Il software di chat di squadra come strumento di comunicazione aziendale

Probabilmente sei approdato su questo blog perché hai cercato qualcosa come "software per chat di gruppo" o "strumenti di comunicazione aziendale". Beh, sono un bravo scrittore e ringrazio Google per avermi posizionato in alto su questi termini. Ciao, amico. 😄

Il software di chat di gruppo è un tipo di strumento di comunicazione aziendale e ti consiglio vivamente di utilizzarlo (come leggerai più avanti). Ma prima di farlo, lascia che ti aiuti nel tuo processo decisionale.

• L'importanza degli strumenti di comunicazione aziendale
• Software di chat di squadra vs software di live chat
• Quali sono i vantaggi di un software di chat di squadra? 
• Quali sono altri strumenti utili per la comunicazione aziendale?
• 5 tipi di strumenti di comunicazione aziendale

L'importanza degli strumenti di comunicazione aziendale 💬

In quest'epoca, tutte le aziende subiscono una trasformazione digitale. Tutto ciò che avviene offline avverrà anche o solo online. Le attività manuali vengono sostituite da attività automatizzate o hanno un processo più semplice se eseguite digitalmente. In questo modo si ottiene più tempo per concentrarsi su ciò che conta davvero. 

Perché cosa conta davvero? Le persone. I dipendenti che attualmente svolgono attività manuali, perdono tempo e sono pieni di frustrazioni. I clienti che, a causa delle frustrazioni dei dipendenti o della lentezza dei processi aziendali, non sono soddisfatti della loro esperienza. Quando avrai più tempo per concentrarti come azienda, i risultati saranno migliori.

La concentrazione porta qualità

Ma lasciamo che ci torni un'altra volta. Gli strumenti di comunicazione aziendale risolvono un problema enorme. Alla fine, tutto è comunicazione. Più ti concentri sull'ottimizzazione della comunicazione di qualità, migliori saranno le tue prestazioni. 📈

Gli strumenti di comunicazione digitale eliminano molte barriere rispetto alle soluzioni di comunicazione tradizionali. Queste soluzioni possono fare la differenza per il successo della tua azienda. 

Lasciatemi dire la mia citazione preferita di Charles Darwin;

"Non sono le aziende più forti a sopravvivere, né le più intelligenti, ma quelle più reattive al cambiamento".

Charles Darwin

Avrai notato che ho cambiato un po' la sua citazione, da specie a società. Ma la saggezza non cambia. È la sopravvivenza del più adatto tra le aziende e le aziende che non si adattano di solito non sopravvivono. 🦁

Gli strumenti di comunicazione aziendale offrono diversi vantaggi:

• Aumenta la produttività
• Possibilità di lavorare da remoto
• Consente una comunicazione efficiente
• Crea un'elevata soddisfazione dei dipendenti (meno frustrazioni)
• Risparmia tempo e denaro
• Aumenta la concentrazione

Riesci a immaginare la differenza di performance tra le aziende che si adattano a questi strumenti e quelle che non lo fanno?

Le differenze tra i software di chat di gruppo e i software di live chat 📖

Nelle aziende c'è molta confusione nella scelta dei giusti strumenti di comunicazione aziendale. Non tutti hanno un background tecnologico o appartengono alla generazione Z. Sì, sai, quelle persone piccole con i loro nuovi gadget che fanno cose musicali tutto il giorno. 📱

La tua vita, a differenza della mia, probabilmente non è stata costruita per conoscere la differenza tra un software di chat di gruppo e un software di live chat. Quindi ti invito a leggere la mia spiegazione.

Cos'è un software di live chat? 💬

Il software di live chat è un software che ti permette di chattare in tempo reale con i clienti che visitano il tuo sito web. Il software di live chat non è utilizzato solo nei siti web, ma anche nei portali digitali e ha lo scopo principale di generare contatti e di fornire assistenza ai clienti.

Naturalmente, se sei abituato alle e-mail e ora usi improvvisamente software come Slack, Microsoft Teams o la chat di squadra di Trengo, i termini potrebbero confonderti un po'.

Disclaimer: questi prodotti non sono chiamati software di live chat. 

Cos'è un software di chat di squadra? 💬

Il software di chat di squadra è un software che ti permette di chattare con il tuo team. Sì, anche dal vivo e in tempo reale. Ma la differenza più grande è che una chat di squadra non prevede la comunicazione con i tuoi clienti. È pensata solo per comunicare con il tuo team. 

Non c'è da stupirsi se Microsoft lo chiama Teams e Trengo lo chiama Team Chat.

L'obiettivo principale del software di chat di gruppo è comunicare in modo efficiente con i tuoi colleghi. Per questo motivo viene spesso definito come un sostituto della posta elettronica. In realtà, si tratta di un sostituto delle e-mail interne. 

