Le logiciel de chat d'équipe comme outil de communication professionnelle

Tu as probablement atterri sur ce blog parce que tu as cherché quelque chose comme "logiciel de chat en équipe" ou "outils de communication d'entreprise". Eh bien, quel bon écrivain suis-je et merci à Google de m'avoir classé en tête de liste sur ces termes. À la tienne, camarade. 😄

Le logiciel de chat d'équipe est un type d'outil de communication professionnelle et je te recommande vivement de l'utiliser (comme tu le liras plus loin). Mais avant de le faire, laisse-moi t'aider dans ta prise de décision.

• L'importance des outils de communication professionnelle
• Logiciel de chat en équipe vs logiciel de chat en direct
• Quels sont les avantages d'un logiciel de chat en équipe ? 
• Quels sont les autres outils de communication professionnelle utiles ?
• 5 types d'outils de communication professionnelle

L'importance des outils de communication professionnelle 💬

À notre époque, toutes les entreprises subissent leur transformation numérique. Tout ce qui se passe hors ligne se passera aussi ou uniquement en ligne. Les tâches manuelles sont remplacées par des tâches automatisées ou ont un processus plus facile lorsqu'elles sont effectuées de manière numérique. Cela génère plus de temps pour se concentrer sur ce qui compte vraiment. 

Parce qu'en fait, qu'est-ce qui compte ? Les gens. Les employés qui effectuent actuellement des tâches manuelles, qui perdent du temps et qui sont pleins de frustrations. Les clients qui, en raison des frustrations des employés ou de la lenteur des processus commerciaux, ne sont pas satisfaits de leur expérience. Lorsque tu auras plus de temps pour te concentrer en tant qu'entreprise, tu obtiendras de meilleurs résultats.

La concentration apporte la qualité

Mais laisse-moi y revenir une autre fois. Les outils de communication d'entreprise résolvent un énorme problème. En fin de compte, tout est communication. Plus tu te concentreras sur l'optimisation d'une communication de qualité, meilleures seront tes performances. 📈

Les outils de communication numérique suppriment beaucoup de barrières par rapport aux solutions de communication traditionnelles. Ces solutions peuvent faire la différence et rendre ton entreprise plus performante que les autres. 

Permets-moi d'exprimer ma citation préférée de Charles Darwin ;

"Ce ne sont pas les entreprises les plus fortes qui survivent, ni les plus intelligentes, mais celles qui sont les plus réactives au changement".

Charles Darwin

Tu as peut-être remarqué que j'ai un peu changé sa citation, passant des espèces aux entreprises. Mais la sagesse ne change pas. C'est la survie du plus fort parmi les entreprises et les entreprises qui ne s'adaptent pas ne survivent généralement pas. 🦁

Les outils de communication d'entreprise offrent plusieurs avantages :

• Augmenter la productivité
• Permet de travailler à distance
• Permettre une communication efficace
• Créer une grande satisfaction chez les employés (moins de frustrations)
• Gagne du temps et de l'argent
• Accroître la concentration

Peux-tu imaginer la différence de performance entre les entreprises qui s'adaptent à ces outils et celles qui ne le font pas ?

Les différences entre un logiciel de chat en équipe et un logiciel de chat en direct 📖

Il y a beaucoup de confusion dans les entreprises lorsqu'il s'agit de choisir les bons outils de communication professionnelle. Tout le monde n'a pas une formation technologique ou n'appartient pas à la génération Z. Oui, tu sais, ces petites gens avec leurs nouveaux gadgets fantaisistes qui font des trucs musicaux toute la journée. 📱

Ta vie, contrairement à la mienne, n'a probablement pas été construite autour de la connaissance de la différence entre un logiciel de chat en équipe et un logiciel de chat en direct. Je t'invite donc par la présente à lire mon explication.

Qu'est-ce qu'un logiciel de chat en direct ? 💬

Un logiciel de chat en direct est un logiciel qui te permet de discuter en temps réel avec les clients qui visitent ton site web. Les logiciels de chat en direct ne sont pas seulement utilisés sur les sites web, mais aussi dans les portails numériques et ont pour objectif principal de générer des prospects et de fournir une assistance à la clientèle.

Bien sûr, si tu es habitué au courrier électronique et que tu utilises maintenant soudainement des logiciels comme Slack, Microsoft Teams ou le chat d'équipe Trengo, les termes pourraient être un peu déroutants.

Avis de non-responsabilité : ces produits ne sont pas appelés logiciels de chat en direct. 

Qu'est-ce qu'un logiciel de chat en équipe ? 💬

Le logiciel de chat d'équipe est un logiciel qui te permet de discuter avec ton équipe. Oui, également en direct et en temps réel. Mais la plus grande différence est qu'un chat d'équipe n'implique pas de communication avec tes clients. Il est uniquement destiné à te permettre de communiquer avec ton équipe. 

Ce n'est pas étonnant que Microsoft l'appelle Teams et que Trengo l'appelle Team Chat.

L'objectif principal du logiciel de chat d'équipe est de communiquer efficacement avec tes collègues. C'est pourquoi on parle souvent de ce logiciel comme d'un remplacement du courrier électronique. En fait, il s'agit du remplacement des courriels internes. 

