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Llegar a los clientes donde ya están nunca ha sido tan importante. Con miles de millones de personas que utilizan WhatsApp cada mes, WhatsApp Business se ha convertido rápidamente en uno de los canales más eficaces para la comunicación diaria. Ofrece a los equipos una forma sencilla de conectar con los clientes, responder a sus preguntas más rápidamente y crear una experiencia más fluida en todas las etapas del proceso.
Para muchos equipos de comercio electrónico y servicios, el reto no es usar WhatsApp, sino saber cómo usarlo bien. Desde gestionar grandes volúmenes de mensajes hasta mantener organizadas las conversaciones, puede resultar abrumador sin las herramientas y la orientación adecuadas.
En esta guía definitiva, te explicaremos cómo funciona WhatsApp business, por qué es importante y cómo puedes utilizarlo para atender a los clientes de una forma más escalable y estructurada. También verás cómo una plataforma como Trengo puede ayudarte a gestionar conversaciones, automatizar tareas rutinarias y mantener a tu equipo bajo control, incluso en los días más ajetreados.
Vayamos paso a paso y exploremos cómo WhatsApp business puede ayudarte a crear relaciones más sólidas con los clientes.
¿Qué es WhatsApp Business?
WhatsApp business es una versión específica de WhatsApp creada para empresas que desean una forma sencilla y fiable de comunicarse con sus clientes. Se ofrece como aplicación móvil gratuita para Android e iOS y está diseñada para ayudar a los equipos pequeños y medianos a organizar conversaciones, establecer expectativas y responder con mayor rapidez.
¿Por qué lo utilizan las empresas?
La mayoría de los clientes ya confían en WhatsApp en su vida diaria. WhatsApp business aprovecha esta familiaridad para crear una experiencia de comunicación fluida. Ofrece herramientas como respuestas rápidas, etiquetas y automatización básica para ayudar a los equipos a gestionar los mensajes entrantes sin tener que cambiar entre varios canales.
Cómo encaja en su flujo de trabajo
Si estás gestionando preguntas sobre productos, actualizaciones de entrega o solicitudes de soporte cotidianas, WhatsApp business puede actuar como una línea directa entre tu equipo y tus clientes. Y cuando se combina con una plataforma como Trengo, puedes dirigir los mensajes al miembro adecuado del equipo, automatizar tareas repetitivas y mantener todas las conversaciones en una bandeja de entrada compartida.
En resumen, WhatsApp business ofrece a las empresas una forma accesible de establecer una comunicación más sólida y receptiva con los clientes.
WhatsApp business app vs WhatsApp business api
No todas las empresas se comunican de la misma manera, y WhatsApp ofrece dos soluciones diferentes para adaptarse a estas necesidades: la app WhatsApp business y la api WhatsApp business. Ambas te ayudan a conectar con los clientes, pero sirven para flujos de trabajo muy diferentes.
¿Por qué hay dos versiones?
A medida que WhatsApp se convirtió en parte de la comunicación cotidiana, muchos equipos empezaron a utilizarlo de manera informal para la atención al cliente y las actualizaciones rápidas. Para hacerlo más fácil y estructurado, WhatsApp ha introducido herramientas específicas para empresas. La aplicación está diseñada para equipos pequeños que necesitan una comunicación sencilla sobre la marcha. La API, por su parte, ayuda a las empresas que gestionan grandes volúmenes de mensajes y necesitan una automatización avanzada.
Aplicación de WhatsApp para empresas: sencilla y fácil de usar desde el móvil
La aplicación WhatsApp para empresas está pensada para equipos pequeños y medianos que desean gestionar las conversaciones directamente desde su teléfono o escritorio. Su uso es gratuito y te permite:
- Responder a los clientes en una interfaz familiar
- Configurar respuestas rápidas y etiquetas
- Gestionar la información básica de los clientes
- Inicie sesión desde hasta cinco dispositivos (con un smartphone como dispositivo principal)
Sin embargo, tiene sus limitaciones. No puedes controlar el acceso del equipo, no tienes funciones de bandeja de entrada compartida y la aplicación no está diseñada para grandes volúmenes de conversaciones con clientes. Como resultado, muchos equipos en crecimiento superan rápidamente la aplicación cuando la comunicación se vuelve más compleja.
Api de WhatsApp para empresas: creada para escalar equipos
La api de WhatsApp Business está diseñada para empresas que reciben muchos mensajes de clientes y necesitan más control, automatización y colaboración. No es una aplicación independiente. En su lugar, se conecta a una plataforma de captación de clientes como Trengo.
Con la api, puedes:
- Dé a todo su equipo acceso a una bandeja de entrada compartida
- Automatizar el enrutamiento de las conversaciones
- Enviar notificaciones a escala
- Integra WhatsApp en tu CRM o herramientas de comercio electrónico
- Gestione la asistencia de gran volumen con una mejor supervisión
Esto convierte a la api en la opción preferida para marcas de comercio electrónico en crecimiento, proveedores de servicios y cualquier empresa que necesite un soporte estructurado y multiagente.
