Automatiseer je inbox: 5 meest gebruikte regels in Trengo

Neem een moment de tijd en denk na over alle kleine taken die je dagelijks uitvoert om je inbox te organiseren. E-mails verslepen naar de juiste map, doorsturen naar de juiste collega's, handmatig labelen en ga zo maar door.

Word jij ook al moe door er alleen maar aan te denken? Ik in ieder geval wel.

Deze terugkerende taken lijken in eerste instantie niet veel tijd in beslag te nemen. Maar wanneer je alles bij elkaar optelt, kom je er vaak al snel achter dat het meer tijd kost dan je lief is. Tijd die je liever steekt in belangrijkere dingen.

Het is daarom de hoogste tijd voor verandering. Lees in deze blog over de 5 meest gebruikte regels in Trengo en automatiseer je inbox.

Wat is een regel?

Met rules in Trengo kun je taken in je inbox automatiseren. Dat betekent dat je e-mails niet meer handmatig hoeft te taggen, doorsturen of verslepen.

Een regel bestaat uit een voorwaarde die een bepaalde actie in gang zet.

Ik zal je een voorbeeld geven uit het dagelijks leven: wanneer je op de knop van je koffiemachine drukt, trigger je de machine om koffie in te schenken.

Regels in Trengo zien er ongeveer zo uit:

Deze regels zijn geautomatiseerd. Dit betekent dat als je ze hebt vastgelegd, ze automatisch worden uitgevoerd.

Op deze manier organiseren regels je inbox zoals jij dat wilt.

5 meest gebruikte regels in Trengo

Hieronder vind je vijf van de meestgebruikte regels in Trengo.

1. Labels toevoegen aan gesprekken

Regels kunnen specifieke labels aan gesprekken toevoegen.

Denk hierbij aan labels als:

• Urgentie
• Bedrijfsgrootte
• Bedrijfslocatie
• Steunvraag
• Soort product
• Specifiek persoon van team
• Status

Trengo herkent onder andere onderwerpen, e-mail adressen en contacten. Zo wordt het juiste label aan het gesprek toegevoegd.

Hoe stel je deze regel in

Dit is een voorbeeld van een label dat wordt toegevoegd aan een support vraag. Als je de volgende velden invult, is de regel klaar voor gebruik.

Laat op: vergeet niet om eerst labels aan te maken.

2. Wijs gesprekken toe aan collega's

In plaats van iedere e-mail eerst te scannen en vervolgens toe te wijzen aan een collega, kun je regels gebruiken om dit te doen.

Zo koppelen we bij Trengo specifieke accountmanagers aan klantprofielen. We schrijven de key account manager op in het profielveld van de klant en stellen de regel in. Vanaf dit moment zullen alle gesprekken met dit klantprofiel toegewezen worden aan de accountmanager.

Het is ook mogelijk om een gesprek toe te verwijzen naar een team in plaats van een collega.

Hoe stel je deze regel in

Je kunt de volgende velden invullen als je ook een key account manager hebt voor bepaalde klantprofielen.

3. Informeer klanten tijdens drukte

Wanneer het erg druk is, is de kans groot dat je team niet zo snel reageert als zij normaal doen. In plaats van je klanten te laten wachten, kan je regels gebruiken om ze te informeren over de langere wachttijd.

Hoe stel je deze regel in

Kopieer het volgende bericht en stel de regel in in Trengo:

"Onze chat is momenteel erg druk. Daarom kunnen we je vraag niet zo snel beantwoorden als normaal. We proberen zo snel mogelijk bij je terug te komen. Als je niet wilt wachten, kunnen we je vraag ook beantwoorden via e-mail."

4. Maak kennis met de klanttevredenheid

Er is geen beter moment om de klanttevredenheid te testen dan direct na het sluiten van een gesprek.

Bij Trengo gebruiken we daarom een regel die klanten automatisch een follow-up stuurt een uur na het sluiten van een gesprek.

Hoe stel je deze regel in

We sluiten weleens gesprekken die nog niet helemaal afgelopen zijn. Daarom hebben wij een label "Trigger CSAT" aangemaakt, die alleen woord toegevoegd aan een gesprek dat écht is afgerond.

Dit label is een voorwaarde om de regel in gang te zetten en de CSAT daadwerkelijk te meten.

5. Follow-up van live chat gesprekken

Bij Trengo gebruiken we regels om in contact te komen met de klant na een live chat gesprek.

Dit is hoe het werkt:

Wanneer een (potentiële) klant een gesprek begint via live chat, vraagt onze flowbot naar persoonlijke gegevens. Bijvoorbeeld: wil de klant in contact komen met Sales of Support en hoe groot is het team? Aan de hand van deze informatie wijst de flowbot het gesprek toe aan het juiste team.

Na het toewijzen ontvangt de klant een auto-reply waarin staat wanneer het team contact op zal nemen.

Hoe stel je deze regel in

Zo hebben wij deze regel opgezet in Trengo:

Ga aan de slag en automatiseer je inbox

Hopelijk helpen deze voorbeelden je om je eigen workflow te automatiseren in Trengo. Veel succes!

[embed_nl_signup].