8 must-see voorbeelden van auto-reply berichten voor e-mail

Als je op het punt staat te vertrekken voor een vakantie naar de Bahama's, kan het schrijven van een automatisch antwoordbericht per e-mail leuk zijn. Maar vanuit het perspectief van je klant is het lezen van dit bericht niet zo leuk.

Het betekent vaak dat:

1. Zij zullen niet snel een (echt) antwoord op hun e-mail krijgen.
2. Jij bent op de Bahama's, en zij niet. 🤷‍♀️

9 van de 10 keer is een automatisch antwoord eigenlijk gewoon saai. Waarom niet van de gelegenheid gebruik maken om een glimlach op het gezicht van je klant te toveren? Dat geldt voor auto-replies in alle situaties: wanneer je niet op kantoor bent, na kantooruren of tijdens je drukste seizoen.

In deze blog deel ik de voordelen van het gebruik van een automatisch bericht en bespreek ik enkele essentiële elementen die het bericht moet bevatten. Je kunt ook 8 must-see e-mailberichten voor automatisch antwoorden vinden die je in verschillende situaties kunt gebruiken.

Voordelen van een automatisch antwoord voor e-mailberichten

Je kunt een automatisch antwoord gebruiken om e-mails te beantwoorden wanneer je niet in de buurt bent. Met een automatisch antwoord voor e-mailberichten kunt jij je reactietijd verkorten en vragen van klanten beantwoorden, zelfs buiten kantooruren. Al met al zal het gebruik van een automatisch antwoord je helpen efficiënter te werken en de klanttevredenheid te verbeteren.

Met een automatisch bericht kun je:

Reageer snel

Je verzekert klanten van een snelle reactie, zelfs buiten kantooruren.

Mis nooit berichten

Er kan af en toe een e-mail door je vingers glippen. Met een automatisch antwoordbericht kun je ervoor zorgen dat geen enkele e-mail onbeantwoord blijft.

De klanttevredenheid verbeteren

Door snel en duidelijk te reageren, verhoog je de klanttevredenheid. Klanten weten wat ze kunnen verwachten, en van hieruit kun je alleen maar overleveren.

Wat maakt een goed automatisch antwoord

Je kunt automatische berichten zo creatief maken als je wilt, maar ze moeten altijd een aantal essentiële elementen bevatten. Een duidelijke boodschap moet:

1) Verwachtingen stellen

Het doel van je afwezigheidsbericht is klanten te informeren over je afwezigheid en verwachtingen te scheppen. Je moet communiceren:

• De datum of tijdspanne waarop je afwezig zult zijn.
• Wie je kunt bereiken als de e-mail dringend is.

2) Denk na over de volgende stap

Breng de volgende stap in kaart en implementeer die in je boodschap. Wil je dat klanten je helpcentrum bekijken? Vermeld de link naar de website. Wil je hun e-mail doorsturen naar je collega? Laat het hen weten. Zo komen ze niet voor verrassingen te staan en laat je ze niet met lege handen achter.

8 must-see e-mailberichten voor automatisch antwoorden

Ik heb wat onderzoek gedaan naar must-see auto reply e-mail bericht voorbeelden. Sommige zijn vrij algemeen, en sommige zijn alleen voor waaghalzen. 😈

P.S. Ik kon het niet laten, dus heb ik er zelf ook een paar gemaakt.

Automatische antwoorden buiten kantoor

1) "Hé daar,

Ik heb goed en slecht nieuws voor je. Eerst het slechte.

Het slechte nieuws is dat ik niet op kantoor ben. Het goede nieuws is dat ik niet op kantoor ben en geniet van cocktails op de Bahamas.🍹

Als je niet kunt wachten op een antwoord, stuur dan een e-mail naar mijn collega op [e-mailadres].

Ik ben terug op [MM/DD]."

Bron: Hubspot

2) "Hoi, [naam],

Ik ben niet op kantoor van [MM/DD] tot [MM/DD] en zal geen e-mail checken. Het is waarschijnlijk dat je briefje wordt opgeslokt in een zee van inbox banaliteit, om nooit meer gezien te worden. Als je een antwoord wilt, stuur dan je e-mail na [MM/DD]. Voor belangrijke zaken kun je een e-mail sturen naar mijn collega op [e-mailadres]."

