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Per i team di assistenza clienti e supporto, lavorare in modo efficiente è fondamentale. Infatti, nei periodi di maggiore attività e con risorse limitate, non è possibile perdere tempo. È esattamente l'opposto di conversazioni confuse con i colleghi su chi deve rispondere a quale e-mail. O di discussioni su chi deve rispondere al cliente arrabbiato che ha atteso troppo a lungo una risposta.
Alla base di ogni flusso di lavoro efficiente c'è una casella di posta condivisa. È qui che confluiscono tutte le comunicazioni con i clienti e dove più utenti possono utilizzare lo stesso account di posta elettronica per gestire tali comunicazioni. Infatti, quando tutti i team lavorano dalla stessa piattaforma, e addirittura dalla stessa visualizzazione, c'è molto meno spazio per la confusione.
Ecco perché in questo blog ti spiegheremo tutto quello che c'è da sapere su:
- Il valore di una casella di posta comune per il team
- Come configurare un account e-mail per più utenti utilizzando i canali e-mail
- Come automatizzare il flusso di lavoro delle e-mail
Come utilizzare un unico indirizzo e-mail con più utenti
I team possono utilizzare un unico account e-mail con più utenti collegando un indirizzo e-mail a Trengo. Trengo è una piattaforma intelligente per il coinvolgimento dei clienti che riunisce tutti i canali di comunicazione con i clienti in un'unica piattaforma. E dove i team possono lavorare dalla stessa casella di posta in arrivo.
Qui possono assegnare le e-mail a utenti specifici, collaborare alla stesura delle risposte e comunicare internamente (senza dover ricorrere a CC o CCN). Il tutto mantenendo la casella di posta condivisa del team organizzata e pulita. Ciò evita confusione tra i colleghi, facilita le risposte rapide e crea esperienze straordinarie per i clienti.
Come configurare i canali e-mail in Trengo
Una volta integratala tuacasella di posta Gmail, Gsuite o Outlook con Trengo, ocreato un canale di inoltro, puoi configurare il tuo canale e-mail. Il canale ti consentirà di collegare più utenti a un unico indirizzo e-mail.
Come configurare un'e-mail aziendale con più utenti? È facile, bastano 3 passaggi!
1. Inserisci il nome del tuo canale
Il primo passo è il nome del tuo canale. Non sarà visibile ai tuoi clienti. Ma scegli qualcosa di riconoscibile per i tuoi team, ovviamente.
2. Scegli il team o l'utente
Chi vorresti che avesse accesso al canale e-mail? Tutto il tuo team CS? O forse solo il responsabile? O anche un team interfunzionale che riunisca Product Marketing, CS e Finanza?
Durante la configurazione del canale, è possibile selezionare un team, più team o un utente.
Nota: quando si sceglie di assegnare la casella di posta in arrivo a un utente, questo canale e-mail sarà una casella di posta privata riservata esclusivamente a tale utente.
3. Scegli il nome del mittente dell'e-mail
Questo è un passo importante! Perché il nome del mittente dell'e-mail sarà visibile nella casella di posta dei tuoi clienti dopo che tu o i tuoi colleghi avrete inviato un'e-mail da questo canale.
Suggerimento: il nome dell'azienda o del marchio è ovviamente perfettamente comprensibile. Ma per un tocco personale, utilizza[agent.first_name]e/o[agent.last_name]. Queste parti personalizzabili inseriranno automaticamente il nome del membro del tuo team che gestisce la conversazione.
Ecco fatto! Hai creato un canale e-mail da cui più membri del team possono gestire le conversazioni. Desideri maggiori informazioni su come ottimizzare questo canale e-mail? Consulta il nostro Centro assistenza.
Come aggiungere utenti a Trengo?
Durante i passaggi sopra descritti, abbiamo menzionato l'aggiunta di team. Questi team all'interno di Trengo ti consentiranno di organizzare diversi utenti affinché lavorino insieme. È come organizzare un unico indirizzo e-mail per più utenti.
Ma come si aggiungono queste squadre a Trengo? Segui i passaggi riportati di seguito:
1. In Trengo, vai suImpostazioni > Organizzazione > Team;
2. Clicca sul "segno più verde" o su "Crea una squadra" e compila il modulo.
Qui puoi aggiungere il nome del team, i membri del team e i canali. Gli utenti che aggiungi qui saranno quelli che risponderanno ai messaggi in arrivo inviati a questo team. Possono anche avviare conversazioni e monitorare o discutere internamente con altri membri del team.