¿Por qué tu empresa debería usar WhatsApp?
Si estás decidiendo si merece la pena añadir WhatsApp business a tus canales de comunicación, la respuesta corta es sí. Ofrece a los clientes una forma directa y familiar de ponerse en contacto con usted, y ayuda a los equipos a responder más rápidamente sin añadir complejidad adicional. Muchas empresas lo utilizan para mejorar la atención al cliente, generar confianza y mantenerse conectadas durante todo el proceso de compra.
Para las pequeñas empresas, WhatsApp Business puede cambiar las reglas del juego. Es gratuito, fácil de gestionar y te permite llegar a la gente a través de una aplicación que ya utilizan a diario. Puedes enviar actualizaciones rápidas, compartir fotos, responder preguntas en tiempo real y mantener informados a los clientes sin depender del correo electrónico o las llamadas telefónicas. Este estilo personal y conversacional suele generar un mayor compromiso y clientes que repiten.
Los equipos más grandes también se benefician. Con la api whatsapp business, las empresas pueden integrar WhatsApp en sus sistemas existentes y gestionarlo todo desde un único lugar. Esto significa que su equipo puede gestionar grandes volúmenes de mensajes, automatizar tareas rutinarias y obtener información que ayude a mejorar la experiencia del cliente. Incluso con más estructura y automatización, la interacción sigue siendo personal, algo que los clientes valoran.
En resumen, WhatsApp Business ofrece tanto a las pequeñas como a las grandes empresas una forma sencilla y eficaz de mantenerse en contacto con los clientes y ofrecer una asistencia rápida y humana.
Estas son las 6 mejores funciones de WhatsApp para empresas
1. Crear un perfil de empresa
WhatsApp Business te permite crear un perfil profesional en el que los clientes puedan confiar. Puedes añadir el nombre de tu empresa, una descripción, datos de contacto, sitio web y ubicación. Esto ayuda a los clientes a encontrar rápidamente la información que necesitan y genera credibilidad desde la primera interacción.
2. Establecer el horario comercial
Puede establecer su horario de atención directamente en la aplicación. Esto ayuda a los clientes a comprender cuál es la mejor hora para ponerse en contacto con usted y proporciona a su equipo unos límites más claros. También establece las expectativas adecuadas en cuanto a tiempos de respuesta, especialmente en periodos de mucho trabajo.
3. Utilizar respuestas automáticas
Los mensajes automáticos facilitan la capacidad de respuesta, incluso cuando no estás disponible. Puedes configurar:
- mensajes de bienvenida a nuevos clientes
- mensajes para avisarles de que no estás conectado
- respuestas rápidas para agilizar las respuestas a las preguntas más habituales
Estas herramientas ayudan a mantener una experiencia coherente y a reducir el tecleo repetitivo de su equipo.
4. Muestre su catálogo
La función de catálogo permite mostrar productos o servicios directamente en WhatsApp. Los clientes pueden ver fotos, leer descripciones y consultar precios sin necesidad de visitar otro sitio web. Es una forma sencilla de guiar a los clientes a través de sus opciones y reducir el intercambio de mensajes.
5. Organizar conversaciones con etiquetas
Las etiquetas le ayudan a clasificar los chats en grupos significativos, lo que facilita el seguimiento y el control del progreso del cliente. Algunos ejemplos comunes son:
- nuevo cliente
- cliente habitual
- pendiente de pago
- en espera de entrega
Así mantendrás organizada tu bandeja de entrada y te asegurarás de que no se te escapa ninguna conversación.
6. Ver estadísticas de mensajería
WhatsApp Business le ofrece análisis básicos para comprender el rendimiento de sus mensajes. Puedes ver cuántos se han enviado, entregado y leído. Estos datos te ayudarán a evaluar la participación del cliente y a mejorar tu comunicación con el tiempo.
Cómo puede WhatsApp business mejorar su servicio de atención al cliente?
El servicio de atención al cliente desempeña un papel fundamental en la percepción que los clientes tienen de su marca. WhatsApp Business ofrece varias funciones que ayudan a los equipos a comunicarse más rápido, personalizar las conversaciones y resolver problemas con menos esfuerzo.
1. Comunicación instantánea
WhatsApp business facilita las conversaciones en tiempo real. Los clientes pueden enviarte un mensaje en el momento en que tengan una pregunta, y tu equipo puede responder al instante. Esta inmediatez genera confianza y ayuda a los clientes a sentirse respaldados en todo momento.
