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Ho rinunciato con successo alle email CC e BCC. Finalmente.
Qualcosa doveva cambiare.
Le e-mail mi rubavano già abbastanza tempo. Sapevate che una persona media impiega fino a 64 secondi per tornare al lavoro dopo aver controllato la posta elettronica? Molti professionisti, e io ero sicuramente uno di loro, sprecano ore al giorno leggendo e-mail, scrivendo risposte e cercando di ritrovare la concentrazione per tornare al lavoro che erano venuti a svolgere.
Le persone tendono a usare l'e-mail in modo molto egoista e sconsiderato. Una persona normale ci penserebbe due volte prima di fare una telefonata, ma non prima di premere il tasto "Invia" su un'e-mail. Soprattutto il pulsante "Rispondi a tutti" viene usato con pochissimo rispetto.
Questo vale in particolare per le e-mail in CC. Mi viene subito il mal di testa quando penso a tutte le inutili comunicazioni FYI, alle notifiche indesiderate, alle interminabili catene di messaggi e alle stupide barzellette inoltrate che ho dovuto sopportare per anni.
Non fraintendetemi. Mi è sempre piaciuto usare l'e-mail per le comunicazioni individuali. Ma è inadeguata per qualsiasi cosa più complessa, come l'invio di CC. Aspettavo con impazienza che l'e-mail subisse un restyling radicale il prima possibile.
La rivoluzione
Quando ho iniziato a lavorare per Trengo a febbraio, ho scoperto che la rivoluzione era già iniziata. Mi hanno aperto le porte di un mondo in cui le CC sono considerate le persone non gradite per eccellenza.
Mente = ancora sconvolta.
La nostra soluzione software consente di ridurre drasticamente il numero di email in CC inviate e ricevute quotidianamente. In questo articolo spiegherò come anche voi e la vostra organizzazione potete eliminare le email in CC. Sarà una pubblicità piuttosto sfacciata per Trengo, ma ehi: se funziona, funziona, giusto?
Come proteggersi dal terrore delle carte di credito utilizzando Trengo
Qualche tempo fa mi sono imbattuto in un articolo pubblicato su LinkedIn da Dannielle Walz che spiega quando è opportuno utilizzare il CC. Una sorta di galateo delle e-mail per quanto riguarda il CC, per così dire.
Secondo lei, dovresti usare i CC quando:
- Vuoi aggiornare le persone sui progressi di un particolare progetto o evento.
- Quando la direzione desidera essere tenuta al corrente di determinate conversazioni
- Quando svolgi un lavoro per qualcun altro e vuoi assicurarti che possa stare al passo con i tuoi progressi
Apprezzo il manuale e probabilmente lo avrei utilizzato in passato, ma con Trengo non è più necessario seguire queste regole.
Trengo è una casella di posta elettronica di gruppo che consente di lavorare insieme sulle e-mail. È possibile assegnare i messaggi a team e utenti specifici. Se si desidera comunicare internamente, ad esempio per discutere una conversazione in corso con un cliente, è possibile chattare direttamente all'interno del thread dell'e-mail.
Quindi, se i manager vogliono tenersi aggiornati, possono semplicemente trovare la tua conversazione nella posta in arrivo. Quando vuoi aggiornare le persone sui progressi specifici di un progetto, puoi inviare loro una nota interna. Sì, è davvero così facile.
Secondo l'autore dell'articolo su LinkedIn, non dovresti usare le CC quando:
- Ti aspetti davvero che i colleghi rispondano loro?
- Vuoi liberarti delle tue responsabilità o renderle vaghe
- Vuoi coprirti le spalle ("Sì, ho commesso un errore, ma hai visto la mia e-mail, vero?")
Ancora una volta, Trengo risolve il problema prima ancora che diventi tale.
Puoi porre domande direttamente nelle conversazioni e-mail, incoraggiando così i tuoi colleghi a rispondere effettivamente alla tua domanda. Con un'e-mail in CC, è meno probabile che le persone rispondano rapidamente, ammesso che rispondano.
Anche cercare di sottrarsi alle proprie responsabilità mettendo in copia un gruppo di persone non funziona, perché le email in Trengo vengono sempre assegnate a determinate persone. Se vuoi sottrarti alle tue responsabilità, dovresti assegnarle a qualcun altro, il che almeno farebbe saltare la tua copertura.
Come gestire i CC esterni
È tempo di fare chiarezza: Trengo non ti salva necessariamente dai CC esterni. Mi dispiace dire che non ho modo di eliminare questi ultimi piccoli bug.
In alcuni casi, dovrai semplicemente usare i CC nel modo corretto. Attenendoti a una certa etichetta, per così dire.
Galateo CC per uso esterno
È opportuno inviare e-mail in CC solo nei seguenti casi:
- Stai inviando un messaggio a qualcuno, ma desideri che anche altre persone siano informate. Se desideri che più persone rispondano, dovresti indicarlo esplicitamente nell'introduzione della tua e-mail.
- Invia una copia in CC solo se il destinatario ha davvero bisogno delle informazioni che gli stai inviando. Molto spesso, come ho già detto, le e-mail in CC vengono inviate con troppa facilità. Chiediti se il destinatario ha davvero bisogno di questa e-mail.
Galateo BCC per uso esterno
Invia e-mail in BCC solo quando:
- Vuoi tenere qualcuno al corrente senza che gli altri destinatari se ne accorgano
- Desideri inviare inviti a più persone e mantenere riservati i loro dati agli altri destinatari.
Attenzione! Fatevi un grande favore e non utilizzate troppo spesso le email con BCC. I destinatari potrebbero non rendersi conto di essere stati inseriti in BCC e premere il pulsante "Rispondi a tutti". Alcune persone hanno perso il lavoro proprio per questo motivo.
Speriamo che chiunque al di fuori della vostra azienda rispetti questo galateo. Se così non fosse, suggerite altri mezzi di comunicazione.
Inizia oggi stesso la tua vita senza carte di credito
Sei pronto per una vita lavorativa senza dover evitare le CC tutto il giorno? Prova Trengo e scopri quanto può essere facile comunicare internamente senza seccature.
