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Mi imbatto sempre più spesso in articoli che affermano che l'e-mail non è altro che un pesante peso che ci portiamo sulle spalle. Inefficiente e obsoleta. Secondo alcuni, dovremmo addirittura smettere di usare le e-mail. Interessante. Soprattutto perché le statistiche mostrano un forte aumento dell'utilizzo delle e-mail.
E se i nostri clienti non rinunciano all'e-mail, come possiamo farlo noi? Se decidiamo di continuare a usarla, dobbiamo semplicemente trarne il meglio.
Ecco perché abbiamo creato Trengo. Con il nostro strumento, tu e il tuo team potrete lavorare sulle e-mail nel modo giusto.
In questo articolo ti spiegherò perché dovresti continuare a conservare le email e, soprattutto, come farlo.
Perché conserviamo le e-mail
Per la maggior parte delle aziende, il modo efficiente di utilizzare la posta elettronica sembra una fantasia lontana. Lunghi thread di email, email interne, spam, e chi più ne ha più ne metta: solo pronunciare queste parole ad alta voce può far venire i brividi al professionista medio.
Secondo gli articoli che ho citato prima, il problema risiede nella posta elettronica nel suo complesso. Una lista di cose da fare infinita che continua a gravare sulle tue spalle fino a farti crollare sotto la pressione.
Ma - aspetta un attimo - è davvero finita?
Non se lo chiediamo noi.
Lo sapevi che:
- Il numero totale di email aziendali e consumer inviate e ricevute al giorno aumenterà da 306 miliardi nel 2020 a 361 miliardi nel 2024(The Radicati Group, Inc.)
- Si prevede che il numero di utenti attivi di posta elettronica aumenterà da 3,9 miliardi a 4,3 miliardi nel 2023(Statista).
- L'email rimane parte integrante dell'esperienza complessiva di internet, in quanto un account di posta elettronica è necessario per accedere a qualsiasi tipo di attività online, ad esempio i social media e lo shopping online(The Radicati Group, Inc.)
Credo che questi tre fatti rispondano già alla domanda. Non è finita.
Ci sono ragioni più che sufficienti per non smettere di usare l'e-mail. Vediamo come iniziare a usare la posta elettronica nel modo giusto.
Usare l'email nel modo giusto
Ecco tre miglioramenti che rendono l'uso della posta elettronica nuovamente divertente e produttivo.
1. Lavorare insieme sulle e-mail
Partiamo dal problema della collaborazione. Molte aziende ricorrono all'uso dei CC...
Al diavolo i CC.
Con Trengo, tu e il tuo team potete lavorare insieme in un'unica casella di posta. Basta inserire un @tag al tuo collega sotto l'e-mail e avviare una discussione all'interno del thread. Il tutto senza che i tuoi clienti si accorgano di nulla.
2. Automatizzare le attività che fanno perdere tempo
L'e-mail, così come la conosciamo, ci fa svolgere sempre le stesse attività. Rispondere alle stesse domande dei clienti, inoltrare le e-mail ai colleghi, archiviare le e-mail nella cartella giusta e così via. Non sarebbe fantastico poter eliminare queste incombenze dalle tue spalle?
- Le regole inviano automaticamente il tuo messaggio alla persona, al luogo o al momento giusto.
- Le risposte rapide e automatiche assicurano che il tuo cliente riceva sempre una risposta, anche al di fuori dell'orario di lavoro.
3. Gestire le e-mail
Sperimenta la gestione complessiva della posta elettronica, utilizzando i seguenti strumenti:
- Assegna diversi indirizzi e-mail
- Usa le statistiche per monitorare le prestazioni delle tue squadre
- Crea dei team in cui lavorare
Porta le email nel futuro
Il mio consiglio è chiaro, giusto? Non dovresti smettere di usare l'e-mail. Sarà lo spazio di comunicazione più utilizzato al mondo ancora per molto tempo. Dobbiamo solo usarla in modo diverso per poterla sfruttare ancora una volta al meglio.
