Email Management:Leitfaden für effizientes Arbeiten im Team Inbox

Für Kundendienst- und Supportteams ist es von großem Wert, effizient zu arbeiten. Denn wenn viel los ist und die Ressourcen begrenzt sind, darf keine Zeit verschwendet werden. Das genaue Gegenteil von verwirrenden Gesprächen mit Kollegen darüber, wer welche E-Mail abholt. Oder das Hin und Her, wer dem verärgerten Kunden antwortet, der schon zu lange auf eine Antwort wartet.

Die Grundlage eines jeden effizienten Workflows ist eine gemeinsame E-Mail Adresse für mehrere Personen. Hier läuft die Kundenkommunikation zusammen, und mehrere Nutzer können dasselbe E-Mail-Konto für die Kundenkommunikation nutzen. Denn wenn deine Teams alle von der gleichen Plattform aus arbeiten, sogar von der gleichen Ansicht aus, gibt es viel weniger Raum für Verwirrung.

Deshalb erklären wir dir in diesem Blog alles, was du darüber wissen musst:

• Der Wert einer gemeinsame E-Mail Adresse (Team-Inbox)
• So richtest du eine E-Mail Adresse für mehrere Benutzer ein, indem du E-Mail-Kanäle nutzt
• Wie du die gemeinsame E-Mail Adresse automatisierst

Wie man eine E-Mail-Adresse für mehrere Nutzer verwendet

Teams können ein E-Mail-Konto mit mehreren Nutzern verwenden, indem sie eine E-Mail-Adresse mit Trengo verbinden. Trengo ist eine intelligente Customer Engagement Plattform, die alle Kundenkommunikationskanäle in einer Plattform vereint. Und wo Teams vom selben Posteingang aus arbeiten können.

Hier können sie E-Mails bestimmten Nutzern zuweisen, gemeinsam an Antworten arbeiten und intern kommunizieren (ohne CC oder BCC). Dabei bleibt der gemeinsame Posteingang des Teams übersichtlich und sauber. So wird Verwirrung unter den Kollegen vermieden, schnelle Antworten sind einfacher und die Kundenerfahrung wird verbessert.

So richtest du eine gemeinsame E-Mail Adresse in Trengo ein

Sobald du deinen Gmail-, Gsuite- oder Outlook-Posteingang mit Trengo integriert oder einen Weiterleitungskanal erstellt hast, kannst du deine gemeinsame E-Mail Adresse einrichten. Der Kanal ermöglicht es dir, mehrere Nutzer mit einer E-Mail-Adresse zu verbinden.

Wie richtet man also eine geschäftliche E-Mail mit mehreren Benutzern ein? Das ist ganz einfach, in 3 Schritten!

1. Fülle deinen Kanalnamen aus

Der erste Schritt ist der Name deines Kanals. Er wird für deine Kunden nicht sichtbar sein. Wähle aber natürlich etwas, das für deine Teams erkennbar ist.

2. Wähle das Team oder den Benutzer

Wem möchtest du Zugang zum gemeinsamen E-Mail-Posteingang geben? Dein gesamtes CS-Team? Oder vielleicht nur der Leiter? Oder sogar ein funktionsübergreifendes Team mit Produktmarketing, CS und Finanzen zusammen?

Bei der Einrichtung des Kanals kannst du entweder ein Team, mehrere Teams oder mehrere Nutzer auswählen.

Hinweis: Wenn du den Posteingang einem Benutzer zuweist, ist dieser E-Mail-Kanal ein privater Posteingang nur für diesen Benutzer.

3. Wähle den Namen des E-Mail-Absenders

Dies ist ein wichtiger Schritt! Denn der Name des E-Mail-Absenders wird im Posteingang deines Kunden sichtbar sein, nachdem du oder deine Teamkollegen eine E-Mail über diesen Kanal verschickt haben.

Tipp: Der Firmen- oder Markenname ist natürlich sehr sinnvoll. Aber für eine persönliche Note verwende [agent.first_name] und/oder [agent.last_name]. Diese anpassbaren Teile füllen automatisch den Namen deines Teammitglieds aus, das das Gespräch führt.

Und das war's! Du hast einen E-Mail-Kanal eingerichtet, über den mehrere Teammitglieder Konversationen führen können. Möchtest du mehr darüber erfahren, wie du diesen E-Mail-Kanal optimierst? Schau in unserem Hilfe-Center nach.

Wie füge ich Benutzer zu Trengo hinzu?

In den oben beschriebenen Schritten haben wir das Hinzufügen von Teams erwähnt. Und diese Teams in Trengo ermöglichen es dir, verschiedene Nutzer/innen für die Zusammenarbeit zu organisieren. Zum Beispiel kannst du eine E-Mail-Adresse für mehrere Nutzer einrichten.

Aber wie fügst du diese Teams zu Trengo hinzu? Folge den folgenden Schritten:

1. In Trengo navigierst du zu Einstellungen > Organisation > Teams;

2. Klicke auf das "grüne Plus" oder "Team erstellen" und fülle das Formular aus.

Hier kannst du einen Teamnamen, Teammitglieder und Kanäle hinzufügen. Die Nutzer, die du hier hinzufügst, sind diejenigen, die auf die eingehenden Nachrichten an dieses Team antworten. Sie können auch Unterhaltungen beginnen und andere Teammitglieder überwachen oder intern mit ihnen diskutieren.

Tipp: Du kannst Teams natürlich nach Abteilungen erstellen. Aber auch Standorte (Team Utrecht) oder Projekte (Team WhatsApp) sind möglich!

