Cómo automatizar los mensajes de WhatsApp en 2025

Un cliente potencial envía un mensaje a tu empresa por WhatsApp preguntando por tus productos. Pero estás ocupado, tu equipo no da abasto y, para cuando respondes, el cliente ya se ha ido a la competencia. Frustrante, ¿verdad?

En el vertiginoso mundo digital de hoy en día, los clientes esperan respuestas instantáneas, y ahí es donde la automatización de los mensajes de WhatsApp cambia las reglas del juego para las pequeñas empresas. En lugar de responder manualmente a cada consulta, puedes configurar mensajes automáticos para saludar a los clientes, responder a preguntas frecuentes, confirmar pedidos e incluso enviar seguimientos sin mover un dedo.

Con el enorme alcance global de WhatsApp, es la plataforma perfecta para interactuar con los clientes en tiempo real. ¿Pero gestionar estas conversaciones manualmente? Es una receta para el agobio. La automatización te permite ofrecer interacciones rápidas y personalizadas y, al mismo tiempo, liberar tiempo para centrarte en hacer crecer tu negocio.

En esta guía, te explicaremos cómo automatizar los mensajes de WhatsApp de forma eficaz, lo que te ayudará a agilizar la comunicación, aumentar la eficiencia y mantener contentos a los clientes 24 horas al día, 7 días a la semana. 

Entremos de lleno.

¿Qué es la automatización de WhatsApp?

La automatización de WhatsApp es la práctica de aplicar la tecnología para automatizar los mensajes de WhatsApp de modo que las empresas puedan comunicarse más eficazmente con sus clientes. En lugar de responder individualmente a todas las consultas, las empresas pueden crear mensajes automatizados de WhatsApp para ocuparse de interacciones habituales como mensajes de bienvenida, actualizaciones del estado de los pedidos, recordatorios de citas y solicitudes de asistencia.

Con la aplicación WhatsApp Business, las empresas pueden habilitar funciones de automatización sencillas, como mensajes automáticos de WhatsApp Business para dar la bienvenida a los clientes o responder cuando no están disponibles. Pero para automatizar el envío de mensajes de WhatsApp a escala o conectar con sistemas CRM, es necesaria la API de WhatsApp Business. Esto permite a las empresas enviar mensajes automáticos de WhatsApp Business basados en activadores, para una comunicación fluida y oportuna.

Al descubrir el arte de automatizar los mensajes de WhatsApp, las empresas pueden agilizar los tiempos de respuesta, minimizar el esfuerzo manual y producir una experiencia de cliente más estándar. Tanto si se trata de automatizar mensajes de WhatsApp para atención al cliente, marketing o alertas transaccionales, el uso de herramientas de automatización puede mejorar la eficiencia y la interacción en gran medida.

Ventajas de la automatización de WhatsApp para tu negocio

El uso de la automatización de WhatsApp puede mejorar en gran medida sus procesos de negocio, la experiencia del cliente y la productividad. Con los mensajes automatizados de WhatsApp, las empresas pueden automatizar la comunicación, mejorar las tasas de respuesta y establecer mejores conexiones con su público. A continuación se enumeran las ventajas más importantes de los mensajes automatizados de WhatsApp para empresas:

1. Respuestas inmediatas y disponibilidad 24 horas al día, 7 días a la semana

Los clientes esperan respuestas rápidas. Las empresas pueden garantizar respuestas rápidas incluso fuera del horario laboral utilizando mensajes automáticos de WhatsApp. Organizar el envío de mensajes automáticos en WhatsApp para las preguntas o consultas más frecuentes de los clientes permite mantener conversaciones fluidas sin la constante intervención humana.

2. Mayor compromiso de los clientes

La personalización es el camino a seguir en el competitivo mercado actual. Con los mensajes automatizados de WhatsApp para empresas, puede enviar promociones, recordatorios o seguimientos específicos. Esto ayuda a las empresas a automatizar el envío de mensajes de WhatsApp en función del comportamiento y las preferencias de los clientes, lo que aumenta el compromiso.

3. Mayor eficiencia y reducción de costes

Al automatizar los mensajes de WhatsApp, las empresas aligeran la carga de los equipos de atención al cliente, ahorrando costes y mejorando la eficiencia. En lugar de tratar preguntas repetitivas manualmente, las empresas pueden automatizar el envío de respuestas a mensajes de WhatsApp, liberando capacidad para tareas más sofisticadas.

