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Per i team del servizio clienti e dell'assistenza è molto importante lavorare in modo efficiente. Perché ogni volta che c'è un periodo di attività e le risorse sono limitate, il tempo non può essere sprecato. L'esatto contrario delle confuse conversazioni con i colleghi su chi deve rispondere a quale e-mail. O le discussioni su chi deve rispondere al cliente arrabbiato che aspetta da troppo tempo una risposta.
Alla base di ogni flusso di lavoro efficiente c'è una casella di posta condivisa. Dove confluiscono le comunicazioni con i clienti e dove più utenti possono utilizzare lo stesso account di posta elettronica per gestire le comunicazioni con i clienti. Perché quando i tuoi team lavorano tutti dalla stessa piattaforma, o addirittura dalla stessa vista, c'è molto meno spazio per la confusione.
Ecco perché in questo blog ti spiegheremo tutto quello che devi sapere:
- Il valore di una casella di posta elettronica di squadra
- Come impostare un account email per più utenti, utilizzando i canali email
- Come automatizzare il flusso di lavoro delle email
Come utilizzare un indirizzo e-mail con più utenti
I team possono utilizzare un account e-mail con più utenti collegando un indirizzo e-mail a Trengo. Trengo è una piattaforma di customer engagement intelligente che combina tutti i canali di comunicazione con i clienti in un'unica piattaforma. E dove i team possono lavorare dalla stessa casella di posta.
Qui possono assegnare le e-mail a utenti specifici, collaborare alla stesura delle risposte e comunicare internamente (senza dover fare CC o BCC). Il tutto mantenendo la casella di posta condivisa del team organizzata e pulita. In questo modo si evita la confusione tra i colleghi, si facilita la velocità di risposta e si creano esperienze incredibili per i clienti.
Come impostare i canali email in Trengo
Dopo aver integrato la tua casella di posta Gmail, Gsuite o Outlook con Trengo o aver creato un canale di inoltro, puoi impostare il tuo canale e-mail. Il canale ti permetterà di collegare più utenti a un unico indirizzo e-mail.
Come impostare un'email aziendale con più utenti? È facile, in 3 passi avrai finito!
1. Inserisci il nome del tuo canale
Il primo passo è il nome del tuo canale. Non sarà visibile ai tuoi clienti. Ma scegli qualcosa di riconoscibile per i tuoi team.
2. Scegli il team o l'utente
Chi vuoi che abbia accesso al canale e-mail? Tutto il tuo team CS? O forse solo il responsabile? O addirittura un team interfunzionale con Product Marketing, CS e Finance insieme?
Durante la configurazione del canale, puoi selezionare una squadra, più squadre o un utente.
Nota: quando scegli di assegnare la casella di posta a un utente, questo canale e-mail sarà una casella di posta privata solo per questo utente.
3. Scegli il nome del mittente dell'e-mail
Questo è un passo importante! Perché il nome del mittente dell'e-mail sarà visibile nella casella di posta del cliente dopo che tu o i tuoi colleghi avrete inviato un'e-mail da questo canale.
Suggerimento: il nome dell'azienda o del marchio ha ovviamente senso. Ma per un tocco personale usa [nome_agente] e/o [nome_agente]. Queste parti personalizzabili inseriranno automaticamente il nome del membro del tuo team che si occupa della conversazione.
E il gioco è fatto! Hai creato un canale e-mail da cui più membri del team possono gestire le conversazioni. Vuoi maggiori informazioni su come ottimizzare questo canale e-mail? Dai un'occhiata al nostro Centro assistenza.
Come aggiungere utenti a Trengo?
Durante i passaggi descritti in precedenza, abbiamo accennato all'aggiunta di team. Questi team all'interno di Trengo ti permetteranno di organizzare diversi utenti per lavorare insieme. Come ad esempio organizzare un indirizzo e-mail per più utenti.
Ma come si fa ad aggiungere queste squadre a Trengo? Segui i passaggi indicati di seguito:
1. In Trengo, vai su Impostazioni > Organizzazione > Squadre;
2. Clicca sul "più verde" o su "Crea una squadra" e compila il modulo.
Qui puoi aggiungere il nome del team, i membri del team e i canali. Gli utenti aggiunti saranno quelli che risponderanno ai messaggi in arrivo a questo team. Possono anche avviare conversazioni e monitorare o discutere internamente con gli altri membri del team.
Suggerimento: ovviamente puoi creare dei team in base al dipartimento. Ma è possibile anche creare sedi (Team Utrecht) o progetti (Team WhatsApp)!
Una volta terminato clicca su "Crea squadra". E sei pronto per aggiungere il team al tuo canale e-mail.