Ou devons-nous appeler email à partir de maintenant, équipe lente en temps réel & logiciel de chat en direct ? 🤔

Nan, je n'aime pas vraiment ça. 

Quoi qu'il en soit, revenons au sujet. Voici la différence en une phrase à partager avec tes collègues dans le processus de prise de décision : 

Le logiciel de chat en équipe est un outil de communication d'entreprise destiné à la communication interne et le logiciel de chat en direct est destiné à la communication externe. 

Tu peux ajouter "avec ton équipe" après la communication interne et "avec les prospects et les clients" ou "avec toute personne visitant le site web" juste après la communication externe pour la clarifier un peu plus. 

Les avantages d'un logiciel de chat en équipe 🔆

Comme tu peux l'imaginer, l'utilisation d'un logiciel de chat avec ton équipe présente de nombreux avantages. Le principal avantage est l'augmentation de la productivité. Le fait de discuter en temps réel avec tes collègues permet de surmonter le problème de l'attente et de l'envoi de courriels en amont et en aval, ce qui rend la communication interne plus efficace. 

Un autre avantage est que toute ton équipe peut travailler à distance. Il n'est pas nécessaire d'être dans le même bureau. Travailler une journée depuis chez soi n'interrompt aucune activité. C'est aussi rapide que de communiquer au bureau. Mieux encore, tout est écrit et tu peux y revenir quand tu le souhaites.  

5 types d'outils de communication professionnelle 💻

Tu connais maintenant la différence entre un logiciel de chat en direct et un logiciel de chat en équipe. Mais pour rendre ton processus de décision encore plus compliqué, j'en ai ajouté trois à la liste. 

• Logiciel de chat d'équipe
• Logiciel de chat en direct
• Logiciel de boîte de réception partagée
• Logiciel de service à la clientèle
• Logiciel de base de connaissances

Bien sûr, je ne te laisserai pas partir sans explication. ⬇️

Logiciel de boîte de réception partagée

Commençons par le logiciel de boîte de réception partagée, également souvent appelé logiciel de boîte de réception d'équipe. Alors que les chats d'équipe remplacent les courriels internes, les boîtes de réception partagées remplacent toutes tes boîtes de réception. Pourquoi ? Eh bien, ces solutions présentent 2 avantages principaux. 

Tu sais à quel point il est difficile de collaborer dans ta boîte de réception habituelle ? La plupart des gens utilisent encore un chat d'équipe pour poser des questions à leurs collègues ou créer des fils interminables de CC et de BCC. Mais c'est fini maintenant que les boîtes de réception partagées te permettent de collaborer entre chaque conversation. 

Et comme les entreprises utilisent d'autres canaux que le courrier électronique, ce serait bien de tout recevoir dans une seule boîte de réception, n'est-ce pas ? Encore un problème qui est résolu, car les boîtes de réception partagées font généralement plus que les emails. Tu peux recevoir des appels vocaux, des messages WhatsApp, Facebook Messenger, Live chat (celui dont j'ai parlé plus haut), et j'en passe. Qui ne voudrait pas de cela, n'est-ce pas ?

Logiciel de service à la clientèle

Celle-ci était probablement attendue. Le logiciel de service client est probablement l'un des outils de communication d'entreprise les plus importants. Vas-tu utiliser pour répondre aux 1000 emails que tu reçois avec ton adresse email @customerservie ? Tout en gardant une vue d'ensemble de tes clients ?

Je ne pense pas que ce soit le cas. 

Logiciel de base de connaissances

Nous avons déjà atteint le dernier. Celle-ci est un peu différente, car elle ne contient pas de conversations. Le logiciel de base de connaissances est un centre d'aide numérique pour les clients ou les employés. Tout comme une bibliothèque mais avec tous les avantages d'être en ligne. Tu peux lister des articles que l'on peut trouver grâce à des catégories ou à un puissant moteur de recherche. Il crée un portail en libre-service pour les clients et les employés, ce qui te permet de gagner beaucoup de temps. 

Le temps passe vite lorsqu'il y a beaucoup d'informations à assimiler. 

Je t'entends déjà penser : 

"Merci Luuk, tu viens de compliquer notre processus de prise de décision". 

Eh bien, tout a une raison. Et s'il existait une solution qui les englobe toutes ? 

Roulement de tambour s'il te plaît ! 🥁

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Rencontre la mère de tous les outils de communication d'entreprise ! 👑

C'est pourquoi nous avons créé Trengo. Un outil de communication d'entreprise facile et abordable qui couvre tous tes besoins en matière de communication d'entreprise. Trengo est une boîte de réception partagée pour toutes les équipes, une solution logicielle de service client, une solution de base de connaissances, une solution logicielle de chat en direct et un chat d'équipe. Le tout dans une seule boîte de réception - pour que tu n'aies plus jamais à changer de boîte de réception ou de solution logicielle.

Remercie-nous plus tard 💚. 

Et comme pour tout dans la vie, il faut faire l'expérience de Trengo. J'ai ajouté cet énorme bloc d'appel à l'action ci-dessous (on ne peut pas le rater) et je t'invite à l'essayer. 

N'oublie pas de me dire ce que tu en penses.