كيفية أتمتة المهام في صندوق الوارد الخاص بك - 5 قواعد للكفاءة

خذ ثانية للتفكير في جميع المهام الصغيرة التي تقوم بها على أساس يومي للحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك منظما. سحب رسائل البريد الإلكتروني إلى المجلدات الصحيحة ، وإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى الزملاء المناسبين ، وتعيين نتائج التذاكر ، وما إلى ذلك.

هل تتعب بمجرد التفكير في الأمر؟ لأنني متأكد من ذلك.

لا يبدو أن هذه المهام المتكررة تستغرق الكثير من وقتك بشكل منفصل. لكنها ستضيف ، وستفقد الوقت الذي تفضل إنفاقه على أشياء أكثر أهمية: عملك الفعلي.

لذا ، حان الوقت لتغيير الأمور. سأخبرك كيف يمكنك أتمتة المهام في صندوق الوارد الخاص بك بناء على القواعد الخمس الأكثر استخداما في Trengo.

ما هي القاعدة؟

تسمح لك القواعد في Trengo بأتمتة المهام في صندوق الوارد الخاص بفريقك. هذا يعني أن رسائل البريد الإلكتروني لن تتطلب بعد الآن وضع علامات يدوية أو تعيينها أو سحبها.

تتكون القواعد من شرط يؤدي إلى إجراء معين.

سأعطيك مثالا عمليا: عندما تضغط على زر آلة القهوة الخاصة بك ، فإنها تشغل وتعطيك بعض القهوة.

ستبدو القواعد في Trengo كما يلي:

هذه القواعد مؤتمتة. هذا يعني أنه بمجرد إنشائها ، سيتم تنفيذها تلقائيا.

بهذه الطريقة ، يمكن للقواعد أتمتة المهام في علبة الوارد بالطريقة التي تريدها.

خمس قواعد الأكثر استخداما في ترينغو

فيما يلي خمسة من القواعد الأكثر استخداما في Trengo.

1. إضافة تصنيفات إلى المحادثات

يمكنك تعيين القواعد التي تضيف تصنيفات محددة إلى المحادثات.

يمكنك التفكير في التصنيفات التي تعرض:

• الحاح
• نطاق الأعمال
• موقع العمل
• استعلام الدعم
• منتج الفائدة
• الشخص أو الفريق المعين
• حالة

يمكن ل Trengo التعرف ، على سبيل المثال ، على الموضوعات وعناوين البريد الإلكتروني وأسماء جهات الاتصال. بهذه الطريقة ، سيلتزم البريد الوارد بالتسمية الصحيحة للمحادثة.

كيفية إعداد هذه القاعدة في ترينغو

في ما يلي مثال على إرفاق تصنيف باستعلام دعم. املأ الحقول التالية ، وأنت على ما يرام.

ملاحظة: لا تنس إنشاء التصنيفات أولا.

2. تمرير المحادثات إلى الزملاء والفرق

بدلا من تصفح كل بريد إلكتروني للحصول على بعض السياق ثم تعيينه للزميل المناسب ، يمكنك استخدام القواعد للقيام بالمهمة نيابة عنك.

على سبيل المثال ، في Trengo ، نستخدم مديري حسابات مخصصين لملفات تعريف معينة. نكتب مدير الحساب الرئيسي في حقل الملف الشخصي المخصص ونضع القاعدة أدناه. من الآن فصاعدا ، سيتم تعيين جميع المحادثات من ملف تعريف العميل هذا تلقائيا إلى مدير الحساب المحدد هذا.

من الممكن أيضا تعيين محادثة مباشرة إلى فريق بدلا من زميل.

إعداد هذه القاعدة في Trengo

يمكنك ملء الحقول التالية إذا كنت تستخدم مدير حساب مخصص لملفات تعريف عملاء معينة.

3. إبلاغ العملاء خلال ساعات الذروة

خلال ساعات الذروة، قد لا يتمكن فريقك من الاستجابة بالسرعة التي يفعلونها عادة. بدلا من ترك عميلك معلقا في الدردشة ، يمكنك استخدام القواعد لإبلاغه بوقت الاستجابة المتزايد.

إعداد هذه القاعدة في Trengo

نسخ الرسالة التالية ثم قم بإعداد القاعدة في Trengo:

"حاليا ، محادثتنا أكثر انشغالا من المعتاد. لهذا السبب لا يمكننا الإجابة على سؤالك بالسرعة التي نفعلها عادة. نحن نبذل قصارى جهدنا للرد عليك في أقرب وقت ممكن. إذا كنت لا تريد الانتظار ، فيمكننا أيضا الإجابة على سؤالك عبر البريد الإلكتروني ".

4. قياس رضا العملاء

ما هي أفضل لحظة لقياس رضا العملاء من بعد إغلاق المحادثة مباشرة؟

في Trengo ، أنشأنا قاعدة تتابع المحادثات المغلقة بعد ساعة واحدة من الوقت المنقضي.

إعداد هذه القاعدة في Trengo

نغلق أحيانا المحادثات التي لم تنته بالضرورة. لهذا السبب أنشأنا التسمية "Trigger CSAT" ، والتي نضيفها فقط بمجرد انتهاء المحادثة والانتهاء منها. نلصق هذه التسمية بالمحادثات التي نعلم أنها انتهت تماما ، وقد جعلناها شرطا لهذه القاعدة.

5. متابعة محادثات الدردشة الحية

في Trengo ، نستخدم القواعد لمتابعة العملاء بعد محادثة الدردشة الحية.

وإليك كيف يعمل:

عندما يبدأ عميل (محتمل) محادثة عبر الدردشة المباشرة ، يطلب flowbot الخاص بنا بعض معلومات العميل. على سبيل المثال: هل هم هنا للمبيعات أو الدعم ، وما هو حجم فريقهم؟ بعد تلقي هذه المعلومات ، يقوم flowbot بتعيين المحادثة إلى الفريق المناسب. يتبع ذلك رد تلقائي قريبا ، يخبر العميل متى سيتواصل الفريق.

إعداد هذه القاعدة في Trengo

إليك كيفية إعداد هذه القاعدة في Trengo:

بدء أتمتة المهام في علبة الوارد

آمل أن تكون هذه القواعد ال 5 الأكثر استخداما مصدر إلهام لأتمتة سير عملك. حظ سعيد!