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Imagina que gestionas una popular agencia de viajes en Instagram. La gente ve tus publicaciones y hace viajes, y con el tiempo también ganas seguidores que buscan emociones fuertes. Empiezan a llegar los mensajes: "¿Ofrecéis viajes a Islandia?" "¿Puedo pedir presupuesto para vuestros nuevos paquetes de vacaciones?". Emocionante, pero abrumador, sobre todo cuando tu equipo está ahí fuera creando experiencias inolvidables.
Aquí es donde entra en juego la respuesta automática en los DM de Instagram. La respuesta automática garantiza que tu cliente potencial al menos se sienta valorado y escuchado, incluso cuando tu equipo está ocupado ofreciendo un servicio excelente día tras día.
En este blog, repasaremos cómo la respuesta automática puede ayudar a las empresas a mantenerse pegadas a sus clientes, reducir los tiempos de respuesta y crear impresiones duraderas con facilidad. Así que, ¡a leer!
¿Qué es la respuesta automática de Instagram?
La respuesta automática en los DM de Instagram te permite configurar respuestas ya preparadas, lo que te ahorra tener que escribir las mismas respuestas una y otra vez. No solo ayuda a reducir tu carga de trabajo manual, sino que también mantiene tu marca disponible en cualquier momento que un cliente tenga una pregunta.
En el acelerado mundo actual, sabemos que es difícil para las empresas estar en línea 24 horas al día, 7 días a la semana, pero eso es exactamente lo que esperan los clientes. Con la respuesta automática, puedes mantener esas conversaciones, incluso cuando no estás disponible, dando respuestas instantáneas a las preguntas más frecuentes. Es una forma sencilla de mantenerte conectado y demostrar a tu público que estás ahí para ellos, independientemente de cuándo te contacten.
El caso de los DM de respuesta automática en Instagram
Instagram no es una red social más: se ha convertido en una poderosa herramienta de crecimiento para marcas y empresas de todo tipo. Una de sus mayores ventajas es la facilidad con la que los clientes pueden ponerse en contacto con las empresas directamente a través de los mensajes de texto.
Con casi 200 millones de usuarios visitando páginas de empresa a diario, es probable que las empresas reciban preguntas y consultas en cualquier momento. Como no puedes predecir cuándo llegarán esos mensajes, la forma más inteligente de gestionarlos es configurar la respuesta automática en los DM de Instagram. De este modo, siempre estarás listo para interactuar y mostrar a los clientes que estás ahí para ayudarles siempre que lo necesiten.
¿Qué papel desempeña la respuesta automática en la atención al cliente?
Cuando las empresas no pueden responder inmediatamente a una consulta en su bandeja de entrada, interviene una respuesta automática, que satisface las expectativas de los consumidores de recibir una respuesta rápida. Esta función no solo proporciona respuestas puntuales, sino que también mantiene un alto nivel de participación, ya sea en comentarios o en mensajes directos.
Los clientes aprecian las respuestas activas y es más probable que confíen en una empresa que ofrece asistencia rápida, lo que refuerza su fidelidad y confianza en su marca.
Las respuestas automáticas aumentan la eficacia de su empresa
Añadir respuestas automáticas a tu Instagram puede aumentar significativamente tu eficiencia operativa. Automatizar las respuestas a preguntas comunes puede ayudar a tu equipo a centrarse más en otras estrategias como mejorar la productividad de su servicio en lugar de trabajar en respuestas manuales como horarios comerciales, disponibilidad de productos o consultas de servicio.
Cuando las preguntas repetitivas se automatizan, su equipo de asistencia tiene la oportunidad de centrarse en tareas más importantes o en tickets complejos.
¿Por qué deberías configurar respuestas automáticas en Instagram?
Configurar respuestas automáticas en Instagram es esencial para las empresas que buscan mejorar sus estrategias de atención al cliente y compromiso porque, en un mercado competitivo, una comunicación eficaz y rápida con tus clientes te hace destacar sobre los demás.
Las expectativas de la gente serán altas cuando se sientan incluidos o actualizados por los productos de la marca. Además, las respuestas automáticas harán que tu engagement sea beneficioso para ti una vez que consigas la confianza de la gente.
¿Cómo configuro la respuesta automática en Instagram?
Cómo configurar una respuesta automática en la aplicación Instagram?
Configurar respuestas automáticas para tu negocio en Instagram es un proceso sencillo que se puede hacer en pocos pasos.
Paso 1: Accede a tu cuenta de Instagram Business
Si utilizas una cuenta personal, accede a tu configuración y cambia tu estado de cuenta personal a cuenta de empresa. Instagram promocionará tu perfil de personal a profesional.
¿Cómo encontrar los ajustes de Instagram?
Abre tu aplicación Instagram y ve a tu perfil. Ahora, toca tu foto de perfil en la esquina inferior derecha. A continuación, abre la barra de menú y selecciona "Ajustes".
Paso 3: Elija "Empresa" o "Creador".
