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Son las 9:47 de la mañana. Tu excursión en kayak al atardecer empieza en 13 minutos y tu WhatsApp está a reventar con mensajes de "¿Dónde está el punto de encuentro?". Mientras tanto, tu equipo de dos personas se ahoga en pestañas separadas para el correo electrónico, los datos de la reserva y los mensajes en las redes sociales. ¿Te suena familiar?
Si gestiona más de 10.000 reservas al año, este caos de comunicación no sólo es estresante. Le está costando ingresos. Cada respuesta tardía puede convertir una opinión de 5 estrellas en una de 3 estrellas. Cada oportunidad de venta perdida es dinero que se deja sobre la mesa.
Nos sentamos con Dominic, Director de Asociaciones de Ventrata, para hablar de cómo esta nueva y más profunda integración resuelve esta pesadilla de comunicación para las mayores atracciones y operadores turísticos del mundo.
Los actores y el problema: cómo pierden tiempo los turoperadores con herramientas fragmentadas
Ventrata: La Fundación de la Venta de Entradas
Ventrata es el sistema empresarial de venta de entradas y reservas para operadores de gran volumen, el motor central de reservas para atracciones, agencias de viajes y actividades de ocio. Como explica Dominic, Ventrata es la única fuente de información para todas las ventas, ya sean en línea, presenciales o a través de canales asociados.
Trengo: El centro neurálgico de la comunicación
Trengo es la plataforma omnicanal impulsada por IA que reúne todas las conversaciones de los clientes en una bandeja de entrada unificada. Para las empresas del sector de los viajes y el ocio, la automatización inteligente y las funciones inteligentes de Trengo garantizan una asistencia sin fisuras en todos los canales que sus clientes utilizan realmente: WhatsApp, correo electrónico, Facebook Messenger y comentarios en redes sociales.
Muchos clientes Ventrata ya están aprovechando las capacidades clave de Trengo, como WhatsApp Business, Email, AI Journeys y AI Agent, para agilizar las comunicaciones con sus huéspedes y automatizar tareas repetitivas.
El reto de la industria: Preguntas de última hora sin respuestas rápidas
La desconexión está acabando con la eficiencia. Los turoperadores confían en sistemas heredados obsoletos o en canales de baja tasa de apertura, como los SMS, para la comunicación previa y posterior al viaje. Cuando un cliente se pone en contacto con ellos por WhatsApp minutos antes del inicio de un viaje con una pregunta crítica, los agentes carecen del contexto necesario para responder con rapidez.
"Vemos clientes que gestionan decenas de miles de reservas, a menudo confiando en el correo electrónico y los SMS con tasas de apertura cercanas a cero para cambios críticos de última hora. El eslabón perdido es siempre la comunicación bidireccional en tiempo real con el contexto de la reserva". - Gunes, Trengo.
Cuando Gunes preguntó a Dominic qué problemas de comunicación le planteaban con más frecuencia los clientes Ventrata , las pautas eran claras y coherentes:
Principales quejas sobre comunicación:
- Lagunas en la comunicación previa al viaje: los clientes no reciben información oportuna antes de su experiencia, lo que provoca pánico y frustración de última hora.
- Los operadores pierden oportunidades de ingresos porque carecen de los puntos de contacto adecuados para atraer a los clientes en el momento perfecto.
- Necesidad de centralizar la información: los equipos pierden un tiempo valioso cambiando de pestañas y sistemas, al carecer de un espacio de trabajo único para ver tanto los datos de las reservas como las conversaciones con los clientes.
La ventaja de la integración: Contexto, Conversación, Conversión
Esta asociación derriba los muros entre los datos de las reservas y las conversaciones con los clientes, transformando la asistencia fragmentada en un flujo de trabajo ágil y de gran eficacia.
1. Reservar el contexto en cada conversación
En el momento en que un cliente envía un mensaje, los detalles de la reserva de Ventrata(nombre, fecha de viaje, viaje reservado, tamaño del grupo) fluyen directamente a la bandeja de entrada de Trengo. De este modo, el agente, humano o IA, obtiene inmediatamente el contexto completo, eliminando las frustrantes idas y venidas que acaban con la satisfacción del cliente y destruyen los tiempos de respuesta.
Se acabó el "¿Puede darme su referencia de reserva?". Se acabó cambiar de sistema. Sólo respuestas instantáneas e informadas.
2. La automatización de la IA se encarga del trabajo pesado (24 horas al día, 7 días a la semana)
Para las operaciones de gran volumen, el 80-90% de las consultas de soporte son preguntas frecuentes repetitivas. Al enlazar directamente con los datos de Ventrata, los agentes de IA de Trengo gestionan estas preguntas al instante, 24 horas al día, 7 días a la semana y en varios idiomas.