4. Automatización de ventas y marketing sin fisuras

Puedes automatizar los mensajes de WhatsApp para ventas, promociones y lead nurturing en las empresas. No importa si desea automatizar los mensajes de WhatsApp para recordatorios de carritos abandonados o alertas de productos; la automatización promueve una mensajería uniforme, así como mayores conversiones.

5. Escalabilidad y crecimiento

A medida que su empresa crece, gestionar miles de consultas de clientes manualmente no es factible. Con los mensajes automatizados de WhatsApp para empresas, puedes ampliar las conversaciones con tus clientes sin problemas, de modo que ningún cliente potencial o consulta quede desatendido.

Envío manual o automatizado de mensajes de WhatsApp

Las empresas que desean captar clientes y gestionar sus operaciones de forma eficiente dependen de una comunicación eficaz. Los mensajes automatizados de WhatsApp ayudan a las empresas a mantener una comunicación regular minimizando la mano de obra. Independientemente de si escribe los mensajes manualmente o mediante automatización, el conocimiento de ambos métodos puede mejorar la eficacia y la satisfacción.

Mensajería manual de WhatsApp

La mensajería manual consiste en crear y enviar mensajes personalmente a contactos o grupos específicos. Esta técnica permite una comunicación extremadamente personalizada, la más adecuada para responder a preguntas concretas de los clientes, ofrecer asistencia personal o mantener conversaciones en directo. Sin embargo, exige un esfuerzo continuo y puede llevar mucho tiempo cuando la empresa crece.

Para facilitar las cosas, puede utilizar SKEDit, una aplicación que le permite programar mensajes de WhatsApp con antelación. Sin embargo, no está totalmente automatizada: es posible que tengas que confirmar o enviar manualmente el mensaje cuando llegue el momento.

Cómo programar mensajes de WhatsApp manualmente con SKEDit:

1. Descarga e instala SKEDit desde Google Play Store.
2. Regístrese e inicie sesión en su cuenta.
3. Selecciona "WhatsApp" como servicio de mensajería.
4. Concede permisos para que la aplicación funcione correctamente.
5. Escribe tu mensaje y elige el destinatario.
6. Establezca la fecha y hora de envío.
7. ¿Envío manual o automático? Puede elegir recibir un recordatorio para enviarlo usted mismo o dejar que SKEDit intente enviarlo automáticamente.

Aunque SKEDit ayuda con la programación, todavía requiere alguna acción manual. Si buscas una automatización manos libres, WhatsApp Business API puede ser una mejor opción.

Mensajería automática de WhatsApp

Para una comunicación cómoda y puntual, las empresas pueden automatizar los mensajes de WhatsApp con las herramientas integradas de WhatsApp Business o con herramientas de automatización de terceros. La automatización permite enviar mensajes activados por acciones, horarios o actividades de los clientes, lo que garantiza interacciones fluidas y sin complicaciones.

A continuación se indican algunos de los principales casos de uso de los mensajes automatizados de WhatsApp para empresas:

Mensajes de bienvenida: Envíe un mensaje de bienvenida a los nuevos clientes de forma automática o al volver a conectarse después de inactividad.

Mensajes de ausencia: Cree un mensaje de WhatsApp automatizado que notifique a los clientes la falta de disponibilidad para las horas fuera de servicio.

Mensajes programados: Automatiza el envío de mensajes de WhatsApp para recordatorios de citas u ofertas promocionales.

Mensajes transaccionales: Envíe automáticamente la confirmación del pedido, la actualización del envío o la notificación del pago.

Para configurar mensajes automáticos en WhatsApp Business, siga estas instrucciones:

1. Abra la aplicación WhatsApp Business y vaya a Ajustes > Herramientas de empresa > Mensaje de ausencia.
2. Activa Enviar mensaje de ausencia y edita el mensaje.
3. Programe y elija los destinatarios del mensaje.

Para automatizaciones más complejas, como el envío automático de mensajes de WhatsApp en función de las interacciones de los clientes, las empresas pueden utilizar la API de WhatsApp Business. Esto implica integrarse con un proveedor de soluciones de WhatsApp Business y tiene funciones como chatbots, flujos de trabajo automatizados e integraciones de CRM.

Elegir entre mensajería manual y automatizada

Utilizar un WhatsApp manual o automático depende de la forma de comunicación:

Mensajería manual: Más adecuada para interacciones personalizadas, como abordar cuestiones complejas de atención al cliente o desarrollar relaciones con los clientes.

Mensajería automatizada: Adecuada para comunicaciones periódicas, como preguntas frecuentes, estado de pedidos y mensajes de marketing.