En el menú de configuración, busca y selecciona "Empresa" o "Creador", según el tipo de cuenta que tengas. Aquí puedes acceder a varias herramientas diseñadas para cuentas profesionales.
Paso 4: Seleccionar respuestas guardadas o preguntas frecuentes
Puedes configurar tus respuestas automáticas utilizando las respuestas guardadas o la opción de preguntas frecuentes. También puede utilizar ambas opciones en función de sus necesidades. Sin embargo, recuerda que solo puedes añadir cuatro preguntas frecuentes.
Paso 5: Establecer un acceso directo
Puedes crear un acceso directo para las respuestas guardadas. Puedes utilizar el acceso directo para acceder rápidamente al mensaje en Instagram y no tener que escribirlo una y otra vez. Puedes configurar fácilmente el acceso directo mientras creas una nueva respuesta.
Configuración de la respuesta automática de Instagram con Meta Business Suite
Siga los siguientes pasos para automatizar las respuestas utilizando Meta Business Suite:
- Abra su cuenta Meta Business Suite y obtenga acceso de administrador
- Haga clic en la opción de bandeja de entrada
- Selecciona Instagram
- Seleccionar respuesta instantánea
- Activar el botón de respuesta instantánea
- Configure su respuesta
Consigue más funciones de automatización de Instagram DM con Trengo
Trengo es una excelente solución para automatizar las respuestas en Instagram. Estas son las principales ventajas que aporta Trengo:
Iniciar DMs a partir de comentarios
La función de respuesta automática no sólo se limita a los mensajes de texto, ya que también se puede aplicar a los comentarios. Por ejemplo, cuando alguien muestra interés o comenta una publicación, una respuesta automática puede ser una buena forma de dirigirle a tu DM. Puedes enviar un mensaje "Por favor, DM para más detalles" y en el DM puedes llevar la conversación y llevar al prospecto a comprar tu servicio o producto.
Buscar conversaciones
Como empresa, puede ser difícil localizar mensajes en Instagram ya que hay muchas consultas entrantes. Sin embargo, Trengo te lo puede poner más fácil ya que te permite buscar conversaciones anteriores dentro del mismo dashboard.
Preguntas más frecuentes
Las preguntas frecuentes a veces pueden resultar molestas, ya que hay que responder a las mismas cosas una y otra vez. Puedes facilitarte las cosas con la ayuda de Trengo. Por ejemplo, puedes configurar la respuesta automática en Instagram para consultas como el precio, las especificaciones del producto, el plazo de entrega o la disponibilidad de un producto concreto.
Plantillas personalizables para respuestas rápidas
Trengo le permite personalizar sus respuestas automáticas según las necesidades de su marca. Tanto si quieres sonar informal y amable como profesional y formal, puedes ajustar tus mensajes para que reflejen la personalidad de tu marca utilizando la amplia biblioteca de plantillas de Trengo.
Análisis integrados para una mejor comprensión
Trengo también proporciona informes que puede utilizar para mejorar su atención al cliente. Por ejemplo, Trengo puede ayudarle a conocer el tiempo medio de respuesta para las métricas que ha aplicado. Puede consultar los informes proporcionados para planificar cómo mejorar su atención al cliente.
Cuándo utilizar las funciones de automatización de DM de Instagram?
Puedes utilizar la función de respuesta automática en Instagram para diferentes propósitos. Por ejemplo, puedes utilizarlas para empezar a interactuar con nuevos seguidores, responder a comentarios o simplemente conectar con tu audiencia.
Iniciar conversaciones con nuevos seguidores
Las respuestas automáticas son herramientas estupendas que te ayudan a conectar con tus nuevos seguidores al instante. Por ejemplo, cada vez que consigas un nuevo seguidor puedes enviarle un mensaje de bienvenida del tipo "Gracias por seguir nuestra página". Un mensaje de bienvenida transmite una imagen positiva de tu marca y te ayuda a ganarte la confianza de los clientes.
Conectar con los clientes interesados
Si un cliente comenta tus publicaciones expresando interés, una respuesta automática en los mensajes de Instagram puede ayudar a mantener la conversación. Puedes enviar un mensaje rápido como "Gracias por contactarnos, pronto te daremos más detalles". También puedes invitarles a hacer preguntas u obtener más información sobre tus productos o servicios. Este enfoque puede ayudar a tu marca a conseguir clientes potenciales que compren tus productos.
Reconocer a los seguidores activos
En Instagram, debes intentar interactuar activamente con tus seguidores activos. Tanto si les gustan tus publicaciones como si ven regularmente tus historias. Puedes reducir las molestias de las respuestas automáticas, ya que es posible que tengas que iniciar conversaciones con varias personas.
Mantener la conexión fuera del horario laboral
Instagram no tiene horario de oficina ni límite de tiempo. Eso significa que los clientes pueden acercarse a las marcas en cualquier momento. La respuesta automática puede involucrar a la gente en ausencia de un equipo. Esto permitirá que los clientes se sientan valorados porque tu marca entiende sus necesidades.