¿Qué puede manejar la IA de forma autónoma?
- Punto de encuentro y cuestiones logísticas
- Confirmaciones y recordatorios de reservas
- Sencillas solicitudes de cambio de reserva con disponibilidad en tiempo real
- Preguntas frecuentes multilingües en todos los canales
¿Quése escala a humanos?
- Reclamaciones complejas que requieren empatía
- Modificaciones de reserva personalizadas
- Interacciones con invitados VIP
- Cuestiones que requieren un juicio crítico
3. Trabajar mejor, no más
Esta automatización no consiste en sustituir a su equipo. Se trata de multiplicar su eficacia. Como señala Dominic, permite a los operadores atender a un número exponencialmente mayor de clientes sin aumentar exponencialmente el número de empleados.
Su personal se centra en lo que mejor saben hacer los humanos: los casos complejos, las quejas emocionales, los momentos en los que un toque personal fideliza de verdad. La IA se encarga del volumen de trabajo repetitivo que les estaba agotando.
La victoria definitiva: Ingresos, retención y reputación
Más allá de la eficiencia, la plataforma unificada ofrece claras ventajas comerciales y competitivas.
Venta inteligente en el momento perfecto
La herramienta más potente de su arsenal es ahora la sincronización. Como el sistema sabe en qué punto del recorrido se encuentra el cliente y qué ha comprado, puede activar ofertas inteligentes y contextuales cuando los clientes están más receptivos.
En lugar de enviar un correo electrónico genérico y fácil de ignorar con semanas de antelación, el sistema envía una oferta personalizada en el momento álgido de la emoción del huésped:
Ejemplo real: Mientras un invitado está en su excursión por el puerto al atardecer, el sistema envía automáticamente un mensaje de WhatsApp:
El resultado: Mayor conversión de los complementos (a menudo entre 3 y 5 veces las tasas de correo electrónico) y una mejor experiencia general del huésped, que se siente útil y no insistente.
La ventaja competitiva de la velocidad
En el mercado moderno de los viajes, la velocidad es la nueva moneda. Los clientes esperan respuestas en tiempo real a través de sus canales preferidos.
Dominic compartió una experiencia personal en la que una simple consulta por correo electrónico tardó dos días en resolverse, convirtiendo lo que debería haber sido una experiencia de 5 estrellas en una calificación de 3 estrellas debido exclusivamente a la lentitud de la comunicación.
Responder en menos de 5 minutos aumenta las tasas de conversión hasta en un 400% en comparación con responder después de 10 minutos. Para los operadores turísticos, esto significa:
- Menos reservas abandonadas
- Mayores tasas de cambio de reserva
- Mejores críticas en línea
- Mayores referencias de boca en boca
La integración Ventrata garantiza que, tanto si la consulta es sencilla como compleja, la respuesta sea rápida, lo que genera confianza y fideliza a los clientes a largo plazo, un factor diferenciador esencial frente a los competidores que siguen estancados en la era del correo electrónico.
Configuración sencilla y sin código
Ambos socios subrayan que pasarse a este sistema avanzado no es un proyecto informático complejo. Para los usuarios Ventrata , el proceso es sencillo y no requiere codificación:
- Conecte sus plataformas con unos pocos clics
- Asigne sus campos de datos (tardará unos 15 minutos)
- Configura las respuestas de tu agente de IA
- Comience a recibir conversaciones enriquecidas inmediatamente
En cuestión de horas, sus conversaciones empiezan a fluir hacia la bandeja de entrada de Trengo con todo el contexto de reserva necesario.
A quién va dirigido
Esta integración ofrece el máximo impacto para:
✓ Operadores turísticos que gestionan más de 10.000 reservas al año
✓ Atracciones y experiencias con gran volumen de visitantes a través de múltiples canales.
✓ Operadores con múltiples ubicaciones que necesitan una comunicación centralizada.
✓ Empresas en crecimiento en las que el volumen de asistencia supera la capacidad de los equipos.
✓ Operadores con visión de futuro dispuestos a convertir la asistencia en un centro de beneficios
¿Preparado para acabar con el caos de la comunicación?
El futuro de la experiencia del cliente en las visitas guiadas y las atracciones pasa por una comunicación bidireccional sin fisuras alimentada por datos contextuales. Al unificar la potencia omnicanal de Trengo con la inteligencia central de reservas de Ventrata, los operadores están transformando su asistencia en un centro de beneficios que ofrece un servicio excepcional 24 horas al día, 7 días a la semana.
Es hora de dejar de hacer un seguimiento de los viajes y empezar a capturar todo el recorrido del cliente.
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