WhatsApp Business met Meerdere Gebruikers: een how-to gids

Communicatie
August 10, 2021

WhatsApp Business met meerdere gebruikers managen is de ultieme cheat code.

Jij en je team kunnen de werkdruk verdelen en meer klanten tegelijkertijd helpen. Je klanten krijgen een snelle en persoonlijke ervaring. Kortom, een klassieke win-win situatie.

Helaas kan de reguliere WhatsApp Business app alleen worden gebruikt door één user tegelijk. Maar zoals de titel van dit artikel al aangeeft, is daar een oplossing voor.

In de komende minuten ga ik stap voor stap uitleggen hoe je WhatsApp zakelijk met meerdere gebruikers kunt inzetten.

We bespreken de volgende onderwerpen:

  • Hoe gebruik je WhatsApp Business met meerdere gebruikers via de app?
  • Hoe gebruik je WhatsApp Business met meerdere gebruikers via de API?
  • WhatsApp Business gebruiken op meerdere apparaten
  • Hoe Hubo één WhatsApp Business nummer gebruikt met 130+ winkellocaties
  • Hoe klantenservice teams WhatsApp zakelijk managen met meerdere gebruikers

Wil je direct aan de slag? Meld je aan de voor de WhatsApp Business API via Trengo, en je kunt binnen 10 minuten samen met je team aan de slag.

Leer hoe je WhatsApp zakelijk kunt gebruiken met meerdere users.

Hoe gebruik je WhatsApp Business met meerdere gebruikers via de app?

De officiële WhatsApp Business app is gemaakt voor kleine bedrijven met relatief weinig inkomende berichten. De app kan om die reden door één persoon tegelijk worden gebruikt.

Met een slimmigheidje kun je de WhatsApp Business app gebruiken met maximaal twee gebruikers. In deze situatie gebruikt één user je account via de app, en een andere user via WhatsApp Web.

Wil je WhatsApp zakelijk met meer dan twee gebruikers inzetten? Dan moet je overstappen op de API.

Hoe gebruik je WhatsApp Business met meerdere gebruikers via de API?

Voor bedrijven die WhatsApp Business met meer dan twee gebruikers willen managen, heeft WhatsApp de WhatsApp Business API geïntroduceerd. Hiermee kun je:

  • WhatsApp Business met meerdere gebruikers managen: Wijs berichten toe aan collega’s, voer interne discussies en help meer klanten tegelijkertijd.
  • Automatiseer gesprekken: Zet chatbots in, gebruik rules, verstuur quick replies en auto-replies.
  • Krijg waardevolle inzichten: Monitor het aantal gesprekken, veelgestelde vragen en de performance van je team.

De API heeft geen interface. Om het te kunnen gebruiken, heb je daarom een klantenservice platform als Trengo nodig. Je kunt hier in no time mee beginnen:

  1. Schrijf je in voor een gratis trial account.
  2. Verbind je WhatsApp Business nummer aan Trengo.
  3. Meld je aan voor de WhatsApp Business API.

Je kunt binnen tien minuten aan de slag.

Gebruikers toevoegen

Trengo instellen om WhatsApp Business te managen met meerdere gebruikers is eenvoudig. Het toevoegen van een nieuwe gebruikers is bijvoorbeeld in een mum van tijd gebeurd.

Je kunt gebruikers specifieke rechten geven, ook wel ‘staf permissions’ genoemd. Je kunt kiezen tussen vier verschillende rollen:

  • Account admin (kan collega’s uitnodigen, statistieken bekijken, gesprekken managen)
  • Supervisor (kan gesprekken managen, gespreksgeschiedenis van contacten inzien)
  • User (kan alleen berichten beantwoorden die aan hen is toegekend)
  • Light user (kan berichten wel toekennen aan collega’s, maar niet beantwoorden)

Gesprekken toewijzen aan jezelf of collega’s

Wanneer je een klein team hebt met een relatief laag aantal WhatsApp berichten, kun je je team handmatig berichten laten oppakken en toewijzen. Zo worden berichten nooit meer dan één keer beantwoord.

WhatsApp Business met meerdere gebruikers managen.
Wijs inkomende WhatsApp berichten gemakkelijk toe aan collega’s of afdelingen.

