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¿Quieres ofrecer un servicio de atención al cliente de alta calidad a través de WhatsApp Business? Entonces, necesitas que sea personal y rápido. Domina ambos aspectos y llegarás directo al corazón de tus clientes.
Por supuesto, es más fácil decirlo que hacerlo. Tienes más cosas que hacer y no eres el robot que los clientes esperan que seas.
Sin embargo, si utilizas las respuestas rápidas de WhatsApp Business, tu trabajo será mucho más fácil.
En este blog, hablaré de las ventajas de utilizar las respuestas rápidas, explicaré cómo configurarlas y compartiré algunos ejemplos de respuestas para WhatsApp Business que te salvarán la vida.
¿Qué es una respuesta rápida de WhatsApp Business?
Una respuesta rápida de WhatsApp Business es un mensaje con plantilla donde puedes buscar, editar y enviar fácilmente un contenido a tu cliente. Suelen utilizarlas los agentes de atención los colaboradores para responder a las preguntas más frecuentes de los clientes.
Cuantas más preguntas repetitivas recibas, podrás responderlas en el menor tiempo posible.
Ventajas de usar una respuesta rápida de WhatsApp Business
Cuando optas por las respuestas rápidas, estas te facilitan vida de múltiples maneras:
- Mejoran el tiempo de respuesta
- Ahorran tiempo a tu equipo de atención al cliente
- Facilitan el mantenimiento de un tono de voz constante en equipo.
Cómo configurar una respuesta rápida para WhatsApp Business
Por lo tanto, aquí hay dos opciones. Si gestionas una cuenta de WhatsApp Business por ti mismo, lo mejor será usar la aplicación WhatsApp Business. Sin embargo, si deseas gestionar un número con un equipo, tendrás que empezar a utilizar la API de WhatsApp Business.
Por otra parte, la aplicación de WhatsApp fue creada para pequeñas empresas y sólo puede ser utilizada por una persona en un dispositivo al mismo tiempo.
Hay un par de limitaciones más en la aplicación que hacen que la API sea más adecuada para equipos más grandes:
- Sólo puedes crear hasta 50 respuestas rápidas en la aplicación.
- La longitud máxima de las respuestas rápidas es de 25 caracteres en la aplicación.
A continuación te explico cómo configurar las respuestas rápidas para ambas opciones.
Cómo configurar una respuesta rápida en la aplicación WhatsApp Business
Empezaremos configurando una respuesta rápida en la aplicación WhatsApp Business.
- Ve a tu aplicación WhatsApp Business y navega hasta "Más opciones" > "Herramientas de negocios" > "Respuestas rápidas".
- A continuación, pulse "Añadir(+)".
- Rellena el texto o añade un archivo multimedia. Esto se convertirá en tu respuesta rápida.
- Decide el atajo de teclado que activará la respuesta rápida.
- Haz clic en "Guardar".
Ahora, cada vez que escriba el atajo dado en un chat con un cliente, aparecerá su respuesta rápida.
Cómo configurar una respuesta rápida con la API de WhatsApp Business
Para utilizar la API de WhatsApp Business, tendrás que adoptar una plataforma de atención al cliente que tenga la capacidad de conectarse con ella, como Trengo. Esto se debe a que la propia API no tiene su propia interfaz.
En breve, te explicaré cómo configurar una respuesta rápida para WhatsApp Business en Trengo:
- Ve a configuración >configuración>respuestas rápidas.
- Haz clic en el botón verde "+".
- Introduce un nombre interno para tu respuesta rápida.
- Selecciona en qué canal debe estar activa la respuesta rápida, en este caso, "WhatsApp Business".
- Escribe tu mensaje.
- Haz clic en "Guardar".
Ahora, tu nueva respuesta rápida está siempre a un clic de distancia. Si quieres, también puedes usarla en otros canales de comunicación que utilices, como Instagram DMs o Facebook Messenger.
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15 mensajes de respuesta rápida para WhatsApp Business
Ahora que ya sabes cómo configurarlo todo, es hora de inspirarse. Por lo tanto, encontrarás una plantilla de respuesta rápida de WhatsApp Business para cualquier situación que te puedas encontrar.
Mensajes de felicitación
- ¡Hola que tal, gracias por tender la mano! 👋
- Hola, me llamo [nombre del empleado]. ¿En qué puedo ayudarle hoy?
- Hola, [nombre del cliente]. Gracias por ponerte en contacto con [organización].
Horarios de apertura
- Nuestro horario de apertura es de [añadir aquí el horario dedicado]. Esperamos verte pronto por aquí.
Mensaje de respuesta retrasada
- Disculpa la espera. Dejaste un mensaje mientras estábamos fuera de la oficina. No dudes en preguntarme cualquier cosa. 🤝
6.Hemos recibido muchos mensajes en los últimos días, por lo que hemos tardado un poco en responder al tuyo. Disculpe la espera. ¿En qué puedo ayudarle?
