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J'ai réussi à ne plus envoyer d'e-mails CC et BCC. Enfin.
Il fallait que quelque chose se passe.
Le courrier électronique me prenait déjà suffisamment de temps. Savais-tu qu'il faut en moyenne 64 secondes à une personne pour se remettre au travail après avoir consulté un courriel ? Pour de nombreux professionnels - et j'en faisais certainement partie - des heures par jour sont perdues à lire des courriels, à rédiger des réponses et à trouver la concentration nécessaire pour reprendre le travail pour lequel tu es venu en premier lieu.
Les gens ont tendance à utiliser le courrier électronique de façon très égoïste et irréfléchie. Une personne normale réfléchirait à deux fois avant de passer un coup de téléphone, mais pas avant d'appuyer sur le bouton "envoyer" d'un courriel. En particulier, le bouton "répondre à tous" est traité avec très peu de respect.
C'est particulièrement vrai pour les courriels CC. J'ai des maux de tête instantanés quand je pense à toutes les informations inutiles, aux avis non désirés, aux fils de discussion interminables et aux blagues stupides transférées que j'ai dû parcourir pendant des années.
Ne te méprends pas. J'ai toujours aimé utiliser le courrier électronique pour les communications individuelles. Mais il est défectueux pour tout ce qui est plus complexe - comme l'envoi de CC. J'attendais avec impatience que le courrier électronique fasse l'objet d'une transformation radicale le plus rapidement possible.
La révolution
Lorsque j'ai commencé à travailler pour Trengo en février, j'ai découvert que la révolution avait déjà commencé. Ils m'ont ouvert les portes d'un monde où les CC sont les ultimes persona non grata.
L'esprit = encore époustouflé.
Notre solution logicielle permet de diminuer drastiquement le nombre d'emails CC que tu envoies et reçois quotidiennement. Dans cet article, je vais t'expliquer comment toi et ton organisation pouvez également tuer les emails CC. Ce sera un peu une publicité éhontée pour Trengo, mais bon : si ça marche, ça marche, n'est-ce pas ?
Comment t'épargner la terreur des CC en utilisant Trengo
Il y a quelque temps, je suis tombée sur un article de Dannielle Walz sur LinkedIn qui explique quand tu dois utiliser les CC. L'étiquette des courriels pour les CC, en quelque sorte.
Selon elle, tu dois utiliser les CC lorsque :
- Tu veux informer les gens de l'avancement d'un projet ou d'un événement particulier.
- Lorsque la direction veut être tenue au courant de certaines conversations.
- Quand tu fais un travail pour quelqu'un d'autre et que tu veux t'assurer qu'il peut suivre tes progrès.
J'apprécie le manuel, et je l'aurais probablement utilisé à l'époque, mais avec Trengo, tu n'as plus besoin de ces règles.
Trengo est une boîte de réception d'équipe dans laquelle tu peux travailler ensemble sur des courriels. Tu peux attribuer des messages à des équipes et à des utilisateurs spécifiques. Si tu veux communiquer en interne - par exemple, pour discuter d'une conversation en cours avec un client - tu peux discuter directement dans le fil du courrier électronique.
Ainsi, si les responsables veulent se tenir au courant, ils peuvent simplement retrouver ta conversation dans la boîte de réception. Lorsque tu veux mettre les gens au courant de l'avancement spécifique d'un projet, tu peux leur envoyer une note interne. Oui, c'est vraiment aussi simple que cela.
Selon l'auteur de l'article sur LinkedIn, tu ne devrais pas utiliser les CC lorsque :
- Tu t'attends en fait à ce que tes collègues y répondent
- Tu veux supprimer tes responsabilités ou les rendre vagues.
- Tu veux te couvrir ("Oui, j'ai fait une erreur, mais tu as bien vu mon mail ?").
Une fois de plus, Trengo résout ce problème avant même qu'il ne devienne un problème.
Tu peux poser des questions directement dans les fils de discussion, ce qui incite tes collègues à répondre à ta question. Avec un message CC, les gens sont moins susceptibles de répondre rapidement - s'ils répondent même.
Se soustraire subrepticement à ses propres responsabilités en donnant un CC à plusieurs personnes ne fonctionne pas non plus, parce que les courriels dans Trengo sont toujours attribués à des personnes. Si tu veux supprimer une responsabilité, tu devrais en fait l'attribuer à quelqu'un d'autre, ce qui ferait au moins sauter ta couverture.
Comment gérer les CC externes
Il est temps de passer à un moment de transparence - Trengo ne te sauve pas nécessairement des CC externes. Je suis désolé de te dire que je n'ai aucun moyen d'exterminer ces derniers petits bugs.
Dans certains cas, tu devras simplement utiliser les CC de la bonne manière. En respectant une certaine étiquette, pour ainsi dire.
CC etiquette pour l'usage externe
Tu ne dois envoyer des courriels CC que dans les cas suivants :
- Tu envoies un message à quelqu'un, mais tu veux que l'autre personne soit "dans le coup". Si tu souhaites que plusieurs personnes répondent, tu dois le mentionner explicitement dans l'introduction de ton e-mail.
- Ne mets quelqu'un en copie conforme que s'il a vraiment besoin des informations que tu lui envoies. Souvent, comme je l'ai mentionné plus haut, les courriels de confirmation sont envoyés beaucoup trop facilement. Demande-toi si le destinataire a vraiment besoin de cet e-mail.
BCC etiquette pour l'usage externe
N'envoie des courriels BCC que dans les cas suivants :
- Tu veux que quelqu'un reste dans le coup sans que les autres récepteurs s'en aperçoivent.
- Tu veux envoyer des invitations à plusieurs personnes et garder leurs données privées des autres destinataires.
Attention ! Rends-toi service et n'utilise pas trop les courriels BCC. Les destinataires ne se rendent pas toujours compte qu'ils ont reçu un BCC et appuient sur le bouton "répondre à tous". Des gens ont perdu leur emploi à cause de cela.
Espère que les personnes extérieures à ton entreprise respectent cette étiquette. Si ce n'est pas le cas, suggère d'autres moyens de communication.
Commence dès aujourd'hui ta vie sans CC
Es-tu prêt pour une vie professionnelle sans avoir à esquiver des CC toute la journée ? Essaie Trengo et découvre à quel point il peut être facile de communiquer en interne sans tracas.