Aquí tienes una tabla comparativa que destaca las principales diferencias entre la mensajería manual de WhatsApp y los mensajes automatizados de WhatsApp para empresas:

Esta tabla muestra rápidamente por qué los mensajes automatizados de WhatsApp para empresas son un cambio de juego, ya que ofrecen velocidad, eficiencia y un mejor compromiso con el cliente.

Las mejores herramientas para programar mensajes de WhatsApp

La comunicación eficaz es crucial para empresas y particulares. Programar mensajes de WhatsApp permite interactuar a tiempo sin necesidad de intervención manual. Aunque WhatsApp carece de una función de programación nativa, existen varias herramientas de terceros que pueden ayudarle a configurar mensajes de WhatsApp automatizados de forma eficaz. Estas son algunas de las mejores soluciones:

1. Aplicación WhatsApp para empresas

Para las pequeñas empresas, la aplicación WhatsApp Business ofrece algunas opciones básicas de automatización. Aunque no permite programar un mensaje concreto, sí permite configurar mensajes automáticos de WhatsApp Business, como mensajes de bienvenida o de ausencia. Son útiles para controlar las expectativas de los clientes enviándoles respuestas inmediatas en horas de poca actividad o cuando se ponen en contacto con ellos por primera vez.

2. API de WhatsApp para empresas

Las empresas más importantes que necesitan una automatización sofisticada pueden hacer uso de la API de WhatsApp Business. La API permite a las empresas enviar mensajes automatizados de WhatsApp Business a escala, integrándose con CRM y otras plataformas. Facilita la programación de mensajes, el envío de notificaciones y la automatización de la interacción con el cliente. La implementación suele realizarse a través de una asociación con un proveedor de soluciones de WhatsApp Business.

3. Texto automático: programador de texto masivo

Auto Text, disponible en Google Play Store, permite programar mensajes de WhatsApp, enviar SMS y crear respuestas automáticas. Es una utilidad completa para automatizar las tareas de mensajería, lo que ahorra tiempo y garantiza una comunicación rápida sin tener que hacerlo manualmente.

4. WA - Programar mensajes

Para los usuarios de iPhone, WA - Programar mensajes ofrece una herramienta para programar y planificar los mensajes de WhatsApp. La aplicación funciona como un programador de mensajes personal en el que puedes escribir un mensaje y especificar la hora de envío deseada. Es especialmente útil para enviar recordatorios o información urgente.

5. Atajos de Siri para iPhone

Los iPhones pueden utilizar la aplicación Shortcuts para diseñar automatizaciones personalizadas para programar mensajes. Puedes escribir un mensaje y seleccionar el número de WhatsApp del destinatario al que quieres enviárselo con un acceso directo que se activará en un momento posterior. Una vez que llegue la hora programada, el sistema mostrará un aviso pidiéndote que envíes el mensaje, lo que se convierte en un procedimiento más sencillo.

6. Extensión Blueticks para WhatsApp web

Para los usuarios de escritorio, la extensión Blueticks Chrome permite programar mensajes en WhatsApp Web. Una vez instalada la extensión, puedes escribir mensajes, y elegir la hora de envío que prefieras, y la extensión se encargará de enviarlos a la hora prevista, enviando tus mensajes según sea necesario.

Elegir la herramienta adecuada

La elección de la herramienta adecuada depende de sus necesidades personales:

• Uso personal: SKEDit y WA-Schedule Messages son alternativas amigables para cualquiera que desee automatizar los mensajes de WhatsApp.
• Pequeñas empresas: La app WhatsApp Business ofrece funciones de automatización sencillas adecuadas para gestionar las interacciones con los clientes.
• Grandes empresas: La API de WhatsApp Business ofrece funciones potentes para las empresas que necesitan enviar mensajes de WhatsApp a gran escala.

Mensajes de WhatsApp automatizados con la API de WhatsApp Business

Con el rápido panorama digital de hoy en día, las empresas siempre están buscando medios eficaces para interactuar con los consumidores. La API de WhatsApp Business ofrece una solución sólida, que permite a las empresas automatizar los mensajes de WhatsApp y mejorar las estrategias de comunicación.

Cómo entender la API de WhatsApp Business

La API de WhatsApp Business está pensada para medianas y grandes empresas, con una fácil integración de la mensajería de WhatsApp en los sistemas existentes. Esta API permite a las empresas automatizar el envío de mensajes de WhatsApp, que se envían a tiempo y personalizados sin necesidad de esfuerzo manual.

