Hoe Footy gepersonaliseerde WhatsApp-communicatie uitbreidde naar meer dan 500 teams tegelijk

Footy, een snelgroeiende recreatieve voetbalorganisatie in Nederland, beheert meer dan 800 voetbalteams in meer dan 10 steden. Elk seizoen regelen ze inschrijvingen, speelschema’s en betalingen, waarbij ze voor alles sterk afhankelijk zijn van WhatsApp-berichten.

Maar naarmate Footy groeide, konden hun communicatieprocessen dat tempo niet bijhouden.

Door proactieve WhatsApp-berichten via Trengo te implementeren, heeft Footy het handmatig versturen van bulkberichten omgezet in een schaalbare, gepersonaliseerde en geautomatiseerde workflow, waardoor ze in een handomdraai honderden voetbalteams kunnen bereiken.

De uitdaging: WhatsApp-communicatie opschalen zonder het persoonlijke contact te verliezen

Naarmate Footy groeide, nam ook de hoeveelheid communicatie toe. Wat vroeger voor kleine groepen werkte, werd op grotere schaal steeds lastiger.

Om updates of registratieverzoeken te versturen, moest het team elk team handmatig opzoeken in Trengo en de berichten één voor één versturen. Deze werkwijze bleek al snel onhoudbaar toen er meer dan 500 teams tegelijk moesten worden bediend.

Tegelijkertijd voldeden de bestaande opties voor massaberichten niet aan hun behoeften. De berichten waren standaard, niet gepersonaliseerd en boden geen duidelijke manier om reacties of acties bij te houden.

Dit bracht een aantal uitdagingen met zich mee:

• Tijdrovende processen: het versturen van bulkberichten kan uren duren vanwege al het handmatige werk
• Gebrek aan personalisatie: er is geen manier om teamspecifieke gegevens zoals namen of competitie-informatie toe te voegen
• Geen inzicht in reacties: lastig om bevestigingen, betalingen of vervolgacties bij te houden

Daardoor werden belangrijke processen, zoals het inschrijven voor het seizoen, traag, handmatig en moeilijk te beheren.

De oplossing: proactieve WhatsApp-berichten versturen met Trengo

Om dit op te lossen heeft Footy Proactive Support geïmplementeerd, een op maat gemaakte Trengo-add-on waarmee je WhatsApp-berichten in bulk kunt versturen met volledige personalisatie.

De oplossing is beschikbaar als widget in de zijbalk van Trengo en sluit naadloos aan op hun bestaande workflow. In plaats van berichten één voor één te versturen, kan Footy nu een CSV-bestand met teamgegevens uploaden en in één keer honderden teams bereiken.

Het verschil zit hem in het feit dat schaalgrootte niet ten koste gaat van personalisatie. Door gebruik te maken van dynamische variabelen bevat elk bericht automatisch relevante details, zoals teamnamen, competitie-informatie of betalingsinstructies, waardoor elk bericht aanvoelt alsof het speciaal voor jou is geschreven.

De belangrijkste onderdelen van de oplossing zijn:

• Bereik via CSV: één keer uploaden, direct honderden teams bereiken
• Gepersonaliseerde sjablonen: dynamische variabelen zorgen voor relevante, op maat gemaakte communicatie
• Geen technische installatie: volledig beheerd binnen Trengo, geen ontwikkelaars nodig

Van het versturen van berichten tot het beheren van gesprekken

Naast het versturen van berichten heeft Proactive Support ook de manier veranderd waarop Footy reacties en follow-ups afhandelt. Berichten kunnen interactieve knoppen bevatten, zoals ‘Deelname bevestigen’ of ‘Nu betalen’, waardoor teams gemakkelijk direct binnen WhatsApp actie kunnen ondernemen.

Zodra een team op een knop klikt, voegt Trengo automatisch labels toe zoals ‘Bevestigd’, waardoor Footy direct inzicht krijgt in de status van elk team.

Met deze opzet kan Footy nu belangrijke communicatiemomenten op grote schaal aan:

• Seizoensregistraties: stuur aanmeldingsverzoeken naar honderden teams en houd de bevestigingen automatisch bij
• Betalingsherinneringen: breng teams op de hoogte van openstaande facturen met directe betalingsacties
• Toekomstige automatiseringsmogelijkheden: zoals wedstrijdupdates, wijzigingen in het speelschema en afgelastingen vanwege het weer

Het resultaat: snellere, slimmere en schaalbare communicatie

Door af te stappen van handmatige werkprocessen heeft Footy een nieuw niveau van efficiëntie en controle bereikt.

• Enorme tijdwinst: campagnes die vroeger uren duurden, zijn nu binnen enkele minuten klaar
• Naadloze schaalbaarheid: communiceer moeiteloos met meer dan 500 teams tegelijk, met een volumestijging van 60% in de eerste maand. 
• Volledig inzicht: je weet altijd wie er heeft gereageerd en bij wie je nog even moet navragen
• Meer betrokkenheid: gepersonaliseerde berichten en knoppen zorgen voor snellere reacties

“Vroeger kostte het uren handmatig werk om updates naar honderden teams te sturen. Nu kunnen we iedereen direct bereiken met gepersonaliseerde berichten en precies zien wie er heeft gereageerd. Het heeft de manier waarop we op grote schaal communiceren compleet veranderd.”

‍