Het Nieuwe Werken: zo zorg je ervoor dat je team niet verzuipt

In de afgelopen periode is de oude manier van werken razendsnel onder water komen te staan. De opkomst van Het Nieuwe Werken kwam daarmee in een stroomversnelling terecht. Zo we werken met z'n allen vaker thuis dan ooit, en zoals het er nu uit ziet blijft dat nog een tijdje zo.

Het Nieuwe Werken zorgt voor veel nieuwe uitdagingen. Want hoe houd je de communicatie met je collega's intact? En hoe blijf je verbonden met je team? Sommige mensen voelen zich tijdens het thuiswerken als een vis in het water, maar anderen dreigen te verzuipen.

In dit artikel bespreken we wat de voordelen zijn van Het Nieuwe Werken en hoe je met Trengo zorgt dat je team het hoofd boven water houdt.

De voordelen van Het Nieuwe Werken

Het thuiswerken was voor velen best even wennen. Geen praatjes bij het koffiezetapparaat of een potje pingpong in de pauze.

Maar er waren ook zeker pluspunten. Zo kon je je thuis misschien beter concentreren dan in die drukke kantoortuin. Al met al bleek thuiswerken zo gek nog niet.

Daarom voelde het voor veel kantoortijgers toch wat vreemd om de laptop weer in de tas te doen, naar kantoor te reizen en daar weer achter diezelfde laptop te gaan zitten. Om vervolgens het werk te doen wat thuis eigenlijk net zo goed ging, al dan niet beter.

Minder reistijd, je eigen tijd in kunnen delen, betere concentratie, meer tijd om te sporten; het zijn allemaal veelgehoorde redenen waarom mensen de situatie graag (gedeeltelijk) willen houden zoals hij is.

Ook bij het management van veel bedrijven werden snel pluspunten van het thuiswerken opgemerkt. De meetings blijken prima te kunnen gaan via Zoom, en het blijkt lang niet altijd nodig te zijn het hele team tussen vier muren te hebben om goed werk te leveren.

De nadelen van Het Nieuwe Werken

Er kleven echter ook nadelen aan Het Nieuwe Werken.

Steeds vaker hoor je berichten van mensen die het thuiswerken niet meer goed trekken. Ze voelen zich minder verbonden met hun team en ervaren vaker eenzaamheid. Werk is natuurlijk ook belangrijk voor het onderhouden van sociale contacten, en dat is helaas lang niet altijd op te vangen op afstand.

Er gaan echter ook dingen mis die wél voorkomen kunnen worden. Denk aan miscommunicatie over lopende projecten. Dit mag anno 2020 niet meer worden gewijt aan werken op afstand.

Office is where the heart is

Bij Trengo geloven we dat het in deze tijd niet meer uit zou moeten maken waar je werkt. Zeker als je werk voornamelijk achter de computer uitgevoerd moet worden. Office is where the heart is, niet waar het koffiezetapparaat staat. Het kantoor kan worden behouden voor team building, zeker voor degenen die meer behoefte hebben aan menselijk contact.

Om dit te faciliteren hebben we een remote communication workplace gebouwd. Een software oplossing die ervoor zorgt dat de communicatie net zo soepel, al dan niet nóg soepeler, verloopt als in het gemiddelde kantoor.

Waar veel bedrijven bij remote werk vaak denken aan een overvloed aan software pakketten, haal je met Trengo in één klap de oplossing voor je interne én externe communicatie in huis. Met Trengo loop je met een grote boog om de volgende valkuilen heen:

• Gebruik maken van een overvloed aan software tools
• Discussies in onnavolgbare en/of ellenlange e-mail threads
• E-mails die dubbel beantwoord worden
• Al je social media kanalen individueel monitoren
• Veelgestelde klantvragen keer op keer handmatig beantwoorden

Hoe je met Trengo je eigen remote communication workplace creëert

Gebruik één inbox voor al je kanalen

Het bijhouden van al je klantcontact over verschillende kanalen is - zeker op afstand - lastig. Bij veel moderne bedrijven heb je te maken met onder meer:

• E-mails
• Telefoongesprekken
• Live chats
• WhatsAppjes
• Facebook Messenger berichten

In Trengo komen al deze kanalen binnen in één overzichtelijke inbox. De inbox werkt net zo intuïtief als bijvoorbeeld Gmail en Outlook, maar heeft veel meer handige functies en ontvangt dus veel meer kanalen.

Zo hoef je dus niet meer continu heen en weer te klikken tussen verschillende browsersessies.

Ook voor managers is de inbox erg fijn, omdat je in een oogopslag kunt zien hoe de zaken ervoor staan en of er eventueel bijsturing nodig is.

Houd de lijntjes kort met de team chat

Veel bedrijven hebben de afgelopen periode geëxperimenteerd met team chats als Slack en Microsoft Teams om de interne communicatie intact te houden. Handig, en zeker voor remote teams volstrekt noodzakelijk.

Maar, het is wel wéér een extra software tool die elk teamlid in de gaten moet houden.

Bij Trengo is de team chat geïntegreerd in de team inbox. Zo kun je dus gemakkelijk in één klik van externe tot interne communicatie overgaan.

In de team chat kun je gesprekken starten met afdelingen en projectgroepen, maar ook 1-op-1 gesprekken voeren.

Bonus: Bij Trengo hebben we een leuke manier bedacht om te zorgen dat we met elkaar in contact blijven op afstand. Wekelijks plannen we een #randomcoffee moment, waarin collega’s willekeurig worden ingeloot om 1-op-1 een koffietje op afstand doen. Zo houd je het menselijke contact erin, ook tussen teamleden die elkaar normaal gesproken niet snel zouden spreken. Aanrader!

Werk gemakkelijk samen

Samenwerken aan communicatie wordt met Trengo een fluitje van een cent. Als je wel eens een mailtje hebt beantwoord terwijl je collega dat net ook al had gedaan, weet je hoe frustrerend slechte communicatie kan zijn. Er is niets erger dan onnodig werk verzetten.

Met Trengo gebeurt dat gelukkig niet meer. Wanneer er nieuwe berichten binnenkomen, moeten deze eerst worden toegewezen aan een team of persoon. Zo voorkom je dubbel werk.

Daarnaast kun je recht onder klantgesprekken chatten met collega’s door ze te @taggen. Dit is een stuk gemakkelijker én efficiënter dan screenshots van een gesprek sturen in een chat. De klant krijgt uiteraard niets van de interne communicatie mee, maar plukt er wel de vruchten van.

Wat het samenwerken nog gemakkelijker maakt, is het labelen van alle berichten. Zo kun je de berichten bijvoorbeeld extra prioriteit geven door ze te labelen als ‘urgent’.

Houd een vinger aan de pols met analytics

Een van de grootste zorgen van veel managers is dat ze de grip op hun teams verliezen. Hoe houd je met een team op afstand in de gaten of het werk wel goed gebeurt?

Meten is weten. Met de analytics in Trengo kun je daarom in real time een vinger aan de pols houden. Zo kun je in één oogopslag zien hoeveel nieuwe tickets er zijn, weet je welke kanalen het meest belast worden en houd je altijd in de gaten hoe snel tickets worden afgehandeld.

[hubspot portal="7219685" id="7288ccfb-c2a5-49ea-9349-66aa3be05b95" type="form"]