Hai bisogno di maggiori informazioni sull'aggiunta di utenti a Trengo? Dai un'occhiata a questo contenuto:
- Come aggiungere altri canali a Trengo
- Come aggiungere utenti al tuo account Trengo
- Come configurare i permessi degli utenti
Il modo migliore per consentire a più utenti di utilizzare lo stesso indirizzo email
Gestire un indirizzo e-mail con persone diverse può essere complicato. Tuttavia, Trengo è stato concepito per facilitare la collaborazione tra i team. Ci sono diversi modi per automatizzare il flusso di lavoro delle e-mail. Ti mostriamo 5 consigli e trucchi!
Come automatizzare i flussi di lavoro
1. Assegnazione delle e-mail
Quando arriva un'e-mail, puoi assegnarla a un utente specifico. In questo modo sei sicuro che verrà presa in considerazione. Inoltre, nessun messaggio verrà trascurato o verrà risposto più di una volta.
2. Etichetta le e-mail
Quando si condivide un account di posta elettronica con due o più utenti, è importante mantenere le email organizzate. In Trengo puoi farlo aggiungendo delle etichette ai messaggi in arrivo.
Puoi personalizzare queste etichette secondo i tuoi desideri. Esempi di etichette popolari sono:
- Urgente 🚨
- Domanda di lavoro 💼
- Finanza 💰
Ogni etichetta ha una propria cartella, così puoi dare un'occhiata alle e-mail importanti su un argomento specifico.
Suggerimento: puoi creare un report basato su queste etichette, queste informazioni sono molto preziose. Quando vedi che arrivano molte e-mail sulla consegna, puoi agire immediatamente. E imposta l'automazione per alleggerire il tuo team. Questo è esattamente ciò che ha fatto Parfumado.
"Grazie alle funzioni di Trengo come le etichette, attualmente abbiamo una buona visione di tutte le richieste e i reclami in arrivo. Ad esempio, vediamo che il 30% delle conversazioni riguarda la consegna. Possiamo quindi gestirle e dare priorità, ad esempio, a questa etichetta e apportare determinati miglioramenti all'azienda".
Sanne de Ruiter, Responsabile della felicità dei clienti di Parfumado
Leggi qui l'esperienza di Parfumado.
3. Collabora alle e-mail con più utenti
Con Trengo, gli utenti non devono abbandonare una conversazione per comunicare con i loro colleghi. Tutto ciò che devi fare è @tagare i tuoi colleghi e iniziare a chattare direttamente all'interno del thread dell'e-mail, senza che i tuoi clienti si accorgano di nulla.
Grazie alla chat all'interno dei thread delle e-mail, non dovrai passare a un altro strumento per fare domande su una richiesta del cliente. Questo ti permette di lavorare in modo più efficiente e di rispondere più velocemente di prima.
4. Integrare i dati
Ogni volta che il tuo team riceve un'e-mail vuole creare una buona risposta, in fretta. Ma per farlo deve avere a disposizione tutti i dati del cliente. Quali sono i dettagli dell'ordine di cui il cliente chiede informazioni? Qual è lo stato di consegna?
Quando integri Shopify, WooCommerce, Magento, Lightspeed o altri con trengo, consolidi tutti i dati importanti. In questo modo ti assicuri che il tuo team abbia tutte le informazioni necessarie per rispondere alle e-mail in modo rapido e corretto.
Qui trovi maggiori informazioni sulla creazione di un ambiente di lavoro che vada bene per te.
5. Tieni sotto controllo le prestazioni
Un importante vantaggio dell'utilizzo di una casella di posta condivisa è la possibilità di monitorare tutte le prestazioni del tuo team. In un'unica panoramica, puoi visualizzare statistiche come il numero di e-mail in attesa di risposta e il tempo medio che manca alla prima risposta.
Inizia a collaborare e a rispondere più velocemente
Se vuoi ottimizzare il coinvolgimento dei clienti, i team che si rivolgono a loro devono essere predisposti per il successo. I flussi di lavoro devono essere efficienti e devono aumentare la produttività. E questa configurazione inizia con Trengo.
Trengo è una piattaforma intelligente per il coinvolgimento dei clienti. Include tutti i canali di comunicazione con i clienti ed è un luogo in cui i tuoi team possono lavorare insieme. Sia che si tratti di lavorare insieme tramite un unico account e-mail per migliorare l'esperienza del cliente, sia che si tratti di utilizzare l'automazione per ottimizzare la comunicazione e lavorare in modo efficiente. Tutto è impostato per migliorare l'esperienza del tuo team e dei tuoi clienti.
Inizia una prova gratuita di 14 giorni e scopri come impostare i tuoi team per il successo.
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