Cómo Dentakay ahorra 270 horas al mes gracias a la calificación automatizada de clientes potenciales.

Dentakay es un proveedor de turismo dental B2C con sede en Estambul que atiende a pacientes de toda Europa y Estados Unidos. Su proceso de consulta y evaluación se realiza casi íntegramente a distancia, y la mayor parte del contacto inicial y el seguimiento se gestionan a través de WhatsApp.

Los clientes potenciales envían sus datos a través del formulario de contacto de la página web, que se integra directamente en Zoho CRM. Desde allí, un activador envía el cliente potencial a Trengo, donde se envía un mensaje modelo de WhatsApp. A partir de ese momento, WhatsApp se convierte en el canal principal para la calificación y el asesoramiento, y todas las respuestas se incorporan a un embudo de recorrido estructurado. A medida que aumentaba el volumen de clientes potenciales, esta configuración proporcionó a Dentakay una forma escalable y coherente de calificar a los clientes potenciales de forma rápida y eficiente.

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Reto: La calificación de los clientes potenciales de WhatsApp se realizaba de forma manual y no estructurada

WhatsApp desempeñó un papel fundamental en la calificación de clientes potenciales de Dentakay, pero anteriormente se gestionaba de forma fragmentada y manual.

Esto generó varios problemas:

• No hay una visión global de las conversaciones debido al uso privado de WhatsApp
• No existe un proceso de cualificación estructurado
• Gran carga de trabajo manual en los pasos repetitivos del proceso de admisión

Dado que la evaluación de candidatos requiere recopilar historiales dentales y antecedentes médicos, el proceso de admisión es minucioso y urgente. La gestión manual de este proceso ralentizaba los tiempos de respuesta y generaba variaciones en la forma de evaluar a los candidatos. 

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Solución: Procesos de calificación de clientes potenciales en WhatsApp y enrutamiento automatizado

Dentakay implementó Trengo centrándose en la automatización de WhatsApp y en los procesos de calificación de clientes potenciales. El objetivo era guiar a cada nuevo cliente potencial a través de un flujo de captación estructurado y derivar automáticamente a los clientes potenciales cualificados al especialista adecuado.

Automatización de WhatsApp a través de la API
Gracias a la integración con la API de WhatsApp, Dentakay puede iniciar y gestionar automáticamente las conversaciones una vez que un cliente potencial envía un formulario desde la página web. Los mensajes y las plantillas se activan directamente desde sus sistemas, lo que garantiza un seguimiento rápido y coherente.

Ahora todas las conversaciones tienen lugar en un entorno compartido, en lugar de en bandejas de entrada privadas, lo que ofrece una visibilidad total al equipo.

Procesos automatizados de calificación de clientes potenciales
Dentakay ha creado procesos automatizados que se activan en cuanto un cliente potencial responde en WhatsApp. Estos procesos guían a los clientes potenciales paso a paso a lo largo del proceso de calificación.

El proceso se realiza automáticamente:

• Confirma si el contacto es un nuevo cliente potencial o una cita ya existente
• Recopila imágenes de historiales dentales
• Recopila datos relevantes del historial médico
• Plantea preguntas estructuradas durante la entrevista inicial
• Prepara el expediente para su revisión por parte de un especialista

Esto sustituye al proceso manual de recabación de datos y garantiza que cada cliente potencial proporcione la información básica necesaria.

Derivación automática al especialista adecuado
En función del tipo de tratamiento y de las respuestas facilitadas, el proceso deriva a cada cliente potencial cualificado al especialista dental o al equipo adecuado. Esto reduce el tiempo de traspaso interno y garantiza un seguimiento más rápido por parte de los expertos.

Gestión de preguntas frecuentes fuera del proceso de calificación
Las preguntas que no están directamente relacionadas con la calificación, como las preguntas frecuentes de carácter general o de asistencia, son gestionadas automáticamente por el agente de IA. Esto mantiene limpio el proceso de calificación y garantiza que los especialistas se centren en las consultas de mayor valor. 

Además, AI Agent también presta apoyo a los clientes potenciales durante el proceso de calificación respondiendo a preguntas prácticas (por ejemplo, qué tipo de imágenes dentales deben enviarse u otros requisitos específicos del embudo de ventas), lo que garantiza que los clientes potenciales puedan avanzar sin problemas por cada paso sin retrasos ni intervención manual.

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Resultados: una selección más rápida y un proceso de admisión a través de WhatsApp escalable

La automatización de la calificación de clientes potenciales en WhatsApp ha tenido un impacto operativo claro y cuantificable para Dentakay.

• Se ahorraron 270 horas de trabajo manual al mes gracias a los procesos automatizados de calificación de clientes potenciales
• 5.000 procesos automatizados al mes, lo que permite gestionar un gran volumen de clientes potenciales sin necesidad de personal adicional
• Más del 20 % de las consultas recibidas se resuelven automáticamente mediante el agente de IA.

Dentakay lleva a cabo ahora la calificación de clientes potenciales a gran escala a través de WhatsApp, con mejoras cuantificables en la eficiencia y una visibilidad total del proceso.

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