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Para los equipos de atención al cliente y asistencia técnica, trabajar con eficacia tiene un gran valor. Porque cuando hay mucho trabajo y los recursos son limitados, no se puede perder el tiempo. Todo lo contrario de las confusas conversaciones con los compañeros sobre quién se encarga de cada correo. O las idas y venidas sobre quién responde al cliente enfadado que lleva demasiado tiempo esperando una respuesta.
La base de todo flujo de trabajo eficaz es una bandeja de entrada compartida. Donde se reúne la comunicación con el cliente, y donde varios usuarios pueden utilizar la misma cuenta de correo electrónico para gestionar la comunicación con el cliente. Porque cuando todos tus equipos trabajan desde la misma plataforma, incluso desde la misma vista, hay mucho menos espacio para la confusión.
Por eso en este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber:
- El valor de una bandeja de entrada de equipo
- Cómo configurar una cuenta de correo electrónico para varios usuarios, utilizando canales de correo electrónico
- Cómo automatizar el flujo de trabajo del correo electrónico
Cómo utilizar una dirección de correo electrónico con varios usuarios
Los equipos pueden utilizar una cuenta de correo electrónico con varios usuarios conectando una dirección de correo electrónico a Trengo. Trengo es una plataforma inteligente de customer engagement que combina todos los canales de comunicación con el cliente en una sola plataforma. Y donde los equipos tienen la posibilidad de trabajar desde la misma bandeja de entrada.
Aquí, pueden asignar correos electrónicos a usuarios específicos, colaborar en la redacción de respuestas y comunicarse internamente (sin tener que CC o CCO). Todo ello manteniendo la bandeja de entrada compartida del equipo organizada y limpia. Esto evita confusiones entre compañeros, facilita las respuestas rápidas y crea experiencias increíbles para los clientes.
Cómo configurar canales de correo electrónico en Trengo
Una vez que hayas integrado tu bandeja de entrada de Gmail, Gsuite o Outlook con Trengo, o hayas creado un canal de reenvío, puedes configurar tu canal de correo electrónico. El canal te permitirá conectar varios usuarios a una dirección de correo electrónico.
Entonces, ¿cómo configurar un correo electrónico empresarial con múltiples usuarios? Es fácil, ¡lo harás en 3 pasos!
1. Escribe el nombre de tu canal
El primer paso es el nombre de tu canal. No será visible para tus clientes. Pero, por supuesto, elige algo reconocible para tus equipos.
2. Elige el equipo o el usuario
¿Quién quieres que tenga acceso al canal de correo electrónico? ¿Todo tu equipo de servicio al cliente o tal vez solo el responsable? ¿O acaso un equipo multifuncional de Marketing de Producto, servicio al cliente y finanzas?
Durante la configuración del canal, puedes seleccionar un equipo, varios equipos o un usuario.
Nota: Cuando elijas asignar la bandeja de entrada a un usuario, este canal de correo electrónico será una bandeja de entrada privada solo para este usuario.
3. Elige un nombre de remitente de correo electrónico
Este es un paso importante. Porque el nombre del remitente del correo electrónico será visible en la bandeja de entrada de tu cliente después de que tú o tus compañeros de equipo hayan enviado un correo electrónico desde este canal.
Consejo: El nombre de la empresa o marca tiene mucho sentido, por supuesto. Pero para darle un toque personal, utilice [agent.first_name] y/o [agent.last_name]. Estas partes personalizables rellenarán automáticamente el nombre del miembro de tu equipo que está gestionando la conversación.
Y ya está. Has configurado un canal de correo electrónico desde el que varios miembros del equipo pueden mantener conversaciones. ¿Quieres más información sobre cómo optimizar este canal de correo electrónico? Consulta nuestro Centro de ayuda.
¿Cómo añadir usuarios a Trengo?
Durante los pasos descritos anteriormente, hemos mencionado la adición de equipos. Y estos equipos dentro de Trengo te permitirán organizar diferentes usuarios para que trabajen juntos. Como organizar una dirección de correo electrónico para múltiples usuarios.
