If you want to build a WhatsApp chatbot for your business, you have come to the right place.

In this A-Z guide, I’ll cover everything about the benefits of using a WhatsApp Business chatbot and how to set up your very own bot. All without having to use a single line of code.

First off, what is a WhatsApp Business chatbot?

A WhatsApp Business chatbot is a technology that simulates a conversation with your customers via WhatsApp. They’re used to answer frequently asked questions, provide information, and collect leads.

WhatsApp Business chatbot example

Ahora es el momento de poner un ejemplo de la vida real.

Ferryscanner es un motor de búsqueda y reservas con sede en Grecia que ayuda a encontrar billetes de ferry asequibles a destinos interesantes de todo el mundo. Cuando los clientes se ponen en contacto con Ferryscanner a través de WhatsApp, un flowbot les hace un par de preguntas.

El bot de WhatsApp les ahorra mucho tiempo al recopilar información básica sobre el cliente antes de que se ponga en contacto con un colaborador humano. No tener que preguntar el nombre, el país y el código de reserva a cada cliente supone una gran diferencia a largo plazo.

Cuando entres en la página web de Ferryscanner, podrás iniciar un chat de WhatsApp a través del widget de su página web.

Cuando inicias una conversación con Ferryscanner, un bot te pide primero tu nombre y dirección de correo electrónico, y luego te pregunta cómo puede ayudarte ofreciéndote múltiples opciones:

Una vez seleccionada una opción, el bot le conecta con el agente adecuado de Ferryscanner que puede ayudarle en su caso concreto. Esto ahorra tiempo tanto al equipo de atención al cliente como al cliente.

What are the benefits of using a WhatsApp chatbot for business?

By building a WhatsApp Business chatbot, you hit multiple birds with one stone.

1. Mejorar la experiencia del cliente

En primer lugar, su tiempo de respuesta mejorará drásticamente. Esto no siempre significa que un cliente obtendrá respuesta a su pregunta de inmediato, pero siempre obtendrá una respuesta al instante. Si el bot no puede responder a la pregunta, puede indicar al cliente cuándo puede esperar la respuesta de un agente humano. Incluso fuera del horario de apertura.

2. Mejorar la eficacia del equipo

Debido al aumento de las expectativas de los consumidores, los equipos de atención al cliente experimentan más presión que nunca. Necesitan responder casi al instante, resolver problemas con rapidez y en más canales de comunicación que nunca.

With a WhatsApp chatbot on their team, agents save a lot of time. Frequently asked questions that can be answered by the bot are no longer on their plate. Urgent messages are automatically recognized and assigned to the right agent. This leaves the customer service agent with the task of doing what they are good at: helping customers.

3. Generar clientes potenciales

Un bot no es solo una buena herramienta de atención al cliente, también es útil para fines de marketing. A menudo, los bots de WhatsApp se crean para recopilar información de contacto e incluso programar citas.

Imagina poder concertar una cita con tu peluquero enviando un mensaje de texto y fijando rápidamente una hora con la ayuda de un bot. Para la mayoría de las personas, especialmente las que pasan gran parte de su tiempo en WhatsApp, esto es más cómodo y personal que tener que navegar en un sitio web.

How to build a WhatsApp chatbot (a step-by-step guide)

First, you’ll need to start using the WhatsApp Business API. That’s because the regular WhatsApp Business app doesn’t enable you to build chatbots, but the API does. The WhatsApp Business API doesn’t come with its own interface and can only be accessed via a WhatsApp Business Solution Provider such as Trengo. Once you have access to the API, you can immediately start building a bot.

https://www.youtube.com/watch?v=f16HrNcO8eg

Next, you’ll need to decide whether you want to set up a chatbot, a flowbot, or a combination of the two.

Chatbot

A chatbot understands what your customer is saying by recognizing certain keywords and formulating a reply. You can train the bot by simply filling in answers to questions you get asked often. The more variations you provide, the smarter your bot becomes.

Flowbot

Un flowbot permite al visitante encontrar la información que busca ofreciéndole opciones de elección múltiple.

📚 Read more: Explaining the difference between chatbots and flowbots

Setting up a WhatsApp chatbot in Trengo

https://www.youtube.com/watch?v=vIH2FnCzUgs

1. Go to Settings > Automation > Chatbots

2. Configure the chatbot settings

1. Internal title: Name your bot.

2. Chatbot language: Select the language.

3. Channels: Select WhatsApp as a channel.

4. Google Cloud key: Add your Google Cloud key.

You have now created your own WhatsApp Business chatbot 🎉

You can add different content categories to your bot. Think of categories such as pricing, products, and delivery.

