كيف تقتل رسائل البريد الإلكتروني CC قبل أن تقتلك

لقد أقسمت بنجاح على رسائل البريد الإلكتروني CC و BCC. أخيرا.

كان هناك شيء لإعطاء.

كان البريد الإلكتروني يأكل بالفعل ما يكفي من وقتي. هل تعلم أن الأمر قد يستغرق من الشخص العادي ما يصل إلى 64 ثانية للعودة إلى العمل بعد التحقق من رسالة بريد إلكتروني؟ بالنسبة للعديد من المهنيين - وكنت بالتأكيد واحدا منهم - يتم إهدار ساعات في اليوم في قراءة رسائل البريد الإلكتروني وكتابة الردود وإيجاد التركيز للعودة إلى القيام بالعمل الذي أتيت من أجله في المقام الأول.

يميل الناس إلى استخدام البريد الإلكتروني بطريقة أنانية للغاية وغير مدروسة. قد يفكر الشخص العادي مرتين قبل إجراء مكالمة هاتفية ، ولكن ليس قبل الضغط على إرسال بريد إلكتروني. يتم التعامل مع زر "الرد على الكل" بشكل خاص بقليل من الاحترام.

هذا صحيح بشكل خاص بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني CC. أشعر بصداع فوري عندما أفكر في كل المعلومات عديمة الفائدة ، والإشعارات غير المرغوب فيها ، والخيوط التي لا نهاية لها ، والنكات الغبية المعاد توجيهها التي اضطررت إلى حرثها لسنوات متتالية.

لا تفهموني خطأ. لقد استمتعت دائما باستخدام البريد الإلكتروني للتواصل الفردي. لكنه معيب لأي شيء أكثر تعقيدا - مثل إرسال CCs. كنت أنتظر بفارغ الصبر البريد الإلكتروني للحصول على تحول شديد في أسرع وقت ممكن.

الثورة

عندما بدأت العمل في ترينغو في فبراير ، اكتشفت أن الثورة قد بدأت بالفعل. لقد فتحوني على عالم تكون فيه CCs هي الشخص النهائي غير المرغوب فيه.

العقل = لا يزال في مهب.

يتيح حل البرنامج الخاص بنا تقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني CC التي ترسلها وتستقبلها يوميا بشكل كبير. في هذه المقالة ، سأشرح كيف يمكنك أنت ومؤسستك أيضا قتل رسائل البريد الإلكتروني CC. سيكون قابسا وقحا تماما ل Trengo ، لكن مهلا: إذا كان يعمل ، أليس كذلك؟

كيف تنقذ نفسك من إرهاب CC باستخدام Trengo

منذ فترة ، صادفت مقالا على LinkedIn بقلم Dannielle Walz يشرح متى يجب عليك استخدام CCs. آداب البريد الإلكتروني ل CCs ، إذا جاز التعبير.

وفقا لها ، يجب عليك استخدام CCs عندما:

• تريد إطلاع الأشخاص على تقدم مشروع أو حدث معين.
• عندما تريد الإدارة أن تبقى على اطلاع على محادثات معينة
• عندما تقوم بعمل لشخص آخر وتريد التأكد من أنه يمكنه مواكبة تقدمك

أنا أقدر الدليل ، وربما كنت سأستخدمه مرة أخرى في اليوم ، لكن مع Trengo لم تعد بحاجة إلى أي من هذه القواعد بعد الآن.

Trengo هو صندوق وارد للفريق يمكنك من خلاله العمل على البريد الإلكتروني معا. يمكنك تعيين رسائل لفرق محددة ومستخدمين محددين. إذا كنت ترغب في التواصل داخليا - على سبيل المثال ، لمناقشة محادثة جارية مع أحد العملاء - يمكنك الدردشة مباشرة داخل سلسلة رسائل البريد الإلكتروني.