Pero, ¿cómo se añaden estos equipos a Trengo? Sigue estos pasos:
1. En Trengo, navega hasta Configuración > Organización > Equipos;
2. Haz clic en "Crear un equipo" y rellena el formulario.
Aquí puedes añadir un nombre de equipo, miembros del equipo y canales. Los usuarios que añadas aquí serán los que respondan a los mensajes enviados para este equipo. También podrán iniciar conversaciones y supervisar o debatir internamente con otros miembros del equipo.
Consejo: Puedes crear equipos según el departamento, por supuesto. Pero también es posible crear equipos por ubicación (Team Utrecht) o por proyecto (Team WhatsApp).
Una vez hecho esto, haz clic en "Crear equipo". Y ya estás listo para añadir ese equipo a tu canal de correo electrónico.
¿Necesitas más información sobre cómo añadir usuarios a Trengo? Consulta este contenido:
- Cómo añadir otros canales a Trengo
- Cómo añadir usuarios a tu cuenta de Trengo
- Cómo configurar los permisos de usuario
La mejor manera de que varios usuarios utilicen la misma dirección de correo electrónico
Gestionar una dirección de correo electrónico con diferentes personas puede ser complicado. Sin embargo, Trengo está pensado para facilitar el trabajo en equipo. Hay varias formas de automatizar el flujo de trabajo del correo electrónico. Te mostramos 5 consejos y trucos.
Cómo automatizar los flujos de trabajo
1. Asignar correos electrónicos
Cuando llega un correo electrónico, puedes asignarlo a un usuario concreto. De esta forma, te aseguras de que será atendido y que ningún mensaje se pasará por alto o se responderá más de una vez.
2. Etiquetar los correos electrónicos
Cuando se comparte una cuenta de correo electrónico con dos o más usuarios, es importante mantener los mensajes organizados. En Trengo, puedes hacerlo añadiendo etiquetas a los mensajes entrantes.
Tienes la opción de personalizar etiquetas a tu gusto. Aquí algunos ejemplos de las etiquetas más populares:
- Urgente 🚨
- Solicitud de empleo 💼
- Finanzas 💰
Cada etiqueta tiene su propia carpeta para que puedas consultar rápidamente los correos importantes sobre un tema concreto.
Consejo: Intenta crear un informe basado en estas etiquetas: estos insights pueden ser muy valiosos. Por ejemplo, si notas que llegan demasiados correos con respecto a tus entregas, podrás actuar de inmediato y configurar una respuesta automática, de modo que liberas a tu equipo de carga. Esto es exactamente lo que hizo Parfumado.
"Gracias a funciones de Trengo como las etiquetas, actualmente tenemos un buen conocimiento de todas las consultas y reclamaciones entrantes. Por ejemplo, vemos que el 30% de las conversaciones son sobre las entregas. Y así podemos gestionar esto y priorizar, por ejemplo, esta etiqueta y hacer ciertas mejoras para la empresa."
Sanne de Ruiter, Directora de Felicidad del Cliente de Parfumado
Lee aquí la experiencia de Parfumado.
3. Colaborar en el correo electrónico con varios usuarios
En Trengo, tu equipo de atención no tiene que salir de una conversación para comunicarse con sus colegas. Todo lo que tienen que hacer es @etiquetar a sus compañeros y empezar a chatear directamente dentro del hilo del correo electrónico, sin que tus clientes lo noten.
Al chatear dentro de los hilos de correo electrónico, no tienes que cambiar a otra herramienta para hacer preguntas sobre la consulta de un cliente. Esto te permite trabajar de forma más eficiente y responder más rápido que antes.
4. Integrar los datos
Cada vez que tu equipo recibe un correo electrónico quiere dar una respuesta rápida y acertada. Para ello necesitan tener a mano todos los datos del cliente. ¿Cuáles son los detalles del pedido por el que pregunta el cliente? ¿Cuál es el estado de la entrega?
Cuando usas Trengo para integrar Shopify, WooCommerce, Magento, Lightspeed, y más, consolidas todos los datos importantes. De esta forma te aseguras de que tu equipo tiene toda la información que necesita para responder a los correos electrónicos con velocidad y eficiencia.
Aquí encontrarás más información sobre cómo crear un lugar de trabajo que funcione para ti.
5. Mantenerte al tanto del rendimiento
Una ventaja importante de utilizar una bandeja de entrada compartida es la posibilidad de controlar todo el rendimiento de tu equipo. En una sola vista general, accedes a diversas estadísticas, como cuántos correos electrónicos aún no son atendidos o cuál es el tiempo promedio de respuesta.