Wanneer je een groot team hebt of een hoog aantal inkomende berichten, kan het handmatig toewijzen tijdrovend worden. Daarom kun je dit proces ook automatiseren. Met de round-robin regel krijgen alle medewerkers in je team exact hetzelfde aantal gesprekken toegewezen.

Samenwerken aan het beantwoorden van berichten

Een team dat WhatsApp Business met meerdere gebruikers beheert, moet ook onderling gemakkelijk kunnen communiceren. In een gedeelde team inbox, kan dit door elke interne berichten te sturen. Dit wordt ook wel @tagging genoemd.

Samenwerken met collega's in WhatsApp Business.
Voer interne gesprekken met collega’s middenin een WhatsApp thread met de klant.

With this, you don’t need to constantly switch back and forth between your WhatsApp messages and your team chat app to talk to your colleagues.

Automatiseer WhatsApp Business gesprekken met chatbots

Het bieden van goede online service kan pittig zijn, zeker wanneer het druk is. De reactietijden acceptabel houden wordt dan namelijk een uitdaging. Daarom kun je met de API veel automatiseren.

In Trengo, kun je een chatbot activeren die WhatsApp gesprekken oppakt, veelvoorkomende vragen beantwoord en klanten automatisch doorverwijst naar de juiste collega.

Een voorbeeld van een WhatsApp gesprek met een chatbot.
Gebruik chatbots om veelgestelde vragen automatisch te beantwoorden.

Stel auto-replies in wanneer niemand beschikbaar is

Je kunt ook een autoreply instellen. Dit is handig voor wanneer je team het druk heeft of je bedrijf gesloten is. Je klanten worden dan alsnog voorzien van een antwoord op hun bericht.

Een voorbeeld van een auto reply in een WhatsApp Business gesprek.
Stel auto-replies in voor buiten openingstijd.

Dit is een belangrijke functionaliteit, zeker omdat het niet mogelijk is om je WhatsApp even af te sluiten. Klanten kunnen altijd contact opnemen, wat betekent dat er ook altijd een reactie op moet volgen. Een auto-reply is hier perfect voor.

Quick replies voor je hele team

Je kunt Trengo ook gebruiken om quick replies te sturen via WhatsApp Business. Met een quick reply verstuur je een vooraf ingesteld antwoord op vragen die je regelmatig krijgt. Dit scheelt veel tijd. Wanneer je WhatsApp zakelijk met meerdere gebruikers inzet, kan het gebruiken van quick replies ervoor zorgen dat iedereen dezelfde tone of voice hanteert.

Een voorbeeld van quick replies.
Gebruik dezelfde quick replies met je hele team.

Kun je niet kiezen tussen de officiële WhatsApp Business app of de WhatsApp Business API? Gebruik dan de onderstaande afbeelding.

Probeer Trengo gratis uit 🚀

Bij Trengo is thuiswerken alleen geen obstakel meer om ons werk goed te kunnen blijven doen. Ben je benieuwd naar onze gedeelde team inbox? Probeer het zelfs dan eens uit, dat kan twee weken helemaal gratis.

Begin je gratis trial

Meer dan 20.000 bedrijven gingen je voor.

WhatsApp Business gebruiken op meerdere apparaten

Kan WhatsApp Business ook worden gebruikt op meerdere apparaten? Absoluut. Je kunt kiezen uit volgende twee opties:

WhatsApp Business op meerdere apparaten via de app

Zoals eerder aangegeven, zijn de opties in de WhatsApp Business app beperkt. Als je WhatsApp Business op meerdere apparaten tegelijk wil gebruiken met de app, kan dit alleen op de volgende manier:

  1. Op de mobiele app.
  2. WhatsApp Web in de browser van je desktop.

Je kunt de WhatsApp Business app dus slechts gebruiken op maximaal twee apparaten tegelijk. Je kunt de WhatsApp Business app echter niet openen op twee telefoons tegelijk.

WhatsApp Business op meerdere apparaten via de API

Wanneer je de WhatsApp Business API gebruikt via Trengo, kunnen jij en je team WhatsApp Business op zoveel apparaten gebruiken als je wil.

Elke gebruiker krijgt zijn eigen account, waarop ze toegang krijgen tot WhatsApp Business via hun telefoon en desktop.

