.png)
Resumen
Shopify WhatsApp integration connects your e-commerce store directly to the world's most popular messaging app, enabling real-time customer support, automated order updates, and increased sales conversion. While Shopify does not offer a native messenger, merchants can bridge this gap using third-party tools ranging from simple click-to-chat widgets to robust API solutions. This guide explains how to implement these integrations effectively and why using a unified inbox like Trengo is the superior strategy for scaling your business in 2026.
TL;DR
- Shopify requires third-party apps to connect with WhatsApp; there is no built-in native feature.
- Free "click-to-chat" buttons are suitable for low-volume stores but lack advanced management features.
- The WhatsApp Business API is essential for growing teams needing automation, multiple users, and green tick verification.
- Trengo integrates Shopify with WhatsApp to display order data directly alongside customer conversations.
- Using flowbots and AI automation can significantly reduce response times and recover abandoned carts.
Can multiple people manage one Instagram account?
Yes, multiple people can manage a single Instagram account, and they absolutely should if you are running a business with a growing volume of interactions. However, the method you choose to grant this access matters significantly.
In the past, teams often resorted to the "login sharing" method, where everyone logged into the native Instagram app on their separate devices using the same username and password. While this technically allows multiple people to access the account, it is not a scalable or safe solution. Modern businesses in 2026 utilize professional tools that allow for an Instagram business account login via authorized permissions rather than shared secrets.
Sin la herramienta adecuada, esto es casi imposible. Tu equipo tiene que cambiar de pantalla constantemente para asegurarse de que un mensaje no lleve demasiado tiempo inactivo. Además, como hay varias formas de recibir un mensaje (por DM, un comentario o una respuesta a un anuncio), es fácil pasar por alto un mensaje o que el remitente tenga que esperar años para recibir una respuesta. Y eso es algo que no queremos.
Con una plataforma de atención al cliente, tanto tú como tu equipo pueden colaborar fácilmente en todas las conversaciones de Instagram. Además, te permite gestionar todas las conversaciones de todos tus canales en una sola vista. No importa si es Instagram, WhatsApp o correo electrónico.
Aparte de eso, dispones de otras funciones muy útiles. Como la posibilidad de crear respuestas automáticas, respuestas rápidas e incluso chatbots para automatizar tus conversaciones de Instagram. Con la sección de estadísticas, un usuario se puede gestionar de manera rápida las conversaciones recopiladas y cerradas por su equipo.
There are two professional ways to achieve this:
- The Native Method: Using Meta Business Suite to assign roles to individual Facebook accounts.
- The Unified Method: Connecting your Instagram account to a customer engagement platform like Trengo.
The risks of sharing login credentials
Before exploring the solutions, it is important to understand why the "old school" method of sharing a password via a sticky note or Slack message is dangerous. If you are currently sharing credentials, you are exposing your business to several liabilities:
- Security Lockouts: Instagram's security algorithms flag simultaneous logins from different IP addresses and locations as suspicious behavior. This can lead to your account being locked or banned, cutting off communication with your customers.
- Lack of Accountability: When everyone uses the same login, you cannot track who replied to a specific customer. If an agent makes a mistake or promises a refund incorrectly, there is no audit trail to identify who sent the message.
- Workflow Chaos: The native app does not allow you to mark conversations as "open," "pending," or "closed." This often leads to agents accidentally ignoring messages or sending double replies to the same customer.
Option 1: Using meta business suite (The Native Method)
For businesses looking for a free solution, Meta (Facebook) provides a native tool called Meta Business Suite. This platform allows you to manage your Facebook business page and Instagram account from a single dashboard. To use this, you must link your Instagram professional account to a Facebook Page.
Once linked, you can use the "Page Roles" or "Business Manager" settings to add team members. You can assign different levels of access, such as Admin, Editor, or Moderator. This ensures that employees can reply to comments and DMs without knowing the actual master password of the Instagram account.