O d'ora in poi dovremmo chiamare l'email, un software di team e live chat lento e in tempo reale? 🤔

No, non mi piace affatto. 

Ad ogni modo, torniamo in tema. Ecco la differenza in una frase da condividere con i tuoi colleghi nel processo decisionale: 

Il software di team chat è uno strumento di comunicazione aziendale destinato alla comunicazione interna, mentre il software di live chat è destinato alla comunicazione esterna. 

Puoi aggiungere "con il tuo team" dopo la comunicazione interna e "con i lead e i clienti" o "con chiunque visiti il sito web" subito dopo la comunicazione esterna per chiarire ulteriormente. 

I vantaggi del software di chat di squadra 🔆

Come puoi immaginare, l'utilizzo di un software di chat con il tuo team ha molti vantaggi. Il vantaggio principale è l'aumento della produttività. La chat in tempo reale con i tuoi colleghi elimina il problema dell'attesa e dell'invio di e-mail, rendendo la comunicazione interna più efficiente. 

Un altro vantaggio è che tutto il tuo team può lavorare da remoto. Non è necessario essere nello stesso ufficio. Lavorare un giorno da casa non interrompe nessuna attività. È veloce come comunicare in ufficio. Ancora meglio, tutto è scritto e puoi tornarci sopra ogni volta che vuoi.  

5 tipi di strumenti di comunicazione aziendale 💻

Ora conosci la differenza tra un software di live chat e un software di team chat. Ma per rendere il tuo processo decisionale ancora più complicato, ne ho aggiunti tre alla lista. 

• Software di chat di squadra
• Software di live chat
• Software per la posta in arrivo condivisa
• Software per l'assistenza clienti
• Software di base di conoscenza

Naturalmente, non ti lascerò andare senza alcuna spiegazione. ⬇️

Software per la posta in arrivo condivisa

Iniziamo dal software per la casella di posta condivisa, spesso chiamato anche software per la casella di posta del team. Mentre le chat di team stanno sostituendo le e-mail interne, le caselle di posta condivise stanno sostituendo tutte le caselle di posta. Perché? I vantaggi principali di queste soluzioni sono due. 

Sai quanto è difficile collaborare nella normale casella di posta elettronica? La maggior parte delle persone utilizza ancora una chat di squadra per fare domande ai colleghi o per creare infiniti thread di CC e BCC. Ma tutto questo è finito ora che le caselle di posta condivise ti permettono di collaborare tra una conversazione e l'altra. 

E dato che le aziende utilizzano più canali oltre all'e-mail, sarebbe bello ricevere tutto in un'unica casella di posta, giusto? Anche in questo caso il problema è risolto, perché le caselle di posta condivise di solito non si limitano alle e-mail. Puoi ricevere chiamate vocali, messaggi WhatsApp, Facebook Messenger, Live chat (quella di cui ho parlato prima) e così via. Chi non lo vorrebbe, giusto?

Software per l'assistenza clienti

Questo probabilmente ce lo aspettavamo. Il software per il servizio clienti è probabilmente uno dei più importanti strumenti di comunicazione aziendale. Hai intenzione di rispondere alle 1000 e-mail che ricevi con il tuo indirizzo e-mail @customerservie? E allo stesso tempo mantenere una chiara visione d'insieme dei tuoi clienti?

Non credo. 

Software di base di conoscenza

Abbiamo già raggiunto l'ultimo. Questa è un po' diversa, perché non contiene conversazioni. Il software di base di conoscenza è un centro di assistenza digitale per i clienti o i dipendenti. Proprio come una biblioteca, ma con tutti i vantaggi di essere online. Puoi elencare articoli che possono essere trovati attraverso le categorie o un potente motore di ricerca. Crea un portale self-service per clienti e dipendenti, facendoti risparmiare molto tempo. 

Il tempo vola quando ci sono molte informazioni da digerire. 

Ti sento pensare: 

"Grazie Luuk, hai solo reso più complicato il nostro processo decisionale". 

Beh, tutto ha un motivo. E se esistesse una soluzione che le comprende tutte? 

Rullo di tamburi per favore! 🥁

.............

Ecco la madre di tutti gli strumenti di comunicazione aziendale! 👑

Ecco perché abbiamo creato Trengo. Uno strumento di comunicazione aziendale facile e conveniente che copre tutte le esigenze di comunicazione aziendale. Trengo è una casella di posta condivisa per tutti i team, una soluzione software per il servizio clienti, una soluzione per la knowledge base, una soluzione software per la live chat e la chat di squadra. Tutto in un'unica casella di posta, così non dovrai più cambiare casella di posta o soluzione software.

Ringraziaci dopo 💚. 

E come per ogni cosa nella vita, devi provare Trengo. Ho aggiunto questo enorme blocco call-to-action qui sotto (da non perdere) e ti invito a provarlo. 

Non dimenticare di farmi sapere cosa ne pensi.