Perché la tua azienda non dovrebbe smettere di usare le email

Mi imbatto sempre più spesso in articoli che affermano che l'e-mail non è altro che un pesante peso che ci portiamo sulle spalle. Inefficiente e obsoleta. Secondo alcuni, dovremmo addirittura smettere di usare le e-mail. Interessante. Soprattutto perché le statistiche mostrano un forte aumento dell'utilizzo delle e-mail.

E se i nostri clienti non rinunciano all'e-mail, come possiamo farlo noi? Se decidiamo di continuare a usarla, dobbiamo semplicemente trarne il meglio.

Ecco perché abbiamo creato Trengo. Con il nostro strumento, tu e il tuo team potrete lavorare sulle e-mail nel modo giusto.

In questo articolo ti spiegherò perché dovresti continuare a conservare le email e, soprattutto, come farlo.

Perché conserviamo le e-mail

Per la maggior parte delle aziende, il modo efficiente di utilizzare la posta elettronica sembra una fantasia lontana. Lunghi thread di email, email interne, spam, e chi più ne ha più ne metta: solo pronunciare queste parole ad alta voce può far venire i brividi al professionista medio.

Secondo gli articoli che ho citato prima, il problema risiede nella posta elettronica nel suo complesso. Una lista di cose da fare infinita che continua a gravare sulle tue spalle fino a farti crollare sotto la pressione.

Ma - aspetta un attimo - è davvero finita?

Non se lo chiediamo noi.

Lo sapevi che:

• Il numero totale di email aziendali e consumer inviate e ricevute al giorno aumenterà da 306 miliardi nel 2020 a 361 miliardi nel 2024(The Radicati Group, Inc.)
• Si prevede che il numero di utenti attivi di posta elettronica aumenterà da 3,9 miliardi a 4,3 miliardi nel 2023(Statista).
• L'email rimane parte integrante dell'esperienza complessiva di internet, in quanto un account di posta elettronica è necessario per accedere a qualsiasi tipo di attività online, ad esempio i social media e lo shopping online(The Radicati Group, Inc.)

Credo che questi tre fatti rispondano già alla domanda. Non è finita.

Ci sono ragioni più che sufficienti per non smettere di usare l'e-mail. Vediamo come iniziare a usare la posta elettronica nel modo giusto.

Usare l'email nel modo giusto

Ecco tre miglioramenti che rendono l'uso della posta elettronica nuovamente divertente e produttivo.

1. Lavorare insieme sulle e-mail

Partiamo dal problema della collaborazione. Molte aziende ricorrono all'uso dei CC...

Al diavolo i CC.

Con Trengo, tu e il tuo team potete lavorare insieme in un'unica casella di posta. Basta inserire un @tag al tuo collega sotto l'e-mail e avviare una discussione all'interno del thread. Il tutto senza che i tuoi clienti si accorgano di nulla.

2. Automatizzare le attività che fanno perdere tempo

L'e-mail, così come la conosciamo, ci fa svolgere sempre le stesse attività. Rispondere alle stesse domande dei clienti, inoltrare le e-mail ai colleghi, archiviare le e-mail nella cartella giusta e così via. Non sarebbe fantastico poter eliminare queste incombenze dalle tue spalle?

• Le regole inviano automaticamente il tuo messaggio alla persona, al luogo o al momento giusto.
• Le risposte rapide e automatiche assicurano che il tuo cliente riceva sempre una risposta, anche al di fuori dell'orario di lavoro.

3. Gestire le e-mail

Sperimenta la gestione complessiva della posta elettronica, utilizzando i seguenti strumenti:

• Assegna diversi indirizzi e-mail
• Usa le statistiche per monitorare le prestazioni delle tue squadre
• Crea dei team in cui lavorare

Porta le email nel futuro

Il mio consiglio è chiaro, giusto? Non dovresti smettere di usare l'e-mail. Sarà lo spazio di comunicazione più utilizzato al mondo ancora per molto tempo. Dobbiamo solo usarla in modo diverso per poterla sfruttare ancora una volta al meglio.