Política de devoluciones y reembolsos
- Los artículos comprados en [empresa] pueden devolverse en un plazo de 21 días laborables. Lea nuestra política de devoluciones para obtener más información: [enlace].
- El reembolso está en curso. Lo recibirás en [plazo].<br>
No ofrecemos descuentos
- Desgraciadamente, en la actualidad no ofrecemos ningún descuento, salvo los que puede ver en nuestro sitio web.
Cuestiones técnicas
- Estamos experimentando algunos problemas técnicos con nuestro sitio web. Nuestro equipo está trabajando duro para que todo vuelva a la normalidad lo antes posible. Te informaremos inmediatamente cuando todo vuelva a la normalidad. Disculpen las molestias.
- El problema se ha solucionado. Gracias por tu paciencia.
Pide opiniones a clientes satisfechos
- ¡Encantado de ayudarte, [nombre del cliente]! ¿Te importaría dejar un comentario sobre su experiencia con [empresa]? Sólo te llevará un par de minutos: [enlace].
Productos disponibles
- ¡Buenas noticias, [nombre del cliente]! ¿Recuerdas que nos preguntaste por [producto]? Por fin volveremos a tenerlo en stock para [fecha]. Aún no está en la página web, pero queríamos ponernos ya en contacto contigo. Avísame para reservarte uno.
Conversaciones finales
14*. ¡Estoy encantado de ayudarte! ¿Hay algo más en lo que pueda ayudarte hoy?
- De nada, [nombre del cliente]. Por favor, hazme saber si tienes más preguntas.
Empieza a usar los mensajes de respuesta rápida para WhatsApp Business
Ya está todo listo. Ya sabes cómo configurar una respuesta rápida y, con suerte, también tienes la inspiración adecuada para escribir algunas buenas. Si no, puedes simplemente copiar y pegar las plantillas de respuesta rápida de WhatsApp Business de este blog. Mucha suerte.
Más información:
Preguntas más frecuentes (FAQ)
¿Qué son las respuestas rápidas en WhatsApp Business?
Las respuestas rápidas son plantillas de mensajes preescritos que puedes enviar con unos pocos toques. Son perfectas para responder a preguntas frecuentes, proporcionar actualizaciones de pedidos, compartir información sobre pagos o entregas y mantener una comunicación coherente y profesional con los clientes.
¿Cómo configuro las respuestas rápidas en WhatsApp Business?
Para configurar las respuestas rápidas, abre la aplicación WhatsApp Business, toca los tres puntos de la esquina superior derecha y selecciona "Herramientas de empresa". Seleccione "Respuestas rápidas", pulse el icono más, introduzca su acceso directo (por ejemplo, /horas), escriba su mensaje y guárdelo. Ahora puedes utilizar este atajo en cualquier chat para enviar la respuesta preescrita al instante.
¿Cuántas respuestas rápidas puedo guardar en WhatsApp Business?
En la app WhatsApp Business, puedes guardar hasta 50 respuestas rápidas. Cada acceso directo puede tener hasta 25 caracteres, y cada mensaje puede tener hasta 500 caracteres. Para obtener respuestas rápidas ilimitadas y funciones más avanzadas, utilice la API de WhatsApp Business con una plataforma como Trengo, que permite el acceso en equipo y la integración con sus flujos de trabajo de atención al cliente.
¿Cuáles son los mejores mensajes de respuesta rápida para tratar las preguntas frecuentes?
Algunas de las respuestas rápidas más eficaces para las preguntas frecuentes son:
- /horario: "Nuestro horario comercial es de lunes a viernes, de 9:00 a 17:00".
- /pago: "Aceptamos transferencias bancarias, tarjetas de crédito y PayPal".
- /entrega: "Los pedidos se envían en un plazo de 3 a 5 días laborables".
- /estado: "Por favor, comparte tu número de pedido y te informaremos de su estado".
- /devoluciones: "Puedes devolver artículos en un plazo de 30 días desde la entrega. Póngase en contacto con nosotros para más detalles".
Puede personalizar y ampliar estas respuestas para adaptarlas a las necesidades de su empresa.
¿Qué diferencia hay entre las respuestas rápidas y los mensajes automáticos?
Las respuestas rápidas se activan manualmente tecleando un atajo de teclado o pulsando un icono, y son ideales para responder de forma instantánea y coherente a preguntas habituales. Los mensajes automáticos (como los mensajes de ausencia o de bienvenida) se envían automáticamente en función de factores desencadenantes como el horario comercial o el primer contacto, y pueden configurarse para una comunicación manos libres. Plataformas como Trengo te permiten utilizar ambas para ofrecer una experiencia de cliente sin fisuras.
¿Puedo utilizar las respuestas rápidas en varios idiomas?
Sí, puedes crear respuestas rápidas en diferentes idiomas para atender a una base de clientes diversa. Solo tienes que añadir respuestas rápidas separadas para cada idioma y utilizar atajos específicos para cada idioma. Para obtener soporte multilingüe avanzado y detección automática, considere el uso de la API de WhatsApp Business con Trengo u otras plataformas de automatización.
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