Preguntas más frecuentes
Todas las empresas tienen algunas preguntas frecuentes repetitivas, como la ubicación de la empresa, los detalles del producto, las políticas de servicio, etc. Estas son las preguntas que puede automatizar fácilmente. Lo ideal es utilizar una herramienta como Trengo y dejar que la tecnología se encargue de las tareas repetitivas por usted.
6 consejos para optimizar las respuestas automáticas
Para sacar el máximo partido a la función de respuesta automática de Instagram, prueba estos consejos de optimización:
- Cree respuestas adaptadas al contexto: Adapte las respuestas a preguntas habituales, como "Horario de la tienda" o "Detalles de envío", para que cada respuesta parezca relevante y específica a la pregunta del usuario. Esto hace que las interacciones parezcan más personales y mantiene el interés de los usuarios.
- Utiliza las palabras clave de forma inteligente: Establece palabras clave específicas en la configuración de Instagram que activen respuestas personalizadas, como "Estado del pedido" o "Devoluciones". Esto garantiza que los usuarios obtengan la información más rápidamente, lo que permite a tu equipo centrarse en consultas complejas.
- Ofrezca opciones de suscripción: Incluya en el mensaje de respuesta automática una invitación a los usuarios para que se suscriban a su lista de correo electrónico o a su campaña de goteo. Formularlo como un beneficio -como ofertas exclusivas o consejos útiles- lo hace atractivo a la vez que recopila datos valiosos de los clientes.
- Incluya un recordatorio de seguimiento: Añade un mensaje para asegurar a los usuarios que pronto recibirán un seguimiento más personalizado. Este sencillo paso asegura a los clientes que una persona real atenderá su consulta, aunque inicialmente hayan recibido una respuesta automática.
- Incorpore un lenguaje amistoso y acorde con la marca: Asegúrate de que las respuestas automáticas sean cordiales y se ajusten a la voz de tu marca. Un tono amable, combinado con un lenguaje útil, contribuye a la satisfacción del cliente.
- Dirija a los usuarios a recursos de autoayuda: Si procede, guíe a los usuarios a preguntas frecuentes, tutoriales u otras páginas de autoayuda, permitiéndoles resolver problemas sencillos de forma independiente.
Utilizar la automatización de Instagram sin complicaciones
¿Cómo puedo configurar la respuesta automática en Instagram sin complicaciones? La respuesta es sencilla: ¡utiliza Trengo!
- Complejidad de la configuración manual: Configurar manualmente las respuestas automáticas puede llevar mucho tiempo y requerir ajustes constantes. Trengo simplifica este proceso con interfaces fáciles de usar y plantillas predefinidas.
- Funcionalidad limitada: Las opciones de respuesta automática integradas en Instagram son limitadas en cuanto a personalización y funciones avanzadas. Trengo ofrece opciones más flexibles, incluyendo mensajes personalizados y disparadores de respuesta variados.
- Gestión multicanal: Gestionar varias plataformas de redes sociales junto con Instagram puede resultar abrumador. Trengo consolida los mensajes de varios canales, lo que permite a las empresas gestionar todas las comunicaciones desde un único panel.
- Coherencia en las respuestas: Sin automatización, existe el riesgo de que las respuestas a consultas similares sean incoherentes. Trengo garantiza que todos los clientes reciban respuestas estandarizadas, lo que mejora la profesionalidad.
- Datos y análisis en tiempo real: Hacer un seguimiento del rendimiento y la eficacia de la respuesta es todo un reto con las funciones básicas de Instagram. Trengo ofrece análisis de los tiempos de respuesta, la participación de los clientes y otras métricas para ayudar a optimizar las estrategias de comunicación.
- Colaboración en equipo: Coordinar las respuestas entre los miembros del equipo puede ser difícil en los DM de Instagram. Trengo facilita la colaboración en equipo al permitir que varios usuarios accedan a la misma plataforma de mensajería y gestionen las respuestas de forma eficiente.
- Programación de respuestas: Establecer horarios específicos para las respuestas automáticas puede ser complejo. Trengo permite programar mensajes, garantizando respuestas puntuales incluso fuera del horario laboral.
Gestiona los yourauto-replies para empresas en Instagram con Trengo
En el futuro, las empresas en Instagram tendrán que adaptar cada vez más sus estrategias de redes sociales para satisfacer las necesidades cambiantes de su público. La participación activa va a ser crucial para construir relaciones sólidas y fomentar la lealtad entre los seguidores. Sin embargo, gestionar las interacciones con una gran audiencia puede resultar complicado.
Aquí es donde entra en juego la función de respuesta automática en Instagram. Al utilizar las respuestas automáticas, puedes responder de forma eficiente a las consultas más habituales, asegurándote de que tu audiencia se sienta escuchada y valorada incluso en periodos de mucho trabajo.
Si estás listo para mejorar tu engagement y agilizar tu comunicación, es hora de configurar la respuesta automática en Instagram.