Bron: Toekomst van werken

3) "Hiya! Bedankt voor je e-mail! Ik ben niet op kantoor tot [einddatum]. Ik zal elke afzender één e-mail toestaan. Als je mij meerdere e-mails stuurt, zal ik je e-mails willekeurig verwijderen totdat het is teruggebracht tot één. Je kunt ook contact opnemen met [naam contactpersoon] op [contact e-mailadres of telefoonnummer], die geen beleid van één e-mail heeft voor hun inbox.

Je hebt me al een e-mail gestuurd.

Met vriendelijke groet,

[naam]"

Bron: OutofOfficeMessage

4) "[Naam] is niet op kantoor. Elektronische correspondentie kan gedurende deze tijd onregelmatig of onbestaand zijn. Wanneer hij terugkeert, zal hij overspoeld worden door een achterstand. Probeer hem te vergeven; hij is een mens, en dus zwak. Dit bericht is niet verzonden door een mens maar door een robot. Wij robots zijn niet breekbaar of feilbaar. Wij zijn onvermoeibaar en zullen op een dag over het heelal heersen.

Getekend,

AutoResponder"

Bron: OutofOfficeMessage

Seizoensgebonden automatische antwoorden

5) "Bedankt voor het contact! We zitten momenteel midden in ons drukke seizoen, dus ons antwoord kan tot twee dagen vertraagd zijn. In de tussentijd kun je ons helpcentrum raadplegen met antwoorden op veelgestelde vragen. Bedankt voor je begrip.🙏"

Bron: Toekomst van werken

6) "Hoi, [naam]! Bedankt voor je bericht. Het duurt misschien iets langer om te reageren dan normaal. De Kerstman liet ons je verlanglijstje zien, en het leek erop dat hij wel wat hulp kon gebruiken. We zijn op onze rendieren gesprongen en werken nu dag en nacht om je cadeautjes op tijd te bezorgen. 🎅 Bedankt voor jullie begrip, en een fijne kersttijd."

Automatische antwoorden voor na kantooruren

7) "Hé [naam]! Het team van Green Trees is voor de avond naar huis gegaan naar hun eigen tuinen. We zijn morgen om 9 uur weer op kantoor en zullen dan reageren. In de tussentijd kun je ons helpcentrum met antwoorden op veelgestelde vragen hier bekijken: [website link]."

8) "Hallo daar. Bedankt voor je e-mail. Maar wat doe je in je inbox? Je zou nu op de bank kunnen liggen om Netflix te kijken. Tenminste, dat is wat wij momenteel doen. Geniet van je avond. We nemen de volgende werkdag contact met je op. U kunt onze openingstijden controleren op [website link]. Team [bedrijf]."

Een automatisch antwoord instellen voor je e-mail

Op een omnichannel communicatieplatform als Trengo kun je één auto-reply aanmaken voor al je communicatiekanalen: e-mail, Facebook Messenger, WhatsApp, Instagram, live chat, of elk ander kanaal dat je vaak gebruikt.

Wat het gebruik van Trengo extra gemakkelijk maakt, is dat je auto-replies kunt maken die automatisch worden ingeschakeld in de volgende gevallen:

1. Tijdens kantooruren
2. Buiten kantooruren
3. Op specifieke dagen (bijvoorbeeld: alleen in het weekend)

Zo hoeft u uw automatisch antwoordbericht niet voortdurend te wijzigen (met het risico dat u vergeet het uit te schakelen).

Hoe zet je het op:

1. Ga naar Trengo's instellingen > automatisering > automatische antwoorden.
2. Klik op het + teken.
3. Kies e-mail als kanaal.
4. Bepaal wanneer de auto-reply moet worden geactiveerd.
5. Vul het automatische bericht in.
6. Klik op 'Opslaan'.

Maak je eigen opvallende auto-reply e-mailbericht

Na deze lijst met inspirerende automatische berichten hoop ik dat je je geïnspireerd voelt om er zelf een te maken. Als je je gratis proefperiode bij Trengo start, kun je direct aan de slag door de stappen te volgen over het instellen van een automatisch antwoord in de paragraaf hierboven.