لذلك ، إذا أراد المديرون إبقاء أنفسهم على اطلاع ، فيمكنهم ببساطة العثور على محادثتك داخل البريد الوارد. عندما تريد إطلاع الأشخاص على التقدم المحدد لمشروع ما، يمكنك إرسال ملاحظة داخلية إليهم. نعم ، الأمر بهذه السهولة حقا.

وفقا لكاتب المقال على LinkedIn ، يجب ألا تستخدم CCs عندما:

• تتوقع في الواقع أن يستجيب الزملاء لها
• تريد إزالة مسؤولياتك أو جعلها غامضة
• تريد تغطية نفسك ("نعم ، لقد ارتكبت خطأ ، لكنك رأيت بريدي الإلكتروني بشكل صحيح؟")

مرة أخرى ، يحل Trengo هذا قبل أن يصبح مشكلة على الإطلاق.

يمكنك طرح الأسئلة مباشرة داخل سلاسل رسائل البريد الإلكتروني ، والتي تحث زملائك على الإجابة على سؤالك بالفعل. باستخدام بريد إلكتروني CC ، تقل احتمالية إجابة الأشخاص بسرعة - إذا أجابوا على الإطلاق.

إزالة مسؤولياتك الخاصة بشكل خفي عن طريق CCing مجموعة من الأشخاص لا يعمل أيضا ، لأن رسائل البريد الإلكتروني في Trengo يتم تعيينها دائما للأشخاص. إذا كنت ترغب في إزالة المسؤولية ، فسيتعين عليك في الواقع تعيينها لشخص آخر ، الأمر الذي من شأنه على الأقل تفجير غطاءك.

كيفية التعامل مع CCs الخارجية

حان الوقت للحظة من الشفافية - لا ينقذك Trengo بالضرورة من CCs الخارجية. يؤسفني أن أقول إنه ليس لدي طريقة لإبادة هذه الأخطاء الصغيرة الأخيرة.

في بعض الحالات ، سيكون عليك ببساطة استخدام CCs بالطريقة الصحيحة. من خلال التمسك بآداب معينة ، إذا جاز التعبير.

آداب CC للاستخدام الخارجي

يجب عليك إرسال رسائل بريد إلكتروني CC فقط عندما:

• أنت ترسل رسالة إلى شخص ما ، لكنك تريد أن يكون الشخص الآخر "في الحلقة". إذا كنت ترغب في رد أطراف متعددة ، فيجب عليك ذكر ذلك صراحة في مقدمة بريدك الإلكتروني.
• فقط CC شخص ما إذا كانوا حقا بحاجة إلى المعلومات التي ترسلها لهم. في كثير من الأحيان - كما ذكرت سابقا - يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني CC بسهولة بالغة. اسأل نفسك عما إذا كان المتلقي يحتاج حقا إلى هذا البريد الإلكتروني.

آداب BCC للاستخدام الخارجي

أرسل رسائل بريد إلكتروني مخفية الوجهة فقط عندما:

• تريد إبقاء شخص ما في الحلقة دون أن تلاحظ أجهزة الاستقبال الأخرى
• تريد إرسال دعوات إلى عدة أشخاص والحفاظ على خصوصية بياناتهم من أجهزة الاستقبال الأخرى

تحذير! قدم لنفسك معروفا كبيرا ولا تستخدم رسائل البريد الإلكتروني BCC كثيرا. قد لا تدرك أجهزة الاستقبال دائما أنها كانت نسخة مخفية الوجهة واضغط على زر "الرد على الكل". لقد فقد الناس وظائفهم هكذا.

آمل أن يلتزم أي شخص من خارج شركتك بهذه الآداب. إذا لم يفعلوا ذلك ، اقترح وسائل اتصال أخرى.

ابدأ حياتك الخالية من المشاع الإبداعي اليوم

هل أنت مستعد لحياة العمل دون الحاجة إلى تجنب CCs طوال اليوم؟ جرب Trengo واكتشف مدى سهولة التواصل داخليا دون متاعب.