2. Experiencia del cliente personalizada
Puede adaptar sus mensajes en función de las preferencias de cada cliente, sus conversaciones anteriores o su historial de compras. Dirigirse a las personas por su nombre y comprender su contexto hace que cada interacción resulte más humana y personal.
3. Fácil acceso a la información
Con la función de catálogo, los clientes pueden examinar los productos, ver los precios y explorar los detalles directamente en WhatsApp. Obtendrán respuestas más rápidamente y su equipo perderá menos tiempo repitiendo la misma información.
4. Resolución eficaz de los problemas
Las respuestas rápidas y los mensajes automatizados le ayudan a responder con mayor rapidez, incluso en horas punta o fuera de su horario laboral. Esta coherencia reduce los tiempos de espera y mejora su experiencia general de asistencia.
Cómo usar WhatsApp business para ventas y marketing
WhatsApp business no es solo un canal de asistencia: también es una valiosa herramienta para impulsar las ventas, compartir actualizaciones y mantener el interés de los clientes.
Promociones de productos
Envíe mensajes personalizados sobre novedades, ofertas por tiempo limitado u ofertas de temporada. Como WhatsApp es un canal directo, es más probable que los clientes vean y respondan a estas actualizaciones.
Compromiso de los clientes
Comparta contenido útil, como consejos breves, tutoriales o información relevante. Estos pequeños detalles mantienen tu marca en el top of mind y fomentan el compromiso continuo.
Comentarios de los clientes
Utilice encuestas rápidas o preguntas sencillas para recabar opiniones. Es una forma sencilla de entender qué aprecian sus clientes y en qué puede mejorar.
Actualizaciones de pedidos
Las notificaciones automáticas ayudan a los clientes a mantenerse informados sobre el estado de sus pedidos. El envío de actualizaciones de confirmación, envío y entrega hace que el proceso de compra sea transparente y fiable.
Recordatorios de carritos abandonados
Envíe un recordatorio amable a los clientes que dejaron artículos en su carrito. Un mensaje breve y amable puede hacer que vuelvan y convertir una oportunidad perdida en una venta realizada.
¿Cómo configurar WhatsApp Business?
Crear un negocio de WhatsApp es muy sencillo. Con unos pocos pasos, puede crear una presencia profesional y empezar a atender a sus clientes de inmediato.
Paso 1: Descargar e instalar la aplicación
Para empezar, descarga la aplicación WhatsApp Business de la tienda de aplicaciones de tu dispositivo. Una vez instalada, verifica tu número de teléfono introduciendo el código de país y el número de móvil correctos.
Suele ser mejor utilizar un número exclusivo para tu empresa para mantener separadas las conversaciones personales de las laborales.
Si ya utilizas WhatsApp para chats personales, puedes transferir tu historial a la aplicación para empresas. WhatsApp te guiará en el proceso para que no pierdas nada.
Paso 2: Cree su perfil de empresa
Su perfil empresarial ayuda a los clientes a reconocerle al instante. Añada el nombre de su empresa, seleccione la categoría más relevante y cargue su logotipo.
También puede incluir su dirección, una breve descripción, correo electrónico y enlaces a su sitio web. Estos detalles ayudan a los clientes a saber más sobre su negocio de un vistazo.
No olvide establecer su horario comercial para que los clientes sepan cuándo pueden esperar una respuesta.
Paso 3: Configurar las funciones clave
WhatsApp business incluye útiles herramientas que facilitan la comunicación. Puedes crear:
- mensajes de bienvenida a nuevos clientes
- mensajes a distancia para gestionar las expectativas cuando no esté disponible
- respuestas rápidas a las preguntas más habituales
Un ejemplo sencillo podría ser:
"¡Hola! Gracias por ponerse en contacto con nosotros. Nuestro equipo se pondrá en contacto con usted en 24 horas".
Si vendes productos o servicios, crea un catálogo para mostrar lo que ofreces. Añade fotos, descripciones y precios para que los clientes puedan navegar sin salir de la aplicación.
Por último, explore funciones como las etiquetas, los filtros y las herramientas de organización del chat. Te ayudarán a mantener el control de las conversaciones y a ofrecer una asistencia coherente, incluso en los días más ajetreados.
Automatizar las interacciones con los clientes con WhatsApp business y Trengo
La automatización se vuelve mucho más potente cuando conectas WhatsApp Business con Trengo. En lugar de gestionar las conversaciones manualmente a través de diferentes herramientas, Trengo centraliza todo en una bandeja de entrada compartida y ofrece a tu equipo los flujos de trabajo, la automatización y las herramientas de IA necesarias para responder de forma más rápida y coherente.
Chatbots
El chatbot de Trengo le ayuda a gestionar grandes volúmenes de mensajes sin abrumar a su equipo. Puede responder a preguntas frecuentes, recopilar datos del cliente, guiar a los usuarios a través de pasos sencillos y transferir conversaciones complejas a un agente humano cuando sea necesario. Esto garantiza que los clientes reciban asistencia instantánea en cualquier momento del día.