However, this method has significant downsides for support teams:
- Clunky Interface: Switching between accounts and navigating the suite can be slow and unintuitive.
- Siloed Channels: While it unifies Facebook and Instagram, it keeps these conversations separate from your email, live chat, and WhatsApp inquiries.
- Limited Collaboration: You cannot tag colleagues internally within a message thread to ask for help without the customer seeing it.
Option 2: Using a unified inbox like Trengo (The Scalable Method)
For teams that need efficient Instagram management, a unified inbox is the superior choice. Platforms like Trengo replace the native app interface with a collaborative dashboard designed for customer support. This approach transforms Instagram from a marketing channel into a fully integrated support pipeline.
If you want to see how this works in practice, you can read a detailed team inbox case study that highlights the efficiency gains of centralization.
Centralize communication in a unified inbox
The biggest advantage of using Trengo is the ability to manage an Instagram business account with multiple users alongside all your other communication channels. Instead of switching tabs between Meta Business Suite, your email client, and your website chat dashboard, all incoming tickets land in one view.
Whether a customer asks a question via an Instagram DM, a Facebook comment, or an email, it appears in the same inbox. This ensures that your agents never miss a message simply because they forgot to check a specific app. You can also easily add Facebook Messenger to your website alongside Instagram to capture leads from every angle.
Collaborate with internal notes and assignments
Collaboration is difficult in native apps. In a unified inbox, you can assign specific Instagram conversations to specific agents. This prevents the "bystander effect" where everyone assumes someone else has replied. Furthermore, you can use internal notes (yellow sticky notes visible only to your team) right inside the Instagram DM thread. An agent can tag a manager to ask for approval on a discount before replying to the customer, ensuring quality control.
Automate Instagram DMs with chatbots and rules
Handling DMs manually doesn't scale well. With Trengo, you can implement automation to handle repetitive queries. You can set up "Flowbots" to ask initial qualifying questions or provide instant answers to FAQs like shipping times or return policies.
By using an AI chatbot for customer service on your Instagram channel, you ensure that customers receive instant support 24/7, even when your human agents are offline.
How to get started with Instagram with multiple users via Trengo
Si lo deseas, puedes probar nuestra plataforma de atención al cliente de forma gratuita durante 14 días. Así tendrás la oportunidad de comprobar si realmente funciona en tu equipo.
A continuación te explicamos cómo configurarlo para que puedas empezar a experimentar:
- Empieza tu prueba gratuita de Trengo.
- A continuación, ve a configuración > canales > Instagram.
- Haz clic en el signo más verde. Esta acción te redirigirá a Facebook. Asegúrate de haber iniciado sesión con una cuenta de Facebook que tenga derechos de administrador.
- A continuación, asigna al canal de Instagram un nombre interno (que sólo tú y los miembros de tu equipo podrán visualizar) y asigna al equipo o equipos que quieras que se hagan cargo del canal.
- No olvides pulsar el botón "Guardar".
For a more technical walkthrough on connecting these specific channels, you can check our guide on how to add WhatsApp and Instagram to your Trengo inbox.
Start managing your Instagram account efficiently
Right now, you are ready to start using one Instagram business account with multiple users. Let me know how it works out for you. If you want to learn more about how to create a chatbot for Instagram DMs, you can visit our page too.
Preguntas más frecuentes
Is there an Instagram guest mode for managing accounts?
No, Instagram does not have a "Guest Mode" for managing accounts. To give someone temporary or limited access, you must either assign them a role via Meta Business Suite or, preferably, invite them as a restricted user to a third-party inbox tool like Trengo, which is much safer than sharing passwords.
¿Cómo pueden acceder varios miembros de un equipo a una cuenta de Instagram Business sin compartir contraseña?
Varios miembros del equipo pueden acceder a una cuenta de Instagram Business sin compartir contraseñas vinculando la cuenta a través de Meta Business Suite de Facebook o utilizando herramientas de terceros como Trengo. Estas plataformas permiten asignar a los usuarios inicios de sesión individuales con permisos basados en funciones, lo que proporciona un acceso seguro y controlado a los mensajes de Instagram para la colaboración en equipo.
