Wie du CC-E-Mails tötest, bevor sie dich töten

Ich habe den CC- und BCC-E-Mails erfolgreich abgeschworen. Endlich.

Es musste etwas passieren.

E-Mails haben schon genug von meiner Zeit verschlungen. Wusstest du, dass ein durchschnittlicher Mensch bis zu 64 Sekunden braucht, um sich nach dem Abrufen einer E-Mail wieder an die Arbeit zu machen? Viele Berufstätige - und ich gehörte definitiv dazu - verschwenden täglich Stunden damit, E-Mails zu lesen, Antworten zu schreiben und sich wieder auf die Arbeit zu konzentrieren, für die man eigentlich gekommen ist.

Menschen neigen dazu, E-Mails sehr egoistisch und gedankenlos zu nutzen. Ein normaler Mensch würde zweimal nachdenken, bevor er einen Anruf tätigt, aber nicht, bevor er auf "Senden" bei einer E-Mail drückt. Vor allem die Schaltfläche "Allen antworten" wird mit sehr wenig Respekt behandelt.

Das gilt besonders für CC-E-Mails. Ich bekomme sofort Kopfschmerzen, wenn ich an all die nutzlosen FYI's, unerwünschten Benachrichtigungen, endlosen Threads und die dummen weitergeleiteten Witze denke, durch die ich mich jahrelang durcharbeiten musste.

Versteh mich nicht falsch. Ich habe E-Mails schon immer gerne für die Kommunikation unter vier Augen genutzt. Aber für alles, was komplexer ist - wie zum Beispiel das Versenden von CCs - ist sie unzureichend. Ich habe schon ungeduldig darauf gewartet, dass die E-Mail so schnell wie möglich eine extreme Überarbeitung erfährt.

Die Revolution

Als ich im Februar bei Trengo anfing, musste ich feststellen, dass die Revolution bereits begonnen hatte. Sie eröffneten mir eine Welt, in der CCs die ultimative Persona non grata sind.

Verstand = immer noch geblasen.

Unsere Softwarelösung macht es möglich, die Anzahl der CC-E-Mails, die du täglich versendest und erhältst, drastisch zu reduzieren. In diesem Artikel erkläre ich, wie auch du und dein Unternehmen CC-E-Mails vermeiden können. Das ist zwar eine ziemlich schamlose Werbung für Trengo, aber hey: Wenn es funktioniert, dann funktioniert es auch, oder?

Wie du dich mit Trengo vor CC-Terror schützen kannst

Vor einiger Zeit bin ich auf LinkedIn auf einen Artikel von Dannielle Walz gestoßen, der erklärt, wann du CCs verwenden solltest. E-Mail-Knigge für CCs, sozusagen.

Ihrer Meinung nach solltest du CCs verwenden, wenn:

• Du möchtest die Leute über den Fortschritt eines bestimmten Projekts oder Ereignisses informieren.
• Wenn das Management bei bestimmten Gesprächen auf dem Laufenden gehalten werden möchte
• Wenn du eine Arbeit für jemand anderen erledigst und sichergehen willst, dass er mit deinen Fortschritten mithalten kann

Ich schätze das Handbuch und hätte es früher wahrscheinlich auch benutzt, aber mit Trengo brauchst du keine dieser Regeln mehr.

Trengo ist ein Teampostfach, in dem ihr gemeinsam an E-Mails arbeiten könnt. Du kannst Nachrichten bestimmten Teams und bestimmten Nutzern zuweisen. Wenn ihr intern kommunizieren wollt - zum Beispiel, um eine laufende Unterhaltung mit einem Kunden zu besprechen - könnt ihr direkt im E-Mail-Thread chatten.

Wenn Manager also auf dem Laufenden bleiben wollen, können sie eure Konversation einfach im Posteingang finden. Wenn du jemanden über den aktuellen Stand eines Projekts informieren willst, kannst du ihm eine interne Notiz schicken. Ja, es ist wirklich so einfach.

Laut dem Autor des Artikels auf LinkedIn solltest du keine CCs verwenden, wenn:

• Du erwartest tatsächlich, dass deine Kollegen auf sie reagieren
• Du willst deine Verantwortlichkeiten abschaffen oder sie unklar machen
• Du willst dich verstellen ("Ja, ich habe einen Fehler gemacht, aber du hast meine E-Mail gesehen, oder?")

Wieder einmal löst Trengo dieses Problem, bevor es überhaupt zu einem Problem wird.

Du kannst Fragen direkt im E-Mail-Thread stellen, was deine Kolleginnen und Kollegen dazu anregt, deine Frage auch tatsächlich zu beantworten. Bei einer CC-E-Mail ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass die Leute schnell antworten - wenn sie überhaupt antworten.

Sich heimlich aus der Verantwortung zu stehlen, indem du eine Reihe von Personen mit CC versiehst, funktioniert ebenfalls nicht, da E-Mails in Trengo immer Personen zugewiesen werden. Wenn du dich aus der Verantwortung stehlen willst, müsstest du sie tatsächlich jemand anderem zuweisen, was zumindest deine Tarnung auffliegen lassen würde.

Wie man mit externen CCs umgeht

Es ist Zeit für einen Moment der Transparenz - Trengo rettet dich nicht unbedingt vor externen CCs. Ich habe leider keine Möglichkeit, diese letzten kleinen Fehler auszurotten.

In manchen Fällen musst du die CCs einfach nur richtig einsetzen. Indem du dich sozusagen an eine bestimmte Etikette hältst.

CC-Knigge für externe Nutzung

Du solltest nur CC-E-Mails versenden, wenn:

• Du schickst jemandem eine Nachricht, möchtest aber, dass die andere Person "Bescheid weiß". Wenn du möchtest, dass mehrere Parteien antworten, solltest du dies in der Einleitung deiner E-Mail ausdrücklich erwähnen.
• Gib nur dann CC-E-Mails an jemanden weiter, wenn er die Informationen, die du ihm schickst, wirklich braucht. Wie ich bereits erwähnt habe, werden CC-E-Mails oft viel zu leichtfertig verschickt. Frage dich, ob der Empfänger diese E-Mail wirklich braucht.

BCC-Knigge für die externe Nutzung

Sende nur BCC-E-Mails, wenn:

• Du willst jemanden auf dem Laufenden halten, ohne dass die anderen Empfänger es merken
• Du möchtest Einladungen an mehrere Personen senden und ihre Daten vor anderen Empfängern geheim halten

Achtung! Tu dir selbst einen großen Gefallen und verwende BCC-E-Mails nicht zu oft. Die Empfänger sind sich nicht immer bewusst, dass sie eine BCC erhalten haben, und klicken auf die Schaltfläche "Alle antworten". Menschen haben auf diese Weise ihren Job verloren.

Hoffe, dass sich alle, die nicht zu deinem Unternehmen gehören, an diese Etikette halten. Wenn nicht, schlage andere Kommunikationsmittel vor.

Beginne dein CC-freies Leben noch heute

Bist du bereit für ein Arbeitsleben, in dem du dich nicht den ganzen Tag mit CCs herumschlagen musst? Probiere Trengo aus und entdecke, wie einfach es sein kann, intern zu kommunizieren, ohne sich zu quälen.