.png)
Ho rinunciato alle e-mail CC e BCC. Infine.
Qualcosa doveva cedere.
Le e-mail mi stavano già rubando abbastanza tempo. Sapevi che una persona media può impiegare fino a 64 secondi per tornare al lavoro dopo aver controllato un'e-mail? Per molti professionisti - e io ero sicuramente uno di loro - si sprecano ore al giorno per leggere le e-mail, scrivere le risposte e trovare la concentrazione per tornare a fare il lavoro per cui si è arrivati.
Le persone tendono a usare le e-mail in modo molto egoista e sconsiderato. Una persona normale ci penserebbe due volte prima di fare una telefonata, ma non prima di premere invio su un'e-mail. Soprattutto il pulsante "rispondi a tutti" viene trattato con poco rispetto.
Questo vale soprattutto per le e-mail di CC. Mi viene subito il mal di testa se penso a tutte le inutili FYI, le notifiche indesiderate, i thread infiniti e le stupide battute inoltrate che ho dovuto sorbirmi per anni e anni.
Non fraintendetemi. Ho sempre apprezzato l'uso dell'e-mail per le comunicazioni individuali. Ma è un difetto per tutto ciò che è più complesso, come ad esempio l'invio di CC. Stavo aspettando con impazienza che l'e-mail venisse rinnovata al più presto.
La rivoluzione
Quando ho iniziato a lavorare per Trengo a febbraio, ho scoperto che la rivoluzione era già iniziata. Mi hanno aperto un mondo in cui i CC sono la persona non grata per eccellenza.
La mente = ancora sconvolta.
La nostra soluzione software consente di ridurre drasticamente il numero di email CC che invii e ricevi quotidianamente. In questo articolo ti spiegherò come anche tu e la tua organizzazione potete eliminare le email CC. Sarà una pubblicità spudorata per Trengo, ma se funziona funziona, no?
Come salvarsi dal terrore del CC utilizzando Trengo
Qualche tempo fa, mi sono imbattuto in un articolo di Dannielle Walz su LinkedIn che spiega quando è opportuno utilizzare i CC. Il galateo delle e-mail con CC, per così dire.
Secondo l'autrice, dovresti usare i CC quando:
- Vuoi aggiornare le persone sui progressi di un particolare progetto o evento.
- Quando la direzione vuole essere tenuta al corrente di determinate conversazioni
- Quando svolgi un lavoro per conto di qualcun altro e vuoi assicurarti che possa seguire i tuoi progressi
Apprezzo il manuale e probabilmente l'avrei usato ai tempi, ma con Trengo non hai più bisogno di queste regole.
Trengo è una casella di posta elettronica per team in cui è possibile lavorare insieme sulle e-mail. Puoi assegnare i messaggi a specifici team e a specifici utenti. Se vuoi comunicare internamente, ad esempio per discutere di una conversazione in corso con un cliente, puoi chattare direttamente all'interno del thread dell'e-mail.
Quindi, se i manager vogliono tenersi informati, possono semplicemente trovare la tua conversazione nella casella di posta. Quando vuoi aggiornare le persone sui progressi specifici di un progetto, puoi inviare loro una nota interna. Sì, è davvero così facile.
Secondo l'autore dell'articolo su LinkedIn, non dovresti usare le CC quando:
- Ti aspetti che i colleghi rispondano alle loro domande
- Vuoi eliminare le tue responsabilità o renderle più vaghe.
- Vuoi coprirti ("Sì, ho fatto un errore, ma hai visto la mia email, vero?").
Ancora una volta, Trengo risolve questo problema prima ancora che diventi un problema.
Puoi fare domande direttamente all'interno dei thread di posta elettronica, sollecitando i tuoi colleghi a rispondere effettivamente alle tue domande. Con un'email in CC, le persone sono meno propense a rispondere velocemente, sempre che rispondano.
Inoltre, rimuovere furtivamente le proprie responsabilità inviando un CC a un gruppo di persone non funziona, perché le e-mail in Trengo sono sempre assegnate a delle persone. Se vuoi rimuovere una responsabilità, devi assegnarla a qualcun altro, il che farebbe saltare la tua copertura.
Come gestire i CC esterni
È il momento di un momento di trasparenza: Trengo non ti salva necessariamente dai CC esterni. Mi dispiace dire che non ho modo di eliminare questi piccoli bug.
In alcuni casi, dovrai semplicemente utilizzare i CC nel modo corretto. Attenendoti a un certo galateo, per così dire.
Etichetta CC per l'uso esterno
Dovresti inviare email CC solo quando:
- Stai inviando un messaggio a qualcuno, ma vuoi che anche l'altra persona sia "coinvolta". Se desideri che più persone rispondano, devi indicarlo esplicitamente nell'introduzione dell'e-mail.
- Invia un CC a qualcuno solo se ha davvero bisogno delle informazioni che gli stai inviando. Molte volte, come ho detto prima, le e-mail di CC vengono inviate con troppa facilità. Chiediti se il destinatario ha davvero bisogno di questa email.
Etichetta BCC per uso esterno
Invia email BCC solo quando:
- Vuoi tenere qualcuno nel giro senza che gli altri ricevitori se ne accorgano.
- Vuoi inviare inviti a più persone e mantenere i loro dati riservati agli altri destinatari.
Attenzione! Fai un grande favore a te stesso e non usare troppo i messaggi BCC. I destinatari non sempre si rendono conto di essere stati messi in BCC e premono il pulsante "rispondi a tutti". Ci sono persone che hanno perso il lavoro in questo modo.
Speriamo che chi non fa parte della tua azienda si attenga a questa etichetta. Se non lo fanno, suggerisci altri mezzi di comunicazione.
Inizia oggi la tua vita senza CC
Sei pronto a vivere la tua vita lavorativa senza dover fare i conti con i CC tutto il giorno? Prova Trengo e scopri come può essere facile comunicare internamente senza problemi.