Empezar a trabajar juntos y responder más rápido
Si deseas agilizar la relación con los clientes, los equipos de atención al cliente deben estar preparados para el éxito. Los flujos de trabajo deben ser eficientes y aumentar la productividad. Y esta configuración comienza con Trengo.
Trengo es una plataforma inteligente de interacción con el cliente. Incluye todos los canales de comunicación con el cliente y es el lugar donde tus equipos pueden trabajar juntos. Ya sea a través de una cuenta de correo electrónico para mejorar la experiencia del cliente, o utilizando la automatización para agilizar la comunicación y trabajar de manera eficiente. Todo está preparado para mejorar la experiencia de tu equipo y tus clientes.
Planifique una demostración y vea cómo puede preparar a sus equipos para el éxito.
Preguntas más frecuentes (FAQ)
¿Pueden acceder varios usuarios a la vez a la misma cuenta de correo electrónico?
Sí, varios usuarios pueden acceder simultáneamente a la misma cuenta de correo electrónico utilizando una solución de bandeja de entrada compartida. En lugar de compartir las credenciales de acceso, cada miembro del equipo inicia sesión con su propia cuenta y colabora dentro de una bandeja de entrada omnicanal. Herramientas como Trengo están diseñadas para este fin, permitiendo a los equipos ver, asignar y responder a correos electrónicos juntos en tiempo real, lo que aumenta la transparencia y la eficiencia.
¿Cómo puedo compartir una dirección de correo electrónico profesional con mi equipo?
Para compartir una dirección de correo electrónico empresarial, configura una bandeja de entrada compartida utilizando una plataforma como Trengo. Esto permite a todos los miembros del equipo acceder a los correos electrónicos enviados a direcciones como [email protected] desde sus propias cuentas. Puedes asignar correos electrónicos a usuarios específicos, añadir notas internas y hacer un seguimiento del progreso, asegurándote de que ningún mensaje se pierda o se responda dos veces.
¿Cuál es la mejor manera de gestionar una bandeja de entrada compartida con varios usuarios?
Lo mejor es utilizar un software de bandeja de entrada compartida que ofrezca funciones de asignación, etiquetado, notas internas y automatización. Trengo, por ejemplo, permite asignar correos electrónicos, categorizarlos y automatizar tareas repetitivas, lo que facilita la organización de la carga de trabajo y evita la duplicación de respuestas. Las mejores prácticas incluyen el establecimiento de directrices claras, el uso de filtros, la delegación de responsabilidades y la revisión periódica de la actividad de la bandeja de entrada para mantener la responsabilidad y la eficiencia.
¿Qué herramientas permiten que varios usuarios colaboren en una misma dirección de correo electrónico?
Entre las principales herramientas para la gestión de bandejas de entrada compartidas se encuentran Trengo, Hiver y Front. Trengo destaca por integrar el correo electrónico, el chat y otros canales en una sola plataforma, apoyando la colaboración en equipo con funciones como notas internas, respuestas enlatadas y análisis del rendimiento. Estas herramientas permiten un trabajo en equipo fluido sin los riesgos de las contraseñas compartidas o los mensajes perdidos.
¿Cómo mejoran las bandejas de entrada compartidas la atención al cliente o el tiempo de respuesta?
Las bandejas de entrada compartidas centralizan todos los correos electrónicos de los clientes, facilitando a los equipos la supervisión, asignación y respuesta rápidas. Esto reduce el riesgo de respuestas perdidas o duplicadas y garantiza una comunicación más rápida y coherente. Funciones como las notas internas, el etiquetado y las respuestas enlatadas ayudan a los equipos a resolver los problemas de forma colaborativa y eficaz, lo que aumenta la satisfacción de los clientes y mejora los índices de respuesta.
¿Puedo automatizar las respuestas en una cuenta de correo electrónico compartida?
Sí, la automatización es una característica clave de las plataformas de bandeja de entrada compartida. Con Trengo, puede configurar respuestas automáticas, reglas de flujo de trabajo y respuestas enlatadas para gestionar consultas comunes o mensajes fuera de horario. Esto ahorra tiempo, garantiza respuestas rápidas y permite a su equipo centrarse en cuestiones más complejas.