Suggerimento: puoi creare team in base al reparto, naturalmente. Ma sono possibili anche team basati sulla sede (Team Utrecht) o sui progetti (Team WhatsApp)!
Una volta fatto, clicca su "Crea team". Ora sei pronto per aggiungere quel team al tuo canale e-mail.
Hai bisogno di ulteriori informazioni su come aggiungere utenti a Trengo? Dai un'occhiata a questo contenuto:
- Come aggiungere altri canali a Trengo
- Come aggiungere utenti al tuo account Trengo
- Come configurare le autorizzazioni utente
Il modo migliore per consentire a più utenti di utilizzare lo stesso indirizzo e-mail
Gestire un unico indirizzo e-mail con più persone può essere complicato. Tuttavia, Trengo è progettato per facilitare il lavoro di squadra. Esistono diversi modi per automatizzare il flusso di lavoro delle e-mail. Ecco 5 consigli e trucchi!
Come automatizzare i flussi di lavoro
1. Assegnare le e-mail
Quando arriva un'e-mail, puoi assegnarla a un utente specifico. In questo modo, sei sicuro che verrà presa in carico. E nessun messaggio verrà trascurato o riceverà più di una risposta.
2. Etichetta le e-mail
Quando si condivide un account e-mail con due o più utenti, è importante mantenere le e-mail organizzate. In Trengo, è possibile farlo aggiungendo etichette ai messaggi in arrivo.
È possibile personalizzare queste etichette in base alle proprie esigenze. Alcuni esempi di etichette popolari sono:
- Urgente 🚨
- Domanda di lavoro 💼
- Finanza 💰
Ogni etichetta ha una propria cartella, così puoi dare rapidamente un'occhiata alle e-mail importanti su un argomento specifico.
Suggerimento: puoi creare un report basato su queste etichette, poiché queste informazioni sono molto preziose. Infatti, quando vedi arrivare molte e-mail relative alla consegna, puoi agire immediatamente. E impostare l'automazione per alleggerire il carico di lavoro del tuo team. Questo è esattamente ciò che ha fatto Parfumado.
"Grazie alle funzionalità di Trengo, come le etichette, attualmente abbiamo una buona visione d'insieme di tutte le richieste e i reclami in arrivo. Ad esempio, vediamo che il 30% delle conversazioni riguarda la consegna. In questo modo possiamo gestire la situazione e dare priorità, ad esempio, a questa etichetta e apportare alcuni miglioramenti per l'azienda".
Sanne de Ruiter, Responsabile della soddisfazione dei clienti presso Parfumado
Leggi qui l'esperienza di Parfumado.
3. Collaborare via e-mail con più utenti
All'interno di Trengo, gli utenti non devono abbandonare una conversazione per comunicare con i propri colleghi. Tutto quello che devi fare è taggare i tuoi colleghi con @ e iniziare a chattare direttamente all'interno della conversazione e-mail, senza che i tuoi clienti se ne accorgano.
Chattando all'interno delle conversazioni e-mail, non è necessario passare a un altro strumento per porre domande relative a una richiesta di un cliente. Ciò consente di lavorare in modo più efficiente e di rispondere più rapidamente rispetto al passato.
4. Integrare i dati
Ogni volta che il tuo team riceve un'e-mail, desidera fornire una risposta adeguata e rapida. Tuttavia, per farlo, è necessario avere a disposizione tutti i dati relativi al cliente. Quali sono i dettagli dell'ordine di cui il cliente sta chiedendo informazioni? Qual è lo stato della consegna?
Quando integri Shopify, WooCommerce, Magento, Lightspeed o altri con trengo, consolidi tutti i dati importanti. In questo modo garantisci al tuo team tutte le informazioni necessarie per rispondere alle e-mail in modo rapido e corretto.
Per ulteriori informazioni su come creare un ambiente di lavoro adatto alle tue esigenze, clicca qui.
5. Tieni sotto controllo le prestazioni
Un vantaggio importante dell'utilizzo di una casella di posta condivisa dal team è la possibilità di monitorare tutte le prestazioni del proprio team. In un'unica panoramica è possibile visualizzare statistiche quali il numero di e-mail ancora in attesa di risposta e il tempo medio necessario per ottenere una prima risposta.
