كيفية تنظيم صندوق بريدك الإلكتروني: 5 نصائح

على الرغم من ظهور تطبيقات المراسلة ، لا يزال البريد الإلكتروني جزءا لا يتجزأ من حياتنا العملية. لا يمكننا العيش بدونها ، ومع ذلك فإن سلاسل رسائل البريد الإلكتروني التي لا تنتهي وعدد لا يحصى من CC يمكن أن تكون مصدر إلهاء. تستغرق إدارة هذا الكثير من الوقت الذي تفضل إنفاقه على وظيفتك الفعلية.

ستساعدك نصائح 5 هذه على تنظيم صندوق بريدك الإلكتروني واستعادة الوقت. 💪

1. استخدام علبة وارد مشتركة

عندما تدير عنوان بريد إلكتروني واحدا مع فريقك أو عملك ، قد يكون من الصعب التعاون بطريقة فعالة. خاصة عند استخدام صناديق بريد وارد منفصلة. سوف تغفل عن رسائل البريد الإلكتروني ، وتجيب على رسائل البريد الإلكتروني مرتين دون معرفة ذلك ، وليس لديك أدنى فكرة عن مسؤوليات زميلك.

في علبة وارد مشتركة، يمكنك إدارة رسائل البريد الإلكتروني من عنوان بريد إلكتروني واحد مع فريقك. يمنحك البريد الوارد نظرة عامة واضحة على جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة دون إغفال ما قيل من قبل.

وإذا كنت ترغب في مناقشة بريد إلكتروني معين ، فيمكنك بدء محادثة مع زميلك داخل الموضوع مباشرة. بهذه الطريقة ، لن تحتاج إلى مغادرة البريد الوارد على الإطلاق.

2. إضافة تصنيفات إلى الرسائل

ربما تريد الإجابة على الأسئلة الملحة في أسرع وقت ممكن ، ولكن كيف تجدها في كومة من 40 رسالة بريد إلكتروني جديدة تماما؟ عندما تتلقى رسائل بريد إلكتروني متعددة يوميا ، من المهم تنظيمها على الفور. كلما طال انتظارك ، زادت صعوبة تنظيم صندوق بريدك الإلكتروني.

الحل: إضافة تصنيفات إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. سوف يساعدونك في العثور على جميع رسائل البريد الإلكتروني العاجلة في غمضة عين. يمكنك إنشاء تصنيفات لفئات مختلفة، على سبيل المثال: "عاجل" أو "مرتجعة" أو "طلبات".

إذا كنت لا تريد إضافة تصنيفات إلى رسائل البريد الإلكتروني يدويا ، فيمكنك أتمتة هذه العملية باستخدام القواعد.

إليك كيفية إعداد هذا في Trengo:

1. انتقل إلى الإعدادات.
2. انقر فوق "قواعد".
3. انقر على أيقونة + الخضراء لإنشاء قاعدة جديدة.
4. اختر "رسالة واردة" في متى.
5. اختر "يحتوي نص الرسالة" في الشروط.
6. حدد الكلمات التي يجب أن تحتويها الرسالة ليتم تصنيفها.
7. اختر "إرفاق تصنيف" في الإجراءات.

3. التعاون بكفاءة

إذا كنت ترغب في مناقشة رسالة بريد إلكتروني مع زميلك ، فربما تحتاج إلى فتح أداة دردشة خارجية. أو ما هو أسوأ: المشي إلى مكاتبهم.

بالتأكيد ، هذا يعمل. لكنها ليست فعالة. ستفقد الكثير من التوقيت بالنقر ذهابا وإيابا بين صندوق الوارد والدردشة.

فيما يلي أداتان للتعاون ستساعدانك على العمل بكفاءة أكبر.

وضع علامة على الزملاء في سلاسل رسائل البريد الإلكتروني

في Trinko ، يمكنك كتابة التعليقات الداخلية في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني ووضع علامة على زملائك. سيتم إخطارهم ويمكنهم العثور على جميع الإشارات في صفحة منفصلة في البريد الوارد.

الدردشة داخليا

إذا كنت ترغب في مناقشة رسالة بريد إلكتروني في محادثة خاصة مع زميلك ، فيمكنك إرسال محادثة إليه في البريد الوارد. في دردشة فريق Trengo ، يمكنك المشاركة في المحادثات الخاصة والجماعية.