Principales características de WhatsApp Business API

1. Mensajería automatizada: Establezca mensajes de WhatsApp automatizados para diferentes situaciones, como confirmación de pedidos, avisos de envío y recordatorios de citas.
2. Soporte multimedia: Atraiga aún más a sus clientes enviándoles imágenes, vídeos y documentos directamente por WhatsApp.
3. Comunicación bidireccional: Habilite chats en directo, para que los clientes puedan comunicarse con su empresa fácilmente.
4. Capacidades de integración: Se integra con los sistemas CRM sin problemas, lo que permite a las empresas automatizar los mensajes de WhatsApp en función del comportamiento y la información de los clientes.

Ventajas de automatizar los mensajes de WhatsApp

• Mejora de la experiencia del cliente: Los mensajes automatizados garantizan que los clientes reciban respuesta lo antes posible, lo que aumenta su satisfacción y fidelidad.
• Eficacia operativa: Las comunicaciones rutinarias pueden automatizarse y los recursos pueden desviarse a tareas más complejas para mejorar la productividad general.
• Interacciones personalizadas: Con la información de los clientes, las empresas pueden enviar mensajes personalizados, aumentando la relevancia y el interés en las interacciones.

Implementación de la API de WhatsApp Business

Para aprovechar al máximo la API de WhatsApp Business, siga estos pasos:

1. Asóciese con un proveedor de soluciones: Trabaja con proveedores certificados para utilizar la API y obtener asistencia durante la integración.
2. Configure mensajes automáticos: Identifica los principales puntos de contacto con el cliente y configura mensajes automáticos de WhatsApp para empresas.
3. Supervisar y optimizar: mida periódicamente el rendimiento de su programa de mensajería y haga ajustes para mejorar el impacto.

Cómo programar mensajes de WhatsApp con Trengo

En el mundo empresarial actual, es crucial mantener a los clientes informados de manera oportuna y eficaz. La programación de mensajes de WhatsApp garantiza que se llegue a su público en el momento exacto deseado, sin necesidad de esfuerzo manual. Trengo, proveedor certificado de soluciones de WhatsApp para empresas, proporciona un medio sencillo para automatizar los mensajes de WhatsApp, impulsando su estrategia de captación de clientes.

¿Por qué programar los mensajes de WhatsApp?

La programación de mensajes permite a las organizaciones programar y entregar mensajes en momentos oportunos para que los consumidores reciban notificaciones, recordatorios o material promocional en el momento más adecuado. Esta programación proactiva no solo mejora la satisfacción del cliente, sino que también optimiza los procesos operativos internos.

Configurar mensajes programados con Trengo

Para aprovechar el poder de la mensajería programada, conectar la API de WhatsApp Business a través de Trengo es una estrategia inteligente. Con esta configuración, las empresas pueden enviar mensajes automatizados de WhatsApp Business a escala, promoviendo un compromiso constante y oportuno.

A continuación te explicamos cómo programar mensajes con Trengo paso a paso:

1. Accede a la función de difusión: Inicie sesión en su cuenta de Trengo y vaya a la función de difusión. Haga clic en Nueva emisión para continuar.
2. Configure su emisión: Asigne a su emisión un nombre distinto y descriptivo para que pueda identificarse fácilmente.
3. Seleccione el remitente: Selecciona el número de WhatsApp desde el que se enviará el mensaje.
4. Seleccione una plantilla de mensaje: Elija una plantilla de mensaje de WhatsApp preaprobada que se adapte a su objetivo de comunicación. Personaliza la plantilla según sea necesario para atraer a tu audiencia.
5. Programe el mensaje: Introduzca la fecha y hora exactas en las que desea enviar el mensaje. La programación precisa de Trengo garantiza que los mensajes se envíen a los destinatarios en el momento más efectivo.
6. Añadir destinatarios: Introduzca los contactos a mano o importe una lista para enviar mensajes dirigidos a grupos específicos de clientes de forma eficaz.
7. Revisar y confirmar: Verifique todos los ajustes, compruebe la vista previa del mensaje y la hora de envío programada. Si está satisfecho, finalice la configuración para programar el mensaje.

Conclusión

La integración de los mensajes automatizados de WhatsApp en sus procesos empresariales es capaz de transformar las interacciones con los clientes en todos los ámbitos y reducir en gran medida los procesos de comunicación. 

A través de plataformas como Trengo, puede enviar mensajes automatizados de WhatsApp, proporcionando interacciones personalizadas y oportunas y aumentando la satisfacción y fidelidad de los clientes. Esta iniciativa estratégica no solo maximiza el uso de los recursos, sino que también permite a su empresa abordar adecuadamente las necesidades cambiantes de los consumidores actuales, lo que conduce a una expansión constante y a la competitividad en el sector.