze Helmut snel en efficiënt tot leven.
Ze trainden Helmut met hun lijst met beschikbare vacatures, voegden informatie toe over de steden en landen en zorgden ervoor dat deze overeenkwam met hun tone of voice.
Voorheen verloren ze veel kandidaten omdat ze niet direct antwoord konden geven. Nu kunnen ze altijd reageren, of dat nu tijdens of buiten kantooruren is.
Dit is zo'n game-changer geweest omdat geen enkele recruiter alle vacatures kan onthouden. Helmut helpt vragen te beantwoorden per vacature, stad of zelfs land. Het bijwerken van de documenten is ook super eenvoudig. We hebben een paar teamleden die verantwoordelijk zijn voor het up-to-date houden in het Engels, Nederlands en Duits.
AI-reis
Yobbers is ook begonnen met het uitrollen van AI Journey op hun platform. Ze begonnen met het uitzoeken waar HelpMate (Helmut) moest ingrijpen en wanneer het team het moest overnemen. In het begin handelde Helmut alles af, maar nu hebben ze het proces verfijnd om inkomende WhatsApp-berichten van nieuwe leads effectiever te filteren.
Leads worden bijvoorbeeld verwelkomd en gevraagd waar ze naar op zoek zijn. Van daaruit worden ze naar de juiste plek geleid. Deze opzet is geweldig omdat gebruikers soms vragen hebben die niet in de kennisbank van Helmut staan.
Resultaat
Het team maakt optimaal gebruik van Trengo AI en heeft aanzienlijke verbeteringen opgemerkt. De responstijd is veel sneller en de algehele efficiëntie van het team is sterk verbeterd. Vragen kunnen nu worden beantwoord in slechts 1/5 van de gebruikelijke tijd.
Wij geloven dat het behouden van de menselijke maat nog steeds erg belangrijk is naast automatisering. Gezien onze doelgroep is het bieden van persoonlijke begeleiding en zekerheid belangrijk wanneer dat nodig is.
Met AI proberen we zoveel mogelijk te automatiseren en tegelijkertijd een gezond evenwicht te bewaren door in bepaalde fasen persoonlijke interactie te houden. Tot nu toe zijn er meer dan 600 journeys geactiveerd in de communicatie met leads.
In ons vakgebied zijn we ervaren in het helpen van mensen met verhuizen naar het buitenland, en dat is iets wat we niet volledig kunnen overdragen aan AI - en dat is niet erg. Het is de persoonlijke touch die we graag behouden," voegt Lieke toe.