Zo hoef je dus nooit meer een telefoon door het kantoor rond te laten gaan. 🎉

Hoe Hubo één WhatsApp Business nummer gebruikt met 130+ winkellocaties

Hubo heeft meer dan 130 winkellocaties verspreid door heel Nederland. Al deze winkels kunnen worden bereikt via één WhatsApp Business nummer. Dit nummer wordt verspreid op hun website en in reclamefolders.

Alle inkomende berichten worden automatisch doorverwezen naar de juiste locatie. In onderstaand filmpje leggen we uit hoe dat werkt.

Hoe manage je één WhatsApp Business nummer met meerdere locaties?

Als je dezelfde service wil leveren als Hubo, kun je het volgende stappenplan volgen:

  • Verbind je WhatsApp Business nummer aan Trengo.
  • Activeer de location finder om te zorgen dat berichten terecht komen bij de juiste winkel.
  • Communiceer het WhatsApp Business nummer in al je marketingmiddelen.

Hoe klantenservice teams WhatsApp zakelijk managen met meerdere gebruikers

De afgelopen jaren is WhatsApp Business één van de belangrijkste klantenservice kanalen geworden.

Trengo maakt het makkelijk voor klantenservice teams om WhatsApp Business met meerdere gebruikers te managen:

  • Eén overzicht voor al je kanalen: Je kunt naast WhatsApp Business ook al je andere communicatiekanalen koppelen aan Trengo. Denk aan e-mail, live chat, Facebook Messenger, Instagram en meer.
  • Samenwerken: Bespreek klantvragen intern met een collega, middenin het gesprek met de klant. Zónder dat de klant er iets van merkt.
  • Klantprofielen: Door klantprofielen te maken, kun je gemakkelijk gesprekken met een klant via meerdere kanalen overzien. Dit maakt het ook makkelijker om gesprekken over te nemen van een collega.
  • Quick replies: Door allemaal dezelfde quick replies te gebruiken, kunnen jij en je teamgenoten altijd dezelfde tone of voice gebruiken.

Hoe autodealer Muntstad snelle en efficiënte service biedt via WhatsApp Business

Autodealer Muntstad gebruikt WhatsApp om snelle service te leveren. Ze krijgen momenteel ongeveer 900 nieuwe berichten via WhatsApp Business per maand. Door WhatsApp Business als een chat op hun website aan te bieden, kunnen klanten hen altijd bereiken.

Muntstad is een groot bedrijf met meerdere klantgerichte teams. Om te zorgen dat klanten snel met de juiste personen in contact komen, is het ‘doorverwijsproces’ geautomatiseerd.

Dit doen ze met rules die WhatsApp gesprekken automatisch labelen op basis van sleutelwoorden. Een voorbeeld van zo’n label is ‘after-sales vraag’. Gesprekken met dit label worden opgepakt door het after-sales team.

Lees meer over hoe Muntstad klantenservice biedt via WhatsApp Business

Manage WhatsApp Business met meerdere gebruikers

Klaar om te beginnen met de WhatsApp Business API? Met Trengo kun je in minder dan tien minuten al aan de slag.

Je kunt het 14 dagen lang gratis uitproberen.

Probeer Trengo gratis uit 🚀

Bij Trengo is thuiswerken alleen geen obstakel meer om ons werk goed te kunnen blijven doen. Ben je benieuwd naar onze gedeelde team inbox? Probeer het zelfs dan eens uit, dat kan twee weken helemaal gratis.

Begin je gratis trial

Meer dan 20.000 bedrijven gingen je voor.

Lees meer over WhatsApp Business:

   Deel dit artikel van Luuk 🚀

Tags

Andere interessante artikelen

Bol.com automatiseren

Bol.com automatiseren: Wat je moet weten

Een zakelijk verkoopaccount op bol.com biedt veel voordelen. Zo heb je toegang tot miljoenen consumenten in Nederland…

Lees verder
Zakelijk verkopen op bol.com

Bol.com zakelijk verkopen: de ultieme gids

Wil je starten met zakelijk verkopen op bol.com? Een zakelijk…

Lees verder
bol.com servicenormen

Bol.com servicenormen: alles wat partners moeten weten

Het partnerplatform van bol.com is in de afgelopen jaren flink populair geworden. Eind…

Lees verder

Blijf up to date

Ontvang maandelijks geweldige content in je inbox. Geen spam.
Alleen geweldige content, we delen niet je gegevens met derden.