Qué permisos y roles son necesarios para los diferentes usuarios en una cuenta de Instagram Business?
Los distintos miembros del equipo necesitan funciones específicas en función de sus responsabilidades. Los roles más comunes incluyen administrador, editor, moderador o analista, cada uno con diferentes accesos a mensajería, gestión de contenidos y análisis. Tanto Meta Business Suite como Trengo permiten el control de acceso basado en roles para garantizar que los miembros del equipo tengan los permisos adecuados sin comprometer la seguridad.
¿Qué interfaces de Instagram admiten varios usuarios (aplicación nativa, Meta Business Suite, DM API)?
La aplicación nativa de Instagram está limitada a un único usuario por cuenta. El acceso multiusuario es compatible con Meta Business Suite, que integra la mensajería de Instagram para equipos, y la API Instagram DM, que permite a plataformas de terceros como Trengo ofrecer bandejas de entrada multiusuario y funciones de colaboración para cuentas empresariales.
¿Cómo permite la API de DM de Instagram tener varios usuarios en una misma cuenta?
La API DM de Instagram permite a las empresas conectar sus mensajes de Instagram a plataformas de terceros como Trengo, donde varios usuarios pueden acceder y gestionar conversaciones simultáneamente. Esta API admite la sincronización de mensajes en tiempo real, herramientas de colaboración en equipo y funciones de asignación que agilizan la gestión de las consultas de los clientes entre los usuarios.
¿Cómo integro los mensajes de Instagram en una bandeja de entrada compartida para la colaboración en equipo?
Integrar los mensajes de Instagram en una bandeja de entrada compartida es posible a través de la bandeja de entrada unificada de Meta Business Suite o mediante herramientas de terceros como Trengo. Estas plataformas consolidan los DM de Instagram con otros canales de comunicación, lo que permite a los equipos colaborar, asignar conversaciones y mantener el historial de conversaciones de forma centralizada.
¿Cuál es la diferencia entre la bandeja de entrada nativa de Instagram frente a Meta Business Suite y una herramienta de terceros como Trengo para flujos de trabajo multiusuario?
La bandeja de entrada nativa de Instagram solo admite el inicio de sesión de un único usuario con funciones básicas de mensajes. Meta Business Suite ofrece una bandeja de entrada unificada para Instagram y Facebook, compatible con varios usuarios pero con una personalización limitada del flujo de trabajo. Trengo ofrece funciones avanzadas de flujo de trabajo multiusuario, integraciones con numerosos canales, automatización y sólidas funciones de colaboración en equipo adaptadas a un uso empresarial escalable.
¿Cómo puedo controlar el rendimiento y los tiempos de respuesta de los usuarios que gestionan las consultas de Instagram?
El rendimiento y los tiempos de respuesta pueden supervisarse mediante las herramientas de generación de informes de Meta Business Suite o a través de paneles de análisis avanzados en plataformas como Trengo. Estas herramientas proporcionan métricas sobre la capacidad de respuesta de los agentes, el volumen gestionado y la satisfacción del cliente, lo que permite a los gestores optimizar el rendimiento del equipo de forma eficaz.
¿Cómo puede ayudar la automatización cuando varios usuarios manejan una cuenta de Instagram (por ejemplo, enrutamiento, respuestas automáticas)?
La automatización mejora la eficiencia mediante el enrutamiento de mensajes al miembro del equipo más adecuado, el envío de respuestas automáticas instantáneas a consultas comunes y la activación de flujos de trabajo basados en el contenido del mensaje. Trengo ofrece estas herramientas de automatización, reduciendo la carga de trabajo manual, garantizando respuestas puntuales y manteniendo la coherencia en la gestión de cuentas multiusuario de Instagram.