Respuestas automatizadas
En Trengo, puede configurar saludos automáticos, mensajes de ausencia y respuestas rápidas que funcionan a la perfección con WhatsApp Business. Estos mensajes ayudan a los clientes a obtener información esencial de inmediato, como horarios comerciales, actualizaciones de entrega o tiempos de procesamiento, sin tener que esperar respuestas manuales.
Automatización del flujo de trabajo
Los flujos de automatización de Trengo le permiten crear flujos de trabajo inteligentes que activan acciones basadas en el comportamiento del cliente. Por ejemplo, puede:
- Enviar mensajes de seguimiento a los clientes que no respondieron
- Dirija automáticamente las conversaciones al equipo adecuado
- Asignación de mensajes en función de la disponibilidad o la carga de trabajo de los agentes
- Etiquete las conversaciones de alta prioridad para una atención más rápida
Estos flujos de trabajo ayudan a los equipos a mantenerse organizados y reducen las tareas manuales repetitivas.
Integración de CRM
Trengo se integra con los sistemas CRM más populares y centraliza las conversaciones de WhatsApp junto con otros canales. Todos los mensajes y detalles de los clientes se almacenan en un único lugar, lo que ayuda a su equipo a comprender el contexto completo de cada interacción. Esto facilita la personalización de la asistencia, el seguimiento del historial y el mantenimiento de una comunicación coherente.
Prácticas recomendadas para utilizar WhatsApp business
Cuando se utiliza bien, WhatsApp business puede ayudarte a captar clientes, generar confianza y apoyarlos a lo largo de su viaje. He aquí algunas formas prácticas de sacarle el máximo partido.
Atraer a los clientes con mensajes personalizados
Adaptar los mensajes a la situación de cada cliente ayuda a que las conversaciones resulten más humanas. Puedes crear plantillas para las preguntas más habituales sin perder el tono cordial y personal.
Por ejemplo:
"Hola, gracias por ponerse en contacto con nosotros. Nuestro plazo de entrega estándar es de 30-60 minutos. Esto da a nuestro equipo tiempo suficiente para preparar tu pedido y hacértelo llegar sano y salvo. Te informaremos en cuanto esté en camino".
Las respuestas rápidas lo hacen aún más fácil. Te permiten enviar respuestas preescritas con un solo toque, ahorrando tiempo sin parecer un robot. Añadir emojis o un tono amistoso puede hacer que el mensaje resulte más cálido, pero hay que mantener el equilibrio para que siga siendo profesional.
Utilizar la función de catálogo para mostrar productos y servicios
El catálogo es una forma sencilla de presentar tus productos o servicios directamente dentro de WhatsApp. Manténgalo actualizado con fotos claras, descripciones precisas y precios para que los clientes puedan navegar sin cambiar de canal.
Puede destacar las novedades, los artículos de temporada o los más vendidos colocándolos en la parte superior. Cuando los clientes pregunten por un producto, puede compartir un elemento del catálogo al instante, dándoles todos los detalles que necesitan en un solo lugar.
Crear colecciones temáticas para ocasiones como fiestas o acontecimientos especiales también puede inspirar a los clientes y aumentar las ventas.
Cómo cumplir las condiciones de servicio de WhatsApp
Asegúrese siempre de que los clientes han dado su consentimiento antes de enviar mensajes. También deben tener una forma clara y fácil de darse de baja. Esto protege a su empresa de problemas de cumplimiento, especialmente en torno al GDPR, y evita que sus mensajes parezcan intrusivos.
Evite enviar demasiadas notificaciones. Céntrese en la calidad más que en la cantidad: una actualización útil a la semana suele ser más eficaz que las promociones diarias.
Nunca solicite ni comparta información confidencial, como datos de pago, a través de WhatsApp. Dirija a los clientes a opciones de pago seguras o a su sitio web.
Por último, mantenga su perfil empresarial completo y actualizado. La información precisa genera confianza, y los clientes son más propensos a relacionarse con una marca que parece fiable y profesional.
Palabras finales
WhatsApp business se ha convertido en una de las formas más sencillas para que los clientes se conecten con las marcas en las que confían. Cuando se combina con una plataforma como Trengo, se vuelve aún más potente, ya que ayuda a tu equipo a automatizar tareas rutinarias, mantenerse organizado y ofrecer una asistencia rápida y personalizada a gran escala. Tanto si estás empezando como si quieres optimizar tu configuración actual, las herramientas adecuadas pueden hacer que cada conversación sea más fluida y coherente.
Si quieres ver cómo funciona WhatsApp business dentro de Trengo, puedes explorar todas las funciones en acción. Reserve una demostración gratuita y descubra cómo su equipo puede comunicarse de forma más inteligente, no más difícil.