4. استخدام أدوات التشغيل الآلي

تتضمن إدارة البريد الإلكتروني أداء الكثير من المهام المتكررة. إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني والإجابة على نفس الأسئلة وما إلى ذلك. من خلال أتمتة هذه المهام ، سيكون لديك المزيد من الوقت لأخذ المزيد من الوقت لرسالة بريد إلكتروني.

فيما يلي بعض أدوات الأتمتة المفضلة التي أستخدمها في صندوق الوارد الخاص بي.

القواعد

لنبدأ بالقواعد. باستخدام القواعد ، يمكنك تصنيف رسائل البريد الإلكتروني تلقائيا أو إعادة توجيهها إلى الزملاء أو نقلها إلى الرسائل غير المرغوب فيها.

تتكون القواعد من:

1. شروط
2. الاجراءات

كما ترى في المثال أعلاه ، سيتم تعيين رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على كلمة "طلبات" تلقائيا إلى Anna Davis.

الردود التلقائية

عندما تكون في إجازة مريحة ، لا تريد العودة إلى صندوق وارد متفجر مليء برسائل البريد الإلكتروني المعنية. باستخدام الرد التلقائي ، سيعرف العملاء الذين يتصلون بك أنك تحتسي الكوكتيلات حاليا في إيبيزا.

في Trengo ، يمكنك استخدام رد تلقائي واحد لجميع قنوات الاتصال الخاصة بك. بهذه الطريقة ، يمكنك أيضا إبلاغ العملاء عبر WhatsApp Business و Facebook Messenger ومراسلة Instagram.

ردود سريعة

الإجابة على نفس الأسئلة مرارا وتكرارا تستغرق وقتا طويلا. خاصة عندما تكون جزءا من فريق خدمة العملاء ، سيتعين عليك التعامل مع هذا كثيرا. قد تتعرف على الأسئلة التالية:

"مرحبا ، كيف يمكنني إرجاع منتجي؟"

"متى سيعود المنتج X إلى المخزون؟"

"ما هي تكاليف الشحن الخاصة بك؟"

بدلا من كتابة نفس الإجابات مرارا وتكرارا ، يمكنك استخدام الردود السريعة. باستخدام هذه القوالب المملوءة مسبقا ، يمكنك الإجابة على الأسئلة المتداولة بنقرة واحدة.

نصيحة: يمكنك إضافة تصنيفات إلى الأسئلة الأكثر شيوعا ثم الحصول على إحصاءات توضح الردود السريعة الأفضل إنشاؤها.

5. ابحث عن سير عملك

بغض النظر عن جميع النصائح التقنية ، من المهم إبرام اتفاقيات مع نفسك بشأن استخدام البريد الإلكتروني أيضا.

مع وجود كمبيوتر محمول أمامك ، وهاتف ذكي في يدك ، وجهاز لوحي في حقيبة الظهر الخاصة بك ، يكون صندوق الوارد الخاص بك دائما في متناول اليد. لهذا السبب ، يقوم العديد من الأشخاص بتطوير البريد الإلكتروني FOMO (الخوف من الضياع). نقوم بالتمرير عبر صندوق الوارد الخاص بنا خائفين من فقدان أي شيء مهم ، أو ما هو أسوأ ، بدافع العادة.

بالطبع ، هذا مضيعة هائلة للوقت وليس جيدا لراحة بالك. حاول أن تذهب لروتين منتظم. واحد يطابق اتصالاتك الداخلية ولكنه يناسب وظيفتك أيضا.

على سبيل المثال ، يمكنك جدولة ثلاث لحظات في اليوم تتحقق فيها من بريدك الإلكتروني. في الصباح ، بعد الغداء ، وفي نهاية يوم عملك. حاول أن تحد من هذه اللحظات إلى 5-10 دقائق كحد أقصى. بهذه الطريقة ، يمكنك استخدام بقية يومك للتركيز على وظيفتك.

تنظيم صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك مثل المحترفين

حان الوقت لتوديع البريد الإلكتروني الزائد. باستخدام البريد الوارد المشترك من Trinko ، يمكنك تنظيم صندوق الوارد الخاص بالعمل بشكل أكثر كفاءة من أي وقت مضى.