Iniziate a lavorare insieme e a rispondere più rapidamente
Se desideri semplificare il coinvolgimento dei clienti, i team a contatto con la clientela devono essere organizzati per avere successo. I flussi di lavoro devono essere efficienti e aumentare la produttività. E questa organizzazione inizia con Trengo.
Trengo è una piattaforma intelligente per il coinvolgimento dei clienti. Include tutti i canali di comunicazione con i clienti ed è un luogo in cui i tuoi team possono lavorare insieme. Che si tratti di collaborare tramite un unico account di posta elettronica per migliorare l'esperienza dei clienti o di utilizzare l'automazione per semplificare la comunicazione e lavorare in modo efficiente. Tutto è impostato per garantire un'esperienza migliore al tuo team e ai tuoi clienti.
Pianifica una demo e scopri come preparare i tuoi team al successo.
Domande frequenti (FAQ)
È possibile che più utenti accedano contemporaneamente allo stesso account di posta elettronica?
Sì, più utenti possono accedere contemporaneamente allo stesso account di posta elettronica utilizzando una soluzione di casella di posta condivisa. Invece di condividere le credenziali di accesso, ogni membro del team accede con il proprio account e collabora all'interno di una casella di posta omnicanale. Strumenti come Trengo sono progettati proprio per questo scopo, consentendo ai team di visualizzare, assegnare e rispondere alle e-mail insieme in tempo reale, aumentando la trasparenza e l'efficienza.
Come posso condividere un indirizzo e-mail aziendale con il mio team?
Per condividere un indirizzo e-mail aziendale, configura una casella di posta condivisa utilizzando una piattaforma come Trengo. Ciò consente a tutti i membri del team interessati di accedere alle e-mail inviate a indirizzi come [email protected] dai propri account. Puoi assegnare le e-mail a utenti specifici, aggiungere note interne e monitorare i progressi, assicurandoti che nessun messaggio venga perso o riceva una doppia risposta.
Qual è il modo migliore per gestire una casella di posta condivisa con più utenti?
Il modo migliore è utilizzare un software di posta in arrivo condivisa che offra funzioni di assegnazione, etichettatura, note interne e automazione. Trengo, ad esempio, consente di assegnare le e-mail, classificarle e automatizzare le attività ripetitive, facilitando l'organizzazione dei carichi di lavoro e prevenendo risposte duplicate. Le migliori pratiche includono la definizione di linee guida chiare, l'utilizzo di filtri, la delega delle responsabilità e la revisione regolare dell'attività della posta in arrivo per mantenere la responsabilità e l'efficienza.
Quali strumenti consentono a più utenti di collaborare su un unico indirizzo e-mail?
Tra gli strumenti leader per la gestione delle caselle di posta condivise figurano Trengo, Hiver e Front. Trengo si distingue per l'integrazione di e-mail, chat e altri canali in un'unica piattaforma, supportando la collaborazione in team con funzionalità quali note interne, risposte predefinite e analisi delle prestazioni. Questi strumenti consentono un lavoro di squadra senza intoppi, senza i rischi legati alla condivisione delle password o alla perdita di messaggi.
In che modo le caselle di posta condivise migliorano l'assistenza clienti o i tempi di risposta?
Le caselle di posta condivise centralizzano tutte le e-mail dei clienti, consentendo ai team di monitorarle, assegnarle e rispondere rapidamente. Ciò riduce il rischio di risposte mancanti o duplicate e garantisce una comunicazione più rapida e coerente. Funzionalità quali note interne, tagging e risposte predefinite aiutano i team a risolvere i problemi in modo collaborativo ed efficiente, aumentando la soddisfazione dei clienti e migliorando i tassi di risposta.
Posso automatizzare le risposte in un account e-mail condiviso?
Sì, l'automazione è una caratteristica fondamentale delle piattaforme di casella di posta condivisa. Con Trengo, puoi impostare risposte automatiche, regole di flusso di lavoro e risposte predefinite per gestire le richieste più comuni o i messaggi fuori orario. Ciò consente di risparmiare tempo, garantisce risposte tempestive e permette al tuo team di concentrarsi su questioni più complesse.