Klicke anschließend auf "Team erstellen". Und schon kannst du das Team zu deinem E-Mail-Kanal hinzufügen.

Brauchst du weitere Informationen zum Hinzufügen von Benutzern zu Trengo? Schau dir diesen Inhalt an:

• So fügst du andere Kanäle zu Trengo hinzu
• Wie du deinem Trengo-Konto Benutzer hinzufügst
• Wie man Benutzerrechte konfiguriert

Der beste Weg, damit mehrere Personen dieselbe E-Mail-Adresse verwenden können

Es kann schwierig sein, eine E-Mail-Adresse mit verschiedenen Personen zu verwalten. Trengo ist jedoch darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit von Teams zu erleichtern. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, deinen E-Mail-Workflow zu automatisieren. Wir zeigen dir 5 Tipps & Tricks!

Wie du Arbeitsabläufe automatisierst

1. E-Mails zuweisen

Wenn eine E-Mail eingeht, kannst du sie einem mehreren und bestimmten Benutzer zuordnen. Auf diese Weise kannst du sicher sein, dass sie abgeholt wird. Und keine Nachricht wird übersehen oder mehr als einmal beantwortet.

2. Etiketten-E-Mails

Wenn du dir ein E-Mail-Konto mit zwei oder mehr Nutzern teilst, ist es wichtig, deine E-Mails zu organisieren. In Trengo kannst du das tun, indem du eingehende Nachrichten mit Etiketten versiehst.

Du kannst diese Etiketten nach deinen eigenen Wünschen gestalten. Beispiele für beliebte Etiketten sind:

• Dringend 🚨
• Bewerbung 💼
• Finanzen 💰

Jedes Label bekommt einen eigenen Ordner, damit du schnell einen Blick auf wichtige E-Mails zu einem bestimmten Thema werfen kannst.

Tipp: Du kannst einen Bericht erstellen, der auf diesen Kennzeichnungen basiert, diese Erkenntnisse sind sehr wertvoll. Denn wenn du siehst, dass eine Menge E-Mails über die Zustellung eingehen, kannst du sofort darauf reagieren. Und stelle die Automatisierung so ein, dass dein Team entlastet wird. Das ist genau das, was Parfumado getan hat.

"Dank der Trengo-Funktionen wie den Etiketten haben wir derzeit einen guten Einblick in alle eingehenden Anfragen und Beschwerden. Wir sehen zum Beispiel, dass es bei 30 % der Konversationen um die Lieferung geht. So können wir das verwalten und zum Beispiel diesem Label Priorität einräumen und bestimmte Verbesserungen für das Unternehmen vornehmen."

Sanne de Ruiter, Customer Happiness Manager bei Parfumado

Lies hier über die Erfahrungen von Parfumado.

3. Mit mehreren Benutzern an E-Mails zusammenarbeiten

In Trengo müssen die Nutzer/innen eine Konversation nicht verlassen, um mit ihren Kolleg/innen zu kommunizieren. Alles, was du tun musst, ist, deine Kollegen mit einem @tag zu versehen und direkt im E-Mail-Thread mit ihnen zu chatten - ohne dass deine Kunden etwas davon mitbekommen.

Durch das Chatten innerhalb von E-Mail-Threads musst du nicht zu einem anderen Tool wechseln, um Fragen zu einer Kundenanfrage zu stellen. So kannst du effizienter arbeiten und schneller antworten als bisher.

4. Daten integrieren

Wann immer dein Team eine E-Mail erhält, möchte es schnell eine gute Antwort geben. Aber dafür müssen sie alle Kundendaten zur Hand haben. Wie lauten die Details der Bestellung, nach der der Kunde fragt? Wie ist der Lieferstatus?

Wenn du Shopify, WooCommerce, Magento, Lightspeed oder andere mit trengo integrierst, führst du alle wichtigen Daten zusammen. So stellst du sicher, dass dein Team alle Informationen hat, die es braucht, um E-Mails schnell und korrekt zu beantworten.

Hier findest du weitere Informationen darüber, wie du einen Arbeitsplatz schaffen kannst, der zu dir passt.

5. Den Puls der Leistung im Auge behalten

Ein wichtiger Vorteil eines gemeinsamen Posteingangs für Teams ist die Möglichkeit, die gesamte Leistung deines Teams zu überwachen. In einer Übersicht kannst du Statistiken einsehen, z. B. wie viele E-Mails noch auf eine Antwort warten und wie lange es durchschnittlich dauert, bis die erste Antwort kommt.

Gemeinsame E-Mail Adresse: Schneller antworten

Wenn du die Zusammenarbeit mit deinen Kunden optimieren willst, müssen die Teams mit Kundenkontakt für den Erfolg gerüstet sein. Die Arbeitsabläufe müssen effizient sein und sollten die Produktivität steigern. Und diese Einrichtung beginnt mit Trengo.

Trengo ist eine intelligente Plattform für die Kundenkommunikation. Sie umfasst alle Kundenkommunikationskanäle und ist ein Ort, an dem deine Teams zusammenarbeiten können. Egal, ob du über ein E-Mail-Konto zusammenarbeitest, um das Kundenerlebnis zu verbessern, oder ob du die Kommunikation durch Automatisierung rationalisierst und effizient arbeitest. Alles wird so eingerichtet, dass dein Team und deine Kunden ein besseres Erlebnis haben.

Plane eine Demo und sieh dir an, wie du deine Teams für den Erfolg rüsten kannst.