3. Go to ‘Categories’ and click ‘Add category’

4. Add your category’s name.

You have successfully created a category for your bot. Now it’s time to come up with questions.

Adding questions to your WhatsApp chatbot

When adding a question to your bot, make sure to add multiple variations of it. Our rule of thumb is to add about five variations per question. The more you add, the ‘smarter’ your bot becomes.

5. First, click ‘Questions’ and the ‘plus’ icon next to the category you want to add questions to

6. Add questions and answers for these questions. Click the ‘checkmark’ icon to save the questions

After adding enough questions, you can configure your chatbot settings and test your chatbot.

Configurar un flowbot de WhatsApp en Trengo

https://www.youtube.com/watch?v=_fPKhc2Q6qU

1. Vaya a configuración >automatización >flowbot.

2. Haz clic en el signo + verde para crear tu bot.

3. Empieza a diseñar tu flowbot añadiéndole pasos, botones y acciones.

💡Consejo: Antes de empezar, dibuja un árbol de decisiones en un papel. Así tendrás una buena idea de cómo será tu flowbot y cuántos pasos, botones y acciones son necesarios.

4. ¿Ya está? A continuación, haz clic en "Configura tu flowbot" en la esquina inferior izquierda.

Ahora que ya ha creado su WhatsApp flowbot, tiene que configurarlo:

1. Go to settings >automation >flowbot and select your WhatsApp bot.
2. Haga clic en "Configurar su flowbot
3. Rellena el siguiente formulario

Before you publish your chatbot for WhatsApp Business, you can test it out in the playground before publishing it. This way, you can make sure it’s running smoothly before letting your customers interact with it.

Best practices for successful WhatsApp Business chatbots

Ahora que ya lo tienes todo listo, es hora de configurar tu bot para que tenga éxito. Aquí tienes algunos consejos para empezar con buen pie.

Conocer a tus clientes

Antes de crear un bot, aprende más sobre el comportamiento de tus clientes en WhatsApp. ¿Qué tipo de preguntas hacen? ¿Están relacionadas con la asistencia o con las ventas? Asegúrate de diseñar tu bot en consecuencia.

Mantener un texto breve y conciso

Si quieres que tu cliente lea realmente cada palabra que le escribes, hazlo corto. Demasiadas veces me he encontrado con bots que responden con respuestas que llevan demasiado tiempo leer. Tus clientes están ocupados, quieren una respuesta rápida y directa.

Usar un tono de voz informal

Hay que tener en cuenta que WhatsApp se usa sobre todo de manera informal. El consumidor medio está en la app para hablar con amigos y familiares. En otras palabras, las conversaciones no deben parecer una interacción por correo electrónico. Más bien, mantén un tono de voz informal, siempre que no se aleje demasiado de tu marca.

Crear mensajes alternativos

When you’re using a chatbot, make sure that you set a clear fallback message. This is the message that the bot sends to your customers when it doesn’t recognize what the customer is trying to say. Here’s an example:

"Lo siento, no sé cómo responder a eso todavía. Por favor, reformula tu pregunta".

Reenviar mensajes a un humano a tiempo

As I said earlier, your customers are busy. They don’t want to spend time on a bot that doesn’t seem to be able to offer the right information. And a bot simply isn’t always going to be able to be perfect. That’s why you should train it to recognize when it should hand a conversation over to a human employee. This could be when a customer uses a certain keyword, such as ‘angry’ or ‘complaint’. But you can also do this after a bot has failed to recognize a customer’s questions more than two times. This prevents the customer from becoming frustrated with your business.

Añadir un CTA al terminar la conversación

Cuando una conversación entre un bot y tu cliente llega a su fin, siempre debes terminarla con una clara llamada a la acción. Es una forma de dar a tu cliente la oportunidad de realizar la siguiente acción lógica sin tener que pensar cuál debería ser.

You don’t have to be a developer to build a WhatsApp Business API chatbot

Crear tu propio bot de WhatsApp Business no tiene por qué ser complejo. Con Trengo, puedes crear tu propio bot sin tener que usar ni una sola línea de código.

You can start a 14-day free trial today to see how fast and easy it is to build a bot in Trengo. If you need help, our team is always ready to support you.